Microsoft 365: Nützliche Funktionen, die viele übersehen

Viele verbinden Microsoft 365 mit dem Abonnement, das Word, Excel und PowerPoint aktuell hält. Das ist ein Teil davon, doch das Paket umfasst außerdem Cloudspeicher in OneDrive, die Mail- und Kalender-Apps von Outlook, OneNote, Web- und Mobilversionen der wichtigsten Apps sowie Funktionen für die Zusammenarbeit, die am besten funktionieren, wenn Ihre Dateien in der Cloud liegen statt nur auf einem einzelnen Computer.

Was Sie erhalten, hängt vom Tarif ab. Personal- und Family-Tarife richten sich an Einzelpersonen und Haushalte, Business- und Bildungstarife bringen zusätzlich verwaltete E-Mail, Teams für die Arbeit, SharePoint-Websites und Administrationsfunktionen mit. Die folgenden Funktionen stehen in den meisten aktuellen Tarifen zur Verfügung, doch Menüs wandern und Namen ändern sich mit der Zeit. Sieht etwas auf Ihrem Bildschirm anders aus, prüfen Sie die Tarifbeschreibung in Ihrem Microsoft-Konto.

OneDrive wird gern als bloßer Synchronisierungsordner betrachtet, bringt aber mehrere Sicherheitsnetze mit. Der Versionsverlauf bewahrt frühere Fassungen Ihrer Dateien auf, sodass Sie ein Dokument nach einer ungewollten Änderung zurücksetzen können. Gelöschte Elemente landen zunächst im OneDrive-Papierkorb, und Abonnenten können ihr gesamtes OneDrive auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen, was nach einer Massenlöschung, einem Synchronisierungsfehler oder einem Ransomware-Befall wertvoll ist.

Mit „Dateien bei Bedarf“ sehen Sie im Datei-Explorer jede Datei, ohne alle auf der Festplatte zu halten. Elemente werden beim Öffnen heruntergeladen, und wichtige Ordner lassen sich als dauerhaft offline verfügbar markieren. Die Ordnersicherung kann Ihre Ordner Desktop, Dokumente und Bilder automatisch schützen, sodass ein verlorener oder defekter Laptop Ihre Arbeit nicht mitnimmt.

Zum Teilen erstellen Sie Links, statt Anhänge zu mailen, und wählen zwischen Ansichts- und Bearbeitungsrechten. Abonnenten können weitere Schutzfunktionen wie ein Ablaufdatum oder ein Passwort für einen Link ergänzen. Der Persönliche Tresor ist ein geschützter Bereich in OneDrive, der vor dem Öffnen eine zusätzliche Identitätsprüfung verlangt, ein sinnvoller Ort für Scans wichtiger Dokumente.

Ist ein Dokument in OneDrive oder SharePoint gespeichert, können mehrere Personen es gleichzeitig bearbeiten. Sie sehen, wer sich noch in der Datei befindet und wo dessen Cursor oder markierte Zellen sind, und die Änderungen erscheinen binnen weniger Sekunden. Automatisches Speichern, der Schalter oben in den Desktop-Apps, sorgt dafür, dass alle an derselben Kopie arbeiten, statt widersprüchliche Versionen zu erzeugen.

Kommentare sind nützlicher, als viele glauben. Tippen Sie in einem Kommentar das At-Zeichen gefolgt vom Namen einer Kollegin oder eines Kollegen, wird diese Person erwähnt und erhält eine Benachrichtigung mit einem Link zur genauen Stelle. In manchen Tarifen können Sie einen Kommentar außerdem als Aufgabe zuweisen, was Prüfnotizen in eine kleine To-do-Liste im Dokument verwandelt.

Das gemeinsame Bearbeiten funktioniert zuverlässig mit modernen Dateiformaten wie .docx, .xlsx und .pptx. Ältere Formate und Dateien mit bestimmten veralteten Funktionen können die gleichzeitige Bearbeitung blockieren, konvertieren Sie sie daher zuerst. Wollen Sie sehen, was sich geändert hat, liefern „Änderungen nachverfolgen“ in Word, „Änderungen anzeigen“ in Excel und der Versionsverlauf im Menü „Datei“ eine klare Aufzeichnung.

Der Fokussierte Posteingang trennt wichtige Nachrichten von Newslettern und Benachrichtigungen und lernt dazu, wenn Sie Nachrichten zwischen den beiden Registerkarten verschieben. Regeln und Schnellschritte können Nachrichten automatisch ablegen, kennzeichnen oder weiterleiten. Mit dem zeitgesteuerten Senden schreiben Sie eine E-Mail spätabends und lassen sie zu den Arbeitszeiten zustellen, und in den neueren Outlook-Versionen können Sie eine Nachricht zurückstellen, damit sie später wieder oben im Posteingang erscheint.

Vorlagen sind eine kleine Funktion mit großer Wirkung: Speichern Sie Antworten, die Sie oft tippen, und fügen Sie sie mit wenigen Klicks ein. Im Kalender zeigt der Terminplanungs-Assistent, wann Kolleginnen und Kollegen Zeit haben, und Sie können Ihren Kalender mit Familie oder Team teilen, wahlweise mit Ansichts- oder Bearbeitungsrechten. Die Funktion „Unterhaltung ignorieren“ verschiebt aktuelle und künftige Nachrichten eines lauten Threads direkt in „Gelöschte Elemente“.

