Funzioni di Microsoft 365 che forse non stai ancora usando

Molti pensano a Microsoft 365 come all'abbonamento che tiene aggiornati Word, Excel e PowerPoint. È una parte del pacchetto, ma include anche l'archiviazione cloud in OneDrive, le app di posta e calendario Outlook, OneNote, le versioni web e mobile delle app principali e una serie di funzioni di collaborazione che danno il meglio quando i file stanno nel cloud e non su un solo computer.

Ciò che ottieni dipende dal piano. I piani Personal e Family sono pensati per singole persone e famiglie, mentre i piani per aziende e scuole aggiungono posta gestita, Teams per il lavoro, siti SharePoint e controlli di amministrazione. Le funzioni qui sotto sono disponibili nella maggior parte dei piani attuali, ma i menu si spostano e i nomi cambiano nel tempo, quindi se qualcosa sullo schermo ti appare diverso, consulta la descrizione del piano nel tuo account Microsoft.

È facile considerare OneDrive una semplice cartella sincronizzata, eppure ha diverse reti di sicurezza. La cronologia delle versioni conserva le versioni precedenti dei file, così puoi riportare un documento indietro dopo una modifica indesiderata. Gli elementi eliminati finiscono prima nel cestino di OneDrive, e chi ha un abbonamento può ripristinare l'intero OneDrive a un momento precedente, molto utile dopo un'eliminazione di massa, un errore di sincronizzazione o un'infezione da ransomware.

File su richiesta ti fa vedere tutti i file in Esplora file senza tenerli tutti sul disco. Gli elementi vengono scaricati quando li apri e puoi impostare le cartelle importanti come sempre disponibili offline. Il backup delle cartelle può proteggere automaticamente Desktop, Documenti e Immagini, così un portatile perso o rotto non si porta via il tuo lavoro.

Per condividere, crea link invece di inviare allegati per e-mail e scegli tra accesso in visualizzazione e in modifica. Chi ha un abbonamento può aggiungere controlli come una data di scadenza o una password sul link. Il Personal Vault è un'area protetta dentro OneDrive che chiede una verifica d'identità aggiuntiva prima di aprirsi, un posto sensato per le scansioni dei documenti importanti.

Quando un documento è salvato in OneDrive o SharePoint, più persone possono modificarlo contemporaneamente. Vedi chi altro è nel file, dove si trovano il suo cursore o le celle selezionate, e le sue modifiche compaiono nel giro di pochi secondi. Il Salvataggio automatico, l'interruttore in alto nelle app desktop, fa lavorare tutti sulla stessa copia invece di creare versioni in conflitto.

I commenti sono più utili di quanto molti pensino. Scrivere la chiocciola seguita dal nome di un collega in un commento menziona quella persona e le invia una notifica con un link al punto esatto. In alcuni piani puoi anche assegnare un commento come attività, trasformando le note di revisione in una piccola lista di cose da fare dentro il documento.

La modifica simultanea funziona in modo affidabile con i formati moderni come .docx, .xlsx e .pptx. I formati più vecchi e i file con certe funzioni obsolete possono impedirla, quindi convertili prima. Se ti serve vedere che cosa è cambiato, la registrazione delle modifiche in Word, la visualizzazione delle modifiche in Excel e la cronologia delle versioni nel menu File ti danno un resoconto chiaro.

Posta in arrivo con priorità separa la posta importante da newsletter e notifiche e impara mentre sposti i messaggi tra le due schede. Regole e Azioni rapide possono archiviare, contrassegnare o inoltrare i messaggi in automatico. L'invio pianificato ti permette di scrivere un'e-mail a tarda sera e recapitarla in orario di lavoro, e nelle versioni più recenti di Outlook puoi posticipare un messaggio perché ricompaia in cima alla posta in arrivo più tardi.

I modelli sono una piccola funzione che rende molto: salva le risposte che scrivi spesso e inseriscile in un paio di clic. Sul fronte del calendario, l'Assistente pianificazione mostra quando i colleghi sono liberi e puoi condividere il tuo calendario con familiari o colleghi con diritti di visualizzazione o modifica. Con Ignora, i messaggi attuali e futuri di una conversazione rumorosa vanno direttamente in Posta eliminata.

