ビジネスで使うGoogleアカウント：Workspace、マップ、広告など

今のビジネスは、思いのほか多くの部分をGoogleのログインに頼っています。メール、共有ドキュメント、マップに表示される店舗情報、広告アカウント、サイトのアクセス解析、さらにはYouTubeチャンネルまで、何らかのGoogleアカウントに結びついていることがあります。成り行きで増やしていった結果、すべてが創業者の個人のGmailや、とうに退職した従業員のアカウントのものになっていた、というのはよくある話です。

最初に一度きちんと計画しておけば、あとで苦労することが大きく減ります。目標はシンプルです。重要なアカウントは個人ではなくビジネスが管理し、信頼できる複数の人が運用でき、仕事のためにパスワードを共有する必要がないことです。このガイドでは、企業がよく使うGoogleの主なサービスを取り上げ、それぞれの所有権とアクセスの扱い方を順に見ていきます。

個人のGoogleアカウントは無料で、Googleの最低年齢を満たしていれば誰でも、新しいGmailアドレスまたは既存のメールアドレスで作成できます。Gmail、Drive、カレンダー、ドキュメントが使え、ビジネスプロフィール、広告、アナリティクスなどのビジネスツールにもログインできます。始めたばかりの個人事業主なら、ビジネス専用のアカウントを作り、個人用とはきちんと分けて使うのが、妥当な最初の一歩です。

Google Workspaceは、組織向けの有料の管理型バージョンです。全メンバーに自社ドメインのアドレスが付与され、アカウントは個人ではなく組織のものになります。管理コンソールから、ユーザーの作成と削除、パスワードのリセット、セキュリティポリシーの適用、端末の管理、社外へのファイル共有の制御ができます。共有ドライブではファイルの所有者がチームになるため、誰かが退職してもドキュメントが消えません。

Workspaceのエディションは、ストレージ、会議機能、セキュリティ管理、アーカイブの選択肢などが異なり、Googleは時々ラインアップを変更します。最も大きなプランを何となく選ぶのではなく、現在のエディションを、実際に必要なものと比べてください。

自社ドメインのメールは、汎用的なアドレスより顧客に信頼されやすく、ドメインを自分で所有していれば、あとで提供元を変えてもアドレスを使い続けられます。サポートや営業の共通の受信箱のような共有アドレスは、グループやエイリアスで扱えるため、誰も共有アカウントにサインインしなくても、メッセージが適切な担当者に届きます。

Driveでは、共有はファイルまたはフォルダー単位で、閲覧者、コメント可、編集者の権限で制御します。リンクを知っている全員ではなく特定の人と共有する習慣をつけ、ときどき外部への共有を見直しましょう。個人のマイドライブにあるファイルはその人のもの、共有ドライブにあるファイルはチームのものなので、事業が頼りにしているファイルには後者が安全な初期の選択です。

カレンダー、Meet、ドキュメント、スプレッドシート、スライドがそろえば、日々の仕事の道具は一通り完成します。これらの本当の強みは、すべて同じアカウントと共有の仕組みで動くことです。アカウントの構造をきちんと整えておけば、その効果がすべてのツールに一度に表れます。

ビジネスプロフィールは、自社や近くの同業者を探す人に向けて、Google検索やマップに表示される無料の掲載情報です。住所またはサービス提供エリア、営業時間、電話番号、写真、クチコミ、最新情報が表示されます。店舗、飲食店、クリニック、各種の職人やサービス業にとって、顧客が最初に受ける印象になることも多いものです。

プロフィールを十分に管理できるようになる前に、実際にそのビジネスを運営していることの確認をGoogleから求められます。確認方法は業種や所在地によって異なります。確認後は、ログイン情報を共有せず、同僚や代理店をオーナーまたは管理者として追加し、プライマリオーナーはビジネスが管理するアカウントにしておきます。営業時間やカテゴリを最新に保ち、実際の写真を追加し、クチコミには丁寧に返信しましょう。クチコミを購入したり捏造したりしてはいけません。Googleのポリシーに違反し、プロフィールが停止される場合があります。

Google 広告のアカウントには、キャンペーン、コンバージョンのデータ、請求情報が入るため、ビジネスが作成して所有すべきです。代理店は通常、自社のアカウントにリンクした管理アカウントを通じて作業するため、所有権を保ったまま運用を任せられます。アクセスレベルは、フルの管理者権限から閲覧のみ、メールのみまで幅があり、それぞれの人に必要最小限のレベルを付与します。

Google アナリティクスは、ウェブサイトやアプリのトラフィックとコンバージョンを計測します。ビジネスが管理するアカウントの下でアカウントとプロパティを作成し、必要な担当者や代理店に、管理者、編集者、閲覧者などの権限を付与します。Search Consoleは、サイトのGoogle検索での状況を示し、インデックスの問題を知らせます。ドメイン全体の所有権を、できればDNSレコードで確認し、認証情報を渡すのではなく、同僚をユーザーとして追加してください。

アナリティクスと広告を連携するなど、サービス同士をつなげると、どのキャンペーンが実際の顧客をもたらしているかのデータが良くなります。同時に、ひとつのアカウントが侵害されると多くのものに影響しうることも意味するため、アクセスを整理しておくべき理由がさらに増えます。

Googleのビジネス向けツールのほとんどは、他の人を各自のGoogleアカウントで招待し、役割を割り当てられます。ログイン情報を共有するのではなく、こちらを使いましょう。誰かが退職しても、1か所でアクセスを外せば他は何も壊れず、サービス側には誰が何をしたかの記録が残ります。YouTubeチャンネルも、ブランドアカウントやチャンネルの権限で同じように運用でき、管理者がオーナーのパスワードを知る必要はありません。

重要なサービスごとに、ビジネスが管理するアカウントの管理者を少なくとも2人置き、1人や1台のスマートフォンを失ってもロックアウトされないようにします。全員に2段階認証プロセスを有効にし、Workspaceでは必須化を検討しましょう。管理者には、セキュリティキーやパスキーが最も強力な選択肢です。復旧用のメールアドレスと電話番号は、ログインに問題が起きたときに頼るものなので、最新に保ちます。

アクセスは定期的に見直しましょう。退職した従業員や、取引を終えた代理店は削除し、どのサードパーティのアプリにアカウントへのアクセスを許可したかを確認し、重要なアカウントではGoogleのセキュリティ診断を実行します。

ゼロから始めるなら、まずドメインを取得し、その上にWorkspaceまたはビジネス専用アカウントを設定します。ビジネスに属する管理者アカウントを作り、信頼できるもう1人に管理者権限を与え、何よりも先に、その両方で2段階認証プロセスを有効にします。

次に、そのビジネスのIDでビジネスプロフィール、広告、アナリティクス、Search Consoleを作成し、同僚と代理店を必要な役割で招待します。すべてのサービスについて、所有者、アクセスできる人、復旧情報の連絡先を一覧にした短い非公開のメモを保管し、人が加わったり去ったりするたびに見直しましょう。そうすれば、Googleの設定は、静かにリスクになるのではなく、ビジネスを支えるものになります。どのようなアカウントの組み合わせを使う場合も、広告からビジネスプロフィールまで、Googleの利用規約と各サービスのポリシーに従ってください。rStockはGoogleとは提携していません。