Cara Memilih Penyimpanan Cloud dan Menjaga File Tetap Aman

Sebelum membandingkan merek, tuliskan dulu untuk apa penyimpanan itu. Mencadangkan foto dari ponsel, mengirim file proyek berukuran besar ke klien, menyimpan dokumen hasil pindaian, dan menyinkronkan folder kerja antara laptop dan komputer desktop adalah pekerjaan yang berbeda, dan layanan yang unggul di satu hal bisa terasa merepotkan di hal lain.

Beberapa pertanyaan praktis bisa cepat mempersempit pilihan. Perangkat dan sistem operasi apa yang Anda gunakan? Apakah Anda lebih banyak menyimpan file untuk diri sendiri atau membagikannya kepada orang lain? Apakah ada file yang sensitif, seperti hasil pindaian KTP dan dokumen identitas lain, kontrak, atau rekam medis? Apakah Anda perlu mengedit dokumen di browser bersama rekan kerja? Jawaban yang jujur mencegah Anda memilih layanan karena fitur yang tidak akan pernah Anda sentuh.

Memisahkan penyimpanan sehari-hari dari arsip jangka panjang juga membantu. Banyak orang menyimpan pekerjaan aktif di satu layanan dan salinan kedua yang independen dari file penting di tempat lain, sehingga tetap terlindungi jika suatu saat salah satu akun hilang, terkunci, atau dibobol.

Hampir semua penyedia bereputasi mengenkripsi data saat berpindah antara perangkat Anda dan server mereka, dan sekali lagi saat disimpan. Perbedaan sebenarnya ada pada siapa yang memegang kuncinya. Pada model sisi server yang umum, yang dipakai secara bawaan oleh layanan seperti Google Drive, Microsoft OneDrive, dan Dropbox, penyedia yang mengelola kunci. Hal ini memungkinkan pencarian di dalam dokumen, pratinjau, pengeditan di web, dan pemulihan kata sandi yang mudah, tetapi juga berarti penyedia secara teknis bisa mengakses data Anda, misalnya ketika diwajibkan oleh hukum.

Dengan enkripsi end-to-end atau zero-knowledge, file dienkripsi di perangkat Anda sebelum diunggah dan hanya Anda yang memegang kuncinya. Proton Drive dan MEGA adalah layanan terkenal yang dibangun dengan model ini. Keuntungannya adalah privasi yang kuat bahkan jika server penyedia dibobol. Konsekuensinya adalah tanggung jawab: jika Anda kehilangan kata sandi sekaligus kunci pemulihan, penyedia tidak bisa mendekripsi file untuk Anda, dan sebagian fitur kemudahan bekerja secara berbeda atau tidak tersedia sama sekali.

Pendekatan yang masuk akal bagi banyak orang adalah menyimpan file sehari-hari yang berisiko rendah di layanan arus utama dan menaruh dokumen sensitif di layanan dengan enkripsi end-to-end, atau mengenkripsinya secara lokal sebelum diunggah. Sebagian penyedia arus utama juga menawarkan folder dengan perlindungan ekstra atau enkripsi opsional pada paket tertentu, jadi baca halaman keamanan terbaru dari layanan yang Anda pertimbangkan.

Kualitas sinkronisasi adalah hal yang Anda rasakan setiap hari. Periksa apakah aplikasi desktop bisa menyimpan file hanya secara online sampai Anda membukanya, yang menghemat ruang disk, dan apakah aplikasi itu sanggup menangani folder besar serta ribuan file kecil tanpa macet. Jika pencadangan foto menjadi prioritas, perhatikan opsi unggah otomatis di aplikasi seluler, termasuk unggah hanya lewat Wi-Fi agar paket data seluler tidak cepat habis.

Dukungan platform lebih bervariasi daripada yang orang kira. Sebagian besar layanan besar menyediakan aplikasi untuk Windows, macOS, Android, dan iOS ditambah antarmuka web, tetapi dukungan Linux tidak merata dan sebagian fitur tiba di satu platform jauh lebih dulu daripada platform lain. Jika Anda bekerja di beberapa sistem, uji layanannya di masing-masing sistem, dengan paket gratis atau masa uji coba jika tersedia, sebelum memindahkan semuanya.

Untuk berbagi, bandingkan seberapa besar kendali yang Anda dapatkan. Opsi yang berguna antara lain berbagi dengan orang tertentu alih-alih siapa saja yang punya tautan, akses hanya-lihat, pemblokiran unduhan, serta tautan yang kedaluwarsa atau memerlukan kata sandi. Periksa juga apakah Anda bisa melihat semua yang pernah dibagikan di satu tempat dan mematikannya dengan cepat.

