Tính năng Microsoft 365 hữu ích có thể bạn chưa dùng

Nhiều người nghĩ Microsoft 365 chỉ là gói đăng ký giúp Word, Excel và PowerPoint luôn được cập nhật. Đó là một phần, nhưng gói này còn có dung lượng đám mây OneDrive, ứng dụng thư và lịch Outlook, OneNote, phiên bản web và di động của các ứng dụng chính, cùng một loạt tính năng cộng tác phát huy tốt nhất khi tệp của bạn nằm trên đám mây thay vì trên một chiếc máy tính duy nhất.

Bạn nhận được gì tùy vào gói đang dùng. Gói Personal và Family dành cho cá nhân và hộ gia đình, còn gói doanh nghiệp và giáo dục có thêm email được quản trị, Teams cho công việc, trang SharePoint và công cụ quản trị. Các tính năng dưới đây có mặt ở phần lớn gói hiện nay, nhưng menu hay đổi chỗ và tên gọi cũng thay đổi theo thời gian, nên nếu màn hình của bạn trông khác, hãy xem mô tả gói trong tài khoản Microsoft.

Rất dễ coi OneDrive chỉ là một thư mục đồng bộ, nhưng nó có nhiều lớp an toàn. Lịch sử phiên bản lưu lại các bản cũ của tệp, nên bạn có thể đưa tài liệu về trạng thái trước một lần sửa không mong muốn. Mục đã xóa sẽ vào thùng rác của OneDrive trước, và người đăng ký có thể khôi phục toàn bộ OneDrive về một thời điểm trước đó, rất đáng giá sau khi lỡ xóa hàng loạt, đồng bộ nhầm hay bị mã độc tống tiền tấn công.

Files On-Demand cho bạn thấy mọi tệp trong File Explorer mà không phải lưu hết trên ổ đĩa. Tệp chỉ được tải về khi bạn mở, và bạn có thể đánh dấu những thư mục quan trọng luôn có sẵn ngoại tuyến. Tính năng sao lưu thư mục có thể tự động bảo vệ các thư mục Desktop, Documents và Pictures, để máy tính xách tay có mất hay hỏng thì công việc của bạn vẫn còn.

Khi chia sẻ, hãy tạo liên kết thay vì gửi tệp đính kèm qua email, và chọn giữa quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa. Người đăng ký có thể thêm kiểm soát như ngày hết hạn hoặc mật khẩu cho liên kết. Personal Vault là khu vực được bảo vệ bên trong OneDrive, yêu cầu thêm một bước xác minh danh tính trước khi mở, là chỗ hợp lý để cất bản quét của giấy tờ quan trọng.

Khi tài liệu được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint, nhiều người có thể chỉnh sửa cùng lúc. Bạn thấy ai đang mở tệp, con trỏ hay ô họ đang chọn nằm ở đâu, và thay đổi của họ hiện ra chỉ sau vài giây. AutoSave, công tắc ở phía trên các ứng dụng máy tính, giúp mọi người cùng làm trên một bản duy nhất thay vì tạo ra các phiên bản xung đột.

Bình luận hữu ích hơn nhiều người nghĩ. Gõ ký tự @ kèm tên đồng nghiệp trong bình luận sẽ nhắc đến người đó và gửi cho họ thông báo có liên kết dẫn thẳng tới đúng vị trí. Ở một số gói, bạn còn có thể giao bình luận thành nhiệm vụ, biến các ghi chú góp ý thành một danh sách việc cần làm nhỏ ngay trong tài liệu.

Cùng soạn thảo hoạt động ổn định với các định dạng hiện đại như .docx, .xlsx và .pptx. Định dạng cũ và tệp dùng một số tính năng đời cũ có thể chặn việc chỉnh sửa đồng thời, nên hãy chuyển đổi chúng trước. Nếu cần xem những gì đã thay đổi, Track Changes trong Word, Show Changes trong Excel và lịch sử phiên bản trong menu File sẽ cho bạn một bản ghi rõ ràng.

Focused Inbox tách thư quan trọng khỏi bản tin và thông báo, và nó học dần khi bạn chuyển thư giữa hai thẻ. Rules và Quick Steps có thể tự động xếp thư vào thư mục, gắn cờ hoặc chuyển tiếp. Tính năng hẹn giờ gửi cho phép bạn viết email lúc khuya và gửi đi trong giờ làm việc, còn ở các phiên bản Outlook mới hơn, bạn có thể tạm ẩn một thư để nó quay lại đầu hộp thư sau.

Mẫu thư là một tính năng nhỏ nhưng hiệu quả lớn: lưu những câu trả lời bạn hay gõ và chèn chúng chỉ với vài cú nhấp. Về lịch, Scheduling Assistant cho thấy khi nào đồng nghiệp rảnh, và bạn có thể chia sẻ lịch với gia đình hoặc đồng đội với quyền xem hoặc chỉnh sửa. Lệnh Ignore Conversation chuyển thẳng thư hiện tại và các thư sau này của một chuỗi thư ồn ào vào Deleted Items.

