انتخاب فضای ذخیره‌سازی ابری و ایمن نگه داشتن فایل‌ها

پیش از مقایسه برندها، بنویسید این فضا برای چه کاری است. پشتیبان‌گیری از عکس‌های گوشی، فرستادن فایل‌های حجیم پروژه برای مشتری‌ها، نگه‌داری اسناد اسکن‌شده و همگام نگه داشتن یک پوشه کاری بین لپ‌تاپ و رایانه رومیزی کارهای متفاوتی‌اند و سرویسی که در یکی عالی است ممکن است در دیگری دست‌وپاگیر باشد.

چند پرسش عملی دامنه انتخاب را سریع کوچک می‌کند. از کدام دستگاه‌ها و سیستم‌عامل‌ها استفاده می‌کنید؟ بیشتر فایل‌ها را برای خودتان نگه می‌دارید یا با دیگران به اشتراک می‌گذارید؟ آیا بعضی از آن‌ها حساس‌اند، مثل مدارک هویتی، قراردادها یا پرونده‌های پزشکی؟ لازم است با همکارانتان اسناد را در مرورگر هم‌زمان ویرایش کنید؟ پاسخ صادقانه به این پرسش‌ها جلوی انتخاب سرویسی را می‌گیرد که امکاناتش را هرگز به کار نمی‌برید.

جدا کردن ذخیره‌سازی روزمره از آرشیو بلندمدت هم کمک می‌کند. بسیاری از افراد کار جاری را در یک سرویس و نسخه دوم و مستقل فایل‌های مهم را جای دیگری نگه می‌دارند؛ اگر روزی یکی از حساب‌ها از دست برود، قفل شود یا نفوذ شود، این کار از آن‌ها محافظت می‌کند.

تقریباً همه ارائه‌دهندگان معتبر داده را هنگام انتقال میان دستگاه شما و سرورهایشان و بار دیگر هنگام ذخیره‌سازی رمزنگاری می‌کنند. تفاوت اصلی در این است که کلیدها دست کیست. در مدل رایج سمت سرور، که به‌طور پیش‌فرض در سرویس‌هایی مانند Google Drive، Microsoft OneDrive و Dropbox به کار می‌رود، ارائه‌دهنده کلیدها را مدیریت می‌کند. این کار جست‌وجو درون اسناد، پیش‌نمایش، ویرایش در وب و بازیابی ساده رمز عبور را ممکن می‌کند، اما یعنی ارائه‌دهنده از نظر فنی می‌تواند به داده‌های شما دسترسی داشته باشد؛ مثلاً وقتی قانون چنین ایجاب کند.

در رمزنگاری سرتاسری یا «دانش صفر» (zero-knowledge)، فایل‌ها پیش از آپلود روی دستگاه خودتان رمزنگاری می‌شوند و فقط شما کلید را دارید. Proton Drive و MEGA از سرویس‌های شناخته‌شده‌ای هستند که بر همین مدل ساخته شده‌اند. مزیتش حریم خصوصی قوی است، حتی اگر سرورهای ارائه‌دهنده نفوذ شوند. بهایش مسئولیت است: اگر هم رمز عبور و هم کلید بازیابی‌تان را گم کنید، ارائه‌دهنده نمی‌تواند فایل‌ها را برایتان رمزگشایی کند و بعضی امکانات راحتی متفاوت کار می‌کنند یا اصلاً کار نمی‌کنند.

برای بسیاری از افراد روش معقول این است که فایل‌های روزمره و کم‌ریسک را در یک سرویس فراگیر نگه دارند و اسناد حساس را در سرویسی با رمزنگاری سرتاسری بگذارند یا پیش از آپلود خودشان روی دستگاه رمزنگاری کنند. بعضی ارائه‌دهندگان فراگیر در برخی اشتراک‌ها پوشه‌های محافظت‌شده بیشتر یا رمزنگاری اختیاری هم دارند؛ پس صفحه امنیتی فعلی هر سرویسی را که بررسی می‌کنید بخوانید.

