ฟีเจอร์ Microsoft 365 ที่คุณอาจยังไม่ได้ใช้

หลายคนมอง Microsoft 365 ว่าเป็นการสมัครสมาชิกที่ทำให้ Word, Excel และ PowerPoint อัปเดตอยู่เสมอ นั่นเป็นเพียงส่วนหนึ่ง เพราะแพ็กเกจนี้ยังรวมพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ใน OneDrive แอปอีเมลและปฏิทิน Outlook, OneNote, แอปหลักในรูปแบบเว็บและมือถือ รวมถึงฟีเจอร์ทำงานร่วมกันที่ใช้ได้ดีที่สุดเมื่อไฟล์ของคุณอยู่บนคลาวด์ ไม่ใช่อยู่บนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว

สิ่งที่คุณได้รับขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ แพ็กเกจ Personal และ Family เหมาะกับบุคคลและครัวเรือน ส่วนแพ็กเกจสำหรับธุรกิจและการศึกษาเพิ่มอีเมลที่มีการบริหารจัดการ Teams สำหรับการทำงาน ไซต์ SharePoint และเครื่องมือผู้ดูแลระบบ ฟีเจอร์ด้านล่างมีในแพ็กเกจปัจจุบันส่วนใหญ่ แต่เมนูย้ายที่และชื่อเปลี่ยนไปได้ตามกาลเวลา หากสิ่งใดบนหน้าจอของคุณดูไม่เหมือนที่เขียนไว้ ให้ตรวจคำอธิบายแพ็กเกจในบัญชี Microsoft ของคุณ

คนมักมอง OneDrive เป็นแค่โฟลเดอร์ซิงก์ แต่จริง ๆ แล้วมีกลไกรองรับความผิดพลาดหลายอย่าง ประวัติเวอร์ชันเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าไว้ ทำให้คุณย้อนเอกสารกลับไปได้หลังการแก้ไขที่ไม่ต้องการ รายการที่ลบจะไปอยู่ในถังรีไซเคิลของ OneDrive ก่อน และสมาชิกสามารถกู้คืน OneDrive ทั้งหมดกลับไปยังจุดเวลาก่อนหน้าได้ ซึ่งมีประโยชน์มากหลังการลบจำนวนมาก การซิงก์ผิดพลาด หรือการติดแรนซัมแวร์

ฟีเจอร์ Files On-Demand ช่วยให้คุณเห็นไฟล์ทั้งหมดใน File Explorer โดยไม่ต้องเก็บทุกไฟล์ไว้ในดิสก์ ไฟล์จะดาวน์โหลดเมื่อคุณเปิด และคุณกำหนดให้โฟลเดอร์สำคัญพร้อมใช้แบบออฟไลน์ได้ตลอด การสำรองโฟลเดอร์ช่วยปกป้องโฟลเดอร์ Desktop, Documents และ Pictures ของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อไม่ให้แล็ปท็อปที่หายหรือเสียพาผลงานของคุณไปด้วย

สำหรับการแชร์ ให้สร้างลิงก์แทนการส่งไฟล์แนบทางอีเมล และเลือกระหว่างสิทธิ์ดูอย่างเดียวกับสิทธิ์แก้ไข สมาชิกสามารถเพิ่มการควบคุมอื่น เช่น วันหมดอายุหรือรหัสผ่านให้ลิงก์ได้ Personal Vault คือพื้นที่ป้องกันภายใน OneDrive ที่ขอให้ยืนยันตัวตนเพิ่มก่อนเปิด เหมาะสำหรับเก็บสำเนาสแกนของเอกสารสำคัญ

เมื่อบันทึกเอกสารไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint หลายคนจะแก้ไขพร้อมกันได้ คุณเห็นว่ามีใครอยู่ในไฟล์บ้าง เคอร์เซอร์หรือเซลล์ที่พวกเขาเลือกอยู่ตรงไหน และการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาจะปรากฏภายในไม่กี่วินาที AutoSave ซึ่งเป็นสวิตช์ที่ด้านบนของแอปเดสก์ท็อป ช่วยให้ทุกคนทำงานบนสำเนาเดียวกัน แทนที่จะเกิดหลายเวอร์ชันที่ขัดแย้งกัน

ความคิดเห็นมีประโยชน์กว่าที่หลายคนคิด การพิมพ์เครื่องหมาย at ตามด้วยชื่อเพื่อนร่วมงานในความคิดเห็นจะกล่าวถึงบุคคลนั้นและส่งการแจ้งเตือนพร้อมลิงก์ไปยังจุดที่ตรงกัน ในบางแพ็กเกจคุณยังมอบหมายความคิดเห็นเป็นงานได้ ซึ่งเปลี่ยนบันทึกการตรวจทานให้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำเล็ก ๆ ในเอกสาร

