Recursos do Microsoft 365 que você talvez ainda não use

Muita gente enxerga o Microsoft 365 como a assinatura que mantém Word, Excel e PowerPoint atualizados. Isso é parte da história, mas o pacote também inclui armazenamento em nuvem no OneDrive, os aplicativos de e-mail e calendário do Outlook, o OneNote, versões web e móveis dos principais aplicativos e um conjunto de recursos de colaboração que funcionam melhor quando os arquivos ficam na nuvem, e não em um único computador.

O que você recebe depende do plano. Os planos Personal e Family são voltados para pessoas e famílias, enquanto os planos empresariais e educacionais acrescentam e-mail gerenciado, o Teams corporativo, sites do SharePoint e controles administrativos. Os recursos abaixo estão disponíveis na maioria dos planos atuais, mas os menus mudam de lugar e os nomes mudam com o tempo, então, se algo parecer diferente na sua tela, confira a descrição do plano na sua conta Microsoft.

É fácil tratar o OneDrive como uma simples pasta sincronizada, mas ele tem várias redes de proteção. O histórico de versões guarda versões anteriores dos arquivos, para você voltar um documento depois de uma edição indesejada. Os itens excluídos vão primeiro para a lixeira do OneDrive, e os assinantes podem restaurar o OneDrive inteiro para um momento anterior, o que vale ouro depois de uma exclusão em massa, de um erro de sincronização ou de um ataque de ransomware.

O recurso Arquivos Sob Demanda permite ver todos os arquivos no Explorador de Arquivos sem mantê-los todos no disco. Os itens são baixados quando você os abre, e dá para marcar pastas importantes como sempre disponíveis offline. O backup de pastas pode proteger automaticamente as pastas Área de Trabalho, Documentos e Imagens, para que um notebook perdido ou quebrado não leve o seu trabalho junto.

Para compartilhar, crie links em vez de mandar anexos por e-mail e escolha entre acesso de visualização ou de edição. Assinantes podem acrescentar controles extras, como data de expiração ou senha no link. O Cofre Pessoal é uma área protegida dentro do OneDrive que pede uma verificação extra de identidade antes de abrir, um lugar sensato para digitalizações de documentos importantes, como RG, CNH ou passaporte.

Quando um documento está salvo no OneDrive ou no SharePoint, várias pessoas podem editá-lo ao mesmo tempo. Você vê quem mais está no arquivo, onde estão o cursor ou as células selecionadas de cada um, e as alterações aparecem em poucos segundos. O Salvamento Automático, a chave no topo dos aplicativos para computador, mantém todo mundo trabalhando na mesma cópia, em vez de criar versões conflitantes.

Os comentários são mais úteis do que muita gente imagina. Digitar o arroba seguido do nome de um colega em um comentário menciona essa pessoa e envia uma notificação com um link para o ponto exato. Em alguns planos, também é possível atribuir um comentário como tarefa, o que transforma as observações de revisão em uma pequena lista de pendências dentro do documento.

A coautoria funciona de forma confiável com formatos de arquivo modernos, como .docx, .xlsx e .pptx. Formatos antigos e arquivos com certos recursos legados podem bloquear a edição simultânea, então converta-os antes. Se você precisar ver o que mudou, o Controlar Alterações do Word, o Mostrar Alterações do Excel e o histórico de versões no menu Arquivo dão um registro claro.

A Caixa de Entrada Focada separa os e-mails importantes de newsletters e notificações e aprende conforme você move mensagens entre as duas guias. Regras e Etapas Rápidas podem arquivar, sinalizar ou encaminhar mensagens automaticamente. O envio agendado permite escrever um e-mail tarde da noite e entregá-lo no horário comercial, e nas versões mais novas do Outlook dá para adiar uma mensagem para que ela volte ao topo da caixa de entrada mais tarde.

Os modelos são um recurso pequeno com grande retorno: salve as respostas que você digita com frequência e insira-as com poucos cliques. No calendário, o Assistente de Agendamento mostra quando os colegas estão livres, e você pode compartilhar a sua agenda com a família ou com a equipe, com permissão de visualização ou de edição. Ignorar uma conversa manda as mensagens atuais e futuras de uma discussão barulhenta direto para os Itens Excluídos.