کیفیت همگام‌سازی همان چیزی است که هر روز حس می‌کنید. ببینید آیا برنامه دسکتاپ می‌تواند فایل‌ها را تا وقتی باز نکرده‌اید فقط آنلاین نگه دارد و فضای دیسک را آزاد کند، و آیا با پوشه‌های بزرگ و هزاران فایل کوچک بدون گیر کردن کنار می‌آید. اگر پشتیبان‌گیری از عکس‌ها اولویت دارد، گزینه‌های آپلود خودکار برنامه موبایل را ببینید، از جمله آپلود فقط از راه Wi-Fi.

پشتیبانی از پلتفرم‌ها بیش از آنچه فکر می‌کنید متفاوت است. بیشتر سرویس‌های بزرگ برای Windows، macOS، Android و iOS برنامه و نیز رابط وب دارند، اما پشتیبانی از Linux یکدست نیست و بعضی امکانات مدت‌ها زودتر به یک پلتفرم می‌رسند. اگر بین چند سیستم کار می‌کنید، پیش از انتقال همه فایل‌ها سرویس را روی هر کدام امتحان کنید و اگر طرح رایگان یا دوره آزمایشی وجود دارد از آن استفاده کنید.

برای اشتراک‌گذاری، میزان کنترلی را که به شما می‌دهند مقایسه کنید. گزینه‌های مفید عبارت‌اند از اشتراک با افراد مشخص به‌جای «هر کس که پیوند را دارد»، دسترسی فقط‌مشاهده، جلوگیری از دانلود و پیوندهایی که منقضی می‌شوند یا رمز می‌خواهند. این را هم بسنجید که آیا می‌توانید همه آنچه را به اشتراک گذاشته‌اید در یک جا ببینید و به‌سرعت غیرفعال کنید.

تاریخچه نسخه‌ها و سطل بازیافت به اندازه ظرفیت خام اهمیت دارند. آن‌ها اجازه می‌دهند سندی را که اشتباهی بازنویسی شده برگردانید و فایل‌هایی را که خودتان، همکارتان یا بدافزاری روی رایانه همگام‌شده حذف کرده بازیابی کنید. مدت نگه‌داری نسخه‌های قدیمی و فایل‌های حذف‌شده بین سرویس‌ها و اشتراک‌ها فرق دارد؛ پس به‌جای فرض کردن، جزئیات فعلی را بخوانید.

ببینید شرکت در کجا مستقر است و داده را کجا نگه می‌دارد، سیاست حریم خصوصی‌اش درباره بررسی محتوا و اشتراک اطلاعات چه می‌گوید و آیا گزارش شفافیت منتشر می‌کند. برای استفاده کسب‌وکاری، کنترل‌های مدیریتی، گزارش فعالیت و امکان قطع دسترسی یک نفر در همان روزی که می‌رود را هم به فهرست اضافه کنید.

در پایان، پیش از ورود به فکر خروج هم باشید. سرویس خوب اجازه می‌دهد همه داده‌هایتان را یک‌جا و بی‌دردسر دانلود کنید. اگر خروجی گرفتن کند یا دست‌وپاگیر باشد، جابه‌جایی بعدی دردناک خواهد بود و بهتر است این را پیش از آپلود سال‌ها فایل بدانید.

رمزنگاری قوی وقتی کسی بتواند به‌جای شما وارد شود کمکی نمی‌کند. رمز عبوری بلند و یکتا بسازید و در یک مدیر رمز عبور نگه دارید، و احراز هویت دومرحله‌ای را روشن کنید؛ ترجیحاً با برنامه احراز هویت یا کلید امنیتی سخت‌افزاری، نه فقط پیامک. کدهای پشتیبان را جایی آفلاین نگه دارید.

