Bắt đầu từ thứ bạn thật sự cần lưu
Trước khi so sánh các thương hiệu, hãy ghi ra bạn cần lưu trữ để làm gì. Sao lưu ảnh trên điện thoại, gửi tệp dự án dung lượng lớn cho khách hàng, lưu giấy tờ đã scan và đồng bộ một thư mục làm việc giữa laptop với máy bàn là những việc khác nhau, và một dịch vụ rất giỏi việc này có thể lại vụng về với việc kia.
Vài câu hỏi thực tế sẽ nhanh chóng thu hẹp lựa chọn. Bạn dùng những thiết bị và hệ điều hành nào? Bạn chủ yếu lưu tệp cho riêng mình hay chia sẻ với người khác? Có tệp nào nhạy cảm như giấy tờ tùy thân, hợp đồng hay hồ sơ y tế không? Bạn có cần cùng đồng nghiệp chỉnh sửa tài liệu trên trình duyệt không? Trả lời thật lòng sẽ giúp bạn không chọn một dịch vụ vì những tính năng mình chẳng bao giờ đụng tới.
Việc tách biệt kho lưu trữ hằng ngày với kho lưu trữ dài hạn cũng rất có ích. Nhiều người để công việc đang làm trong một dịch vụ, còn một bản sao độc lập của các tệp quan trọng thì cất ở nơi khác, nhờ vậy vẫn yên tâm nếu một tài khoản bị mất, bị khóa hay bị xâm nhập.
Mã hóa: phía máy chủ hay đầu cuối
Hầu như mọi nhà cung cấp uy tín đều mã hóa dữ liệu khi truyền giữa thiết bị của bạn và máy chủ, và mã hóa thêm lần nữa khi lưu trữ. Khác biệt thật sự nằm ở chỗ ai giữ khóa. Với mô hình mã hóa phía máy chủ phổ biến, được dùng mặc định ở các dịch vụ như Google Drive, Microsoft OneDrive và Dropbox, nhà cung cấp quản lý khóa. Nhờ đó có thể tìm kiếm trong tài liệu, xem trước, chỉnh sửa trên web và khôi phục mật khẩu dễ dàng, nhưng cũng có nghĩa là về mặt kỹ thuật nhà cung cấp có thể truy cập dữ liệu của bạn, chẳng hạn khi pháp luật yêu cầu.
Với mã hóa đầu cuối hay zero-knowledge, tệp được mã hóa ngay trên thiết bị trước khi tải lên và chỉ bạn giữ khóa. Proton Drive và MEGA là những dịch vụ nổi tiếng được xây dựng theo mô hình này. Lợi ích là quyền riêng tư vững chắc ngay cả khi máy chủ của nhà cung cấp bị tấn công. Cái giá phải trả là trách nhiệm: nếu mất cả mật khẩu lẫn khóa khôi phục, nhà cung cấp không thể giải mã tệp giúp bạn, và một số tính năng tiện lợi hoạt động khác đi hoặc không có.
Cách làm hợp lý với nhiều người là để các tệp thường ngày, ít rủi ro trong một dịch vụ phổ thông và đưa tài liệu nhạy cảm vào dịch vụ mã hóa đầu cuối, hoặc tự mã hóa trên máy trước khi tải lên. Một số nhà cung cấp phổ thông cũng có thư mục được bảo vệ thêm hoặc tùy chọn mã hóa ở một số gói, vì vậy hãy đọc trang bảo mật hiện hành của bất kỳ dịch vụ nào bạn đang cân nhắc.
Đồng bộ, chia sẻ và nền tảng hỗ trợ
Chất lượng đồng bộ là thứ bạn cảm nhận mỗi ngày. Hãy xem ứng dụng máy tính có cho phép để tệp chỉ nằm trên mạng cho đến khi bạn mở ra, giúp tiết kiệm dung lượng ổ đĩa, và có xử lý trơn tru các thư mục lớn cùng hàng nghìn tệp nhỏ mà không bị treo hay không. Nếu sao lưu ảnh là ưu tiên, hãy xem các tùy chọn tự động tải lên của ứng dụng điện thoại, kể cả chỉ tải lên khi có Wi-Fi.
Mức độ hỗ trợ nền tảng chênh lệch nhiều hơn bạn nghĩ. Hầu hết dịch vụ lớn đều có ứng dụng cho Windows, macOS, Android, iOS cùng giao diện web, nhưng hỗ trợ Linux thì không đồng đều và có tính năng đến với nền tảng này rất lâu trước nền tảng khác. Nếu bạn làm việc trên nhiều hệ điều hành, hãy thử dịch vụ trên từng hệ, dùng gói miễn phí hoặc bản dùng thử nếu có, trước khi chuyển toàn bộ dữ liệu sang.
Về chia sẻ, hãy so sánh mức độ kiểm soát bạn có. Những tùy chọn hữu ích gồm chia sẻ với người cụ thể thay vì bất kỳ ai có liên kết, quyền chỉ xem, chặn tải xuống và liên kết có hạn dùng hoặc cần mật khẩu. Cũng nên kiểm tra xem bạn có xem được mọi thứ mình đã chia sẻ ở một chỗ và tắt chúng nhanh chóng hay không.