Os assinantes Personal e Family também têm o Outlook sem anúncios no e-mail pessoal, e as assinaturas já incluíram verificações extras de segurança nos e-mails; os benefícios exatos mudam, então confira a página do seu plano. Nenhum filtro substitui o bom senso: desconfie de qualquer mensagem que pressione você a clicar, pagar ou entrar na conta com urgência, como os falsos avisos de boleto vencido ou de encomenda retida.

Nos planos empresariais, o Teams é a central de chat, canais, reuniões e arquivos compartilhados. As reuniões podem ter legendas ao vivo, desfoque de fundo, gravações e transcrições, dependendo do que a sua organização permitir. Os arquivos compartilhados em um canal ficam armazenados no SharePoint, então contam com o mesmo histórico de versões e a mesma coautoria de qualquer outro documento.

O Teams também tem uma versão pessoal gratuita para conversas e chamadas com família e amigos, que funciona com uma conta Microsoft comum. Em muitos planos corporativos, os componentes do Loop levam a colaboração um passo adiante: uma tabela, uma lista de verificação ou um parágrafo compartilhado em um chat do Teams ou em um e-mail do Outlook continua vivo, então todas as cópias mostram as edições mais recentes, não importa onde as pessoas o abram.

Outras ferramentas úteis ficam escondidas no inicializador de aplicativos. O Microsoft Forms cria pesquisas e questionários rápidos, o To Do reúne tarefas e pode mostrar os e-mails que você sinalizou no Outlook, e o OneNote guarda anotações, recortes da web e esboços feitos à mão em um único caderno pesquisável.

O botão Ditar no Word, no Outlook e no PowerPoint transforma fala em texto e é surpreendentemente bom para primeiros rascunhos. As ferramentas de revisão integradas do Word verificam ortografia, gramática e clareza e podem sugerir frases mais concisas. No PowerPoint, o Designer oferece ideias de layout assim que você adiciona uma imagem, e o treinador de apresentação (Speaker Coach) permite ensaiar uma fala e receber feedback sobre ritmo e palavras de preenchimento.

O Ler em Voz Alta e a Leitura Avançada ajudam quem prefere ouvir ou precisa de uma visualização de leitura mais limpa. O Verificador de Acessibilidade aponta texto alternativo ausente, baixo contraste e estrutura de títulos confusa antes de você compartilhar um documento. A Microsoft também vem adicionando recursos de assistente com IA a vários planos; disponibilidade, limites de uso e configurações variam conforme o plano e a região, então confira o que a sua assinatura inclui hoje.

O Microsoft 365 Family permite que o titular da assinatura compartilhe os benefícios com um pequeno grupo de outras pessoas. Cada uma entra com a própria conta Microsoft e tem o próprio armazenamento, as próprias instalações dos aplicativos e a própria privacidade, então ninguém vê os arquivos ou os e-mails dos outros. O titular adiciona ou remove pessoas na página de compartilhamento do painel da conta Microsoft, e os convidados aceitam por um convite enviado por e-mail ou por um link.

Para famílias com crianças, as configurações de segurança familiar da Microsoft acrescentam controles como limites de tempo de tela e filtros de conteúdo para contas infantis; as ferramentas oferecidas mudaram com o tempo, então confira o que está disponível hoje. Lembre-se de que quem paga controla a assinatura: se essa pessoa cancelar ou remover você, os benefícios premium também acabam para você, e um OneDrive com mais conteúdo do que o espaço gratuito permite pode ficar somente leitura, então fique de olho no seu espaço.

Todos esses recursos dependem de uma única conta Microsoft, então proteja-a bem. Ative a verificação em duas etapas, adicione um e-mail e um telefone de recuperação que você controla e revise de vez em quando as páginas de dispositivos e de atividade recente de login. Sair de computadores que você não usa mais mantém a assinatura organizada e os seus arquivos privados.

Se você obtiver uma conta ou assinatura Microsoft de uma loja em um marketplace como o rStock, confira tudo assim que a entrega aparecer na página do pedido e, se tiver recebido uma conta, troque a senha e os dados de segurança pelos seus. O rStock mantém o pagamento do comprador retido em vez de liberá-lo para a loja imediatamente e, se a entrega não corresponder ao anúncio, você pode abrir uma disputa dentro do prazo limitado após a entrega. Seja qual for a origem, siga os termos de uso da Microsoft.