Funciones de Microsoft 365 que quizá todavía no usas

Mucha gente ve Microsoft 365 como la suscripción que mantiene al día Word, Excel y PowerPoint. Eso es parte de lo que ofrece, pero el paquete también incluye almacenamiento en la nube con OneDrive, las apps de correo y calendario de Outlook, OneNote, versiones web y móviles de las aplicaciones principales y un conjunto de funciones de colaboración que rinden mejor cuando tus archivos están en la nube y no en una sola computadora.

Lo que recibes depende del plan. Los planes Personal y Familia están pensados para particulares y hogares, mientras que los planes para empresas y educación añaden correo gestionado, Teams para el trabajo, sitios de SharePoint y controles de administración. Las funciones que verás a continuación están disponibles en la mayoría de los planes actuales, pero los menús se mueven y los nombres cambian con el tiempo, así que, si algo se ve distinto en tu pantalla, revisa la descripción de tu plan en tu cuenta Microsoft.

Es fácil ver OneDrive como una simple carpeta sincronizada, pero tiene varias redes de seguridad. El historial de versiones guarda versiones anteriores de tus archivos, así que puedes devolver un documento a un estado previo tras una edición no deseada. Los elementos eliminados van primero a la papelera de reciclaje de OneDrive, y los suscriptores pueden restaurar todo su OneDrive a un momento anterior, algo muy valioso después de un borrado masivo, un error de sincronización o una infección de ransomware.

Archivos a petición te permite ver todos tus archivos en el Explorador de archivos sin guardarlos todos en el disco. Los elementos se descargan cuando los abres, y puedes marcar las carpetas importantes para que estén siempre disponibles sin conexión. La copia de seguridad de carpetas puede proteger automáticamente el Escritorio, Documentos e Imágenes, para que una computadora portátil perdida o averiada no se lleve tu trabajo consigo.

Para compartir, crea enlaces en lugar de enviar adjuntos por correo y elige entre acceso de lectura o de edición. Los suscriptores pueden añadir controles extra, como una fecha de caducidad o una contraseña en el enlace. El Almacén personal es una zona protegida dentro de OneDrive que pide una comprobación de identidad adicional antes de abrirse, un lugar sensato para guardar escaneos de documentos importantes.

Cuando un documento está guardado en OneDrive o SharePoint, varias personas pueden editarlo a la vez. Ves quién más está en el archivo y dónde están su cursor o sus celdas seleccionadas, y sus cambios aparecen en cuestión de segundos. Autoguardado, el interruptor que aparece en la parte superior de las apps de escritorio, hace que todos trabajen sobre la misma copia en lugar de crear versiones en conflicto.

Los comentarios son más útiles de lo que mucha gente cree. Si escribes el símbolo arroba seguido del nombre de un compañero en un comentario, mencionas a esa persona y le llega una notificación con un enlace al punto exacto del documento. En algunos planes también puedes asignar un comentario como tarea, lo que convierte las notas de revisión en una pequeña lista de pendientes dentro del documento.

La coautoría funciona de forma fiable con formatos modernos como .docx, .xlsx y .pptx. Los formatos antiguos y los archivos con ciertas funciones heredadas pueden bloquear la edición simultánea, así que conviértelos primero. Si necesitas ver qué ha cambiado, Control de cambios en Word, Mostrar cambios en Excel y el historial de versiones del menú Archivo te dan un registro claro.

La Bandeja de entrada Prioritarios separa el correo importante de los boletines y las notificaciones, y aprende a medida que mueves mensajes entre sus dos pestañas. Las reglas y los Pasos rápidos pueden archivar, marcar o reenviar mensajes automáticamente. El envío programado te permite escribir un correo a última hora de la noche y que llegue en horario laboral, y en las versiones más recientes de Outlook puedes posponer un mensaje para que vuelva a aparecer más tarde en lo alto de la bandeja.

Las plantillas son una función pequeña con una gran recompensa: guarda las respuestas que escribes a menudo e insértalas en un par de clics. En el calendario, el Asistente para programación muestra cuándo están libres tus compañeros, y puedes compartir tu calendario con la familia o con tu equipo con permisos de lectura o de edición. La opción de omitir una conversación manda directamente a Elementos eliminados los mensajes actuales y futuros de un hilo que solo hace ruido.

