Cómo elegir almacenamiento en la nube y proteger tus archivos

Antes de comparar marcas, anota para qué quieres el almacenamiento. Hacer copia de seguridad de las fotos del teléfono, enviar archivos grandes de proyectos a clientes, guardar documentos escaneados y sincronizar una carpeta de trabajo entre una computadora portátil y una de escritorio son tareas diferentes, y un servicio excelente en una puede resultar incómodo en otra.

Unas cuantas preguntas prácticas reducen rápido las opciones. ¿Qué dispositivos y sistemas operativos usas? ¿Guardas archivos sobre todo para ti o los compartes con otras personas? ¿Alguno es sensible, como documentos de identidad, contratos o historiales médicos? ¿Necesitas editar documentos en el navegador junto con tus colegas? Unas respuestas sinceras evitan que elijas un servicio por funciones que nunca vas a usar.

También ayuda separar el almacenamiento del día a día del archivo a largo plazo. Mucha gente mantiene el trabajo activo en un servicio y una segunda copia independiente de los archivos importantes en otro lugar, por si alguna vez una de sus cuentas se pierde, se bloquea o se ve comprometida.

Casi todos los proveedores de confianza cifran los datos mientras viajan entre tu dispositivo y sus servidores, y de nuevo mientras están almacenados. La verdadera diferencia es quién tiene las claves. Con el modelo habitual del lado del servidor, que usan por defecto servicios como Google Drive, Microsoft OneDrive y Dropbox, el proveedor gestiona las claves. Eso hace posible buscar dentro de los documentos, ver vistas previas, editar en la web y recuperar la contraseña con facilidad, pero también significa que, técnicamente, el proveedor puede acceder a tus datos, por ejemplo cuando la ley lo exige.

Con el cifrado de extremo a extremo o de conocimiento cero, los archivos se cifran en tu dispositivo antes de subirse y solo tú tienes la clave. Proton Drive y MEGA son servicios conocidos construidos en torno a este modelo. La ventaja es una privacidad sólida incluso si los servidores del proveedor se ven comprometidos. La contrapartida es la responsabilidad: si pierdes tanto la contraseña como la clave de recuperación, el proveedor no puede descifrar tus archivos por ti, y algunas funciones prácticas funcionan de otra manera o no están disponibles.

Para mucha gente, un enfoque sensato es guardar los archivos cotidianos y de bajo riesgo en un servicio convencional y poner los documentos sensibles en un servicio con cifrado de extremo a extremo, o cifrarlos en local antes de subirlos. Algunos proveedores convencionales también ofrecen carpetas con protección adicional o cifrado opcional en ciertos planes, así que lee la página de seguridad actual de cualquier servicio que estés considerando.

La calidad de la sincronización es lo que notas cada día. Comprueba si la app de escritorio puede mantener los archivos solo en línea hasta que los abras, lo que ahorra espacio en disco, y si se las arregla con carpetas grandes y miles de archivos pequeños sin atascarse. Si la copia de seguridad de fotos es una prioridad, revisa las opciones de subida automática de la app para el teléfono, como subir solo con wifi.

La compatibilidad entre plataformas varía más de lo que se suele pensar. La mayoría de los grandes servicios ofrecen apps para Windows, macOS, Android e iOS además de una interfaz web, pero el soporte para Linux es desigual y algunas funciones llegan a una plataforma mucho antes que a otra. Si trabajas con varios sistemas, prueba el servicio en cada uno, con un plan gratuito o una prueba si la hay, antes de trasladarlo todo.

En cuanto al uso compartido, compara cuánto control te da cada servicio. Son útiles las opciones de compartir con personas concretas en lugar de con cualquiera que tenga el enlace, el acceso de solo lectura, el bloqueo de descargas y los enlaces que caducan o que piden contraseña. También conviene comprobar si puedes ver en un solo lugar todo lo que has compartido y desactivarlo rápido.

