Comptes Google en entreprise : Workspace, Maps, Ads, Analytics

Une part étonnante de l'activité d'une entreprise moderne dépend de connexions Google. La messagerie, les documents partagés, la fiche qui affiche votre boutique sur Maps, votre compte publicitaire, les statistiques de votre site et même votre chaîne YouTube peuvent tous être liés à un compte Google ou à un autre. Quand cette organisation se construit au hasard, il est fréquent de découvrir que tout appartient au Gmail personnel du fondateur ou à un salarié parti depuis longtemps.

Y réfléchir une bonne fois pour toutes évite de vrais ennuis par la suite. L'objectif est simple : c'est l'entreprise, et non une personne, qui doit contrôler ses comptes importants, plusieurs personnes de confiance doivent pouvoir les gérer, et personne ne devrait avoir à partager un mot de passe pour faire son travail. La suite de ce guide passe en revue les principaux services Google utilisés par les entreprises et la façon de gérer la propriété et les accès pour chacun.

Un compte Google personnel est gratuit et toute personne ayant l'âge minimum requis par Google peut en créer un, avec une nouvelle adresse Gmail ou avec une adresse e-mail existante. Il donne accès à Gmail, Drive, Agenda et Docs, et permet de se connecter à des outils professionnels comme la fiche d'établissement, Ads et Analytics. Pour un entrepreneur individuel qui se lance, un compte dédié utilisé uniquement pour l'activité est une première étape raisonnable, à condition qu'il reste séparé de votre compte privé.

Google Workspace est la version payante et administrée destinée aux organisations. Elle donne à chaque membre de l'équipe une adresse sur votre propre nom de domaine, et les comptes appartiennent à l'organisation plutôt qu'aux individus. Depuis la console d'administration, vous pouvez créer et supprimer des utilisateurs, réinitialiser des mots de passe, imposer des règles de sécurité, gérer les appareils et contrôler le partage de fichiers hors de l'entreprise. Les Drive partagés rattachent les fichiers à l'équipe, si bien que les documents ne disparaissent pas au départ d'un collaborateur.

Les éditions de Workspace diffèrent par le stockage, les fonctions de visioconférence, les contrôles de sécurité et les options d'archivage, et Google fait évoluer la gamme de temps à autre. Comparez les éditions actuelles à vos besoins réels plutôt que de choisir d'office la formule la plus complète.

Une adresse e-mail sur votre propre nom de domaine inspire davantage confiance aux clients qu'une adresse générique, et comme le domaine vous appartient, l'adresse continue de fonctionner même si vous changez de fournisseur plus tard. Les adresses partagées, comme une boîte support ou commerciale, peuvent passer par des groupes ou des alias, afin que les messages parviennent aux bonnes personnes sans que quiconque ait à se connecter à un compte partagé.

Dans Drive, le partage se règle fichier par fichier ou dossier par dossier, avec des droits de lecteur, de commentateur ou d'éditeur. Prenez l'habitude de partager avec des personnes précises plutôt qu'avec toute personne disposant du lien, et vérifiez de temps en temps les partages externes. Les fichiers stockés dans le Mon Drive d'une personne lui appartiennent, tandis que ceux d'un Drive partagé appartiennent à l'équipe, ce qui est le choix le plus sûr pour tout ce dont l'entreprise dépend.

Agenda, Meet, Docs, Sheets et Slides complètent la boîte à outils du quotidien. Leur vraie force est de reposer tous sur les mêmes comptes et le même modèle de partage : une structure de comptes propre profite donc à tous les outils à la fois.

La fiche d'établissement Google, appelée Business Profile en anglais, est la présentation gratuite qui apparaît dans la recherche Google et dans Maps quand les gens cherchent votre entreprise ou des entreprises similaires à proximité. Elle affiche votre adresse ou votre zone d'intervention, vos horaires d'ouverture, votre numéro de téléphone, des photos, des avis et des actualités. Pour les commerces, les restaurants, les cabinets médicaux et les artisans, c'est souvent la première impression que se fait un client.