Histori versi dan recycle bin sama pentingnya dengan kapasitas. Keduanya memungkinkan Anda mengembalikan dokumen yang tidak sengaja tertimpa dan memulihkan file yang terhapus oleh Anda, rekan kerja, atau malware di komputer yang tersinkron. Berapa lama versi lama dan file terhapus disimpan berbeda-beda di tiap layanan dan paket, jadi baca detail terbarunya alih-alih berasumsi.

Perhatikan di mana perusahaan berkedudukan dan di mana data disimpan, apa kata kebijakan privasinya tentang pemindaian konten dan berbagi informasi, dan apakah perusahaan menerbitkan laporan transparansi. Untuk penggunaan bisnis, tambahkan kontrol admin, log aktivitas, dan kemampuan mencabut akses seseorang pada hari ia keluar dari perusahaan.

Terakhir, pikirkan cara keluar sebelum masuk. Layanan yang baik memungkinkan Anda mengunduh seluruh data sekaligus tanpa hambatan. Jika ekspor lambat atau merepotkan, pindah layanan nanti akan menyakitkan, dan itu sebaiknya Anda ketahui sebelum mengunggah file bertahun-tahun.

Enkripsi yang kuat tidak banyak berguna jika seseorang bisa login begitu saja sebagai Anda. Gunakan kata sandi panjang dan unik yang disimpan di pengelola kata sandi, dan aktifkan autentikasi dua faktor, idealnya dengan aplikasi autentikator atau kunci keamanan fisik, bukan hanya SMS. Simpan kode cadangan di tempat offline.

Jaga detail pemulihan tetap terbaru, karena email dan nomor telepon pemulihan yang aktif adalah jalan masuk kembali setelah perangkat hilang. Untuk layanan dengan enkripsi end-to-end, simpan kunci pemulihan atau frasa pemulihan saat diminta dan pisahkan dari kata sandi, misalnya dicetak dan disimpan di rumah atau disimpan di pengelola kata sandi.

Tinjau perangkat yang login dan aplikasi yang terhubung dari waktu ke waktu. Hapus ponsel lama, komputer yang tidak lagi dipakai, dan aplikasi pihak ketiga yang sudah lama diberi akses ke file Anda. Curigai email yang mengabarkan bahwa seseorang membagikan dokumen kepada Anda, dan buka file bersama dengan login melalui aplikasi atau alamat yang biasa Anda pakai, bukan melalui tautan di pesan yang tidak terduga.

Sebagian besar kebocoran dari penyimpanan cloud bukan akibat peretasan canggih, melainkan tautan yang dibagikan terlalu luas dan tidak pernah dimatikan. Bagikan ke orang tertentu jika memungkinkan, pilih akses hanya-lihat kecuali pengeditan benar-benar diperlukan, dan pasang tanggal kedaluwarsa untuk apa pun yang bersifat sementara. Ketika proyek selesai, bersihkan tautannya. Tautan folder yang disebar di grup chat besar adalah contoh klasik file yang akhirnya dilihat jauh lebih banyak orang daripada yang dimaksud.

Ingat bahwa sinkronisasi tidak sama dengan pencadangan. Jika file dihapus atau diacak oleh ransomware di satu perangkat tersinkron, perubahan itu bisa menyebar ke semua perangkat lain. Simpan setidaknya satu salinan independen dari file yang tak tergantikan, seperti hard disk eksternal yang disimpan offline atau layanan kedua. Aturan praktis klasiknya adalah tiga salinan, di dua jenis media penyimpanan berbeda, dengan satu salinan disimpan di luar lokasi.

Sebelum mengunggah dokumen yang sangat sensitif ke layanan tanpa enkripsi end-to-end, pertimbangkan untuk mengenkripsinya secara lokal dengan alat enkripsi yang tepercaya. Dengan begitu, bahkan akun yang dibobol hanya membuka file yang tidak bisa dibaca siapa pun.

Sebagian orang memperoleh akun atau langganan penyimpanan cloud melalui marketplace barang digital seperti rStock, tempat toko-toko independen menjual akun dan akses, dan setiap listing ditinjau sebelum tayang. rStock tidak berafiliasi dengan Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft, atau merek lainnya, dan Anda sebaiknya mematuhi ketentuan penggunaan penyedia penyimpanan untuk akun apa pun yang Anda peroleh dan gunakan.

Anggap akun yang tidak Anda buat sendiri sebagai akun yang belum tepercaya sampai Anda mengamankannya: ganti kata sandi, pasang email dan nomor telepon pemulihan milik Anda, aktifkan autentikasi dua faktor, keluarkan semua sesi lain, dan tinjau aplikasi yang terhubung. Sebelum itu selesai, dan idealnya dalam kondisi apa pun, simpan dokumen paling sensitif di akun yang Anda buat dan kendalikan sepenuhnya.