การเขียนร่วมกันทำงานได้เสถียรกับรูปแบบไฟล์รุ่นใหม่ เช่น .docx, .xlsx และ .pptx ส่วนรูปแบบเก่าและไฟล์ที่มีฟีเจอร์รุ่นเก่าบางอย่างอาจขัดขวางการแก้ไขพร้อมกัน จึงควรแปลงไฟล์ก่อน หากต้องการดูว่ามีอะไรเปลี่ยนไป Track Changes ใน Word, Show Changes ใน Excel และประวัติเวอร์ชันในเมนู File ให้บันทึกที่ชัดเจน

Focused Inbox แยกอีเมลสำคัญออกจากจดหมายข่าวและการแจ้งเตือน และเรียนรู้จากการที่คุณย้ายข้อความไปมาระหว่างสองแท็บ กฎและ Quick Steps สามารถจัดเก็บ ติดธง หรือส่งต่อข้อความให้โดยอัตโนมัติ การตั้งเวลาส่งช่วยให้คุณเขียนอีเมลตอนดึกแล้วส่งในเวลาทำการ และใน Outlook รุ่นใหม่ คุณเลื่อนข้อความให้กลับมาอยู่บนสุดของกล่องจดหมายในภายหลังได้

เทมเพลตเป็นฟีเจอร์เล็ก ๆ ที่คุ้มค่า คุณบันทึกคำตอบที่พิมพ์บ่อยแล้วแทรกได้ในไม่กี่คลิก ด้านปฏิทิน Scheduling Assistant แสดงว่าเพื่อนร่วมงานว่างเมื่อไร และคุณแชร์ปฏิทินกับครอบครัวหรือทีมด้วยสิทธิ์ดูหรือแก้ไขได้ ส่วนการเลือกไม่สนใจการสนทนา (Ignore) จะย้ายข้อความปัจจุบันและข้อความในอนาคตของเธรดที่วุ่นวายไปยังรายการที่ลบโดยตรง

สมาชิก Personal และ Family ยังได้ประสบการณ์ Outlook แบบไม่มีโฆษณาสำหรับอีเมลส่วนตัว และการสมัครสมาชิกเคยรวมการตรวจสอบความปลอดภัยเพิ่มเติมสำหรับอีเมล สิทธิประโยชน์ที่แน่นอนเปลี่ยนแปลงได้ จึงควรดูที่หน้าแพ็กเกจของคุณ ไม่มีตัวกรองใดแทนสามัญสำนึกได้ ควรระวังข้อความใดก็ตามที่เร่งให้คุณคลิก ชำระเงิน หรือลงชื่อเข้าใช้อย่างรีบด่วน

ในแพ็กเกจธุรกิจ Teams เป็นศูนย์กลางของการแชต ช่อง การประชุม และไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน การประชุมมีคำบรรยายสด การเบลอพื้นหลัง การบันทึก และบทถอดเสียงได้ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่องค์กรของคุณอนุญาต ไฟล์ที่แชร์ในช่องจะเก็บไว้ใน SharePoint จึงได้ประโยชน์จากประวัติเวอร์ชันและการเขียนร่วมกันเช่นเดียวกับเอกสารอื่น

Teams ยังมีเวอร์ชันส่วนบุคคลแบบฟรีสำหรับแชตและโทรกับครอบครัวและเพื่อน และใช้ได้กับบัญชี Microsoft ทั่วไป ในแพ็กเกจงานจำนวนมาก คอมโพเนนต์ของ Loop ยกระดับการทำงานร่วมกันไปอีกขั้น ตาราง เช็กลิสต์ หรือย่อหน้าที่แชร์ในแชต Teams หรืออีเมล Outlook จะยังคงเป็นข้อมูลสด ทำให้ทุกสำเนาแสดงการแก้ไขล่าสุดไม่ว่าจะเปิดจากที่ไหน

ยังมีเครื่องมือที่มีประโยชน์ซ่อนอยู่ในตัวเปิดแอป Microsoft Forms สร้างแบบสำรวจและแบบทดสอบได้รวดเร็ว To Do รวบรวมงานและแสดงอีเมลที่คุณติดธงไว้ใน Outlook ได้ ส่วน OneNote เก็บบันทึก ข้อมูลที่ตัดมาจากเว็บ และภาพสเก็ตช์ลายมือไว้ในสมุดบันทึกเล่มเดียวที่ค้นหาได้

