Microsoft 365 : les fonctions utiles que vous négligez peut-être

Pour beaucoup, Microsoft 365 est simplement l'abonnement qui garde Word, Excel et PowerPoint à jour. C'est vrai en partie, mais l'offre comprend aussi le stockage en ligne OneDrive, la messagerie et le calendrier Outlook, OneNote, les versions web et mobiles des principales applications, ainsi qu'un ensemble de fonctions collaboratives qui donnent le meilleur d'elles-mêmes quand vos fichiers sont dans le cloud plutôt que sur un seul ordinateur.

Ce dont vous disposez dépend de la formule. Les offres Personnel et Famille s'adressent aux particuliers et aux foyers, tandis que les offres entreprise et éducation ajoutent une messagerie gérée, Teams pour le travail, des sites SharePoint et des outils d'administration. Les fonctions présentées ici sont disponibles dans la plupart des formules actuelles, mais les menus et les noms évoluent : si votre écran ne correspond pas à ce qui est décrit, consultez la description de votre formule dans votre compte Microsoft.

On a vite fait de voir OneDrive comme un simple dossier synchronisé, alors qu'il offre plusieurs filets de sécurité. L'historique des versions conserve les anciennes versions de vos fichiers, ce qui permet de revenir en arrière après une modification malheureuse. Les éléments supprimés passent d'abord par la corbeille de OneDrive, et les abonnés peuvent restaurer l'ensemble de leur OneDrive à une date antérieure, une fonction précieuse après une suppression massive, une erreur de synchronisation ou une attaque par rançongiciel.

Les fichiers à la demande vous montrent tous vos fichiers dans l'Explorateur sans les garder tous sur le disque. Ils se téléchargent à l'ouverture, et vous pouvez marquer vos dossiers importants comme toujours disponibles hors connexion. La sauvegarde des dossiers protège automatiquement vos dossiers Bureau, Documents et Images : un ordinateur portable perdu ou en panne n'emporte pas votre travail avec lui.

Pour partager, créez des liens au lieu d'envoyer des pièces jointes, et choisissez entre l'accès en lecture et l'accès en modification. Les abonnés peuvent ajouter des contrôles supplémentaires, comme une date d'expiration ou un mot de passe sur un lien. Le Coffre-fort personnel est un espace protégé de OneDrive qui demande une vérification d'identité supplémentaire avant de s'ouvrir : un bon endroit pour les scans de vos documents importants.

Lorsqu'un document est enregistré dans OneDrive ou SharePoint, plusieurs personnes peuvent le modifier en même temps. Vous voyez qui d'autre se trouve dans le fichier, où se situent son curseur ou ses cellules sélectionnées, et ses modifications apparaissent en quelques secondes. L'enregistrement automatique, l'interrupteur situé en haut des applications de bureau, permet à tout le monde de travailler sur la même copie au lieu de créer des versions contradictoires.

Les commentaires sont plus utiles qu'on ne le croit. En tapant l'arobase suivie du nom d'un collègue dans un commentaire, vous le mentionnez et il reçoit une notification avec un lien vers l'endroit exact. Dans certaines formules, vous pouvez aussi attribuer un commentaire comme tâche, ce qui transforme les remarques de relecture en petite liste de choses à faire au sein du document.

La coédition fonctionne de façon fiable avec les formats récents comme .docx, .xlsx et .pptx. Les anciens formats et les fichiers qui utilisent certaines fonctions héritées peuvent bloquer la modification simultanée : convertissez-les d'abord. Pour voir ce qui a changé, le suivi des modifications dans Word, la fonction Afficher les modifications dans Excel et l'historique des versions du menu Fichier vous donnent une trace claire.

La boîte de réception Prioritaire sépare le courrier important des newsletters et des notifications, et elle apprend à mesure que vous déplacez les messages d'un onglet à l'autre. Les règles et les actions rapides peuvent classer, marquer ou transférer des messages automatiquement. L'envoi différé permet d'écrire un e-mail tard le soir et de le faire partir pendant les heures de bureau, et dans les versions récentes d'Outlook, vous pouvez mettre un message en attente pour qu'il revienne en haut de votre boîte plus tard.

Les modèles sont une petite fonction qui rapporte gros : enregistrez les réponses que vous tapez souvent et insérez-les en deux clics. Côté calendrier, l'Assistant Planification montre quand vos collègues sont disponibles, et vous pouvez partager votre calendrier avec votre famille ou votre équipe, en lecture ou en modification. Ignorer une conversation envoie directement les messages actuels et futurs d'un fil trop bavard dans les Éléments supprimés.