El historial de versiones y la papelera importan tanto como la capacidad bruta. Te permiten volver atrás en un documento sobrescrito por error y recuperar archivos eliminados por ti, por un colega o por malware en una computadora sincronizada. El tiempo que se conservan las versiones antiguas y los archivos eliminados varía entre servicios y planes, así que lee los detalles actuales en lugar de suponerlos.

Fíjate en dónde tiene su sede la empresa y dónde almacena los datos, en lo que dice su política de privacidad sobre el análisis de contenido y el intercambio de información, y en si publica informes de transparencia. Para uso empresarial, suma los controles de administración, los registros de actividad y la posibilidad de retirar el acceso de una persona el mismo día en que se va.

Por último, piensa en la salida antes de entrar. Un buen servicio te permite descargar todos tus datos de una vez sin complicaciones. Si exportar es lento o engorroso, cambiar más adelante será doloroso, y es mejor saberlo antes de subir años de archivos.

Un cifrado sólido sirve de poco si alguien puede iniciar sesión como si fuera tú. Usa una contraseña larga y única guardada en un gestor de contraseñas, y activa la autenticación de dos factores, idealmente con una app de autenticación o una llave de seguridad física en lugar de solo SMS. Guarda los códigos de respaldo en un lugar sin conexión.

Mantén al día tus datos de recuperación, porque un correo y un teléfono de recuperación actualizados son la forma de volver a entrar después de perder un dispositivo. En los servicios con cifrado de extremo a extremo, guarda la clave o la frase de recuperación cuando se te pida y mantenla separada de tu contraseña, por ejemplo impresa y guardada en casa o en tu gestor de contraseñas.

Revisa de vez en cuando los dispositivos con sesión iniciada y las apps conectadas. Quita los teléfonos antiguos, las computadoras que ya no usas y las apps de terceros a las que diste acceso a tus archivos hace tiempo. Desconfía de los correos que anuncian que alguien compartió un documento contigo, y abre los archivos compartidos iniciando sesión desde la app o la dirección que usas normalmente, no desde un enlace en un mensaje inesperado.

La mayoría de las filtraciones desde el almacenamiento en la nube no son hackeos sofisticados, sino enlaces que se compartieron demasiado y nunca se desactivaron. Comparte con personas concretas siempre que puedas, elige solo lectura a menos que de verdad haga falta editar y pon fecha de caducidad a todo lo temporal. Cuando termine un proyecto, limpia sus enlaces.

Recuerda que sincronizar no es lo mismo que hacer una copia de seguridad. Si un archivo se elimina o el ransomware lo altera en un dispositivo sincronizado, el cambio puede extenderse a todos los demás. Mantén al menos una copia independiente de los archivos irreemplazables, como un disco externo guardado sin conexión o un segundo servicio. Una regla práctica clásica es tener tres copias, en dos tipos de almacenamiento distintos, con una guardada fuera de tu casa u oficina.

Antes de subir documentos muy sensibles a un servicio sin cifrado de extremo a extremo, considera cifrarlos en local con una herramienta de cifrado de confianza. Así, incluso una cuenta comprometida solo expondrá archivos que nadie puede leer.

Algunas personas obtienen una cuenta o suscripción de almacenamiento en la nube a través de un marketplace de bienes digitales como rStock, donde tiendas independientes venden cuentas y accesos, y cada anuncio se revisa antes de publicarse. rStock no está afiliado a Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft ni a ninguna otra marca, y debes respetar las condiciones de uso del proveedor de almacenamiento en cualquier cuenta que adquieras y uses.

Trata cualquier cuenta que no hayas creado tú como no confiable hasta haberla protegido: cambia la contraseña, configura tu propio correo y teléfono de recuperación, activa la autenticación de dos factores, cierra todas las demás sesiones y revisa las apps conectadas. Hasta que lo hayas hecho, y en realidad siempre, guarda tus documentos más sensibles en una cuenta que hayas creado tú y que controles por completo.