ویژگی‌های Microsoft 365 که شاید هنوز استفاده نمی‌کنید

بسیاری از افراد Microsoft 365 را اشتراکی می‌دانند که Word، Excel و PowerPoint را به‌روز نگه می‌دارد. این بخشی از ماجراست، اما این بسته فضای ابری OneDrive، برنامه‌های ایمیل و تقویم Outlook، OneNote، نسخه‌های وب و موبایل برنامه‌های اصلی و مجموعه‌ای از قابلیت‌های همکاری را هم دارد که وقتی فایل‌هایتان در ابر باشند نه روی یک رایانه، بهتر از همه کار می‌کنند.

آنچه دریافت می‌کنید به طرح بستگی دارد. طرح‌های Personal و Family برای افراد و خانواده‌ها هستند، در حالی که طرح‌های کسب‌وکار و آموزشی ایمیل مدیریت‌شده، Teams برای کار، سایت‌های SharePoint و کنترل‌های مدیریتی اضافه می‌کنند. قابلیت‌های زیر در بیشتر طرح‌های فعلی وجود دارند، اما منوها جابه‌جا می‌شوند و نام‌ها با گذر زمان عوض می‌شود؛ پس اگر چیزی روی صفحه‌تان متفاوت به نظر می‌رسد، توضیح طرح را در حساب Microsoft خود ببینید.

OneDrive را آسان می‌شود فقط یک پوشه‌ی همگام‌سازی دید، در حالی که چند لایه‌ی ایمنی دارد. تاریخچه‌ی نسخه‌ها نسخه‌های قبلی فایل‌هایتان را نگه می‌دارد و می‌توانید سندی را پس از ویرایشی ناخواسته به عقب برگردانید. موارد حذف‌شده نخست به سطل بازیافت OneDrive می‌روند و مشترکان می‌توانند کل OneDrive خود را به یک نقطه‌ی زمانی قبلی برگردانند، که پس از حذف گروهی فایل‌ها، اشتباه همگام‌سازی یا آلودگی به باج‌افزار ارزشمند است.

Files On-Demand اجازه می‌دهد همه‌ی فایل‌ها را در File Explorer ببینید بی‌آنکه همه را روی دیسک نگه دارید. موارد وقتی باز می‌کنید دانلود می‌شوند و می‌توانید پوشه‌های مهم را همیشه در دسترس آفلاین علامت بزنید. پشتیبان‌گیری از پوشه‌ها می‌تواند پوشه‌های Desktop، Documents و Pictures شما را خودکار محافظت کند، تا با گم شدن یا خراب شدن لپ‌تاپ کارتان هم از دست نرود.

برای اشتراک‌گذاری، به‌جای فرستادن پیوست ایمیل پیوند بسازید و بین دسترسی مشاهده و ویرایش انتخاب کنید. مشترکان می‌توانند کنترل‌های بیشتری مثل تاریخ انقضا یا رمز عبور روی پیوند بگذارند. Personal Vault بخشی محافظت‌شده در OneDrive است که پیش از باز شدن یک بررسی هویت اضافی می‌خواهد و جای مناسبی برای اسکن مدارک مهم است.

وقتی سندی در OneDrive یا SharePoint ذخیره شده باشد، چند نفر می‌توانند هم‌زمان آن را ویرایش کنند. می‌بینید چه کسانی در فایل هستند، نشانگر یا سلول‌های انتخابی‌شان کجاست و تغییراتشان ظرف چند ثانیه ظاهر می‌شود. AutoSave، گزینه‌ی روشن‌وخاموش بالای برنامه‌های دسکتاپ، همه را روی یک نسخه نگه می‌دارد و از ساخته شدن نسخه‌های متضاد جلوگیری می‌کند.

نظرها مفیدتر از آن‌اند که بسیاری فکر می‌کنند. تایپ نشانه‌ی @ و سپس نام یک همکار داخل نظر، آن فرد را منشن می‌کند و اعلانی با پیوند به همان نقطه‌ی دقیق برایش می‌فرستد. در بعضی طرح‌ها می‌توانید نظری را به‌عنوان وظیفه واگذار هم کنید، که یادداشت‌های بازبینی را به فهرست کار کوچکی داخل سند تبدیل می‌کند.