Les abonnés Personnel et Famille bénéficient aussi d'Outlook sans publicité pour leur messagerie personnelle, et les abonnements ont inclus des contrôles de sécurité supplémentaires sur le courrier ; les avantages exacts évoluent, alors vérifiez la page de votre formule. Aucun filtre ne remplace le bon sens : méfiez-vous de tout message qui vous presse de cliquer, de payer ou de vous connecter en urgence.

Dans les offres professionnelles, Teams est le point central pour les conversations, les canaux, les réunions et les fichiers partagés. Les réunions peuvent proposer des sous-titres en direct, le flou d'arrière-plan, l'enregistrement et la transcription, selon ce qu'autorise votre organisation. Les fichiers partagés dans un canal sont stockés dans SharePoint et profitent donc du même historique des versions et de la même coédition que n'importe quel autre document.

Teams existe aussi en version personnelle gratuite, pour discuter et passer des appels avec la famille et les amis, et elle fonctionne avec un compte Microsoft ordinaire. Dans de nombreuses offres professionnelles, les composants Loop vont encore plus loin : un tableau, une liste de contrôle ou un paragraphe partagé dans une conversation Teams ou un e-mail Outlook reste synchronisé, si bien que chaque copie affiche les dernières modifications, quel que soit l'endroit où on l'ouvre.

D'autres outils utiles se cachent dans le lanceur d'applications. Microsoft Forms crée en quelques minutes des sondages et des quiz, To Do rassemble vos tâches et peut afficher les e-mails que vous avez marqués d'un indicateur dans Outlook, et OneNote réunit notes, captures web et croquis manuscrits dans un bloc-notes où tout se retrouve par une simple recherche.

Le bouton Dicter dans Word, Outlook et PowerPoint transforme la parole en texte et se montre étonnamment efficace pour un premier jet. Les outils de révision intégrés à Word vérifient l'orthographe, la grammaire et la clarté, et peuvent proposer des tournures plus concises. Dans PowerPoint, le Concepteur suggère des mises en page dès que vous ajoutez une image, et Coach Présentateur vous permet de répéter un exposé et d'obtenir un retour sur votre débit et vos mots de remplissage.

La lecture à voix haute et le Lecteur immersif aident tous ceux qui préfèrent écouter ou ont besoin d'un affichage plus épuré. Le vérificateur d'accessibilité signale les textes de remplacement manquants, les contrastes trop faibles et les structures de titres confuses avant que vous ne partagiez un document. Microsoft ajoute aussi des fonctions d'assistant IA à plusieurs formules ; leur disponibilité, leurs limites d'utilisation et leurs réglages varient selon la formule et la région, alors vérifiez ce que comprend actuellement votre abonnement.

Microsoft 365 Famille permet au titulaire de l'abonnement d'en partager les avantages avec un petit groupe de personnes. Chacun se connecte avec son propre compte Microsoft et dispose de son propre stockage et de ses propres installations d'applications, dans le respect de sa vie privée : personne ne voit les fichiers ni les e-mails des autres. Le titulaire ajoute ou retire des membres depuis la page de partage du tableau de bord de son compte Microsoft, et les personnes invitées acceptent via une invitation par e-mail ou un lien.

Pour les foyers avec enfants, les paramètres de sécurité familiale de Microsoft ajoutent des contrôles comme des limites de temps d'écran et des filtres de contenu pour les comptes enfants ; les outils proposés ont évolué au fil du temps, alors vérifiez ce qui est disponible aujourd'hui. N'oubliez pas que c'est la personne qui paie qui contrôle l'abonnement : si elle résilie ou vous retire, vous perdez vous aussi les avantages premium, et un OneDrive qui dépasse l'espace de stockage gratuit peut passer en lecture seule. Surveillez donc votre espace.

Toutes ces fonctions reposent sur un seul compte Microsoft : protégez-le bien. Activez la vérification en deux étapes, ajoutez une adresse e-mail et un numéro de téléphone de récupération que vous contrôlez, et consultez de temps en temps les pages des appareils et de l'activité de connexion récente. Se déconnecter des ordinateurs que vous n'utilisez plus garde votre abonnement en ordre et vos fichiers à l'abri des regards.

Si vous obtenez un compte ou un abonnement Microsoft auprès d'une boutique sur une place de marché comme rStock, vérifiez-le dès que la livraison apparaît sur la page de votre commande et, s'il s'agit d'un compte, remplacez le mot de passe et les informations de sécurité par les vôtres. rStock retient le paiement de l'acheteur au lieu de le verser immédiatement à la boutique, et si la livraison ne correspond pas à l'annonce, vous pouvez ouvrir un litige dans le délai limité qui suit la livraison. Quelle que soit la provenance, respectez les conditions d'utilisation de Microsoft.