Como escolher um armazenamento em nuvem e proteger seus arquivos

Antes de comparar marcas, anote para que serve o armazenamento. Fazer backup das fotos do celular, enviar arquivos grandes de projetos para clientes, guardar documentos digitalizados e sincronizar uma pasta de trabalho entre o notebook e o computador de mesa são tarefas diferentes, e um serviço excelente em uma delas pode ser desajeitado em outra.

Algumas perguntas práticas estreitam as opções rapidamente. Quais dispositivos e sistemas operacionais você usa? Você guarda arquivos principalmente para si mesmo ou compartilha com outras pessoas? Algum deles é sensível, como documentos de identidade, contratos ou exames médicos? Você precisa editar documentos no navegador junto com colegas? Respostas sinceras evitam que você escolha um serviço por recursos que nunca vai usar.

Também ajuda separar o armazenamento do dia a dia do arquivo de longo prazo. Muita gente mantém o trabalho em andamento em um serviço e uma segunda cópia, independente, dos arquivos importantes em outro lugar, o que protege caso uma das contas seja perdida, bloqueada ou invadida.

Quase todo provedor confiável criptografa os dados enquanto eles trafegam entre o seu dispositivo e os servidores e, de novo, enquanto ficam armazenados. A diferença real é quem guarda as chaves. No modelo mais comum, com criptografia no servidor, usado por padrão em serviços como Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox, é o provedor que gerencia as chaves. Isso torna possíveis a busca dentro dos documentos, as prévias, a edição na web e uma recuperação de senha simples, mas também significa que o provedor tecnicamente consegue acessar os seus dados, por exemplo quando a lei exige.

Com a criptografia de ponta a ponta, ou de conhecimento zero, os arquivos são criptografados no seu dispositivo antes do envio e só você tem a chave. O Proton Drive e o MEGA são serviços conhecidos construídos em torno desse modelo. A vantagem é uma privacidade forte mesmo que os servidores do provedor sejam invadidos. A contrapartida é a responsabilidade: se você perder a senha e a chave de recuperação, o provedor não consegue descriptografar os seus arquivos por você, e alguns recursos de conveniência funcionam de outro jeito ou nem existem.

Uma abordagem sensata para muita gente é manter os arquivos do dia a dia, de baixo risco, em um serviço convencional e colocar os documentos sensíveis em um serviço com criptografia de ponta a ponta, ou criptografá-los localmente antes do envio. Alguns provedores convencionais também oferecem pastas com proteção extra ou criptografia opcional em certos planos, então leia a página de segurança atual de qualquer serviço que você estiver considerando.

A qualidade da sincronização é o que você percebe todos os dias. Veja se o app para computador consegue manter os arquivos só na nuvem até você abri-los, o que economiza espaço em disco, e se ele lida com pastas grandes e milhares de arquivos pequenos sem travar. Se o backup de fotos for prioridade, confira as opções de envio automático do app para celular, incluindo enviar apenas pelo Wi-Fi.

A compatibilidade com plataformas varia mais do que as pessoas imaginam. A maioria dos grandes serviços oferece apps para Windows, macOS, Android e iOS, além de uma interface web, mas o suporte ao Linux é irregular e alguns recursos chegam a uma plataforma muito antes de chegar a outra. Se você trabalha com vários sistemas, teste o serviço em cada um deles, usando um plano gratuito ou um período de teste quando houver, antes de mudar tudo para lá.

No compartilhamento, compare quanto controle você tem. Opções úteis incluem compartilhar com pessoas específicas em vez de com qualquer um que tenha o link, acesso só para visualização, bloqueio de downloads e links que expiram ou exigem senha. Também vale conferir se dá para ver em um só lugar tudo o que você compartilhou e desativar tudo rapidamente.