ویرایش گروهی با قالب‌های امروزی مانند docx، xlsx و pptx قابل‌اتکا کار می‌کند. قالب‌های قدیمی‌تر و فایل‌هایی با بعضی ویژگی‌های قدیمی می‌توانند ویرایش هم‌زمان را مسدود کنند؛ پس اول آن‌ها را تبدیل کنید. اگر می‌خواهید ببینید چه چیزی عوض شده، Track Changes در Word، Show Changes در Excel و تاریخچه‌ی نسخه‌ها در منوی File سابقه‌ی روشنی به شما می‌دهند.

Focused Inbox نامه‌های مهم را از خبرنامه‌ها و اعلان‌ها جدا می‌کند و وقتی پیام‌ها را بین دو زبانه جابه‌جا می‌کنید یاد می‌گیرد. قانون‌ها (Rules) و Quick Steps می‌توانند پیام‌ها را خودکار بایگانی، پرچم‌دار یا هدایت کنند. ارسال زمان‌بندی‌شده اجازه می‌دهد ایمیلی را آخر شب بنویسید و در ساعت کاری برسانید، و در نسخه‌های جدیدتر Outlook می‌توانید پیامی را به تعویق بیندازید تا بعداً دوباره بالای صندوق ورودی بیاید.

قالب‌ها ویژگی کوچکی با سود بزرگ‌اند: پاسخ‌هایی را که زیاد تایپ می‌کنید ذخیره کنید و با چند کلیک درج کنید. در بخش تقویم، Scheduling Assistant نشان می‌دهد همکاران کی آزادند و می‌توانید تقویمتان را با خانواده یا هم‌تیمی‌ها با دسترسی مشاهده یا ویرایش به اشتراک بگذارید. نادیده گرفتن یک گفت‌وگو (Ignore) پیام‌های فعلی و بعدی یک رشته‌ی پرسروصدا را یکراست به Deleted Items می‌برد.

مشترکان Personal و Family برای ایمیل شخصی‌شان Outlook بدون تبلیغ هم می‌گیرند و اشتراک‌ها بررسی‌های امنیتی اضافه‌ای روی ایمیل داشته‌اند؛ مزایای دقیق تغییر می‌کند، پس صفحه‌ی طرح خود را ببینید. هیچ فیلتری جای عقل سلیم را نمی‌گیرد: به هر پیامی که شما را وادار می‌کند با عجله کلیک کنید، پرداخت کنید یا وارد شوید مشکوک باشید.

در طرح‌های کسب‌وکار، Teams مرکز گفت‌وگو، کانال‌ها، جلسه‌ها و فایل‌های اشتراکی است. جلسه‌ها بسته به آنچه سازمانتان اجازه می‌دهد می‌توانند زیرنویس زنده، محو کردن پس‌زمینه، ضبط و رونوشت داشته باشند. فایل‌هایی که در یک کانال به اشتراک گذاشته می‌شوند در SharePoint ذخیره می‌شوند و از همان تاریخچه‌ی نسخه‌ها و ویرایش هم‌زمان هر سند دیگری بهره می‌برند.

Teams نسخه‌ی شخصی رایگانی هم برای گفت‌وگو و تماس با خانواده و دوستان دارد و با یک حساب Microsoft معمولی کار می‌کند. در بسیاری از طرح‌های کاری، مؤلفه‌های Loop همکاری را یک قدم جلوتر می‌برند: جدول، فهرست کارها یا پاراگرافی که در گفت‌وگوی Teams یا ایمیل Outlook به اشتراک گذاشته شود زنده می‌ماند و هر نسخه، هر جا که افراد باز کنند، آخرین ویرایش‌ها را نشان می‌دهد.

ابزارهای مفید دیگری در راه‌انداز برنامه‌ها پنهان‌اند. Microsoft Forms نظرسنجی و آزمون سریع می‌سازد، To Do وظیفه‌ها را جمع می‌کند و می‌تواند ایمیل‌های پرچم‌دار Outlook را نشان دهد، و OneNote یادداشت‌ها، بریده‌های وب و طرح‌های دست‌نویس را در یک دفترچه‌ی قابل جست‌وجو نگه می‌دارد.

