Функції Microsoft 365, якими ви, можливо, ще не користуєтеся

Багато хто сприймає Microsoft 365 як підписку, що підтримує Word, Excel і PowerPoint в актуальному стані. Це лише частина: до пакета входять також хмарне сховище OneDrive, поштовий клієнт і календар Outlook, OneNote, веб- та мобільні версії основних застосунків і низка функцій для спільної роботи, які найкраще діють, коли ваші файли лежать у хмарі, а не на одному комп’ютері.

Що саме ви отримуєте, залежить від тарифу. Тарифи Personal і Family розраховані на окремих людей і домогосподарства, тоді як бізнесові та освітні тарифи додають керовану пошту, Teams для роботи, сайти SharePoint і засоби адміністрування. Описані нижче можливості доступні в більшості чинних тарифів, але меню переміщуються, а назви з часом змінюються, тож якщо щось на вашому екрані виглядає інакше, перегляньте опис тарифу у своєму акаунті Microsoft.

OneDrive легко сприймати як просту папку синхронізації, проте в нього кілька страхувальних механізмів. Історія версій зберігає попередні версії файлів, тож після небажаної правки документ можна відкотити. Видалені об’єкти спершу потрапляють у кошик OneDrive, а підписники можуть відновити весь свій OneDrive до попередньої миті, що цінно після масового видалення, помилки синхронізації чи зараження програмою-вимагачем.

Функція «Файли на вимогу» дає змогу бачити всі файли у Провіднику, не тримаючи їх усіх на диску. Об’єкти завантажуються, коли ви їх відкриваєте, а важливі папки можна позначити як завжди доступні офлайн. Резервне копіювання папок може автоматично захищати папки «Робочий стіл», «Документи» та «Зображення», тож втрата чи поломка ноутбука не забере з собою вашу роботу.

Щоб поділитися, створюйте посилання замість надсилання вкладень і обирайте між доступом для перегляду та для редагування. Підписники можуть додати керування посиланням, як-от строк дії чи пароль. Особисте сховище — захищена ділянка всередині OneDrive, яка перед відкриттям просить додаткової перевірки особи; це розумне місце для сканів важливих документів.

Коли документ збережено в OneDrive або SharePoint, кілька людей можуть редагувати його водночас. Ви бачите, хто ще у файлі, де їхній курсор чи виділені клітинки, а зміни з’являються за лічені секунди. Автозбереження — перемикач угорі в настільних застосунках — тримає всіх на одній копії замість створення суперечливих версій.

Коментарі корисніші, ніж багатьом здається. Якщо в коментарі ввести знак @ і ім’я колеги, цю людину буде згадано, і вона отримає сповіщення з посиланням на точне місце. У деяких тарифах коментар можна ще й призначити як завдання, і нотатки з рецензування перетворюються на невеликий список справ усередині документа.

Спільне редагування надійно працює із сучасними форматами файлів, як-от .docx, .xlsx і .pptx. Старіші формати та файли з певними застарілими функціями можуть блокувати одночасне редагування, тож спершу конвертуйте їх. Якщо треба побачити, що змінилося, чіткий запис дають «Відстеження змін» у Word, «Показати зміни» в Excel та історія версій у меню «Файл».

«Пріоритетні» відокремлюють важливі листи від розсилок і сповіщень і навчаються, коли ви переміщуєте повідомлення між двома вкладками. Правила та швидкі дії можуть автоматично сортувати, позначати чи пересилати листи. Відкладене надсилання дає змогу написати лист пізно ввечері, а доставити його в робочий час, а в новіших версіях Outlook повідомлення можна відкласти, щоб воно повернулося на початок вашої скриньки пізніше.

Шаблони — невелика функція з великою віддачею: збережіть відповіді, які часто набираєте, і вставляйте їх у кілька кліків. У календарі помічник із планування показує, коли колеги вільні, а календарем можна ділитися з родиною чи командою з правами перегляду або редагування. Функція ігнорування переміщує поточні й майбутні повідомлення галасливої розмови просто у «Видалені».

