ميزات Microsoft 365 التي قد لا تستخدمها بعد

يظن كثيرون أن Microsoft 365 هو الاشتراك الذي يُبقي Word وExcel وPowerPoint محدّثة. وهذا جزء منه، لكن الحزمة تشمل أيضًا التخزين السحابي في OneDrive، وتطبيقات البريد والتقويم Outlook، وOneNote، ونسخ الويب والجوال من التطبيقات الرئيسية، ومجموعة من ميزات التعاون تعمل بأفضل صورة حين تكون ملفاتك في السحابة لا على حاسوب واحد.

ما تحصل عليه يتوقف على الخطة. فخطط Personal وFamily موجّهة إلى الأفراد والأسر، بينما تضيف خطط الأعمال والتعليم بريدًا مُدارًا وTeams للعمل ومواقع SharePoint وأدوات إدارة. الميزات التالية متاحة في معظم الخطط الحالية، لكن القوائم تتغير والأسماء تتبدل بمرور الوقت، فإذا بدا لك شيء مختلفًا على شاشتك فراجع وصف الخطة في حساب Microsoft الخاص بك.

من السهل التعامل مع OneDrive على أنه مجرد مجلد مزامنة، لكنه يوفر عدة شبكات أمان. يحتفظ سجل الإصدارات بنسخ أقدم من ملفاتك، فتستطيع إرجاع مستند إلى حالته السابقة بعد تعديل غير مرغوب. وتذهب العناصر المحذوفة أولًا إلى سلة مهملات OneDrive، ويستطيع المشتركون استعادة OneDrive بالكامل إلى نقطة زمنية سابقة، وهذا مفيد بعد حذف جماعي أو خطأ في المزامنة أو الإصابة ببرنامج فدية.

تتيح ميزة Files On-Demand رؤية كل ملف في مستكشف الملفات دون الاحتفاظ بها كلها على القرص. تُنزَّل العناصر عند فتحها، ويمكنك تحديد المجلدات المهمة لتبقى متاحة دون اتصال دائمًا. ويستطيع النسخ الاحتياطي للمجلدات حماية سطح المكتب والمستندات والصور تلقائيًا، فلا يأخذ فقدان حاسوب محمول أو تعطله عملك معه.

وللمشاركة، أنشئ روابط بدل إرسال مرفقات بالبريد، واختر بين صلاحية العرض وصلاحية التحرير. ويستطيع المشتركون إضافة ضوابط أخرى مثل تاريخ انتهاء أو كلمة مرور للرابط. أما Personal Vault فهو منطقة محمية داخل OneDrive تطلب فحص هوية إضافيًا قبل أن تُفتح، وهي مكان مناسب لنسخ ممسوحة ضوئيًا من المستندات المهمة.

عندما يُحفظ المستند في OneDrive أو SharePoint، يستطيع عدة أشخاص تحريره في الوقت نفسه. ترى من يوجد في الملف، وأين مؤشره أو خلاياه المحددة، وتظهر تغييراته خلال ثوانٍ. ويجعل الحفظ التلقائي AutoSave، وهو مفتاح التبديل في أعلى تطبيقات سطح المكتب، الجميع يعملون على النسخة نفسها بدل إنشاء إصدارات متعارضة.

والتعليقات أنفع مما يظن كثيرون. فكتابة علامة @ متبوعة باسم زميل داخل تعليق تشير إلى ذلك الشخص وترسل إليه إشعارًا برابط يقود إلى الموضع المحدد. وفي بعض الخطط يمكنك أيضًا إسناد تعليق كمهمة، فتتحول ملاحظات المراجعة إلى قائمة مهام صغيرة داخل المستند.

يعمل التأليف المشترك بموثوقية مع صيغ الملفات الحديثة مثل docx وxlsx وpptx. أما الصيغ الأقدم والملفات ذات بعض الميزات القديمة فقد تمنع التحرير المتزامن، فحوّلها أولًا. وإذا احتجت أن ترى ما تغيّر، فإن تتبع التغييرات في Word وإظهار التغييرات في Excel وسجل الإصدارات في قائمة ملف تمنحك سجلًا واضحًا.

يفصل صندوق الوارد المركّز Focused Inbox الرسائل المهمة عن النشرات الإخبارية والإشعارات، ويتعلم من نقلك الرسائل بين التبويبين. وتستطيع القواعد والخطوات السريعة تصنيف الرسائل أو وضع علامة عليها أو إعادة توجيهها تلقائيًا. ويتيح الإرسال المجدوَل كتابة رسالة في وقت متأخر من المساء وتسليمها في ساعات العمل، وفي الإصدارات الأحدث من Outlook يمكنك تأجيل رسالة لتعود إلى أعلى صندوق الوارد لاحقًا.

القوالب ميزة صغيرة ذات مردود كبير: احفظ الردود التي تكتبها كثيرًا وأدرجها بنقرتين. وعلى جانب التقويم، يُظهر مساعد الجدولة متى يكون الزملاء متاحين، ويمكنك مشاركة تقويمك مع العائلة أو الفريق بصلاحية العرض أو التحرير. وتجاهل المحادثة ينقل الرسائل الحالية والمقبلة من سلسلة مزعجة مباشرة إلى العناصر المحذوفة.

