Microsoft 365-এর যেসব ফিচার হয়তো এখনও ব্যবহার করছেন না

অনেকে Microsoft 365 বলতে বোঝেন এমন একটি সাবস্ক্রিপশন, যা Word, Excel ও PowerPoint হালনাগাদ রাখে। এটি তার একটি অংশ মাত্র; প্যাকেজে আরও আছে OneDrive-এ ক্লাউড স্টোরেজ, Outlook মেইল ও ক্যালেন্ডার অ্যাপ, OneNote, প্রধান অ্যাপগুলোর ওয়েব ও মোবাইল সংস্করণ এবং একগুচ্ছ সহযোগিতার ফিচার, যেগুলো ফাইল একটি কম্পিউটারে না রেখে ক্লাউডে থাকলে সবচেয়ে ভালো কাজ করে।

কী পাবেন তা নির্ভর করে প্ল্যানের ওপর। Personal ও Family প্ল্যান ব্যক্তি ও পরিবারের জন্য, আর ব্যবসা ও শিক্ষা প্ল্যানে যোগ হয় ম্যানেজড ইমেইল, কাজের জন্য Teams, SharePoint সাইট এবং অ্যাডমিন কন্ট্রোল। নিচের ফিচারগুলো বেশিরভাগ বর্তমান প্ল্যানে পাওয়া যায়, তবে মেনু সরে যায় ও নাম বদলায়; তাই স্ক্রিনে কিছু আলাদা দেখালে আপনার Microsoft অ্যাকাউন্টে প্ল্যানের বিবরণ দেখে নিন।

OneDrive-কে সহজ সিঙ্ক ফোল্ডার ভাবা সহজ, অথচ এতে বেশ কয়েকটি সুরক্ষা-জাল আছে। ভার্সন হিস্ট্রি ফাইলের আগের সংস্করণ ধরে রাখে, ফলে অনাকাঙ্ক্ষিত সম্পাদনার পর ডকুমেন্ট আগের অবস্থায় ফেরানো যায়। মুছে ফেলা আইটেম প্রথমে OneDrive রিসাইকেল বিনে যায়, আর সাবস্ক্রাইবাররা পুরো OneDrive আগের কোনো সময়ে ফিরিয়ে নিতে পারেন, যা গণহারে মুছে যাওয়া, সিঙ্কের ভুল বা র‍্যানসমওয়্যার সংক্রমণের পর অনেক কাজে লাগে।

Files On-Demand আপনাকে File Explorer-এ সব ফাইল দেখতে দেয়, অথচ সবগুলো ডিস্কে রাখতে হয় না। আইটেম খুললে তবেই ডাউনলোড হয়, আর গুরুত্বপূর্ণ ফোল্ডার আপনি সবসময় অফলাইনে পাওয়ার মতো চিহ্নিত করতে পারেন। ফোল্ডার ব্যাকআপ আপনার Desktop, Documents ও Pictures ফোল্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে সুরক্ষিত রাখতে পারে, ফলে ল্যাপটপ হারিয়ে বা নষ্ট হয়ে গেলে কাজও সঙ্গে যায় না।

শেয়ার করার জন্য অ্যাটাচমেন্ট ইমেইল না করে লিংক তৈরি করুন এবং দেখা বা সম্পাদনার অনুমতি বেছে নিন। সাবস্ক্রাইবাররা লিংকে মেয়াদ শেষের তারিখ বা পাসওয়ার্ডের মতো বাড়তি নিয়ন্ত্রণ যোগ করতে পারেন। Personal Vault হলো OneDrive-এর ভেতরের একটি সুরক্ষিত জায়গা, যা খোলার আগে বাড়তি পরিচয় যাচাই চায়; গুরুত্বপূর্ণ নথির স্ক্যান রাখার জন্য এটি একটি যুক্তিসঙ্গত জায়গা।

কোনো ডকুমেন্ট OneDrive বা SharePoint-এ সংরক্ষিত থাকলে একাধিক মানুষ একই সময়ে সেটি সম্পাদনা করতে পারেন। ফাইলে আর কে আছেন, তাঁদের কার্সর বা নির্বাচিত ঘরগুলো কোথায় তা আপনি দেখতে পান, আর তাঁদের পরিবর্তন কয়েক সেকেন্ডের মধ্যেই ফুটে ওঠে। ডেস্কটপ অ্যাপের ওপরের দিকের AutoSave সুইচ সবাইকে একই কপিতে কাজ করায়, ফলে পরস্পরবিরোধী সংস্করণ তৈরি হয় না।

মন্তব্য অনেকের ধারণার চেয়েও বেশি কাজের। মন্তব্যে অ্যাট চিহ্নের পর কোনো সহকর্মীর নাম লিখলে তাঁকে উল্লেখ করা হয় এবং ঠিক সেই জায়গার লিংকসহ তাঁর কাছে নোটিফিকেশন যায়। কিছু প্ল্যানে মন্তব্যকে টাস্ক হিসেবেও বরাদ্দ করা যায়, ফলে রিভিউ নোট ডকুমেন্টের ভেতরেই একটি ছোট করণীয় তালিকায় পরিণত হয়।