Los suscriptores de los planes Personal y Familia también disfrutan de Outlook sin anuncios en su correo personal, y las suscripciones han incluido comprobaciones de seguridad adicionales en el correo; los beneficios exactos cambian, así que revisa la página de tu plan. Ningún filtro sustituye al sentido común: desconfía de cualquier mensaje que te presione para hacer clic, pagar o iniciar sesión con urgencia.

En los planes para empresas, Teams es el centro para chats, canales, reuniones y archivos compartidos. Las reuniones pueden incluir subtítulos en directo, desenfoque de fondo, grabaciones y transcripciones, según lo que permita tu organización. Los archivos compartidos en un canal se guardan en SharePoint, así que cuentan con el mismo historial de versiones y la misma coautoría que cualquier otro documento.

Teams también tiene una versión personal gratuita para chatear y llamar a familiares y amigos, y funciona con una cuenta Microsoft normal. En muchos planes de trabajo, los componentes de Loop llevan la colaboración un paso más allá: una tabla, una lista de comprobación o un párrafo compartidos en un chat de Teams o en un correo de Outlook siguen vivos, de modo que cada copia muestra las últimas ediciones, la abra quien la abra y donde la abra.

Otras herramientas útiles se esconden en el iniciador de aplicaciones. Microsoft Forms crea encuestas y cuestionarios rápidos, To Do reúne tus tareas y puede mostrar los correos que marcaste en Outlook, y OneNote guarda notas, recortes de páginas web y bocetos a mano en un solo bloc de notas en el que se puede buscar.

El botón Dictar de Word, Outlook y PowerPoint convierte la voz en texto y funciona sorprendentemente bien para los primeros borradores. Las herramientas de edición integradas en Word revisan la ortografía, la gramática y la claridad, y pueden sugerir formulaciones más concisas. En PowerPoint, Diseñador propone ideas de diseño en cuanto añades una imagen, y Speaker Coach, su función de ensayo, te permite practicar una presentación y recibir comentarios sobre el ritmo y las muletillas.

Leer en voz alta y el Lector inmersivo ayudan a quien prefiere escuchar o necesita una vista de lectura más limpia. El Comprobador de accesibilidad señala la falta de texto alternativo, el bajo contraste y las estructuras de encabezados confusas antes de que compartas un documento. Microsoft también ha ido añadiendo funciones de asistente con IA a varios planes; la disponibilidad, los límites de uso y la configuración varían según el plan y la región, así que comprueba qué incluye actualmente tu suscripción.

Microsoft 365 Familia permite al titular de la suscripción compartir sus ventajas con un pequeño grupo de personas. Cada una inicia sesión con su propia cuenta Microsoft y tiene su propio almacenamiento, sus propias instalaciones de las apps y su propia privacidad, así que nadie ve los archivos ni el correo de los demás. El titular añade o quita personas desde la página de uso compartido del panel de su cuenta Microsoft, y los invitados aceptan mediante una invitación por correo o un enlace.

En hogares con niños, la configuración de protección infantil de Microsoft añade controles como límites de tiempo de pantalla y filtros de contenido para las cuentas de menores; las herramientas disponibles han cambiado con el tiempo, así que comprueba qué se ofrece actualmente. Ten en cuenta que quien paga controla la suscripción: si la cancela o te quita del grupo, las ventajas premium también terminan para ti, y un OneDrive que ocupe más que el almacenamiento gratuito puede pasar a ser de solo lectura, así que vigila tu espacio.

Todas estas funciones dependen de una sola cuenta Microsoft, así que protégela bien. Activa la verificación en dos pasos, añade un correo y un número de teléfono de recuperación que controles y revisa de vez en cuando las páginas de dispositivos y de actividad reciente de inicio de sesión. Cerrar la sesión en las computadoras que ya no usas mantiene ordenada tu suscripción y privados tus archivos.

Si consigues una cuenta o una suscripción de Microsoft de una tienda en un marketplace como rStock, revísala en cuanto la entrega aparezca en la página de tu pedido y, si recibiste una cuenta, cambia la contraseña y los datos de seguridad por los tuyos. rStock retiene el pago del comprador en lugar de liberarlo de inmediato a la tienda, y si la entrega no coincide con el anuncio puedes abrir una disputa dentro del plazo permitido. Venga de donde venga, respeta las condiciones de uso de Microsoft.