Người đăng ký Personal và Family còn được dùng Outlook không quảng cáo cho email cá nhân, và các gói đăng ký từng có thêm lớp kiểm tra bảo mật cho thư; quyền lợi cụ thể thay đổi theo thời gian, nên hãy xem trang gói của bạn. Không bộ lọc nào thay được sự tỉnh táo: hãy dè chừng mọi thư hối thúc bạn bấm vào liên kết, thanh toán hay đăng nhập gấp.

Trong các gói doanh nghiệp, Teams là trung tâm cho trò chuyện, kênh, cuộc họp và tệp dùng chung. Cuộc họp có thể có phụ đề trực tiếp, làm mờ phông nền, ghi hình và bản ghi lời thoại, tùy những gì tổ chức của bạn cho phép. Tệp chia sẻ trong một kênh được lưu trên SharePoint, nên cũng có lịch sử phiên bản và khả năng cùng soạn thảo như mọi tài liệu khác.

Teams còn có bản cá nhân miễn phí để nhắn tin và gọi điện với gia đình, bạn bè, dùng được với tài khoản Microsoft thông thường. Trong nhiều gói công việc, các thành phần Loop đưa việc cộng tác tiến thêm một bước: một bảng, danh sách kiểm tra hay đoạn văn được chia sẻ trong cuộc trò chuyện Teams hoặc email Outlook sẽ luôn “sống”, nên mọi bản sao đều hiển thị nội dung mới nhất, dù người khác mở nó ở đâu.

Nhiều công cụ hữu ích khác nằm ẩn trong trình khởi chạy ứng dụng. Microsoft Forms tạo khảo sát và bài trắc nghiệm nhanh, To Do gom các nhiệm vụ và có thể hiển thị những email bạn đã gắn cờ trong Outlook, còn OneNote giữ ghi chú, đoạn trích từ web và hình vẽ tay trong một cuốn sổ tìm kiếm được.

Nút Dictate trong Word, Outlook và PowerPoint chuyển giọng nói thành văn bản và dùng để soạn bản nháp đầu tiên tốt đến bất ngờ. Công cụ biên tập tích hợp trong Word kiểm tra chính tả, ngữ pháp, độ rõ ràng và có thể gợi ý cách diễn đạt gọn hơn. Trong PowerPoint, Designer đề xuất bố cục ngay khi bạn chèn ảnh, còn Speaker Coach giúp bạn tập thuyết trình và nhận góp ý về tốc độ nói và các từ đệm.

Read Aloud và Immersive Reader giúp những ai thích nghe hoặc cần giao diện đọc gọn gàng hơn. Accessibility Checker chỉ ra chỗ thiếu văn bản thay thế cho ảnh, độ tương phản thấp và cấu trúc tiêu đề khó hiểu trước khi bạn chia sẻ tài liệu. Microsoft cũng đang bổ sung tính năng trợ lý AI vào nhiều gói; mức độ có sẵn, giới hạn sử dụng và cài đặt khác nhau theo gói và khu vực, nên hãy kiểm tra gói của bạn hiện có những gì.

Microsoft 365 Family cho phép chủ gói chia sẻ quyền lợi với một nhóm nhỏ người khác. Mỗi người đăng nhập bằng tài khoản Microsoft riêng, có dung lượng riêng, bản cài ứng dụng riêng và quyền riêng tư của riêng mình, nên không ai xem được tệp hay thư của người khác. Chủ gói thêm hoặc gỡ thành viên từ trang chia sẻ trong bảng điều khiển tài khoản Microsoft, còn người được mời chấp nhận qua email mời hoặc một liên kết.

Với gia đình có trẻ nhỏ, các cài đặt an toàn gia đình của Microsoft bổ sung những kiểm soát như giới hạn thời gian sử dụng màn hình và bộ lọc nội dung cho tài khoản của trẻ; các công cụ này đã thay đổi qua thời gian, nên hãy xem hiện có những gì. Cần nhớ rằng người trả tiền là người kiểm soát gói: nếu họ hủy hoặc gỡ bạn ra, quyền lợi cao cấp của bạn cũng chấm dứt, và OneDrive đang chứa nhiều hơn dung lượng miễn phí có thể chuyển sang chế độ chỉ đọc, vì vậy hãy để ý dung lượng của mình.

Mọi tính năng trên đều phụ thuộc vào một tài khoản Microsoft duy nhất, nên hãy bảo vệ nó thật kỹ. Bật xác minh hai bước, thêm email và số điện thoại khôi phục do bạn kiểm soát, và thỉnh thoảng xem lại trang thiết bị cùng hoạt động đăng nhập gần đây. Đăng xuất khỏi những máy tính không còn dùng giúp gói đăng ký gọn gàng và tệp của bạn được riêng tư.

Nếu bạn mua tài khoản hoặc gói đăng ký Microsoft từ một cửa hàng trên sàn như rStock, hãy kiểm tra ngay khi nội dung giao hàng xuất hiện trên trang đơn hàng, và nếu nhận được tài khoản thì đổi mật khẩu cùng thông tin bảo mật sang của riêng bạn. rStock tạm giữ khoản thanh toán của người mua chứ không chuyển ngay cho cửa hàng, và nếu nội dung giao không khớp với tin đăng, bạn có thể mở khiếu nại trong khoảng thời gian giới hạn sau khi giao hàng. Dù mua từ đâu, hãy tuân thủ điều khoản sử dụng của Microsoft.