ক্লাউড স্টোরেজ বেছে নেওয়ার নিয়ম ও ফাইল নিরাপদ রাখার উপায়

ব্র্যান্ড তুলনার আগে লিখে ফেলুন স্টোরেজটি কীসের জন্য। ফোনের ছবির ব্যাকআপ, ক্লায়েন্টকে বড় প্রজেক্ট ফাইল পাঠানো, স্ক্যান করা ডকুমেন্ট জমিয়ে রাখা, আর ল্যাপটপ ও ডেস্কটপের মধ্যে কাজের ফোল্ডার সিঙ্ক করা, এগুলো আলাদা আলাদা কাজ। একটির জন্য দারুণ সার্ভিস অন্যটির জন্য বেমানান হতে পারে।

কয়েকটি বাস্তব প্রশ্নে তালিকা দ্রুত ছোট হয়ে আসে। আপনি কোন কোন ডিভাইস ও অপারেটিং সিস্টেম ব্যবহার করেন? বেশির ভাগ ফাইল কি শুধু নিজের জন্য, নাকি অন্যদের সঙ্গে শেয়ার করেন? কোনোটি কি স্পর্শকাতর, যেমন পরিচয়পত্র, চুক্তি বা মেডিকেল রেকর্ড? সহকর্মীদের সঙ্গে ব্রাউজারে একসঙ্গে ডকুমেন্ট এডিট করতে হয় কি? সৎ উত্তর দিলে এমন ফিচারের জন্য সার্ভিস বেছে নেওয়া থেকে বাঁচবেন, যা আপনি কখনো ব্যবহারই করবেন না।

প্রতিদিনের স্টোরেজ আর দীর্ঘমেয়াদি আর্কাইভ আলাদা রাখাও কাজের। অনেকেই চলমান কাজ একটি সার্ভিসে রাখেন আর জরুরি ফাইলের দ্বিতীয়, স্বাধীন একটি কপি রাখেন অন্য কোথাও। কখনো একটি অ্যাকাউন্ট হারিয়ে গেলে, লক হলে বা হ্যাক হলে এতে তাঁরা বেঁচে যান।

প্রায় সব নামী প্রোভাইডারই আপনার ডিভাইস থেকে সার্ভারে যাওয়ার পথে এবং সংরক্ষণের সময় ডেটা এনক্রিপ্ট করে। আসল পার্থক্য হলো চাবি বা কী কার হাতে। সাধারণ সার্ভার-সাইড মডেলে, যা Google Drive, Microsoft OneDrive ও Dropbox-এর মতো সার্ভিসে ডিফল্ট, কী সামলায় প্রোভাইডার। এর ফলে ডকুমেন্টের ভেতরে সার্চ, প্রিভিউ, ওয়েবে এডিট এবং সহজ পাসওয়ার্ড রিকভারি সম্ভব হয়। কিন্তু প্রোভাইডার প্রযুক্তিগতভাবে আপনার ডেটায় ঢুকতে পারে, যেমন আইন চাইলে।

এন্ড-টু-এন্ড বা জিরো-নলেজ এনক্রিপশনে ফাইল আপলোডের আগেই আপনার ডিভাইসে এনক্রিপ্ট হয় এবং কী থাকে শুধু আপনার কাছে। Proton Drive ও MEGA এই মডেলের ওপর দাঁড়ানো পরিচিত সার্ভিস। সুবিধা হলো প্রোভাইডারের সার্ভারে অনুপ্রবেশ ঘটলেও জোরালো গোপনীয়তা। বিনিময়ে দায়িত্ব বাড়ে: পাসওয়ার্ড ও রিকভারি কী দুটোই হারালে প্রোভাইডার আপনার ফাইল ডিক্রিপ্ট করে দিতে পারে না, আর কিছু সুবিধা অন্যভাবে কাজ করে বা একেবারেই করে না।

অনেকের জন্য বুদ্ধিমানের পথ হলো দৈনন্দিন, কম ঝুঁকির ফাইল প্রচলিত সার্ভিসে রাখা, আর স্পর্শকাতর ডকুমেন্ট এন্ড-টু-এন্ড এনক্রিপ্টেড সার্ভিসে রাখা, অথবা আপলোডের আগে নিজের কম্পিউটারে এনক্রিপ্ট করে নেওয়া। কিছু প্রচলিত প্রোভাইডার নির্দিষ্ট প্ল্যানে বাড়তি সুরক্ষিত ফোল্ডার বা ঐচ্ছিক এনক্রিপশনও দেয়, তাই যেকোনো সার্ভিস নিয়ে ভাবার সময় তার বর্তমান নিরাপত্তা পেজটি পড়ে নিন।

