Come scegliere il cloud storage e proteggere i tuoi file

Prima di confrontare i marchi, scrivi a cosa serve lo spazio di archiviazione. Fare il backup delle foto del telefono, inviare file di progetto pesanti ai clienti, conservare documenti scansionati e sincronizzare una cartella di lavoro tra un portatile e un desktop sono compiti diversi, e un servizio eccellente in uno può essere scomodo in un altro.

Poche domande pratiche restringono subito il campo. Quali dispositivi e sistemi operativi usi? Archivi soprattutto file per te o li condividi con altre persone? Alcuni sono sensibili, come documenti d'identità, contratti o cartelle cliniche? Ti serve modificare documenti nel browser insieme ai colleghi? Rispondere con sincerità ti evita di scegliere un servizio per funzioni che non userai mai.

Aiuta anche separare l'archiviazione quotidiana dagli archivi a lungo termine. Molte persone tengono il lavoro in corso in un servizio e una seconda copia indipendente dei file importanti altrove, così sono protette se un account viene perso, bloccato o compromesso.

Quasi tutti i fornitori affidabili cifrano i dati mentre viaggiano tra il tuo dispositivo e i loro server, e di nuovo mentre sono archiviati. La vera differenza è chi detiene le chiavi. Nel modello lato server, usato di default da servizi come Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox, le chiavi sono gestite dal fornitore. Questo rende possibili la ricerca nei documenti, le anteprime, la modifica sul web e il semplice recupero della password, ma significa anche che il fornitore può, tecnicamente, accedere ai tuoi dati, per esempio quando la legge lo richiede.

Con la cifratura end-to-end, o zero-knowledge, i file vengono cifrati sul tuo dispositivo prima del caricamento e solo tu hai la chiave. Proton Drive e MEGA sono servizi noti costruiti su questo modello. Il vantaggio è una forte riservatezza anche se i server del fornitore vengono violati. Il prezzo da pagare è la responsabilità: se perdi sia la password sia la chiave di recupero, il fornitore non può decifrare i file per te, e alcune funzioni di comodità funzionano in modo diverso o non funzionano affatto.

Un approccio sensato per molte persone è tenere i file quotidiani a basso rischio in un servizio generalista e mettere i documenti sensibili in un servizio con cifratura end-to-end, oppure cifrarli in locale prima del caricamento. Alcuni fornitori generalisti offrono anche cartelle extra protette o cifratura opzionale in certi piani: leggi la pagina di sicurezza aggiornata di ogni servizio che stai valutando.

La qualità della sincronizzazione è ciò che noti ogni giorno. Verifica se l'app per desktop può tenere i file solo online finché non li apri, così risparmi spazio sul disco, e se gestisce cartelle grandi e migliaia di file piccoli senza bloccarsi. Se il backup delle foto è una priorità, guarda le opzioni di caricamento automatico dell'app mobile, compreso il caricamento solo con il Wi-Fi.

Il supporto alle piattaforme varia più di quanto si pensi. La maggior parte dei servizi principali offre app per Windows, macOS, Android e iOS oltre a un'interfaccia web, ma il supporto per Linux è disomogeneo e alcune funzioni arrivano su una piattaforma molto prima che su un'altra. Se lavori con più sistemi, prova il servizio su ciascuno, usando un piano gratuito o una prova quando è disponibile, prima di trasferire tutto.

Per la condivisione, confronta quanto controllo hai. Opzioni utili sono condividere con persone specifiche invece che con chiunque abbia il link, l'accesso in sola lettura, il blocco dei download e i link che scadono o richiedono una password. Vale la pena controllare anche se puoi vedere tutto ciò che hai condiviso in un unico posto e disattivarlo rapidamente.

Cronologia versioni e cestino contano quanto la capienza. Ti permettono di ripristinare un documento sovrascritto per errore e di recuperare file eliminati da te, da un collega o da un malware su un computer sincronizzato. Per quanto tempo vengono conservati versioni e file eliminati cambia da servizio a servizio e da piano a piano, quindi leggi i dettagli aggiornati invece di darlo per scontato.

Guarda dove ha sede l'azienda e dove archivia i dati, cosa dice l'informativa sulla privacy riguardo alla scansione dei contenuti e alla condivisione delle informazioni, e se pubblica report di trasparenza. Per l'uso aziendale aggiungi controlli di amministrazione, registri delle attività e la possibilità di revocare l'accesso a una persona il giorno in cui se ne va.

Infine, pensa all'uscita prima ancora di entrare. Un buon servizio ti permette di scaricare tutti i tuoi dati in blocco senza difficoltà. Se l'esportazione è lenta o macchinosa, cambiare servizio in seguito sarà faticoso, ed è meglio saperlo prima di caricare anni di file.

Una cifratura forte serve a poco se qualcuno può semplicemente accedere al posto tuo. Usa una password lunga e unica, conservata in un gestore di password, e attiva l'autenticazione a due fattori, meglio con un'app di autenticazione o una chiave di sicurezza fisica che con i soli SMS. Conserva i codici di backup offline.

Tieni aggiornati i dati di recupero: un'e-mail e un numero di telefono di recupero aggiornati sono ciò che ti permette di rientrare dopo aver perso un dispositivo. Nei servizi con cifratura end-to-end, salva la chiave o la frase di recupero quando ti viene chiesto e tienila separata dalla password, per esempio stampata e conservata a casa oppure salvata nel tuo gestore di password.

Controlla ogni tanto i dispositivi connessi e le app collegate. Rimuovi i vecchi telefoni, i computer che non usi più e le app di terze parti a cui è stato dato accesso ai tuoi file molto tempo fa. Diffida delle e-mail che annunciano che qualcuno ha condiviso un documento con te e apri i file condivisi accedendo tramite l'app o l'indirizzo che usi di solito, non da un link in un messaggio inatteso.

La maggior parte delle fughe di dati dal cloud non nasce da attacchi sofisticati, ma da link condivisi in modo troppo ampio e mai disattivati. Condividi con persone indicate per nome quando puoi, scegli la sola lettura a meno che la modifica serva davvero e imposta una scadenza per tutto ciò che è temporaneo. Quando un progetto finisce, ripulisci i suoi link.

Ricorda che sincronizzare non equivale a fare un backup. Se un file viene eliminato o reso illeggibile da un ransomware su un dispositivo sincronizzato, la modifica può propagarsi a tutti gli altri. Tieni almeno una copia indipendente dei file insostituibili, per esempio un disco esterno conservato offline o un secondo servizio. Una regola pratica classica prevede tre copie, su due tipi diversi di supporto, con una conservata in un altro luogo.

Prima di caricare documenti molto sensibili su un servizio senza cifratura end-to-end, valuta di cifrarli in locale con uno strumento di cifratura affidabile. Così anche un account compromesso espone soltanto file che nessuno può leggere.

Alcune persone ottengono un account o un abbonamento di cloud storage tramite un marketplace di beni digitali come rStock, dove negozi indipendenti vendono account e accessi e ogni annuncio viene controllato prima della pubblicazione. rStock non è affiliata a Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft né ad alcun altro marchio, e per qualsiasi account che ottieni e usi devi rispettare i termini d'uso del fornitore di archiviazione.

Considera non affidabile qualsiasi account che non hai creato tu, finché non lo hai messo in sicurezza: cambia la password, imposta la tua e-mail e il tuo telefono di recupero, attiva l'autenticazione a due fattori, disconnetti tutte le altre sessioni e controlla le app collegate. Fino ad allora, e idealmente in ogni caso, tieni i documenti più sensibili in un account che hai creato tu e che controlli interamente.