حساب Google برای کسب‌وکار: Workspace، Maps، Ads و بیشتر

شگفت‌آور است که یک کسب‌وکار امروزی چقدر به ورود با Google وابسته است. ایمیل، اسناد مشترک، ثبت فروشگاه شما در Maps، حساب تبلیغاتی، آمار وب‌سایت و حتی کانال YouTube ممکن است هر کدام به یک حساب Google وصل باشند. وقتی این ساختار خودبه‌خود رشد می‌کند، معمولاً معلوم می‌شود همه‌چیز به Gmail شخصی مؤسس یا کارمندی تعلق دارد که مدت‌هاست رفته است.

برنامه‌ریزی یک‌باره جلوی دردسر جدی بعدی را می‌گیرد. هدف ساده است: کسب‌وکار، نه یک فرد، باید حساب‌های مهمش را کنترل کند، چند نفر قابل اعتماد باید بتوانند آن‌ها را مدیریت کنند و هیچ‌کس نباید برای انجام کارش مجبور باشد رمز عبوری را با دیگران به اشتراک بگذارد. بقیه این راهنما سرویس‌های اصلی Google را که کسب‌وکارها به کار می‌برند مرور می‌کند و می‌گوید مالکیت و دسترسی هر کدام را چگونه مدیریت کنید.

حساب شخصی Google رایگان است و هر کسی که به حداقل سن مقرر Google برسد می‌تواند آن را بسازد، چه با نشانی Gmail تازه و چه با ایمیلی که از قبل دارد. Gmail، Drive، Calendar و Docs را در اختیارتان می‌گذارد و می‌تواند وارد ابزارهای کسب‌وکاری مثل Business Profile، Ads و Analytics شود. برای صاحب کسب‌وکاری تک‌نفره که تازه شروع می‌کند، حسابی اختصاصی که فقط برای کسب‌وکار استفاده شود قدم اول معقولی است، به شرطی که از حساب خصوصی‌اش جدا بماند.

Google Workspace نسخه پولی و مدیریت‌شده ویژه سازمان‌هاست. به هر عضو تیم یک نشانی روی دامنه خودتان می‌دهد و حساب‌ها به سازمان تعلق دارند، نه به افراد. از کنسول مدیریت (admin console) می‌توانید کاربران را بسازید و حذف کنید، رمز عبور را بازنشانی کنید، سیاست‌های امنیتی را اعمال کنید، دستگاه‌ها را مدیریت کنید و کنترل کنید فایل‌ها چگونه بیرون از شرکت به اشتراک گذاشته شوند. درایوهای مشترک فایل‌ها را در مالکیت تیم نگه می‌دارند، پس وقتی کسی می‌رود اسناد ناپدید نمی‌شوند.

نسخه‌های Workspace در فضای ذخیره‌سازی، امکانات جلسه، کنترل‌های امنیتی و گزینه‌های آرشیو فرق دارند و Google هر از گاهی مجموعه نسخه‌ها را تغییر می‌دهد. نسخه‌های فعلی را با نیاز واقعی‌تان مقایسه کنید، نه اینکه به‌طور پیش‌فرض بزرگ‌ترین طرح را انتخاب کنید.

ایمیل روی دامنه خودتان برای مشتری‌ها قابل‌اعتمادتر از یک نشانی عمومی به نظر می‌رسد و چون دامنه مال شماست، حتی اگر بعداً ارائه‌دهنده را عوض کنید نشانی به کار خود ادامه می‌دهد. نشانی‌های مشترک مثل صندوق پشتیبانی یا فروش را می‌شود با گروه‌ها یا نام‌های مستعار اداره کرد تا پیام‌ها به دست افراد درست برسد، بی‌آنکه کسی وارد یک حساب مشترک شود.

در Drive اشتراک‌گذاری برای هر فایل یا پوشه با دسترسی‌های بیننده، نظردهنده و ویرایشگر کنترل می‌شود. عادت کنید به‌جای «هر کس که پیوند را دارد» با افراد مشخص به اشتراک بگذارید و هر از گاهی اشتراک با بیرون را مرور کنید. فایل‌هایی که در My Drive شخصی یک نفر قرار دارند مال همان شخص‌اند، در حالی که فایل‌های درایو مشترک مال تیم‌اند، که برای هر چیزی که کسب‌وکار به آن وابسته است انتخاب امن‌تری است.

Calendar، Meet، Docs، Sheets و Slides جعبه‌ابزار روزمره را کامل می‌کنند. قدرت واقعی‌شان در این است که همه از یک حساب و یک مدل اشتراک استفاده می‌کنند؛ پس یک ساختار حساب مرتب، یک‌جا برای همه ابزارها نتیجه می‌دهد.

Business Profile فهرست رایگانی است که وقتی مردم در Google Search و Maps دنبال کسب‌وکار شما یا کسب‌وکارهای مشابه در نزدیکی خودشان می‌گردند نمایش داده می‌شود. نشانی یا محدوده خدمات، ساعت کاری، شماره تلفن، عکس‌ها، نظرها و به‌روزرسانی‌ها را نشان می‌دهد. برای فروشگاه‌ها، رستوران‌ها، کلینیک‌ها و اصناف، اغلب اولین برداشتی است که مشتری به دست می‌آورد.

