Cloud-Speicher auswählen und Ihre Dateien sicher aufbewahren

Bevor Sie Anbieter vergleichen, notieren Sie, wofür der Speicher gedacht ist. Handyfotos sichern, große Projektdateien an Kunden schicken, gescannte Dokumente aufbewahren und einen Arbeitsordner zwischen Laptop und Desktop synchronisieren sind unterschiedliche Aufgaben, und ein Dienst, der für die eine hervorragend ist, kann für die andere umständlich sein.

Ein paar praktische Fragen grenzen die Auswahl schnell ein. Welche Geräte und Betriebssysteme nutzen Sie? Speichern Sie Dateien überwiegend für sich selbst oder geben Sie sie an andere weiter? Sind darunter sensible Dateien wie Ausweisdokumente, Verträge oder Krankenunterlagen? Müssen Sie Dokumente gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen im Browser bearbeiten? Ehrliche Antworten verhindern, dass Sie sich wegen Funktionen für einen Dienst entscheiden, die Sie nie anrühren.

Es hilft auch, den Alltagsspeicher vom Langzeitarchiv zu trennen. Viele Menschen halten aktive Arbeit in einem Dienst und eine zweite, unabhängige Kopie wichtiger Dateien an anderer Stelle. So bleiben sie geschützt, falls ein Konto einmal verloren geht, gesperrt oder kompromittiert wird.

Fast jeder seriöse Anbieter verschlüsselt Daten auf dem Weg zwischen Ihrem Gerät und seinen Servern und noch einmal bei der Speicherung. Der eigentliche Unterschied liegt darin, wer die Schlüssel besitzt. Beim verbreiteten serverseitigen Modell, das Dienste wie Google Drive, Microsoft OneDrive und Dropbox standardmäßig nutzen, verwaltet der Anbieter die Schlüssel. Das ermöglicht die Suche in Dokumenten, Vorschauen, Bearbeitung im Web und eine einfache Passwortwiederherstellung, bedeutet aber auch, dass der Anbieter technisch auf Ihre Daten zugreifen kann, zum Beispiel wenn das Gesetz es verlangt.

Bei Ende-zu-Ende- oder Zero-Knowledge-Verschlüsselung werden Dateien vor dem Hochladen auf Ihrem Gerät verschlüsselt, und nur Sie besitzen den Schlüssel. Proton Drive und MEGA sind bekannte Dienste, die auf diesem Modell aufbauen. Der Vorteil ist starker Datenschutz, selbst wenn die Server des Anbieters angegriffen werden. Der Preis dafür ist Eigenverantwortung: Verlieren Sie Passwort und Wiederherstellungsschlüssel, kann der Anbieter Ihre Dateien nicht für Sie entschlüsseln, und manche Komfortfunktionen arbeiten anders oder gar nicht.

Für viele ist es sinnvoll, alltägliche Dateien mit geringem Risiko in einem gängigen Dienst zu halten und sensible Dokumente in einem Ende-zu-Ende-verschlüsselten Dienst abzulegen oder sie vor dem Hochladen lokal zu verschlüsseln. Manche großen Anbieter bieten bei bestimmten Tarifen zusätzlich geschützte Ordner oder optionale Verschlüsselung an. Lesen Sie deshalb die aktuelle Sicherheitsseite jedes Dienstes, den Sie in Betracht ziehen.

Die Qualität der Synchronisierung merken Sie jeden Tag. Prüfen Sie, ob die Desktop-App Dateien zunächst nur online vorhalten kann, bis Sie sie öffnen, was Speicherplatz spart, und ob sie mit großen Ordnern und Tausenden kleiner Dateien zurechtkommt, ohne zu stocken. Ist die Foto-Sicherung wichtig, sehen Sie sich die automatischen Upload-Optionen der mobilen App an, einschließlich des Hochladens nur über WLAN.

Die Plattformunterstützung unterscheidet sich stärker, als man erwartet. Die meisten großen Dienste bieten Apps für Windows, macOS, Android und iOS sowie eine Weboberfläche, aber die Linux-Unterstützung ist uneinheitlich, und manche Funktionen erreichen die eine Plattform lange vor der anderen. Wenn Sie mit mehreren Systemen arbeiten, testen Sie den Dienst auf jedem davon, mit einem kostenlosen Tarif oder einer Testphase, sofern es sie gibt, bevor Sie alles umziehen.

Vergleichen Sie bei der Freigabe, wie viel Kontrolle Sie haben. Nützlich sind die Freigabe für bestimmte Personen statt für jeden mit dem Link, reiner Lesezugriff, gesperrte Downloads sowie Links, die ablaufen oder ein Passwort verlangen. Prüfen Sie auch, ob Sie alles, was Sie freigegeben haben, an einer Stelle sehen und rasch abschalten können.