Những tiêu chí khác đáng xem xét
Lịch sử phiên bản và thùng rác quan trọng không kém dung lượng. Chúng cho phép bạn quay lại bản tài liệu trước khi bị ghi đè nhầm và khôi phục tệp bị xóa bởi chính bạn, đồng nghiệp hay mã độc trên một máy tính đồng bộ. Thời gian lưu giữ phiên bản cũ và tệp đã xóa khác nhau giữa các dịch vụ và gói, nên hãy đọc thông tin hiện hành thay vì tự đoán.
Hãy xem công ty đặt trụ sở ở đâu và lưu dữ liệu ở đâu, chính sách quyền riêng tư nói gì về việc quét nội dung và chia sẻ thông tin, và họ có công bố báo cáo minh bạch không. Với mục đích kinh doanh, hãy thêm các tiêu chí như công cụ quản trị, nhật ký hoạt động và khả năng thu hồi quyền truy cập của một người ngay ngày họ nghỉ việc.
Cuối cùng, hãy nghĩ đến chuyện rời đi trước khi bắt đầu. Một dịch vụ tốt cho phép bạn tải xuống toàn bộ dữ liệu cùng lúc mà không gây khó dễ. Nếu việc xuất dữ liệu chậm chạp hay rắc rối, chuyển đi sau này sẽ rất vất vả, và bạn nên biết điều đó trước khi tải lên dữ liệu của nhiều năm.
Khóa chặt chính tài khoản
Mã hóa mạnh cũng chẳng giúp được bao nhiêu nếu người khác có thể đăng nhập dưới tên bạn. Hãy dùng mật khẩu dài, riêng biệt, lưu trong trình quản lý mật khẩu, và bật xác thực hai yếu tố, tốt nhất bằng ứng dụng xác thực hoặc khóa bảo mật phần cứng thay vì chỉ dùng SMS. Cất các mã dự phòng ở nơi không kết nối mạng.
Hãy giữ thông tin khôi phục luôn cập nhật, vì email và số điện thoại khôi phục còn dùng được là cách bạn vào lại tài khoản sau khi mất thiết bị. Với dịch vụ mã hóa đầu cuối, hãy lưu khóa khôi phục hoặc cụm từ khôi phục khi được nhắc và cất riêng khỏi mật khẩu, chẳng hạn in ra để ở nhà hoặc lưu trong trình quản lý mật khẩu.
Thỉnh thoảng hãy rà soát các thiết bị đang đăng nhập và ứng dụng đã kết nối. Gỡ điện thoại cũ, máy tính không còn dùng và ứng dụng bên thứ ba được cấp quyền truy cập tệp từ lâu. Hãy nghi ngờ những email báo rằng ai đó vừa chia sẻ tài liệu với bạn, và mở tệp được chia sẻ bằng cách đăng nhập qua ứng dụng hoặc địa chỉ bạn vẫn dùng, không qua liên kết trong một tin nhắn bất ngờ.
Thói quen tốt với liên kết chia sẻ và thư mục đồng bộ
Phần lớn các vụ rò rỉ từ lưu trữ đám mây không phải do hack tinh vi, mà do liên kết được chia sẻ quá rộng rồi không bao giờ tắt. Hãy chia sẻ với người cụ thể khi có thể, chọn quyền chỉ xem trừ khi thật sự cần chỉnh sửa, và đặt ngày hết hạn cho những gì tạm thời. Khi một dự án kết thúc, hãy dọn dẹp các liên kết của nó.
Hãy nhớ rằng đồng bộ không giống với sao lưu. Nếu một tệp bị xóa hoặc bị mã độc tống tiền làm hỏng trên một thiết bị đồng bộ, thay đổi đó có thể lan sang mọi thiết bị khác. Hãy giữ ít nhất một bản sao độc lập của những tệp không thể thay thế, như một ổ cứng gắn ngoài cất riêng không kết nối hoặc một dịch vụ thứ hai. Quy tắc kinh điển là ba bản sao, trên hai loại phương tiện lưu trữ khác nhau, với một bản cất ở nơi khác.
Trước khi tải tài liệu cực kỳ nhạy cảm lên một dịch vụ không có mã hóa đầu cuối, hãy cân nhắc tự mã hóa chúng trên máy bằng một công cụ mã hóa có uy tín. Khi đó, ngay cả khi tài khoản bị xâm nhập, kẻ gian cũng chỉ thấy những tệp không ai đọc được.
Nếu bạn nhận tài khoản lưu trữ từ một sàn giao dịch
Một số người có được tài khoản hoặc gói đăng ký lưu trữ đám mây qua một sàn giao dịch hàng hóa số như rStock, nơi các cửa hàng độc lập bán tài khoản và quyền truy cập, và mỗi tin đăng đều được xét duyệt trước khi hiển thị. rStock không liên kết với Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft hay bất kỳ thương hiệu nào khác, và bạn nên tuân thủ điều khoản sử dụng của nhà cung cấp lưu trữ đối với mọi tài khoản bạn có được và sử dụng.
Hãy coi mọi tài khoản không phải do chính bạn tạo là chưa đáng tin cho đến khi bạn bảo mật xong: đổi mật khẩu, đặt email và số điện thoại khôi phục của riêng bạn, bật xác thực hai yếu tố, đăng xuất mọi phiên khác và rà soát các ứng dụng đã kết nối. Trước khi làm xong những việc này, và tốt nhất là trong mọi trường hợp, hãy giữ những tài liệu nhạy cảm nhất trong tài khoản do chính bạn tạo và kiểm soát hoàn toàn.