Abonnenten von Personal und Family erhalten für ihre private E-Mail außerdem ein werbefreies Outlook, und in Abonnements waren zusätzliche Sicherheitsprüfungen für E-Mails enthalten; die genauen Vorteile ändern sich, prüfen Sie daher Ihre Tarifseite. Kein Filter ersetzt den gesunden Menschenverstand: Seien Sie misstrauisch gegenüber jeder Nachricht, die Sie unter Zeitdruck zum Klicken, Bezahlen oder Anmelden drängt.

In Business-Tarifen ist Teams die zentrale Anlaufstelle für Chat, Kanäle, Besprechungen und gemeinsame Dateien. Besprechungen können je nach Vorgaben Ihrer Organisation Live-Untertitel, Hintergrundunschärfe, Aufzeichnungen und Transkripte enthalten. In einem Kanal geteilte Dateien liegen in SharePoint und profitieren damit vom selben Versionsverlauf und vom gemeinsamen Bearbeiten wie jedes andere Dokument.

Teams gibt es außerdem als kostenlose private Version für Chats und Anrufe mit Familie und Freunden; sie funktioniert mit einem gewöhnlichen Microsoft-Konto. In vielen Arbeitstarifen führen Loop-Komponenten die Zusammenarbeit noch weiter: Eine Tabelle, eine Checkliste oder ein Absatz, die in einem Teams-Chat oder einer Outlook-E-Mail geteilt werden, bleiben live, sodass jede Kopie die neuesten Änderungen zeigt, egal wo jemand sie öffnet.

Weitere nützliche Werkzeuge verstecken sich im App-Starter. Microsoft Forms erstellt schnelle Umfragen und Quiz, To Do sammelt Aufgaben und kann die in Outlook markierten E-Mails anzeigen, und OneNote hält Notizen, Webausschnitte und handschriftliche Skizzen in einem durchsuchbaren Notizbuch zusammen.

Die Schaltfläche „Diktieren“ in Word, Outlook und PowerPoint verwandelt Sprache in Text und eignet sich überraschend gut für erste Entwürfe. Der integrierte Editor in Word prüft Rechtschreibung, Grammatik und Verständlichkeit und kann knappere Formulierungen vorschlagen. In PowerPoint macht der Designer Layoutvorschläge, sobald Sie ein Bild einfügen, und der Referenten-Coach lässt Sie einen Vortrag üben und gibt Rückmeldung zu Tempo und Füllwörtern.

Vorlesen und der Plastische Reader helfen allen, die lieber zuhören oder eine aufgeräumtere Leseansicht brauchen. Die Barrierefreiheitsprüfung weist auf fehlenden Alternativtext, geringen Kontrast und eine verwirrende Überschriftenstruktur hin, bevor Sie ein Dokument teilen. Microsoft ergänzt außerdem in mehreren Tarifen KI-Assistenzfunktionen; Verfügbarkeit, Nutzungsgrenzen und Einstellungen unterscheiden sich je nach Tarif und Region, prüfen Sie daher, was Ihr Abonnement derzeit umfasst.

Mit Microsoft 365 Family kann der Abonnementinhaber die Vorteile mit einer kleinen Gruppe weiterer Personen teilen. Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Microsoft-Konto an und erhält eigenen Speicher, eigene App-Installationen und eine eigene Privatsphäre, sodass niemand die Dateien oder E-Mails anderer sieht. Der Inhaber fügt Personen auf der Freigabeseite des Microsoft-Kontos hinzu oder entfernt sie, und eingeladene Mitglieder nehmen per E-Mail-Einladung oder Link an.

Für Haushalte mit Kindern ergänzen die Familiensicherheitseinstellungen von Microsoft Kontrollen wie Bildschirmzeitlimits und Inhaltsfilter für Kinderkonten; die angebotenen Werkzeuge haben sich im Lauf der Zeit geändert, prüfen Sie daher, was aktuell verfügbar ist. Bedenken Sie, dass die zahlende Person das Abonnement kontrolliert: Kündigt sie oder entfernt sie Sie, enden auch für Sie die Premium-Vorteile, und ein OneDrive, das mehr als das kostenlose Speicherkontingent enthält, kann schreibgeschützt werden. Behalten Sie Ihren Speicherplatz deshalb im Blick.

All diese Funktionen hängen an einem einzigen Microsoft-Konto, schützen Sie es daher gut. Aktivieren Sie die Zwei-Schritt-Verifizierung, hinterlegen Sie eine Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer, die Sie selbst kontrollieren, und werfen Sie von Zeit zu Zeit einen Blick auf die Seiten zu Geräten und letzten Anmeldeaktivitäten. Wer sich auf nicht mehr genutzten Computern abmeldet, hält sein Abonnement aufgeräumt und seine Dateien privat.

Beziehen Sie ein Microsoft-Konto oder -Abonnement von einem Shop auf einem Marktplatz wie rStock, prüfen Sie es, sobald die Lieferung auf Ihrer Bestellseite erscheint, und ändern Sie bei einem gelieferten Konto Passwort und Sicherheitsangaben auf Ihre eigenen. rStock behält die Zahlung des Käufers ein, statt sie gleich an den Shop freizugeben, und entspricht die Lieferung nicht dem Angebot, können Sie innerhalb des zulässigen Zeitfensters einen Streitfall eröffnen. rStock steht in keiner Verbindung zu Microsoft. Halten Sie sich, woher auch immer das Konto stammt, an die Nutzungsbedingungen von Microsoft.