Lên kế hoạch trước khi thêm tài khoản
Dùng nhiều tài khoản Telegram là chuyện bình thường: một hồ sơ cá nhân, một hồ sơ công việc và có thể thêm một tài khoản cho việc kinh doanh hay cộng đồng bạn quản lý. Rắc rối bắt đầu khi các tài khoản lẫn vào nhau, một tin nhắn được gửi từ nhầm tài khoản, hoặc một cài đặt bảo mật bị bỏ quên ở tài khoản ít khi mở. Chỉ cần lên kế hoạch một chút là tránh được phần lớn những chuyện đó.
Giao cho mỗi tài khoản một nhiệm vụ rõ ràng và ghi lại nếu bạn quản lý từ ba tài khoản trở lên: dùng số nào, để làm gì, còn ai phụ thuộc vào nó, email khôi phục và mật khẩu xác minh hai bước được lưu ở đâu. Dùng tên và ảnh đại diện khác biệt cho mỗi tài khoản để nhìn qua là phân biệt được.
Chỉ giữ số tài khoản bạn thực sự cần. Mỗi tài khoản thêm vào là thêm một bộ phiên đăng nhập, mật khẩu và thông báo phải trông coi, và những tài khoản lập ra chỉ để nhân bản sự hiện diện trong các nhóm hoặc gửi tin nhắn hàng loạt đều đi ngược điều khoản sử dụng của Telegram.
Chuyển tài khoản trên điện thoại
Các ứng dụng Telegram chính thức cho phép bạn đăng nhập nhiều tài khoản cùng lúc. Trên Android, các tài khoản hiện trong menu bên, ngay dưới tên bạn, chạm một lần là chuyển. Trên iPhone, nhấn giữ thẻ Cài đặt để xem danh sách, hoặc mở Cài đặt và chọn tài khoản ở đó. Ứng dụng giữ riêng cuộc trò chuyện, bản nháp và cài đặt của từng tài khoản.
Thông báo từ mọi tài khoản đang đăng nhập có thể đến cùng lúc, và chạm vào một thông báo sẽ mở cuộc trò chuyện ở đúng tài khoản. Nếu thấy rối, cài đặt thông báo có tùy chọn chỉ hiện cảnh báo cho tài khoản bạn đang dùng. Nhóm và kênh có thể tắt tiếng riêng ở từng tài khoản.
Trước khi gửi điều gì nhạy cảm, hãy liếc nhìn tên hoặc ảnh đại diện ở đầu màn hình. Đó là một thói quen nhỏ nhưng ngăn được phần lớn lỗi gửi nhầm tài khoản.
Dùng trên máy tính và trình duyệt
Telegram Desktop xử lý nhiều tài khoản theo cách gần như tương tự: thêm tài khoản từ menu bên hoặc cài đặt và chuyển đổi bằng một cú nhấp. Nếu bạn ngồi máy tính cả ngày làm việc, giữ tài khoản công việc chủ yếu trên máy tính và tài khoản cá nhân chủ yếu trên điện thoại là cách dễ dàng để tạo khoảng cách giữa hai bên.
Trên trình duyệt web, cách gọn gàng nhất là dùng một hồ sơ trình duyệt riêng cho mỗi tài khoản, để phiên đăng nhập, thông tin đăng nhập đã lưu và tệp tải xuống không lẫn vào nhau. Mỗi lần đăng nhập trên máy tính hoặc web đều tạo ra một phiên mới, bạn có thể xem trong mục Thiết bị của tài khoản đó.
Các cuộc trò chuyện thường và tệp phương tiện nằm trên đám mây của Telegram, nên những gì bạn thấy trên điện thoại cũng có trên máy tính. Chat bí mật là ngoại lệ: chúng chỉ tồn tại trên thiết bị nơi bắt đầu, nên đừng mong chúng theo bạn sang ứng dụng khác.
Dùng thư mục để luôn ngăn nắp
Thư mục chat là công cụ hữu ích nhất với những ai có tài khoản bận rộn. Mỗi tài khoản có bộ thư mục riêng, nên bạn có thể tạo Khách hàng, Nhóm làm việc, Kênh và Cá nhân trong một tài khoản và một bộ đơn giản hơn ở tài khoản khác. Thư mục có thể gồm cả một loại chat, như tất cả nhóm hoặc tất cả kênh, và loại trừ những chat đã tắt tiếng, đã đọc hoặc đã lưu trữ.