دکمه‌ی Dictate در Word، Outlook و PowerPoint گفتار را به متن تبدیل می‌کند و برای پیش‌نویس اول به‌طرز شگفت‌آوری خوب است. ابزارهای ویرایش داخلی Word املا، دستور زبان و روشنی متن را بررسی می‌کنند و می‌توانند عبارت‌بندی کوتاه‌تری پیشنهاد دهند. در PowerPoint، Designer به‌محض افزودن یک تصویر ایده‌های چیدمان می‌دهد و Speaker Coach اجازه می‌دهد سخنرانی را تمرین کنید و درباره‌ی سرعت و کلمه‌های اضافی بازخورد بگیرید.

Read Aloud و Immersive Reader به کسانی که شنیدن را ترجیح می‌دهند یا نمای خواندن تمیزتری لازم دارند کمک می‌کنند. Accessibility Checker پیش از اشتراک سند، متن جایگزین جاافتاده، کنتراست کم و ساختار گیج‌کننده‌ی عنوان‌ها را نشان می‌دهد. Microsoft ویژگی‌های دستیار هوش مصنوعی را هم به چند طرح افزوده است؛ در دسترس بودن، محدودیت‌های استفاده و تنظیمات بسته به طرح و منطقه فرق دارد، پس ببینید اشتراک شما اکنون چه چیزی را شامل می‌شود.

Microsoft 365 Family به صاحب اشتراک اجازه می‌دهد مزایا را با گروه کوچکی از افراد دیگر به اشتراک بگذارد. هر نفر با حساب Microsoft خودش وارد می‌شود و فضای ذخیره‌سازی، نصب برنامه‌ها و حریم خصوصی خودش را دارد، پس هیچ‌کس فایل‌ها یا ایمیل دیگری را نمی‌بیند. صاحب اشتراک افراد را از صفحه‌ی اشتراک‌گذاری داشبورد حساب Microsoft اضافه یا حذف می‌کند و اعضای دعوت‌شده از راه دعوت‌نامه‌ی ایمیلی یا یک پیوند می‌پذیرند.

برای خانه‌هایی که فرزند دارند، تنظیمات ایمنی خانواده‌ی Microsoft کنترل‌هایی مثل محدودیت زمان استفاده از صفحه و فیلتر محتوا را برای حساب‌های کودک اضافه می‌کند؛ ابزارهای عرضه‌شده در طول زمان تغییر کرده‌اند، پس ببینید فعلاً چه چیزی در دسترس است. به یاد داشته باشید که کسی که پول می‌دهد اشتراک را کنترل می‌کند: اگر او لغو کند یا شما را حذف کند، مزایای ویژه برای شما هم پایان می‌یابد، و اگر حجم OneDrive شما از فضای رایگان بیشتر باشد ممکن است فقط‌خواندنی شود؛ پس مراقب فضای خود باشید.

همه‌ی این قابلیت‌ها به یک حساب Microsoft وابسته‌اند، پس خوب از آن محافظت کنید. تأیید دومرحله‌ای را روشن کنید، ایمیل و شماره‌ی تلفن بازیابی‌ای را اضافه کنید که زیر کنترل شماست و هر از گاهی صفحه‌های دستگاه‌ها و فعالیت ورود اخیر را مرور کنید. خروج از رایانه‌هایی که دیگر استفاده نمی‌کنید اشتراک شما را مرتب و فایل‌هایتان را خصوصی نگه می‌دارد.

اگر حساب یا اشتراک Microsoft را از یک فروشگاه در بازاری مانند rStock تهیه می‌کنید، به‌محض ظاهر شدن تحویل در صفحه‌ی سفارش آن را بررسی کنید و اگر حسابی گرفته‌اید رمز عبور و اطلاعات امنیتی را به اطلاعات خودتان تغییر دهید. rStock پرداخت خریدار را نگه می‌دارد و بی‌درنگ به فروشگاه آزاد نمی‌کند، و اگر تحویل با آگهی نمی‌خواند می‌توانید در مهلت مجاز اختلاف باز کنید. rStock به Microsoft وابسته نیست. منبع هر چه باشد، شرایط استفاده‌ی Microsoft را رعایت کنید.