Підписники Personal і Family також отримують Outlook без реклами для особистої пошти, а підписки включали додаткові перевірки безпеки листів; конкретні переваги змінюються, тож перегляньте сторінку свого тарифу. Жоден фільтр не замінить здорового глузду: остерігайтеся будь-якого повідомлення, що квапить вас клікнути, заплатити чи ввійти терміново.

У бізнесових тарифах Teams — центр для чатів, каналів, зустрічей і спільних файлів. Зустрічі можуть мати живі субтитри, розмиття тла, записи й стенограми залежно від того, що дозволяє ваша організація. Файли, надані в каналі, зберігаються в SharePoint, тож на них поширюються та сама історія версій і спільне редагування, що й на будь-який інший документ.

У Teams є й безкоштовна особиста версія для чатів і дзвінків із родиною та друзями, і вона працює зі звичайним акаунтом Microsoft. У багатьох робочих тарифах компоненти Loop виводять співпрацю на крок далі: таблиця, список завдань чи абзац, надіслані в чаті Teams або листі Outlook, лишаються «живими», тож кожна копія показує найновіші правки, де б її не відкрили.

Інші корисні інструменти ховаються в панелі запуску застосунків. Microsoft Forms швидко створює опитування й тести, To Do збирає завдання та може показувати листи, які ви позначили в Outlook, а OneNote тримає нотатки, вирізки з вебу й рукописні начерки в одному блокноті з пошуком.

Кнопка «Диктування» у Word, Outlook і PowerPoint перетворює мовлення на текст і напрочуд добре підходить для перших чернеток. Вбудовані засоби редагування у Word перевіряють правопис, граматику й чіткість викладу та можуть запропонувати стисліші формулювання. У PowerPoint «Конструктор» пропонує варіанти макета, щойно ви додаєте зображення, а «Тренер доповідача» дає змогу відрепетирувати виступ і отримати відгук про темп та слова-паразити.

«Читати вголос» та «Іммерсивний читач» допомагають тим, хто воліє слухати або потребує чистішого вигляду для читання. «Перевірка доступності» вказує на відсутній альтернативний текст, низький контраст і заплутану структуру заголовків, поки ви не поділилися документом. Microsoft також додає функції ШІ-асистента до кількох тарифів; доступність, ліміти використання та налаштування відрізняються за тарифом і регіоном, тож перевірте, що ваша підписка містить нині.

Microsoft 365 Family дає змогу власнику підписки ділитися перевагами з невеликою групою інших людей. Кожен входить зі своїм акаунтом Microsoft і отримує власне сховище, власні встановлення застосунків і власну приватність, тож ніхто не бачить чужих файлів чи пошти. Власник додає й вилучає людей на сторінці спільного доступу в панелі керування акаунтом Microsoft, а запрошені учасники приймають запрошення через лист або посилання.

Для домогосподарств із дітьми налаштування сімейної безпеки Microsoft додають такі засоби, як обмеження екранного часу та фільтри вмісту для дитячих акаунтів; набір інструментів із часом змінювався, тож перевірте, що доступно нині. Пам’ятайте: підпискою керує той, хто платить. Якщо він її скасує чи вилучить вас, платні переваги закінчаться і для вас, а OneDrive, де зберігається більше за безкоштовний обсяг, може стати доступним лише для читання, тож стежте за вільним місцем.

Усі ці можливості залежать від єдиного акаунта Microsoft, тож захистіть його як слід. Увімкніть двоетапну перевірку, додайте резервну електронну адресу й номер телефону, які контролюєте, і час від часу переглядайте сторінки пристроїв та нещодавньої активності входів. Вихід із комп’ютерів, якими ви більше не користуєтеся, тримає підписку в порядку, а файли — приватними.

Якщо ви отримуєте акаунт чи підписку Microsoft від магазину на маркетплейсі, як-от rStock, перевірте їх, щойно доставка з’явиться на сторінці замовлення, а якщо ви отримали акаунт, змініть пароль і дані безпеки на власні. rStock утримує оплату покупця, а не передає її магазину відразу, і якщо доставка не відповідає картці товару, можна відкрити спір протягом дозволеного часу. rStock не пов’язаний із Microsoft. Хоч би звідки походила підписка, дотримуйтеся умов користування Microsoft.