اطلاعات بازیابی‌تان را به‌روز نگه دارید، چون ایمیل و شماره تلفن بازیابی به‌روز همان چیزی است که پس از گم شدن دستگاه دوباره واردتان می‌کند. در سرویس‌های دارای رمزنگاری سرتاسری، کلید یا عبارت بازیابی را وقتی از شما خواسته شد ذخیره کنید و جدا از رمز عبورتان نگه دارید؛ مثلاً چاپ‌شده و در خانه یا ذخیره‌شده در مدیر رمز عبور.

هر از گاهی دستگاه‌های واردشده و برنامه‌های متصل را مرور کنید. تلفن‌های قدیمی، رایانه‌هایی که دیگر استفاده نمی‌کنید و برنامه‌های شخص ثالثی را که مدت‌ها پیش به فایل‌هایتان دسترسی گرفته‌اند حذف کنید. به ایمیل‌هایی که اعلام می‌کنند کسی سندی را با شما به اشتراک گذاشته مشکوک باشید و فایل‌های اشتراکی را با ورود از راه برنامه یا نشانی‌ای که همیشه استفاده می‌کنید باز کنید، نه با پیوند یک پیام غیرمنتظره.

بیشتر نشت‌ها از فضای ابری نتیجه هک‌های پیچیده نیست، بلکه پیوندهایی است که بیش از حد گسترده به اشتراک گذاشته شده و هرگز غیرفعال نشده‌اند. تا جای ممکن با افراد مشخص به اشتراک بگذارید، جز وقتی ویرایش واقعاً لازم است حالت فقط‌مشاهده را انتخاب کنید و برای هر چیز موقتی تاریخ انقضا بگذارید. وقتی پروژه‌ای تمام شد، پیوندهایش را پاک کنید.

به یاد داشته باشید که همگام‌سازی با پشتیبان‌گیری یکی نیست. اگر فایلی روی یک دستگاه همگام‌شده حذف یا توسط باج‌افزار درهم‌ریخته شود، این تغییر می‌تواند به همه دستگاه‌های دیگر سرایت کند. دست‌کم یک نسخه مستقل از فایل‌های جایگزین‌ناپذیر نگه دارید، مثلاً یک درایو خارجی آفلاین یا سرویس دوم. قاعده سرانگشتی کلاسیک این است: سه نسخه، روی دو نوع متفاوت ذخیره‌سازی، با یک نسخه بیرون از محل اصلی.

پیش از آپلود اسناد بسیار حساس در سرویسی که رمزنگاری سرتاسری ندارد، به فکر رمزنگاری آن‌ها روی دستگاه خودتان با یک ابزار رمزنگاری معتبر باشید. آن‌وقت حتی اگر به حسابی نفوذ شود، فقط فایل‌هایی در معرض دید قرار می‌گیرند که هیچ‌کس نمی‌تواند آن‌ها را بخواند.

بعضی‌ها حساب یا اشتراک فضای ابری را از یک بازار کالاهای دیجیتال مانند rStock تهیه می‌کنند؛ جایی که فروشگاه‌های مستقل حساب و دسترسی می‌فروشند و هر آگهی پیش از انتشار بررسی می‌شود. rStock به Dropbox، MEGA، Proton، Google، Microsoft یا هر برند دیگری وابسته نیست و برای هر حسابی که تهیه و استفاده می‌کنید باید شرایط استفاده ارائه‌دهنده فضای ذخیره‌سازی را رعایت کنید.

هر حسابی را که خودتان نساخته‌اید تا وقتی امنش نکرده‌اید نامطمئن بدانید: رمز عبور را عوض کنید، ایمیل و شماره تلفن بازیابی خودتان را بگذارید، احراز هویت دومرحله‌ای را فعال کنید، از همه نشست‌های دیگر خارج شوید و برنامه‌های متصل را مرور کنید. تا این کار انجام نشده، و بهتر است در هر صورت، حساس‌ترین اسنادتان را در حسابی نگه دارید که خودتان ساخته‌اید و کاملاً در کنترل شماست.