ويحصل مشتركو Personal وFamily أيضًا على تجربة Outlook خالية من الإعلانات لبريدهم الشخصي، وقد تضمنت الاشتراكات فحوصات أمان إضافية للبريد؛ والمزايا الدقيقة تتغير، فراجع صفحة خطتك. ولا يغني أي مرشّح عن الحس السليم: كن حذرًا من أي رسالة تدفعك إلى النقر أو الدفع أو تسجيل الدخول على وجه الاستعجال.

في خطط الأعمال يمثل Teams المحور للدردشة والقنوات والاجتماعات والملفات المشتركة. يمكن أن تتضمن الاجتماعات تسميات توضيحية مباشرة وتمويه الخلفية وتسجيلات ونصوصًا مكتوبة، بحسب ما تسمح به مؤسستك. وتُخزَّن الملفات المشتركة في قناة داخل SharePoint، فتستفيد من سجل الإصدارات والتأليف المشترك نفسيهما كأي مستند آخر.

ولدى Teams أيضًا نسخة شخصية مجانية للدردشة والمكالمات مع العائلة والأصدقاء، وتعمل بحساب Microsoft عادي. وفي كثير من خطط العمل تنقل مكوّنات Loop التعاون خطوة أبعد: جدول أو قائمة تحقق أو فقرة تُشارَك في دردشة Teams أو رسالة Outlook تظل حيّة، فتعرض كل نسخة أحدث التعديلات أينما فتحها الناس.

وتختبئ أدوات مفيدة أخرى في مشغّل التطبيقات. يبني Microsoft Forms استبيانات واختبارات سريعة، ويجمع To Do المهام ويستطيع عرض الرسائل التي وضعت عليها علامة في Outlook، ويحتفظ OneNote بالملاحظات ومقتطفات الويب والرسومات المرسومة بخط اليد في دفتر واحد قابل للبحث.

يحوّل زر الإملاء Dictate في Word وOutlook وPowerPoint الكلام إلى نص، وهو جيد على نحو مفاجئ للمسودات الأولى. وتفحص أدوات التحرير المدمجة في Word الإملاء والقواعد ووضوح الصياغة، وتقترح عبارات أكثر إيجازًا. وفي PowerPoint يقدّم Designer أفكارًا للتخطيط بمجرد إضافة صورة، ويتيح Speaker Coach التمرّن على عرض والحصول على ملاحظات عن الإيقاع وكلمات الحشو.

ويساعد Read Aloud وImmersive Reader كل من يفضّل الاستماع أو يحتاج إلى عرض قراءة أنظف. ويشير مدقق إمكانية الوصول إلى النص البديل المفقود وضعف التباين وبنية العناوين المربكة قبل أن تشارك المستند. وتضيف Microsoft كذلك ميزات مساعد بالذكاء الاصطناعي إلى عدة خطط؛ وتختلف الإتاحة وحدود الاستخدام والإعدادات بحسب الخطة والمنطقة، فراجع ما يتضمنه اشتراكك حاليًا.

تتيح خطة Microsoft 365 Family لمالك الاشتراك مشاركة المزايا مع مجموعة صغيرة من الأشخاص. يسجّل كل شخص الدخول بحساب Microsoft الخاص به، ويحصل على مساحة تخزين وتثبيتات تطبيقات وخصوصية مستقلة، فلا يرى أحد ملفات غيره أو بريده. ويضيف المالك الأشخاص أو يزيلهم من صفحة المشاركة في لوحة حساب Microsoft، ويقبل الأعضاء المدعوون عبر دعوة بالبريد الإلكتروني أو رابط.

وللأسر التي لديها أطفال، تضيف إعدادات سلامة العائلة من Microsoft ضوابط مثل حدود وقت الشاشة ومرشحات المحتوى لحسابات الأطفال؛ وقد تغيّرت الأدوات المعروضة بمرور الوقت، فراجع المتاح حاليًا. وتذكّر أن من يدفع هو من يتحكم في الاشتراك: فإذا ألغاه أو أزالك انتهت المزايا المدفوعة بالنسبة إليك أيضًا، وقد يصبح OneDrive الذي يحتوي على أكثر من حصة التخزين المجانية للقراءة فقط، فراقب مساحتك.

تعتمد كل هذه الميزات على حساب Microsoft واحد، لذا احمِه جيدًا. فعّل التحقق بخطوتين، وأضف بريدًا إلكترونيًا للاسترداد ورقم هاتف تتحكم فيهما، وراجع صفحتي الأجهزة ونشاط تسجيل الدخول الأخير من وقت لآخر. ويُبقي تسجيل الخروج من الحواسيب التي لم تعد تستخدمها اشتراكك مرتبًا وملفاتك خاصة.

وإذا حصلت على حساب Microsoft أو اشتراك من متجر على سوق إلكتروني مثل rStock، فافحصه بمجرد ظهور التسليم في صفحة الطلب، وإذا تلقيت حسابًا فغيّر كلمة المرور وبيانات الأمان إلى بياناتك أنت. تحتجز rStock مبلغ المشتري بدل تحويله إلى المتجر مباشرة، وإذا لم يطابق التسليم العرض يمكنك فتح نزاع خلال المهلة المتاحة. rStock ليست تابعة لـ Microsoft. ومهما كان المصدر، التزم بشروط استخدام Microsoft.