Google vous demande de prouver que vous gérez réellement l'établissement avant de pouvoir administrer pleinement la fiche, et la méthode de validation dépend du type d'activité et de sa localisation. Une fois la fiche validée, ajoutez vos collègues ou votre agence comme propriétaires ou gestionnaires plutôt que de partager l'identifiant, et assurez-vous que le propriétaire principal est un compte contrôlé par l'entreprise. Tenez à jour horaires et catégories, ajoutez de vraies photos et répondez poliment aux avis. N'achetez et n'inventez jamais d'avis : c'est contraire au règlement de Google et peut entraîner la suspension de la fiche.

Un compte Google Ads contient vos campagnes, vos données de conversion et vos informations de facturation : il doit donc être créé par l'entreprise et lui appartenir. Les agences travaillent généralement via un compte administrateur lié au vôtre, ce qui leur permet de gérer les campagnes pendant que vous en restez propriétaire. Les niveaux d'accès vont des droits d'administration complets jusqu'à la simple lecture ou à la seule facturation : accordez à chacun le niveau minimal dont il a besoin.

Google Analytics mesure le trafic et les conversions sur votre site ou votre application. Créez le compte et la propriété sous un compte contrôlé par l'entreprise, puis attribuez des rôles comme administrateur, éditeur ou lecteur aux personnes et agences qui en ont besoin. Search Console montre les performances de votre site dans la recherche Google et signale les problèmes d'indexation. Validez la propriété du domaine entier, de préférence par un enregistrement DNS, et ajoutez vos collègues comme utilisateurs plutôt que de leur confier vos identifiants.

Associer ces services, par exemple relier Analytics à Ads, vous donne de meilleures données sur les campagnes qui amènent de vrais clients. Cela signifie aussi qu'un seul compte compromis peut donner accès à beaucoup de choses, raison de plus pour tenir les accès en ordre.

Presque tous les outils professionnels de Google permettent d'inviter d'autres personnes via leur propre compte Google et de leur attribuer un rôle. Utilisez cette possibilité plutôt que de partager un identifiant. Quand quelqu'un s'en va, vous retirez son accès à un seul endroit sans rien casser d'autre, et le service garde une trace de qui a fait quoi. Une chaîne YouTube peut fonctionner de la même manière grâce à un compte de marque ou aux autorisations de la chaîne, si bien que les gestionnaires n'ont jamais besoin du mot de passe du propriétaire.

Prévoyez au moins deux administrateurs pour chaque service important, tous deux sur des comptes contrôlés par l'entreprise, pour que la perte d'une personne ou d'un téléphone ne vous bloque pas. Activez la validation en deux étapes pour tout le monde et, dans Workspace, envisagez de la rendre obligatoire. Les clés de sécurité ou les clés d'accès sont le choix le plus solide pour les administrateurs. Tenez à jour les adresses e-mail et numéros de téléphone de récupération, car c'est sur eux que vous compterez en cas de problème de connexion.

Passez les accès en revue régulièrement. Retirez les anciens salariés et les agences avec lesquelles vous ne travaillez plus, vérifiez quelles applications tierces ont reçu un accès à vos comptes, et lancez le Check-up Sécurité de Google sur les comptes les plus importants.

Si vous partez de zéro, commencez par enregistrer votre nom de domaine, puis configurez Workspace ou un compte professionnel dédié sur ce domaine. Créez un compte administrateur qui appartient à l'entreprise, donnez les droits d'administration à une seconde personne de confiance et activez la validation en deux étapes pour les deux avant toute autre chose.

Créez ensuite votre fiche d'établissement et vos comptes Ads, Analytics et Search Console sous cette identité professionnelle, et invitez collègues et agences avec les rôles dont ils ont besoin. Tenez un court document privé qui recense chaque service, son propriétaire, les personnes qui y ont accès et les coordonnées de récupération associées. Relisez cette liste à chaque arrivée ou départ, et votre organisation Google soutiendra l'entreprise au lieu de devenir discrètement un risque. Quelle que soit la combinaison de comptes que vous utilisez, respectez les conditions d'utilisation de Google et les règles propres à chaque produit, d'Ads à la fiche d'établissement.