কো-অথরিং .docx, .xlsx ও .pptx-এর মতো আধুনিক ফাইল ফরম্যাটে নির্ভরযোগ্যভাবে কাজ করে। পুরোনো ফরম্যাট এবং কিছু পুরোনো ফিচারসহ ফাইল একসঙ্গে সম্পাদনায় বাধা দিতে পারে, তাই আগে সেগুলো রূপান্তর করে নিন। কী বদলেছে দেখতে চাইলে Word-এর Track Changes, Excel-এর Show Changes এবং File মেনুর ভার্সন হিস্ট্রি একটি পরিষ্কার রেকর্ড দেয়।

Focused Inbox গুরুত্বপূর্ণ মেইলকে নিউজলেটার ও নোটিফিকেশন থেকে আলাদা করে, আর আপনি দুই ট্যাবের মধ্যে বার্তা সরালে এটি শিখে নেয়। Rules ও Quick Steps বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইল, ফ্ল্যাগ বা ফরওয়ার্ড করতে পারে। Scheduled sending দিয়ে আপনি গভীর রাতে ইমেইল লিখে কাজের সময়ে পাঠাতে পারেন, এবং Outlook-এর নতুন সংস্করণগুলোতে কোনো বার্তা স্নুজ করলে সেটি পরে আবার ইনবক্সের ওপরে ফিরে আসে।

টেমপ্লেট ছোট ফিচার হলেও লাভ বড়: যে উত্তর প্রায়ই লেখেন তা সংরক্ষণ করে কয়েক ক্লিকে বসিয়ে দিন। ক্যালেন্ডারের দিকে Scheduling Assistant দেখায় সহকর্মীরা কখন ফাঁকা, আর আপনি পরিবার বা সহকর্মীদের সঙ্গে ক্যালেন্ডার দেখা বা সম্পাদনার অধিকারসহ শেয়ার করতে পারেন। কোনো কথোপকথন Ignore করলে ওই গোলমেলে থ্রেডের বর্তমান ও ভবিষ্যৎ বার্তাগুলো সরাসরি Deleted Items-এ চলে যায়।

Personal ও Family সাবস্ক্রাইবাররা ব্যক্তিগত ইমেইলের জন্য বিজ্ঞাপনমুক্ত Outlook অভিজ্ঞতাও পান, এবং সাবস্ক্রিপশনে মেইলের ওপর বাড়তি নিরাপত্তা যাচাইও অন্তর্ভুক্ত থেকেছে; সুবিধাগুলো বদলায়, তাই আপনার প্ল্যানের পেজ দেখে নিন। কোনো ফিল্টারই সাধারণ বিচারবুদ্ধির বিকল্প নয়: যে বার্তা আপনাকে তাড়াহুড়ো করে ক্লিক করতে, অর্থ দিতে বা সাইন ইন করতে চাপ দেয়, তার ব্যাপারে সতর্ক থাকুন।

ব্যবসা প্ল্যানে Teams হলো চ্যাট, চ্যানেল, মিটিং ও শেয়ার করা ফাইলের কেন্দ্র। আপনার প্রতিষ্ঠান যা অনুমোদন করে তার ওপর নির্ভর করে মিটিংয়ে লাইভ ক্যাপশন, ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার, রেকর্ডিং ও ট্রান্সক্রিপ্ট থাকতে পারে। চ্যানেলে শেয়ার করা ফাইল SharePoint-এ জমা হয়, ফলে অন্য যেকোনো ডকুমেন্টের মতোই সেগুলোতে একই ভার্সন হিস্ট্রি ও কো-অথরিং মেলে।

Teams-এর একটি বিনামূল্যের ব্যক্তিগত সংস্করণও আছে, যা পরিবার ও বন্ধুদের সঙ্গে চ্যাট ও কলের জন্য এবং সাধারণ Microsoft অ্যাকাউন্টে চলে। অনেক কাজের প্ল্যানে Loop কম্পোনেন্ট সহযোগিতাকে আরও এক ধাপ এগিয়ে নেয়: Teams চ্যাট বা Outlook ইমেইলে শেয়ার করা টেবিল, চেকলিস্ট বা অনুচ্ছেদ সজীব থাকে, তাই মানুষ যেখানেই খুলুক, প্রতিটি কপিতে সর্বশেষ সম্পাদনা দেখা যায়।

আরও কিছু কাজের টুল অ্যাপ লঞ্চারে লুকিয়ে আছে। Microsoft Forms দ্রুত জরিপ ও কুইজ বানায়, To Do করণীয় জমা রাখে এবং Outlook-এ ফ্ল্যাগ করা ইমেইলও দেখাতে পারে, আর OneNote নোট, ওয়েব ক্লিপিং ও হাতে আঁকা স্কেচ একটি খোঁজযোগ্য নোটবুকে রাখে।