Versionsverlauf und Papierkorb sind ebenso wichtig wie die reine Kapazität. Damit können Sie ein versehentlich überschriebenes Dokument zurücksetzen und Dateien wiederherstellen, die Sie, eine Kollegin oder Schadsoftware auf einem synchronisierten Rechner gelöscht haben. Wie lange alte Versionen und gelöschte Dateien aufbewahrt werden, unterscheidet sich je nach Dienst und Tarif. Lesen Sie daher die aktuellen Angaben, statt etwas anzunehmen.

Sehen Sie nach, wo das Unternehmen seinen Sitz hat und wo es Daten speichert, was seine Datenschutzerklärung zum Scannen von Inhalten und zur Weitergabe von Informationen sagt und ob es Transparenzberichte veröffentlicht. Für den geschäftlichen Einsatz kommen Administrationsfunktionen, Aktivitätsprotokolle und die Möglichkeit hinzu, den Zugriff einer Person am Tag ihres Ausscheidens zu entziehen.

Denken Sie schließlich schon vor dem Einzug an den Auszug. Ein guter Dienst lässt Sie alle Ihre Daten ohne Umstände auf einmal herunterladen. Ist der Export langsam oder umständlich, wird ein späterer Wechsel mühsam, und das sollten Sie wissen, bevor Sie jahrelang angesammelte Dateien hochladen.

Starke Verschlüsselung nützt wenig, wenn sich jemand einfach als Sie anmelden kann. Verwenden Sie ein langes, einzigartiges Passwort aus einem Passwortmanager und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, idealerweise mit einer Authenticator-App oder einem Hardware-Sicherheitsschlüssel statt nur per SMS. Bewahren Sie die Backup-Codes offline auf.

Halten Sie Ihre Wiederherstellungsdaten aktuell, denn eine aktuelle Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind der Weg zurück ins Konto, wenn Sie ein Gerät verlieren. Speichern Sie bei Ende-zu-Ende-verschlüsselten Diensten den Wiederherstellungsschlüssel oder die Wiederherstellungsphrase, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und bewahren Sie ihn getrennt vom Passwort auf, zum Beispiel ausgedruckt zu Hause oder in Ihrem Passwortmanager.

Prüfen Sie hin und wieder angemeldete Geräte und verbundene Apps. Entfernen Sie alte Handys, nicht mehr genutzte Rechner und Apps von Drittanbietern, denen vor langer Zeit Zugriff auf Ihre Dateien gegeben wurde. Seien Sie misstrauisch bei E-Mails, die mitteilen, dass jemand ein Dokument mit Ihnen geteilt hat, und öffnen Sie geteilte Dateien, indem Sie sich über die App oder die Adresse anmelden, die Sie sonst nutzen, nicht über einen Link in einer unerwarteten Nachricht.

Die meisten Datenlecks bei Cloud-Speichern sind keine raffinierten Hacks, sondern Links, die zu breit geteilt und nie abgeschaltet wurden. Geben Sie möglichst nur für bestimmte Personen frei, wählen Sie reinen Lesezugriff, sofern Bearbeitung nicht wirklich nötig ist, und setzen Sie für alles Vorübergehende ein Ablaufdatum. Wenn ein Projekt endet, räumen Sie seine Links auf.

Bedenken Sie, dass Synchronisieren nicht dasselbe ist wie Sichern. Wird eine Datei auf einem synchronisierten Gerät gelöscht oder von Ransomware verschlüsselt, kann sich die Änderung auf alle anderen Geräte ausbreiten. Halten Sie von unersetzlichen Dateien mindestens eine unabhängige Kopie vor, etwa auf einer externen Festplatte, die offline liegt, oder in einem zweiten Dienst. Eine klassische Faustregel lautet: drei Kopien auf zwei verschiedenen Speicherarten, eine davon an einem anderen Ort.

Bevor Sie hochsensible Dokumente bei einem Dienst ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hochladen, sollten Sie erwägen, sie lokal mit einem seriösen Verschlüsselungswerkzeug zu verschlüsseln. Dann legt selbst ein kompromittiertes Konto nur Dateien offen, die niemand lesen kann.

Manche Menschen beziehen ein Cloud-Speicherkonto oder -Abonnement über einen Marktplatz für digitale Güter wie rStock, auf dem unabhängige Shops Accounts und Zugänge verkaufen und jedes Angebot geprüft wird, bevor es online geht. rStock steht in keiner Verbindung zu Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft oder einer anderen Marke, und für jedes Konto, das Sie erwerben und nutzen, sollten Sie die Nutzungsbedingungen des Speicheranbieters beachten.

Behandeln Sie jedes Konto, das Sie nicht selbst angelegt haben, als nicht vertrauenswürdig, bis Sie es gesichert haben: Ändern Sie das Passwort, hinterlegen Sie Ihre eigene Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse und Telefonnummer, aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, melden Sie alle anderen Sitzungen ab und prüfen Sie verbundene Apps. Bis das erledigt ist, und idealerweise ohnehin, bewahren Sie Ihre sensibelsten Dokumente in einem Konto auf, das Sie selbst angelegt haben und vollständig kontrollieren.