まず、チームが実際にどう会議しているかを整理する
ほとんどのビデオ会議ツールは、音声と映像で人をつなぐことができるため、本当の違いは細部に現れます。製品を比べる前に、自分たちが行う会議の種類を書き出しましょう。社内の短い確認、社外の相手とのクライアント通話、研修、大人数の全社会議、公開ウェビナーなどです。種類によって、プラットフォームに求められることは異なります。
参加者が誰かも書き留めておきます。すでに特定のオフィススイートで仕事をしている同僚には、それと統合されたツールが自然ですが、取引先やパートナーは、何もインストールせず、アカウントも作らずに、ブラウザから参加したいかもしれません。ある層にとって理想的なプラットフォームが、別の層には障壁になることもあります。
規模は、目立つ数字ではなく、自分たちの必要に沿って考えましょう。検討しているプランで、会議の人数、会議の長さ、ウェビナーの参加者数に何が許されるかを確認してください。これらの上限はプランごとに異なり、時とともに変わります。
セキュリティとプライバシーの基準
セキュリティ機能は、しっかりした運用と気軽な使い方を分けるものです。ホストが入室者を決める待機室（ロビー）、会議のパスコード、全員がそろった後に会議をロックする機能、画面共有をできる人の制御を探しましょう。社内会議では参加者のサインインを必須にすると役立ち、何にでも同じ恒久的なリンクを使い回すより、会議ごとに固有のリンクを使うほうが安全です。
通信中のデータがどう暗号化されているか、機密性の高い会議向けにエンドツーエンド暗号化が使えるかも確認してください。ただし、一部の機能が使えなくなることがある点に注意が必要です。規制のある業界では、ベンダーにコンプライアンス認証、データの保存場所、保持設定、管理者の監査ログについて尋ねましょう。シングルサインオンと一元管理されたアカウントがあれば、社員が退職したときにアクセスを取り消しやすくなります。
録画、文字起こし、議事メモ
録画は、研修、面接、時差のあるチームに欠かせません。ホストのパソコンにファイルを保存するローカル録画と、オンラインに保存して共有しやすいクラウド録画を比べましょう。クラウド録画がどこに保存されるか、誰がアクセスできるか、初期設定でどれくらいの期間保存されるかを確認してください。
今では多くのプラットフォームが、自動文字起こし、ライブ字幕、AIによる会議の要約を提供しています。時間の節約とアクセシビリティに役立ちますが、下書きとして扱い、重要な決定は必ず再確認しましょう。会議が録画や文字起こしされるときは、必ず参加者に知らせてください。多くのツールは通知を表示しますし、地域によっては録画に同意のルールが適用されます。
連携と日々の使いやすさ
会議ツールが単独で使われることはまずありません。カレンダー連携なら、招待にワンクリックで会議リンクを追加でき、チャット連携なら、アプリを切り替えずに会話を通話に変えられます。仕事によっては、CRM、学習プラットフォーム、ホワイトボード、プロジェクト管理ツールとの連携が、どのビデオ機能よりも重要になることがあります。
対応デバイスも見てください。デスクトップアプリ、モバイルアプリ、ブラウザからのアクセス、専用の会議室機器などです。回線が弱い環境で音声と映像の品質を試し、複数のモニターで画面共有を試し、ブレイクアウトルーム、投票、ホワイトボードといった機能が、実際に使う人の用途に合っているかを確認しましょう。
例としてのZoom：何ができるか
Zoomは、ここまでの基準のほとんどを満たしているため、比較の物差しにしやすい存在です。会議には、待機室、パスコード、ホストの制御、画面共有、リアクション、バーチャル背景、ブレイクアウトルーム、投票が含まれます。参加者はデスクトップやモバイルのアプリ、またはウェブブラウザから参加でき、多くの地域では電話でのダイヤルインも使えます。
ローカル録画は利用でき、クラウド録画は有料プランに含まれ、ZoomのAI Companionは対象のアカウントで会議の要約を作成できます。エンドツーエンド暗号化は必要な会議でオンにできますが、有効な間はクラウド録画など一部の機能が使えなくなります。
会議のほかにも、Zoomはウェビナーや大規模イベント向けの別製品、会議スペース向けのZoom Rooms、チームチャット、クラウド電話サービス、ホワイトボード、多くの連携が揃ったアプリマーケットプレイスを提供しています。無料プランは短くて不定期な会議には向きますが、会議の長さや機能の制限が厳しいため、頻繁に会議をする企業は通常有料プランに移行します。
Zoomの主な代替サービス
Microsoft Teamsは、すでにMicrosoft 365を使っている組織にとって自然な選択肢です。会議はチャット、チャンネル、共有ファイルと並んで置かれ、録画や文字起こしを他の業務文書と一緒に保存でき、Outlookからの予定作成もワンクリックです。その代わり、Teamsは大規模なワークスペースなので、通話だけが必要な場合は重く感じられることがあります。
Google Meetはブラウザでよく動き、ゲストにインストールを求めず、GoogleカレンダーとGmailに組み込まれているため、Google Workspaceを使う企業にはなじみやすい選択肢です。録画、大規模な会議、ライブ配信といったオプションは、利用しているエディションによって異なります。
そのほかの選択肢には、大企業で長い実績があるWebex、ワークスペース内の素早い気軽な通話向けのSlackハドル、データの管理が最優先の場合に組織が自社のサーバーでホストできるオープンソースのJitsi Meetがあります。
決め方と導入の進め方
二つか三つのプラットフォームに絞り込み、実際の会議で数週間ほど試験運用します。外部のゲストを招き、セッションを録画し、管理コンソールを調べ、参加者に率直なフィードバックを求めましょう。各製品の入門プランを比べるのではなく、追加オプションも含め、本当に必要なプランの料金を確認してください。
選んだら、すべてのホストが覚えていることに頼らず、管理コンソールで安全な初期設定を一元的に行いましょう。待機室（ロビー）をオンにし、外部との会議では画面共有をホストに限定し、クラウド録画は決められた保存先に、明確な保持期間を設けて保存します。そのうえで、会議の設定方法、ゲストの参加方法、録画の方法、録画の保存先、社内で問題を担当する人を記した一枚の社内ガイドを作りましょう。
どのツールを選ぶにせよ、それを運用するアカウントを守ってください。会社が管理するメールアドレスを使い、二段階認証をオンにし、管理者権限は可能な限り少人数に与えます。rStockのようなマーケットプレイスのストアからZoom、Microsoft、Googleのアカウントを入手する場合は、出品内容を読んで受け取れるアクセスを確認し、注文ページで納品を確かめ、納品後に認証情報と復旧用の情報を変更し、各提供元の利用規約に従ってください。rStockはZoom、Microsoft、Googleと提携していません。