Contas Google para empresas: Workspace, Maps, Ads e muito mais

Uma parte surpreendente de um negócio moderno depende de logins do Google. O e-mail, os documentos compartilhados, o perfil que mostra a sua loja no Maps, a conta de anúncios, as estatísticas do site e até o canal no YouTube podem estar todos ligados a uma conta Google ou outra. Quando essa estrutura cresce sem planejamento, é comum descobrir que tudo pertence ao Gmail pessoal do fundador ou a um funcionário que saiu há muito tempo.

Planejar uma vez evita dor de cabeça depois. O objetivo é simples: a empresa, e não uma pessoa, deve controlar as contas importantes, várias pessoas de confiança devem conseguir gerenciá-las e ninguém deve precisar compartilhar senha para fazer o próprio trabalho. O restante deste guia passa pelos principais serviços do Google usados por empresas e mostra como cuidar da titularidade e dos acessos em cada um.

Uma conta Google pessoal é gratuita, e qualquer pessoa que tenha a idade mínima exigida pelo Google pode criar uma, seja com um endereço novo do Gmail, seja com um e-mail que já tenha. Ela dá acesso ao Gmail, ao Drive, à Agenda e ao Documentos Google e pode entrar em ferramentas de negócios como o Perfil da Empresa, o Ads e o Analytics. Para um profissional autônomo ou um MEI que está começando, uma conta dedicada, usada só para o negócio, é um primeiro passo razoável, desde que fique separada da sua conta particular.

O Google Workspace é a versão paga e gerenciada, voltada para organizações. Ele dá a cada membro da equipe um endereço no seu próprio domínio, e as contas pertencem à organização, e não às pessoas. No console de administração, você pode criar e remover usuários, redefinir senhas, aplicar políticas de segurança, gerenciar dispositivos e controlar como os arquivos são compartilhados fora da empresa. Os drives compartilhados mantêm os arquivos como propriedade da equipe, para que os documentos não desapareçam quando alguém sai.

As edições do Workspace variam em armazenamento, recursos de reunião, controles de segurança e opções de arquivamento, e o Google muda a linha de planos de tempos em tempos. Compare as edições atuais com o que você realmente precisa em vez de escolher o plano maior por padrão.

Um e-mail no seu próprio domínio passa mais confiança aos clientes do que um endereço genérico e, como o domínio é seu, o endereço continua funcionando mesmo que você troque de provedor no futuro. Endereços compartilhados, como uma caixa de suporte ou de vendas, podem ser administrados por grupos ou aliases, para que as mensagens cheguem às pessoas certas sem que ninguém precise entrar numa conta compartilhada.

No Drive, o compartilhamento é controlado por arquivo ou pasta, com permissões de leitor, comentarista e editor. Crie o hábito de compartilhar com pessoas específicas em vez de liberar para qualquer pessoa com o link e revise o compartilhamento externo de vez em quando. Os arquivos no Meu Drive de alguém pertencem àquela pessoa, enquanto os arquivos num drive compartilhado pertencem à equipe, que é o padrão mais seguro para tudo aquilo de que o negócio depende.

Agenda, Meet, Documentos, Planilhas e Apresentações completam o kit do dia a dia. A verdadeira força deles é que todos usam as mesmas contas e o mesmo modelo de compartilhamento, então uma estrutura de contas bem organizada rende frutos em todas as ferramentas ao mesmo tempo.

O Perfil da Empresa é o cadastro gratuito que aparece na Pesquisa Google e no Maps quando as pessoas procuram o seu negócio ou negócios parecidos por perto. Ele mostra o endereço ou a área de atendimento, o horário de funcionamento, o telefone, fotos, avaliações e atualizações. Para lojas, restaurantes, clínicas e prestadores de serviço, muitas vezes é a primeira impressão que o cliente tem.

O Google pede que você confirme que realmente administra o negócio antes de poder gerenciar o perfil por completo, e o método de verificação depende do tipo de negócio e da localização. Depois da verificação, adicione colegas ou a sua agência como proprietários ou administradores em vez de compartilhar o login, e confira se o proprietário principal é uma conta controlada pela empresa. Mantenha horários e categorias atualizados, adicione fotos reais e responda às avaliações com educação. Nunca compre nem invente avaliações; isso viola as políticas do Google e pode levar à suspensão do perfil.

Uma conta do Google Ads guarda as suas campanhas, os dados de conversão e as informações de faturamento, então deve ser criada pela empresa e pertencer a ela. As agências costumam trabalhar por meio de uma conta de administrador vinculada à sua, o que permite que elas gerenciem as campanhas enquanto você continua sendo o dono. Os níveis de acesso vão de direitos administrativos completos até somente leitura ou somente faturamento, então dê a cada pessoa o nível mais baixo de que ela precisa.

O Google Analytics mede o tráfego e as conversões do seu site ou app. Crie a conta e a propriedade a partir de uma conta controlada pela empresa e depois atribua funções como administrador, editor ou leitor às pessoas e agências que precisam delas. O Search Console mostra o desempenho do seu site na Pesquisa Google e aponta problemas de indexação. Verifique a propriedade do domínio inteiro, de preferência com um registro DNS, e adicione colegas como usuários em vez de entregar as suas credenciais.

Vincular esses serviços, por exemplo o Analytics ao Ads, dá dados melhores sobre quais campanhas trazem clientes de verdade. Também significa que uma única conta invadida pode alcançar muita coisa, o que é mais um motivo para manter os acessos organizados.

Quase toda ferramenta de negócios do Google permite convidar outras pessoas pela conta Google delas e atribuir uma função. Use isso em vez de compartilhar um login. Quando alguém sai, você remove o acesso num único lugar e nada mais quebra, e o serviço mantém um registro de quem fez o quê. Um canal do YouTube pode funcionar do mesmo jeito, por meio de uma conta de marca ou das permissões do canal, para que os gerentes nunca precisem da senha do dono.

Mantenha pelo menos dois administradores para cada serviço importante, ambos em contas controladas pela empresa, para que perder uma pessoa ou um celular não deixe você sem acesso. Ative a verificação em duas etapas para todo mundo e, no Workspace, considere torná-la obrigatória. Chaves de segurança ou chaves de acesso são a opção mais forte para administradores. Mantenha atualizados os e-mails e telefones de recuperação, já que é deles que você depende se um login der errado.

Revise os acessos com regularidade. Remova ex-funcionários e agências com as quais você não trabalha mais, confira quais apps de terceiros receberam acesso às suas contas e faça o Check-up de segurança do Google nas contas mais importantes.

Se estiver começando do zero, registre primeiro o seu domínio, por exemplo um endereço terminado em .com.br, e configure nele o Workspace ou uma conta dedicada ao negócio. Crie uma conta de administrador que pertença à empresa, dê direitos de administrador a uma segunda pessoa de confiança e ative a verificação em duas etapas para as duas antes de qualquer outra coisa.

Em seguida, crie o Perfil da Empresa, o Ads, o Analytics e o Search Console sob essa identidade da empresa e convide colegas e agências com as funções de que precisam. Mantenha um documento curto e privado listando cada serviço, quem é o dono, quem tem acesso e para onde apontam os dados de recuperação. Revise essa lista sempre que alguém entrar ou sair, e a sua estrutura Google vai apoiar o negócio em vez de virar, silenciosamente, um risco. Qualquer que seja a combinação de contas que você usa, siga os termos de uso do Google e as políticas de cada produto, do Ads ao Perfil da Empresa.