Khôi phục tệp đã xóa trên lưu trữ đám mây trước khi quá muộn

Tệp bị xóa trên lưu trữ đám mây hiếm khi biến mất ngay. Hầu hết dịch vụ chuyển chúng vào thùng rác trước và giữ ở đó một khoảng thời gian giới hạn rồi mới xóa vĩnh viễn. Khoảng thời gian đó dài bao lâu tùy vào dịch vụ, gói bạn dùng và đó là tài khoản cá nhân hay công việc, nên nguyên tắc đầu tiên rất đơn giản: hãy xử lý sớm.

Đừng dọn sạch thùng rác trong lúc đang tìm kiếm. Nếu tệp biến mất do lỗi đồng bộ hoặc do mã độc trên một máy tính của bạn, hãy tạm dừng đồng bộ trên các thiết bị để thiệt hại không tiếp tục lan sang bản trên đám mây và mọi thiết bị khác liên kết với tài khoản.

Sau đó, hãy xác định tệp từng nằm ở đâu. Một tệp trong thư mục của chính bạn, một tệp trong thư mục người khác chia sẻ, một tệp trong tài khoản công việc và một tệp bị xóa từ thư mục đồng bộ trên máy tính sẽ đi về những nơi khác nhau, và điều đó quyết định ai có thể khôi phục nó.

Trên Google Drive, tệp đã xóa được chuyển vào Thùng rác, bạn mở được từ menu bên cạnh. Tìm tệp, dùng ô tìm kiếm hoặc bộ lọc nếu danh sách dài, rồi chọn Khôi phục. Tệp sẽ trở về thư mục gốc, hoặc về cấp cao nhất của Drive nếu thư mục đó không còn. Các mục trong Thùng rác sẽ tự động bị xóa sau một khoảng thời gian nhất định, và bạn cũng có thể tự xóa sớm hơn.

Nếu tệp vẫn còn nhưng nội dung đã bị xóa hoặc ghi đè, hãy dùng lịch sử phiên bản. Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày lưu lịch sử chi tiết trong menu Tệp, nơi bạn có thể xem trước và khôi phục phiên bản cũ. Với các tệp tải lên khác, Drive giữ phiên bản trước trong một thời gian giới hạn, trừ khi bạn đánh dấu giữ lại một phiên bản.

Tệp được chia sẻ phụ thuộc vào chủ sở hữu. Nếu người khác sở hữu một tệp và xóa nó, tệp sẽ vào thùng rác của họ chứ không phải của bạn, nên người chủ mới là người khôi phục được. Trong bộ nhớ dùng chung, thành viên có đủ quyền có thể khôi phục mục từ thùng rác riêng của bộ nhớ đó, còn với tài khoản công việc hoặc trường học, quản trị viên có thể lấy lại những tệp vừa bị xóa khỏi thùng rác.

OneDrive giữ các mục đã xóa trong thùng rác mà bạn có thể mở trên web. Chọn tệp hoặc thư mục rồi chọn Khôi phục để đưa chúng về chỗ cũ. Tệp bị xóa từ thư mục OneDrive đồng bộ trên máy tính cũng nằm ở đây, và có thể còn một bản trong thùng rác của chính máy tính. Tài khoản cá nhân giữ các mục đã xóa trong một khoảng thời gian giới hạn, và thùng rác quá đầy có thể bị dọn sớm hơn.

Với thay đổi bên trong một tệp, hãy mở lịch sử phiên bản từ menu của tệp và khôi phục bản cũ hơn. Người đăng ký Microsoft 365 còn có tính năng đưa toàn bộ OneDrive về một thời điểm trước đó, công cụ tốt nhất sau khi xóa hàng loạt, đồng bộ lỗi hoặc bị mã độc tống tiền mã hóa nhiều tệp cùng lúc.

Tài khoản OneDrive công việc và trường học có thêm thùng rác tầng thứ hai. Những mục bạn dọn khỏi thùng rác đầu tiên sẽ còn nằm ở đó thêm một thời gian, và quản trị viên của tổ chức thường có thể giúp lấy lại những tệp tưởng như đã mất.

Trên trang web Dropbox, mở mục Tệp đã xóa, lọc theo ngày hoặc thư mục nếu cần, chọn những gì muốn lấy lại rồi khôi phục. Tệp đã xóa còn khôi phục được trong bao lâu phụ thuộc vào gói của bạn, vì vậy hãy kiểm tra trước khi trông cậy vào nó.