Chi ha un abbonamento Personal o Family ottiene anche un'esperienza Outlook senza pubblicità per la posta personale, e gli abbonamenti hanno incluso controlli di sicurezza aggiuntivi sulla posta; i vantaggi esatti cambiano, quindi consulta la pagina del tuo piano. Nessun filtro sostituisce il buon senso: diffida di qualsiasi messaggio che ti spinge a cliccare, pagare o accedere con urgenza.

Nei piani business, Teams è il centro per chat, canali, riunioni e file condivisi. Le riunioni possono includere sottotitoli in tempo reale, sfocatura dello sfondo, registrazioni e trascrizioni, a seconda di ciò che consente la tua organizzazione. I file condivisi in un canale sono archiviati in SharePoint, quindi godono della stessa cronologia delle versioni e della stessa modifica simultanea di qualsiasi altro documento.

Teams ha anche una versione personale gratuita per chat e chiamate con familiari e amici, e funziona con un normale account Microsoft. In molti piani di lavoro, i componenti Loop portano la collaborazione un passo oltre: una tabella, una checklist o un paragrafo condivisi in una chat di Teams o in un'e-mail di Outlook restano aggiornati, così ogni copia mostra le ultime modifiche ovunque le persone la aprano.

Altri strumenti utili si nascondono nell'avvio app. Microsoft Forms crea sondaggi e quiz in un attimo, To Do raccoglie le attività e può mostrare le e-mail che hai contrassegnato in Outlook, e OneNote conserva appunti, ritagli dal web e schizzi a mano in un unico blocco appunti in cui si può cercare.

Il pulsante Dettatura in Word, Outlook e PowerPoint trasforma la voce in testo ed è sorprendentemente valido per le prime bozze. Gli strumenti di revisione integrati in Word controllano ortografia, grammatica e chiarezza e possono suggerire formulazioni più concise. In PowerPoint, Designer propone idee di layout non appena aggiungi un'immagine, e Speaker Coach ti fa provare un intervento e ti dà un riscontro su ritmo e intercalari.

Lettura ad alta voce e Strumento di lettura immersiva aiutano chi preferisce ascoltare o ha bisogno di una visualizzazione più pulita. Il Controllo accessibilità segnala testo alternativo mancante, contrasto basso e struttura dei titoli confusa prima che tu condivida un documento. Microsoft sta inoltre aggiungendo funzioni di assistente basato sull'IA a diversi piani; disponibilità, limiti d'uso e impostazioni cambiano in base a piano e regione, quindi controlla che cosa include attualmente il tuo abbonamento.

Microsoft 365 Family permette al titolare dell'abbonamento di condividere i vantaggi con un piccolo gruppo di altre persone. Ciascuno accede con il proprio account Microsoft e ottiene il proprio spazio di archiviazione, le proprie installazioni delle app e la propria privacy, quindi nessuno vede i file o la posta di un altro. Il titolare aggiunge o rimuove persone dalla pagina di condivisione del pannello dell'account Microsoft, e i membri invitati accettano tramite un invito via e-mail o un link.

Per le famiglie con figli, le impostazioni di sicurezza per la famiglia di Microsoft aggiungono controlli come i limiti di tempo di utilizzo e i filtri dei contenuti per gli account dei bambini; gli strumenti offerti sono cambiati nel tempo, quindi verifica che cosa è disponibile al momento. Ricorda che chi paga controlla l'abbonamento: se annulla o ti rimuove, i vantaggi premium terminano anche per te, e un OneDrive che contiene più dello spazio gratuito può diventare di sola lettura, quindi tieni d'occhio il tuo spazio.

Tutte queste funzioni dipendono da un unico account Microsoft, quindi proteggilo bene. Attiva la verifica in due passaggi, aggiungi un indirizzo e-mail e un numero di telefono di recupero che controlli tu, e ogni tanto controlla le pagine dei dispositivi e delle attività di accesso recenti. Uscire dai computer che non usi più mantiene in ordine il tuo abbonamento e privati i tuoi file.

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