Google از شما می‌خواهد پیش از اینکه بتوانید پروفایل را کامل مدیریت کنید، تأیید کنید واقعاً کسب‌وکار را اداره می‌کنید و روش تأیید به نوع کسب‌وکار و مکانش بستگی دارد. پس از تأیید، به‌جای به اشتراک گذاشتن اطلاعات ورود، همکاران یا آژانس خود را به‌عنوان مالک یا مدیر اضافه کنید و مطمئن شوید مالک اصلی حسابی است که کسب‌وکار کنترلش می‌کند. ساعت‌ها و دسته‌بندی‌ها را به‌روز نگه دارید، عکس‌های واقعی اضافه کنید و مؤدبانه به نظرها پاسخ دهید. هرگز نظر نخرید و نظر جعلی نسازید؛ این کار سیاست‌های Google را نقض می‌کند و می‌تواند به تعلیق پروفایل بینجامد.

حساب Google Ads کمپین‌ها، داده‌های تبدیل و اطلاعات صورت‌حساب شما را نگه می‌دارد، پس باید کسب‌وکار آن را بسازد و مالکش باشد. آژانس‌ها معمولاً از راه یک حساب مدیر (manager account) متصل به حساب شما کار می‌کنند که به آن‌ها اجازه می‌دهد کمپین‌ها را اجرا کنند و مالکیت نزد شما بماند. سطح دسترسی از حقوق کامل مدیریتی تا فقط‌خواندنی یا فقط دریافت ایمیل متغیر است؛ پس به هر نفر کمترین سطحی را بدهید که لازم دارد.

Google Analytics ترافیک و تبدیل‌ها را در وب‌سایت یا برنامه شما می‌سنجد. حساب و ویژگی (property) را با حسابی که کسب‌وکار کنترل می‌کند بسازید و نقش‌هایی مثل مدیر، ویرایشگر یا بیننده را به افراد و آژانس‌هایی بدهید که نیاز دارند. Search Console نشان می‌دهد وب‌سایت شما در جست‌وجوی Google چگونه عمل می‌کند و مشکلات ایندکس‌شدن را گزارش می‌کند. مالکیت کل دامنه را تأیید کنید، ترجیحاً با یک رکورد DNS، و همکاران را به‌عنوان کاربر اضافه کنید، نه اینکه اطلاعات ورودتان را بدهید.

پیوند دادن این سرویس‌ها، مثلاً وصل کردن Analytics به Ads، داده‌های بهتری درباره اینکه کدام کمپین‌ها مشتری واقعی می‌آورند به شما می‌دهد. اما یعنی یک حساب نفوذشده می‌تواند به بخش بزرگی دسترسی پیدا کند، که دلیل دیگری برای مرتب نگه داشتن دسترسی‌هاست.

تقریباً هر ابزار کسب‌وکاری Google اجازه می‌دهد دیگران را از راه حساب Google خودشان دعوت کنید و نقشی تعیین کنید. به‌جای به اشتراک گذاشتن اطلاعات ورود از همین استفاده کنید. وقتی کسی می‌رود، دسترسی‌اش را از یک جا حذف می‌کنید و چیز دیگری خراب نمی‌شود و سرویس ثبت می‌کند چه کسی چه کرده است. کانال YouTube هم می‌تواند از راه حساب برند یا مجوزهای کانال به همین شکل کار کند تا مدیران هرگز به رمز عبور مالک نیاز نداشته باشند.

برای هر سرویس مهم دست‌کم دو مدیر داشته باشید، هر دو روی حساب‌هایی که کسب‌وکار کنترل می‌کند، تا از دست رفتن یک نفر یا یک گوشی دسترسی شما را به‌کل قطع نکند. تأیید دومرحله‌ای (2-Step Verification) را برای همه روشن کنید و در Workspace اجباری کردنش را در نظر بگیرید. کلیدهای امنیتی یا پاسکی‌ها قوی‌ترین انتخاب برای مدیران‌اند. ایمیل‌ها و شماره تلفن بازیابی را به‌روز نگه دارید، چون اگر ورود به مشکل بخورد به همین‌ها تکیه می‌کنید.

دسترسی‌ها را مرتب مرور کنید. کارکنان سابق و آژانس‌هایی را که دیگر با آن‌ها کار نمی‌کنید حذف کنید، ببینید کدام برنامه‌های شخص ثالث به حساب‌هایتان دسترسی گرفته‌اند و بررسی امنیتی (Security Checkup) Google را روی مهم‌ترین حساب‌ها اجرا کنید.

اگر از صفر شروع می‌کنید، ابتدا دامنه‌تان را ثبت کنید و روی آن Workspace یا یک حساب کسب‌وکاری اختصاصی بسازید. حساب مدیری بسازید که به کسب‌وکار تعلق دارد، به فرد قابل اعتماد دومی دسترسی مدیر بدهید و پیش از هر کار دیگر تأیید دومرحله‌ای را برای هر دو روشن کنید.

سپس Business Profile، Ads، Analytics و Search Console را با همان هویت کسب‌وکار بسازید و همکاران و آژانس‌ها را با نقش‌های موردنیازشان دعوت کنید. سندی کوتاه و خصوصی نگه دارید که هر سرویس، مالکش، کسانی که دسترسی دارند و مقصد اطلاعات بازیابی‌اش را فهرست کند. هر بار که کسی می‌آید یا می‌رود آن فهرست را مرور کنید تا ساختار Google شما از کسب‌وکار پشتیبانی کند، نه اینکه بی‌سروصدا به یک ریسک تبدیل شود. هر ترکیبی از حساب‌ها که به کار ببرید، شرایط خدمات Google و سیاست‌های هر محصول، از Ads تا Business Profile، را رعایت کنید. rStock به Google وابسته نیست.