Microsoft 365 实用功能：你可能还没用上的那些

很多人把 Microsoft 365 当作让 Word、Excel 和 PowerPoint 保持最新的那份订阅。这确实是其中一部分，但它还包括 OneDrive 云存储、Outlook 邮件和日历应用、OneNote、主要应用的网页版和移动版，以及一整套协作功能。而这些协作功能，只有在文件存放于云端、而不是某一台电脑上时，才能发挥最大作用。

你能用到哪些功能取决于套餐。个人版和家庭版面向个人和家庭用户，商业版和教育版则增加了托管邮箱、用于工作的 Teams、SharePoint 站点和管理控制功能。下面介绍的功能在大多数现行套餐中都可以使用，但菜单位置会变，名称也会随时间调整，如果你屏幕上看到的不太一样，请在你的 Microsoft 账户中查看套餐说明。

OneDrive 很容易被当成一个普通的同步文件夹，其实它设有好几道安全网。版本历史会保存文件的早期版本，文档被误改后可以回滚。删除的项目会先进入 OneDrive 回收站，订阅用户还可以把整个 OneDrive 还原到之前的某个时间点，这在批量误删、同步出错或感染勒索软件之后格外宝贵。

“文件随选”功能让你在文件资源管理器中看到所有文件，却不必把它们全部存放在硬盘上。文件在打开时才会下载，你也可以把重要文件夹设为始终离线可用。文件夹备份可以自动保护桌面、文档和图片文件夹，这样即使笔记本电脑丢了或坏了，你的工作成果也不会跟着一起消失。

分享时，用创建链接代替发送邮件附件，并在“可查看”和“可编辑”之间做出选择。订阅用户还可以为链接加上额外管控，比如设置到期日期或访问密码。“个人保管库”是 OneDrive 中一块受保护的区域，打开前需要额外验证身份，很适合存放重要证件的扫描件。

文档保存在 OneDrive 或 SharePoint 中时，多个人可以同时编辑。你能看到还有谁在文件里、他们的光标或选中的单元格在哪里，对方的修改几秒钟内就会显示出来。桌面应用顶部的“自动保存”开关能让所有人都在同一份文件上工作，而不是各自生成相互冲突的版本。

批注比很多人以为的更好用。在批注中输入 @ 再加上同事的名字，就能提及对方，并向其发送一条通知，附带直达该位置的链接。在部分套餐中，你还可以把批注指派为任务，让审阅意见变成文档里的一份小型待办清单。

协同编辑在新式文件格式下运行稳定，比如 docx、xlsx 和 pptx。旧格式以及包含某些旧版功能的文件可能会阻止多人同时编辑，所以请先转换格式。如果你想知道改动了哪些地方，Word 的“修订”、Excel 的“显示更改”以及“文件”菜单中的版本历史都能提供清晰的记录。

“重点收件箱”会把重要邮件与新闻简报和各类通知分开，并在你把邮件在两个标签页之间移动时不断学习。规则和“快速步骤”可以自动归档、标记或转发邮件。定时发送让你可以深夜写好邮件，等到工作时间再发出去；在较新版本的 Outlook 中，你还可以把邮件“暂停”，让它稍后重新回到收件箱顶部。

模板是个小功能，回报却很大：把经常输入的回复保存下来，点两下就能插入。日历方面，“日程安排助理”会显示同事们什么时候有空，你还可以把自己的日历共享给家人或同事，并设置查看或编辑权限。对某个会话使用“忽略”，就能把这个刷屏话题的当前邮件和后续邮件直接移到“已删除邮件”。

个人版和家庭版订阅用户在使用个人邮箱时还能享受无广告的 Outlook 体验，订阅中也曾包含额外的邮件安全检查；具体权益会有变化，请查看你的套餐页面。任何过滤器都代替不了常识：凡是催你赶紧点击、付款或登录的邮件，都要多留个心眼。

在商业版套餐中，Teams 是聊天、频道、会议和共享文件的中心。会议可以使用实时字幕、背景虚化、录制和转录功能，具体取决于你所在组织的设置。在频道中共享的文件存储在 SharePoint 中，因此和其他文档一样享有版本历史和协同编辑功能。

Teams 还有一个免费的个人版，用于和家人朋友聊天、通话，普通的 Microsoft 账户就能使用。在许多工作套餐中，Loop 组件让协作更进一步：在 Teams 聊天或 Outlook 邮件中分享的表格、清单或段落始终保持实时同步，无论大家在哪里打开，每一份副本显示的都是最新内容。

还有一些实用工具藏在应用启动器里。Microsoft Forms 可以快速制作问卷和测验；To Do 用来汇总任务，还能显示你在 Outlook 中标记过的邮件；OneNote 则把笔记、网页剪辑和手写草图都收进一个可以搜索的笔记本里。

Word、Outlook 和 PowerPoint 中的“听写”按钮可以把语音转成文字，用来打初稿效果出奇地好。Word 内置的编辑工具可以检查拼写、语法和表达是否清晰，还能建议更简洁的说法。在 PowerPoint 中，只要插入一张图片，“设计器”就会给出版式建议；“演讲者指导”则让你可以排练演讲，并获得关于语速和口头禅的反馈。

“大声朗读”和“沉浸式阅读器”方便那些更喜欢听、或者需要更清爽阅读视图的人。“辅助功能检查器”会在你分享文档之前，指出缺失的替代文字、对比度过低以及混乱的标题结构。微软也一直在为多个套餐加入 AI 助手功能；可用情况、使用限制和相关设置因套餐和地区而异，请查看你的订阅目前包含哪些内容。

Microsoft 365 家庭版允许订阅所有者与一小群其他人共享权益。每个人都用自己的 Microsoft 账户登录，拥有各自的存储空间、各自安装的应用和各自的隐私，谁也看不到别人的文件或邮件。所有者可以在 Microsoft 账户管理页面的共享页中添加或移除成员，受邀成员通过邮件邀请或链接接受邀请。

对于有孩子的家庭，微软的家庭安全设置为儿童账户提供了屏幕使用时间限制和内容过滤等管控功能；所提供的工具随时间有所变化，请查看目前可用的功能。要记住，付费的人掌控着订阅：如果对方取消订阅或把你移出，你的高级权益也会随之终止，而占用空间超过免费额度的 OneDrive 可能会变成只读状态，所以请留意自己的存储空间。

以上所有功能都依赖同一个 Microsoft 账户，所以一定要保护好它。开启双重验证，添加由你自己掌控的恢复邮箱和手机号，并不时查看设备列表和最近登录活动页面。在不再使用的电脑上退出登录，既能让订阅保持清爽，也能保护文件隐私。

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