Word, Outlook ও PowerPoint-এর Dictate বোতাম কথাকে লেখায় রূপ দেয় এবং প্রথম খসড়ার জন্য বিস্ময়কর রকম ভালো। Word-এর বিল্ট-ইন এডিটিং টুল বানান, ব্যাকরণ ও স্পষ্টতা যাচাই করে এবং আরও সংক্ষিপ্ত বাক্যবিন্যাসের পরামর্শ দিতে পারে। PowerPoint-এ ছবি যোগ করলেই Designer লেআউটের ধারণা দেয়, আর Speaker Coach আপনাকে বক্তৃতার মহড়া দিতে দেয় এবং গতি ও অপ্রয়োজনীয় শব্দ নিয়ে মতামত জানায়।

Read Aloud ও Immersive Reader তাঁদের জন্য, যাঁরা শুনে পড়তে পছন্দ করেন বা আরও পরিচ্ছন্ন পাঠ-দৃশ্য চান। Accessibility Checker ডকুমেন্ট শেয়ার করার আগেই বিকল্প টেক্সটের অভাব, কম কনট্রাস্ট ও বিভ্রান্তিকর হেডিং কাঠামো ধরিয়ে দেয়। Microsoft বেশ কয়েকটি প্ল্যানে এআই সহকারী ফিচারও যোগ করছে; প্রাপ্যতা, ব্যবহারের সীমা ও সেটিংস প্ল্যান ও অঞ্চলভেদে আলাদা, তাই আপনার সাবস্ক্রিপশনে বর্তমানে কী আছে দেখে নিন।

Microsoft 365 Family সাবস্ক্রিপশনের মালিককে সুবিধাগুলো অল্প কয়েকজনের একটি দলের সঙ্গে ভাগ করতে দেয়। প্রত্যেকে নিজের Microsoft অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করেন এবং পান নিজস্ব স্টোরেজ, নিজস্ব অ্যাপ ইনস্টল ও নিজস্ব গোপনীয়তা, তাই কেউ অন্য কারও ফাইল বা মেইল দেখতে পান না। মালিক Microsoft অ্যাকাউন্ট ড্যাশবোর্ডের শেয়ারিং পেজ থেকে মানুষ যোগ বা বাদ দেন, আর আমন্ত্রিত সদস্যরা ইমেইল আমন্ত্রণ বা লিংকের মাধ্যমে তা গ্রহণ করেন।

সন্তানসহ পরিবারের জন্য Microsoft-এর ফ্যামিলি সেফটি সেটিংস শিশুদের অ্যাকাউন্টে স্ক্রিন টাইম সীমা ও কনটেন্ট ফিল্টারের মতো নিয়ন্ত্রণ যোগ করে; কী কী টুল দেওয়া হয় তা সময়ের সঙ্গে বদলেছে, তাই বর্তমানে কী পাওয়া যায় দেখে নিন। মনে রাখবেন, যিনি অর্থ প্রদান করেন তিনিই সাবস্ক্রিপশন নিয়ন্ত্রণ করেন: তিনি বাতিল করলে বা আপনাকে সরিয়ে দিলে আপনার প্রিমিয়াম সুবিধাও শেষ হয়ে যায়, এবং যে OneDrive-এ বিনামূল্যের স্টোরেজ সীমার চেয়ে বেশি ডেটা আছে তা শুধু-পড়া অবস্থায় চলে যেতে পারে, তাই নিজের জায়গার দিকে নজর রাখুন।

এই সব ফিচার একটিমাত্র Microsoft অ্যাকাউন্টের ওপর নির্ভর করে, তাই সেটি ভালোভাবে সুরক্ষিত রাখুন। টু-স্টেপ ভেরিফিকেশন চালু করুন, আপনার নিয়ন্ত্রণে থাকা একটি রিকভারি ইমেইল ও ফোন নম্বর যোগ করুন, এবং মাঝেমধ্যে ডিভাইস ও সাম্প্রতিক সাইন-ইন কার্যকলাপের পেজ দেখুন। যেসব কম্পিউটার আর ব্যবহার করেন না সেগুলো থেকে সাইন আউট করলে আপনার সাবস্ক্রিপশন গোছানো থাকে এবং ফাইল ব্যক্তিগত থাকে।

rStock-এর মতো মার্কেটপ্লেসে কোনো স্টোর থেকে Microsoft অ্যাকাউন্ট বা সাবস্ক্রিপশন নিলে ডেলিভারি অর্ডার পেজে আসামাত্র সেটি যাচাই করুন, এবং অ্যাকাউন্ট পেলে পাসওয়ার্ড ও নিরাপত্তা তথ্য নিজের করে বদলে নিন। rStock ক্রেতার পেমেন্ট স্টোরকে সঙ্গে সঙ্গে ছেড়ে না দিয়ে ধরে রাখে, এবং ডেলিভারি লিস্টিংয়ের সঙ্গে না মিললে অনুমোদিত সময়ের মধ্যে আপনি বিরোধ খুলতে পারেন। rStock Microsoft-এর সঙ্গে সংশ্লিষ্ট নয়। উৎস যা-ই হোক, Microsoft-এর ব্যবহারের শর্তাবলি মেনে চলুন।