ปุ่ม Dictate ใน Word, Outlook และ PowerPoint แปลงเสียงพูดเป็นข้อความ และใช้ร่างแรกได้ดีอย่างน่าประหลาดใจ เครื่องมือแก้ไขในตัวของ Word ตรวจการสะกด ไวยากรณ์ และความชัดเจน และเสนอถ้อยคำที่กระชับขึ้นได้ ใน PowerPoint ฟีเจอร์ Designer เสนอไอเดียเลย์เอาต์เมื่อคุณเพิ่มรูปภาพ และ Speaker Coach ให้คุณซ้อมการพูดและรับคำแนะนำเรื่องจังหวะและคำติดปาก

Read Aloud และ Immersive Reader ช่วยผู้ที่ชอบฟังหรือต้องการมุมมองการอ่านที่สะอาดขึ้น ตัวตรวจสอบการเข้าถึง (Accessibility Checker) ชี้จุดที่ขาดข้อความแทนรูปภาพ คอนทราสต์ต่ำ และโครงสร้างหัวข้อที่สับสนก่อนที่คุณจะแชร์เอกสาร Microsoft ยังเพิ่มฟีเจอร์ผู้ช่วยแบบ AI ให้หลายแพ็กเกจ แต่ความพร้อมใช้งาน ข้อจำกัดการใช้ และการตั้งค่าต่างกันตามแพ็กเกจและภูมิภาค ดังนั้นควรดูว่าการสมัครสมาชิกของคุณมีอะไรบ้างในขณะนี้

Microsoft 365 Family ให้เจ้าของการสมัครสมาชิกแบ่งสิทธิประโยชน์ให้คนกลุ่มเล็กได้ แต่ละคนลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ของตนเอง และได้พื้นที่จัดเก็บ การติดตั้งแอป และความเป็นส่วนตัวแยกกัน จึงไม่มีใครเห็นไฟล์หรืออีเมลของคนอื่น เจ้าของเพิ่มหรือลบสมาชิกได้จากหน้าการแชร์ในแดชบอร์ดบัญชี Microsoft และสมาชิกที่ได้รับเชิญยอมรับผ่านอีเมลเชิญหรือลิงก์

สำหรับครัวเรือนที่มีเด็ก การตั้งค่าความปลอดภัยของครอบครัวจาก Microsoft เพิ่มการควบคุม เช่น การจำกัดเวลาหน้าจอและตัวกรองเนื้อหาสำหรับบัญชีเด็ก เครื่องมือที่มีให้เปลี่ยนไปตามกาลเวลา จึงควรดูว่าปัจจุบันมีอะไรบ้าง โปรดจำไว้ว่าผู้ที่จ่ายเงินเป็นผู้ควบคุมการสมัครสมาชิก หากเขายกเลิกหรือลบคุณออก สิทธิประโยชน์พรีเมียมก็สิ้นสุดสำหรับคุณด้วย และ OneDrive ที่มีข้อมูลเกินโควตาพื้นที่ฟรีอาจกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ดังนั้นควรคอยดูพื้นที่ของคุณ

ฟีเจอร์เหล่านี้ทั้งหมดพึ่งพาบัญชี Microsoft บัญชีเดียว จึงต้องปกป้องให้ดี เปิดการยืนยันแบบสองขั้นตอน เพิ่มอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์สำหรับกู้คืนที่คุณควบคุมเอง และตรวจหน้าอุปกรณ์กับกิจกรรมการลงชื่อเข้าใช้ล่าสุดเป็นครั้งคราว การออกจากระบบบนคอมพิวเตอร์ที่ไม่ได้ใช้แล้วช่วยให้การสมัครสมาชิกเป็นระเบียบและไฟล์ของคุณเป็นส่วนตัว

หากคุณได้บัญชีหรือการสมัครสมาชิก Microsoft จากร้านค้าบนตลาดอย่าง rStock ให้ตรวจสอบตั้งแต่ที่การส่งมอบปรากฏบนหน้าคำสั่งซื้อ และหากได้รับบัญชี ให้เปลี่ยนรหัสผ่านและข้อมูลความปลอดภัยเป็นของคุณเอง rStock พักเงินที่ผู้ซื้อชำระไว้ ยังไม่ปล่อยให้ร้านค้า และหากการส่งมอบไม่ตรงกับรายการสินค้า คุณเปิดข้อพิพาทได้ภายในช่วงเวลาที่กำหนด rStock ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ Microsoft ไม่ว่าจะได้มาจากแหล่งใด ให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดการใช้งานของ Microsoft