O histórico de versões e a lixeira importam tanto quanto a capacidade bruta. Eles permitem voltar atrás em um documento sobrescrito por engano e recuperar arquivos apagados por você, por um colega ou por um malware em um computador sincronizado. O tempo que versões antigas e arquivos excluídos ficam guardados varia entre serviços e planos, então leia os detalhes atuais em vez de supor.

Veja onde a empresa tem sede e onde armazena os dados, o que a política de privacidade diz sobre a análise do conteúdo e o compartilhamento de informações, como ela trata leis de proteção de dados como a LGPD e se publica relatórios de transparência. Para uso empresarial, acrescente controles de administração, registros de atividade e a possibilidade de remover o acesso de uma pessoa no mesmo dia em que ela sai da empresa.

Por fim, pense na saída antes de entrar. Um bom serviço permite baixar todos os seus dados de uma vez, sem complicação. Se exportar é lento ou trabalhoso, mudar de serviço depois vai ser doloroso, e é bom saber disso antes de enviar anos de arquivos.

Uma criptografia forte adianta pouco se alguém consegue simplesmente entrar como se fosse você. Use uma senha longa e exclusiva, guardada em um gerenciador de senhas, e ative a autenticação em dois fatores, de preferência com um app autenticador ou uma chave de segurança física, e não apenas por SMS. Guarde os códigos de backup em algum lugar offline.

Mantenha os seus dados de recuperação atualizados, porque um e-mail e um telefone de recuperação em dia são o que permite voltar à conta depois de perder um dispositivo. Nos serviços com criptografia de ponta a ponta, salve a chave ou a frase de recuperação quando o serviço pedir e guarde-a separada da senha, por exemplo impressa e guardada em casa ou salva no seu gerenciador de senhas.

Revise de tempos em tempos os dispositivos conectados e os apps vinculados. Remova celulares antigos, computadores que você não usa mais e apps de terceiros que receberam acesso aos seus arquivos há muito tempo. Desconfie de e-mails avisando que alguém compartilhou um documento com você e abra arquivos compartilhados entrando pelo app ou pelo endereço que você normalmente usa, e não por um link em uma mensagem inesperada.

A maioria dos vazamentos em armazenamento na nuvem não vem de ataques sofisticados, e sim de links compartilhados de forma ampla demais e nunca desativados. Compartilhe com pessoas específicas sempre que puder, escolha somente visualização a menos que a edição seja realmente necessária e defina uma data de expiração para tudo o que for temporário. Quando um projeto terminar, faça uma limpeza nos links dele.

Lembre-se de que sincronizar não é o mesmo que fazer backup. Se um arquivo for apagado ou embaralhado por um ransomware em um dispositivo sincronizado, a mudança pode se espalhar para todos os outros. Mantenha pelo menos uma cópia independente dos arquivos insubstituíveis, como um HD externo guardado offline ou um segundo serviço. Uma regra clássica é ter três cópias, em dois tipos diferentes de armazenamento, com uma delas guardada fora de casa ou do escritório.

Antes de enviar documentos muito sensíveis para um serviço sem criptografia de ponta a ponta, pense em criptografá-los localmente com uma ferramenta de criptografia confiável. Assim, mesmo uma conta invadida só expõe arquivos que ninguém consegue ler.

Algumas pessoas obtêm uma conta ou assinatura de armazenamento em nuvem por meio de um marketplace de produtos digitais como o rStock, onde lojas independentes vendem contas e acessos e cada anúncio é revisado antes de entrar no ar. O rStock não tem vínculo com Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft nem com qualquer outra marca, e você deve seguir os termos de uso do provedor de armazenamento em qualquer conta que adquirir e usar.

Trate qualquer conta que não foi criada por você como não confiável até protegê-la: troque a senha, defina o seu próprio e-mail e telefone de recuperação, ative a autenticação em dois fatores, encerre todas as outras sessões e revise os apps conectados. Até que isso esteja feito, e de preferência em qualquer caso, mantenha os seus documentos mais sensíveis em uma conta que você criou e controla por completo.