Thư mục có thể chia sẻ còn tiến xa hơn. Bạn có thể tạo liên kết mời cho một thư mục, và ai mở liên kết đó có thể tham gia tất cả nhóm và kênh bên trong cùng lúc, rất tiện khi một thành viên mới cần truy cập loạt chat của dự án. Chỉ nhóm và kênh mới chia sẻ được theo cách này, không bao giờ là cuộc trò chuyện riêng của bạn.
Dùng mục lưu trữ cho những chat bạn muốn khuất mắt mà không xóa, và ghim vài cuộc trò chuyện quan trọng nhất lên đầu mỗi thư mục.
Bảo mật cho từng tài khoản
Cài đặt bảo mật thuộc về từng tài khoản riêng, nên thiết lập chặt chẽ ở hồ sơ chính chẳng giúp gì cho các tài khoản khác. Với mỗi tài khoản, hãy bật xác minh hai bước với mật khẩu không trùng lặp, thêm email khôi phục và thường xuyên xem lại các phiên đang hoạt động. Telegram cũng có thể tự động kết thúc các phiên không hoạt động sau một khoảng thời gian do bạn chọn.
Mã khóa cục bộ bảo vệ ứng dụng trên một thiết bị cụ thể. Nó quan trọng nhất trên laptop hoặc điện thoại thỉnh thoảng có người khác dùng, vì một khi ứng dụng đã mở, mọi tài khoản bên trong chỉ cách một lần chạm.
Hãy kiểm tra cả cài đặt tự hủy tài khoản. Tài khoản không được mở trong khoảng thời gian đã chọn có thể bị xóa cùng các cuộc trò chuyện và danh bạ, nên với tài khoản ít dùng, hãy chọn khoảng dài hơn và thỉnh thoảng đăng nhập.
Nếu một trong các tài khoản được mua từ sàn giao dịch, hãy bảo mật nó trước khi làm bất cứ điều gì khác: đổi mật khẩu xác minh hai bước, cập nhật email khôi phục và kết thúc mọi phiên bạn không nhận ra. Tuân thủ điều khoản sử dụng của Telegram với mọi tài khoản bạn vận hành, kể cả tài khoản đã mua.
Làm việc nhóm mà không dùng chung đăng nhập
Khi nhiều người cùng chăm sóc một cộng đồng, đừng chuyền tay thông tin đăng nhập của một tài khoản. Chia sẻ mã đăng nhập là con đường phổ biến dẫn đến mất tài khoản, và sẽ không thể biết ai đã viết gì. Telegram vốn đã có công cụ để mỗi người làm việc từ tài khoản của chính mình.
Với kênh và nhóm, hãy thêm thành viên trong đội làm quản trị viên và chỉ cấp cho mỗi người những quyền họ cần, như đăng bài, chỉnh sửa hay quản lý thành viên. Trong kênh, tính năng ký tên bài đăng cho biết quản trị viên nào đã viết bài. Với các cuộc trò chuyện với khách hàng, một nhóm hoặc bot có thể chuyển yêu cầu cho nhiều người, và tài khoản doanh nghiệp có thể kết nối chatbot cho những câu hỏi thường lệ.
Khi có người rời nhóm, hãy gỡ quyền quản trị của họ và kết thúc mọi phiên họ từng có trên thiết bị dùng chung ngay trong ngày. Một danh sách ngắn ghi ai có quyền truy cập vào đâu giúp việc này diễn ra nhanh gọn.
Những công cụ nên tránh
Rất nhiều phần mềm bên thứ ba hứa hẹn chạy hàng chục, hàng trăm tài khoản Telegram cùng lúc, thường kèm nhắn tin tự động, mời hàng loạt hoặc tự động tham gia nhóm. Những công cụ này được tạo ra để spam, đi ngược điều khoản sử dụng của Telegram và thường kết thúc bằng việc tài khoản bị hạn chế hoặc bị xóa. Một số còn yêu cầu bạn tải lên tệp phiên đăng nhập, đồng nghĩa với việc trao toàn quyền kiểm soát tài khoản cho người vận hành công cụ.
Hãy gắn bó với các ứng dụng chính thức, vốn đã xử lý tốt nhiều tài khoản, và luôn cập nhật chúng. Nếu một việc có vẻ cần tự động hóa, một bot do bạn kiểm soát và hoạt động trong khuôn khổ quy định của Telegram gần như luôn là lựa chọn tốt hơn.