সিঙ্কের মান আপনি প্রতিদিন টের পান। দেখে নিন ডেস্কটপ অ্যাপ ফাইল খোলার আগ পর্যন্ত সেটি শুধু অনলাইনে রাখতে পারে কি না, যা ডিস্কের জায়গা বাঁচায়। আরও দেখুন, বড় ফোল্ডার ও হাজার হাজার ছোট ফাইলে অ্যাপটি আটকে যায় কি না। ছবির ব্যাকআপ অগ্রাধিকার হলে মোবাইল অ্যাপের স্বয়ংক্রিয় আপলোডের অপশন দেখুন, যেমন শুধু Wi-Fi-তে আপলোড।

প্ল্যাটফর্ম সাপোর্টে পার্থক্য লোকে যতটা ভাবে তার চেয়ে বেশি। বেশির ভাগ বড় সার্ভিস Windows, macOS, Android ও iOS-এর অ্যাপ এবং ওয়েব ইন্টারফেস দেয়, কিন্তু Linux সাপোর্ট অসম, আর কোনো কোনো ফিচার এক প্ল্যাটফর্মে আসে অন্যটির অনেক আগে। একাধিক সিস্টেমে কাজ করলে সব ফাইল সরানোর আগে প্রতিটিতে সার্ভিসটি পরখ করুন, ফ্রি প্ল্যান বা ট্রায়াল থাকলে সেটি ব্যবহার করে।

শেয়ারিংয়ে দেখুন নিয়ন্ত্রণ কতটা পাচ্ছেন। কাজের অপশন হলো লিংক পেলেই যে কেউ খুলতে পারবে, এমন না রেখে নির্দিষ্ট মানুষের সঙ্গে শেয়ার করা, শুধু দেখার অনুমতি, ডাউনলোড আটকে দেওয়া এবং মেয়াদ থাকা বা পাসওয়ার্ড লাগে এমন লিংক। এও যাচাই করে নিন যে শেয়ার করা সবকিছু এক জায়গায় দেখা এবং দ্রুত বন্ধ করা যায় কি না।

শুধু ধারণক্ষমতার মতোই গুরুত্বপূর্ণ ভার্সন হিস্টরি ও রিসাইকেল বিন। ভুল করে ওভাররাইট হওয়া ডকুমেন্ট আগের অবস্থায় ফেরাতে এবং আপনার, কোনো সহকর্মীর বা সিঙ্ক করা কম্পিউটারের ম্যালওয়্যারের মুছে ফেলা ফাইল উদ্ধার করতে এগুলো সাহায্য করে। পুরোনো সংস্করণ ও মোছা ফাইল কতদিন থাকে তা সার্ভিস ও প্ল্যানভেদে আলাদা, তাই ধরে না নিয়ে বর্তমান তথ্য পড়ুন।

দেখুন প্রতিষ্ঠানটি কোন দেশভিত্তিক এবং তারা ডেটা রাখে কোথায়, কনটেন্ট স্ক্যান ও তথ্য ভাগাভাগি নিয়ে গোপনীয়তা নীতিতে কী বলা আছে, এবং তারা স্বচ্ছতা প্রতিবেদন প্রকাশ করে কি না। ব্যবসায়িক ব্যবহারে যোগ করুন অ্যাডমিন নিয়ন্ত্রণ, অ্যাক্টিভিটি লগ এবং কেউ চলে যাওয়ার দিনই তাঁর অ্যাক্সেস তুলে নেওয়ার সুযোগ।

শেষে, পৌঁছানোর আগেই ছেড়ে যাওয়ার কথা ভাবুন। ভালো সার্ভিস ঝামেলা ছাড়াই আপনার সব ডেটা একসঙ্গে ডাউনলোড করতে দেয়। এক্সপোর্ট ধীর বা জটিল হলে পরে অন্য সার্ভিসে যাওয়া কষ্টকর হবে, আর বছরের পর বছরের ফাইল আপলোডের আগেই সেটা জানা থাকা ভালো।

কেউ আপনার পরিচয়েই সাইন ইন করে ফেললে জোরালো এনক্রিপশনও বিশেষ কাজে আসে না। পাসওয়ার্ড ম্যানেজারে রাখা লম্বা, অনন্য পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন এবং টু-ফ্যাক্টর অথেনটিকেশন চালু করুন, সম্ভব হলে শুধু SMS-এর ওপর নির্ভর না করে অথেনটিকেটর অ্যাপ বা হার্ডওয়্যার সিকিউরিটি কী দিয়ে। ব্যাকআপ কোড অফলাইনে কোথাও রাখুন।

