Fitur Microsoft 365 yang Mungkin Belum Anda Manfaatkan

Banyak orang menganggap Microsoft 365 hanya sebagai langganan agar Word, Excel, dan PowerPoint selalu terbaru. Itu memang bagian darinya, tetapi paket ini juga mencakup penyimpanan cloud di OneDrive, aplikasi email dan kalender Outlook, OneNote, versi web dan seluler dari aplikasi utama, serta serangkaian fitur kolaborasi yang bekerja paling baik ketika file Anda disimpan di cloud, bukan di satu komputer saja.

Apa yang Anda dapatkan bergantung pada paketnya. Paket Personal dan Family ditujukan untuk perorangan dan rumah tangga, sedangkan paket bisnis dan pendidikan menambahkan email terkelola, Teams untuk kerja, situs SharePoint, dan kontrol admin. Fitur-fitur di bawah ini tersedia di sebagian besar paket saat ini, tetapi letak menu dan nama fitur bisa berubah seiring waktu, jadi jika tampilan di layar Anda berbeda, periksa deskripsi paket di akun Microsoft Anda.

OneDrive mudah dianggap sekadar folder sinkronisasi, padahal layanan ini punya beberapa jaring pengaman. Riwayat versi menyimpan versi lama file Anda, sehingga Anda bisa mengembalikan dokumen setelah ada suntingan yang tidak diinginkan. Item yang dihapus masuk dulu ke tempat sampah OneDrive, dan pelanggan bisa memulihkan seluruh OneDrive ke titik waktu sebelumnya, fitur yang sangat berharga setelah penghapusan massal, kesalahan sinkronisasi, atau serangan ransomware.

Fitur File Sesuai Permintaan (Files On-Demand) memungkinkan Anda melihat semua file di File Explorer tanpa harus menyimpan semuanya di disk. File baru diunduh saat dibuka, dan Anda bisa menandai folder penting agar selalu tersedia offline. Pencadangan folder dapat melindungi folder Desktop, Dokumen, dan Gambar secara otomatis, sehingga laptop yang hilang atau rusak tidak ikut membawa pergi pekerjaan Anda.

Untuk berbagi, buat tautan alih-alih mengirim lampiran lewat email, lalu pilih akses lihat atau edit. Pelanggan bisa menambahkan kontrol ekstra seperti tanggal kedaluwarsa atau kata sandi pada tautan. Personal Vault atau Brankas Pribadi adalah area terlindungi di dalam OneDrive yang meminta pemeriksaan identitas tambahan sebelum dibuka, tempat yang masuk akal untuk menyimpan hasil pindaian dokumen penting seperti KTP, KK, atau ijazah.

Ketika sebuah dokumen disimpan di OneDrive atau SharePoint, beberapa orang bisa mengeditnya secara bersamaan. Anda bisa melihat siapa saja yang sedang membuka file, di mana posisi kursor atau sel yang mereka pilih, dan perubahan mereka muncul dalam hitungan detik. Simpan Otomatis (AutoSave), sakelar di bagian atas aplikasi desktop, membuat semua orang bekerja pada salinan yang sama alih-alih menghasilkan versi-versi yang saling bertabrakan.

Komentar lebih berguna daripada yang disadari banyak orang. Mengetik tanda @ diikuti nama rekan kerja di dalam komentar akan menandai orang itu dan mengirimkan notifikasi berisi tautan ke bagian yang tepat. Di sebagian paket, Anda juga bisa menjadikan komentar sebagai tugas untuk orang tertentu, sehingga catatan revisi berubah menjadi daftar tugas kecil di dalam dokumen.

Edit bersama berjalan andal dengan format file modern seperti .docx, .xlsx, dan .pptx. Format lama dan file yang memakai fitur lawas tertentu bisa menghalangi pengeditan bersamaan, jadi konversikan dulu. Jika Anda perlu melihat apa saja yang berubah, Lacak Perubahan di Word, Tampilkan Perubahan di Excel, dan riwayat versi di menu File memberi Anda catatan yang jelas.

Kotak Masuk Prioritas (Focused Inbox) memisahkan email penting dari newsletter dan notifikasi, dan fitur ini belajar setiap kali Anda memindahkan pesan di antara kedua tab. Aturan dan Langkah Cepat bisa mengarsipkan, menandai, atau meneruskan pesan secara otomatis. Penjadwalan pengiriman memungkinkan Anda menulis email larut malam lalu mengirimkannya pada jam kerja, dan di versi Outlook yang lebih baru Anda bisa menunda sebuah pesan agar muncul lagi di bagian atas kotak masuk nanti.

Templat adalah fitur kecil dengan manfaat besar: simpan balasan yang sering Anda ketik dan sisipkan hanya dengan beberapa klik. Di sisi kalender, Asisten Penjadwalan menunjukkan kapan rekan kerja sedang luang, dan Anda bisa membagikan kalender kepada keluarga atau rekan tim dengan hak lihat atau edit. Fitur Abaikan Percakapan memindahkan pesan saat ini dan pesan berikutnya dari utas yang ramai, misalnya balasan berantai semua orang di kantor, langsung ke Item Terhapus.