Dropbox cũng lưu lịch sử phiên bản cho từng tệp, mở được từ menu của tệp trên trang web. Một số gói có tính năng Rewind, đưa cả một thư mục hoặc toàn bộ tài khoản về trạng thái tại thời điểm bạn chọn, rất hữu ích khi nhiều tệp bị thay đổi hoặc bị xóa cùng lúc.

Thư mục chia sẻ cần được chú ý thêm. Xóa một tệp trong thư mục chia sẻ sẽ xóa nó với mọi thành viên, và bất kỳ thành viên nào có quyền chỉnh sửa đều có thể khôi phục nó từ mục tệp đã xóa. Ngược lại, gỡ một thư mục chia sẻ khỏi tài khoản của bạn sẽ không xóa nó với những người khác.

MEGA chuyển các mục đã xóa vào Thùng rác, từ đó bạn có thể khôi phục về vị trí ban đầu hoặc di chuyển sang chỗ khác. Thùng rác được tự động dọn sau một khoảng thời gian tùy loại tài khoản, và bạn cũng có thể tự dọn.

Nếu bật tính năng lưu phiên bản, MEGA giữ các phiên bản cũ khi bạn tải lên một tệp trùng tên vào cùng thư mục, và bạn có thể khôi phục một trong số đó. Khi dùng ứng dụng đồng bộ trên máy tính, hãy kiểm tra cả Thùng rác lẫn thư mục debris cục bộ nằm trong vị trí đồng bộ, vì các mục đồng bộ bị xóa có thể được chuyển vào một trong hai nơi.

MEGA mã hóa tệp đầu cuối, nghĩa là công ty không thể đọc hay giải mã tệp giúp bạn. Nếu mất cả mật khẩu lẫn khóa khôi phục, không ai có thể khôi phục tệp của bạn. Hãy xuất khóa khôi phục từ phần cài đặt tài khoản và cất ở nơi an toàn, tách biệt khỏi các thiết bị của bạn.

Một khi thùng rác đã được dọn hoặc đã hết thời gian lưu giữ, lựa chọn của bạn sẽ hẹp lại, nhưng hãy tìm các bản sao khác trước khi bỏ cuộc. Kiểm tra thùng rác của chính máy tính, tệp đính kèm trong email, thư viện ảnh trên điện thoại, ổ cứng gắn ngoài và mọi bản sao lưu bạn cất ở nơi khác.

Một thiết bị khác có thể vẫn còn giữ bản sao. Chiếc laptop đã tắt máy hoặc không kết nối mạng từ lúc xảy ra việc xóa có thể vẫn chứa tệp trên máy. Hãy ngắt kết nối internet trước khi mở máy, để ứng dụng đồng bộ không xóa tệp ngay khi máy kết nối lại, rồi sao chép những gì cần sang một nơi khác.

Nhà cung cấp đôi khi có thể giúp với những mục vừa bị xóa, nhất là ở các gói doanh nghiệp, nhưng đừng trông chờ vào điều đó. Hãy hết sức cẩn thận với các công cụ khôi phục của bên thứ ba hoặc những người đòi mật khẩu của bạn: họ không có quyền truy cập đặc biệt nào vào máy chủ của nhà cung cấp, và giao thông tin đăng nhập cho họ chỉ tạo thêm rủi ro mới.

Hãy nhớ rằng đồng bộ không phải là sao lưu. Khi một tệp bị xóa hoặc hỏng trên một thiết bị, tính năng đồng bộ sẽ trung thành sao chép thay đổi đó đi khắp nơi. Một cách làm phổ biến là quy tắc 3-2-1: giữ ba bản sao dữ liệu quan trọng, trên hai loại phương tiện lưu trữ khác nhau, với một bản cất ở nơi khác, ví dụ một dịch vụ đám mây cộng với một ổ cứng gắn ngoài.

Hãy biết dịch vụ của bạn giữ tệp đã xóa và các phiên bản trong bao lâu, xem qua thùng rác trước khi dọn và cẩn thận khi chia sẻ. Ai có quyền chỉnh sửa thư mục chia sẻ cũng có thể xóa nội dung bên trong, nên chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho người thật sự cần và thỉnh thoảng rà soát danh sách thành viên.

Cuối cùng, hãy bảo vệ chính tài khoản. Kẻ xâm nhập vào được lưu trữ đám mây của bạn có thể xóa tệp và dọn sạch thùng rác, vì vậy hãy dùng mật khẩu mạnh, riêng biệt, bật xác thực hai yếu tố và luôn cập nhật các tùy chọn khôi phục, hoặc khóa khôi phục nếu dùng MEGA.