রিকভারি তথ্য হালনাগাদ রাখুন, কারণ ডিভাইস হারালে আবার ঢুকতে ভরসা হালনাগাদ রিকভারি ইমেইল ও ফোন নম্বরই। এন্ড-টু-এন্ড এনক্রিপ্টেড সার্ভিস রিকভারি কী বা রিকভারি ফ্রেজ সংরক্ষণ করতে বললে তা করুন এবং পাসওয়ার্ড থেকে আলাদা রাখুন, যেমন ছাপিয়ে বাড়িতে বা পাসওয়ার্ড ম্যানেজারে।

সাইন-ইন করা ডিভাইস ও সংযুক্ত অ্যাপ মাঝেমধ্যে দেখে নিন। পুরোনো ফোন, যে কম্পিউটার আর ব্যবহার করেন না, আর অনেক আগে ফাইলে অ্যাক্সেস পাওয়া থার্ড-পার্টি অ্যাপ সরিয়ে দিন। কেউ আপনার সঙ্গে ডকুমেন্ট শেয়ার করেছে বলে আসা ইমেইলে সন্দেহ রাখুন, আর শেয়ার করা ফাইল খুলুন অ্যাপ বা আপনার অভ্যস্ত ঠিকানা দিয়ে সাইন ইন করে, অপ্রত্যাশিত বার্তার লিংকে নয়।

ক্লাউড স্টোরেজের বেশির ভাগ ফাঁস চতুর হ্যাকিংয়ে হয় না, হয় এমন লিংকে, যা বেশি মানুষের সঙ্গে শেয়ার হয়েছিল আর কখনো বন্ধ করা হয়নি। সম্ভব হলে নাম ধরে মানুষের সঙ্গে শেয়ার করুন, এডিট সত্যিই দরকার না হলে শুধু দেখার অনুমতি দিন, আর সাময়িক কিছুর জন্য মেয়াদ ঠিক করে দিন। প্রজেক্ট শেষ হলে তার লিংকগুলো গুছিয়ে ফেলুন।

মনে রাখবেন, সিঙ্ক আর ব্যাকআপ এক জিনিস নয়। সিঙ্ক করা একটি ডিভাইসে ফাইল মুছে গেলে বা র‍্যানসমওয়্যারে এলোমেলো হলে পরিবর্তনটি বাকি সব ডিভাইসে ছড়িয়ে পড়তে পারে। যে ফাইল হারালে আর ফেরত পাওয়া যায় না, তার অন্তত একটি স্বাধীন কপি রাখুন, যেমন অফলাইনে রাখা এক্সটার্নাল ড্রাইভ বা দ্বিতীয় একটি সার্ভিস। প্রচলিত নিয়মটি হলো তিন কপি, দুই ধরনের স্টোরেজে, আর একটি কপি অন্য জায়গায়।

এন্ড-টু-এন্ড এনক্রিপশন নেই এমন সার্ভিসে অত্যন্ত স্পর্শকাতর ডকুমেন্ট আপলোডের আগে নামী একটি এনক্রিপশন টুল দিয়ে লোকালি এনক্রিপ্ট করার কথা ভাবুন। তাহলে অ্যাকাউন্ট হ্যাক হলেও এমন ফাইলই বেরোবে, যা কেউ পড়তে পারবে না।

কিছু মানুষ rStock-এর মতো ডিজিটাল পণ্যের মার্কেটপ্লেস থেকে ক্লাউড স্টোরেজ অ্যাকাউন্ট বা সাবস্ক্রিপশন সংগ্রহ করেন, যেখানে স্বাধীন স্টোরগুলো অ্যাকাউন্ট ও অ্যাক্সেস বিক্রি করে এবং প্রতিটি লিস্টিং লাইভ হওয়ার আগে পর্যালোচনা করা হয়। rStock Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft বা অন্য কোনো ব্র্যান্ডের সঙ্গে যুক্ত নয়, আর যে অ্যাকাউন্ট আপনি সংগ্রহ ও ব্যবহার করবেন, তার জন্য স্টোরেজ প্রোভাইডারের ব্যবহারের শর্ত মেনে চলা উচিত।

নিজে তৈরি করেননি এমন যেকোনো অ্যাকাউন্টকে সুরক্ষিত না করা পর্যন্ত অবিশ্বস্ত ধরুন: পাসওয়ার্ড বদলান, নিজের রিকভারি ইমেইল ও ফোন নম্বর বসান, টু-ফ্যাক্টর অথেনটিকেশন চালু করুন, অন্য সব সেশন থেকে সাইন আউট করুন এবং সংযুক্ত অ্যাপ দেখে নিন। এসব শেষ না হওয়া পর্যন্ত, আর আদর্শভাবে যেকোনো ক্ষেত্রেই, আপনার সবচেয়ে স্পর্শকাতর ডকুমেন্ট রাখুন এমন অ্যাকাউন্টে, যা আপনি নিজে তৈরি করেছেন এবং পুরোপুরি নিয়ন্ত্রণ করেন।