Pelanggan Personal dan Family juga mendapatkan Outlook tanpa iklan untuk email pribadi mereka, dan langganan ini pernah menyertakan pemeriksaan keamanan tambahan pada email; manfaat persisnya berubah-ubah, jadi cek halaman paket Anda. Tidak ada filter yang bisa menggantikan akal sehat: waspadai setiap pesan yang mendesak Anda untuk segera mengeklik, membayar, atau login.

Di paket bisnis, Teams adalah pusat untuk obrolan, kanal, rapat, dan file bersama. Rapat bisa dilengkapi keterangan (caption) langsung, latar belakang buram, rekaman, dan transkrip, tergantung apa yang diizinkan organisasi Anda. File yang dibagikan di sebuah kanal disimpan di SharePoint, sehingga ikut mendapat riwayat versi dan fitur edit bersama seperti dokumen lainnya.

Teams juga punya versi pribadi gratis untuk mengobrol dan menelepon keluarga serta teman, dan versi ini bisa dipakai dengan akun Microsoft biasa. Di banyak paket kerja, komponen Loop membawa kolaborasi selangkah lebih jauh: tabel, daftar periksa, atau paragraf yang dibagikan di obrolan Teams atau email Outlook tetap hidup, sehingga setiap salinan menampilkan suntingan terbaru di mana pun orang membukanya.

Alat berguna lainnya tersembunyi di peluncur aplikasi. Microsoft Forms bisa membuat survei dan kuis dengan cepat, To Do mengumpulkan tugas dan bisa menampilkan email yang Anda tandai di Outlook, dan OneNote menyimpan catatan, potongan halaman web, dan sketsa tulisan tangan dalam satu buku catatan yang bisa dicari.

Tombol Dikte di Word, Outlook, dan PowerPoint mengubah ucapan menjadi teks dan ternyata cukup bagus untuk membuat draf pertama. Alat penyuntingan bawaan di Word memeriksa ejaan, tata bahasa, dan kejelasan, serta bisa menyarankan kalimat yang lebih ringkas. Di PowerPoint, Designer menawarkan ide tata letak begitu Anda menambahkan gambar, dan Speaker Coach memungkinkan Anda berlatih presentasi lalu mendapat masukan soal tempo bicara dan kata pengisi seperti “eh” atau “jadi”.

Baca Nyaring dan Pembaca Imersif membantu siapa saja yang lebih suka mendengarkan atau membutuhkan tampilan baca yang lebih bersih. Pemeriksa Aksesibilitas menunjukkan teks alternatif yang belum diisi, kontras yang terlalu rendah, dan struktur judul yang membingungkan sebelum Anda membagikan dokumen. Microsoft juga terus menambahkan fitur asisten AI ke sejumlah paket; ketersediaan, batas pemakaian, dan pengaturannya berbeda menurut paket dan wilayah, jadi periksa apa saja yang saat ini termasuk dalam langganan Anda.

Microsoft 365 Family memungkinkan pemilik langganan membagikan manfaatnya kepada sekelompok kecil orang lain. Setiap orang masuk dengan akun Microsoft masing-masing dan mendapat penyimpanan, instalasi aplikasi, dan privasi sendiri, sehingga tidak ada yang bisa melihat file atau email anggota lain. Pemilik menambahkan atau mengeluarkan anggota dari halaman berbagi di dasbor akun Microsoft, dan anggota yang diundang menerima lewat undangan email atau tautan.

Untuk rumah tangga dengan anak, pengaturan keamanan keluarga dari Microsoft menambahkan kontrol seperti batas waktu layar dan filter konten untuk akun anak; alat yang ditawarkan sudah berubah dari waktu ke waktu, jadi periksa apa yang tersedia sekarang. Ingat bahwa orang yang membayar memegang kendali atas langganan: jika ia membatalkan atau mengeluarkan Anda, manfaat premium Anda juga berakhir, dan OneDrive yang berisi data melebihi jatah penyimpanan gratis bisa berubah menjadi hanya-baca, jadi pantau terus ruang penyimpanan Anda.

Semua fitur ini bergantung pada satu akun Microsoft, jadi lindungi akun itu dengan baik. Aktifkan verifikasi dua langkah, tambahkan email dan nomor telepon pemulihan yang Anda kuasai, dan sesekali tinjau halaman perangkat serta aktivitas login terbaru. Keluar dari akun di komputer yang sudah tidak Anda pakai membuat langganan tetap rapi dan file Anda tetap pribadi.

Jika Anda memperoleh akun atau langganan Microsoft dari sebuah toko di marketplace seperti rStock, periksa segera setelah pengiriman muncul di halaman pesanan Anda, dan jika yang Anda terima berupa akun, ganti kata sandi serta detail keamanannya dengan milik Anda sendiri. rStock menahan pembayaran pembeli dan tidak langsung meneruskannya ke toko, dan jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan listing, Anda bisa membuka sengketa dalam jangka waktu terbatas setelah pengiriman. Apa pun sumbernya, patuhi ketentuan penggunaan Microsoft.