วิธีเลือกที่เก็บข้อมูลคลาวด์และรักษาไฟล์ของคุณให้ปลอดภัย

ก่อนเปรียบเทียบยี่ห้อ ให้เขียนออกมาก่อนว่าจะใช้ที่เก็บข้อมูลเพื่ออะไร การสำรองรูปถ่ายในโทรศัพท์ การส่งไฟล์โปรเจกต์ขนาดใหญ่ให้ลูกค้า การเก็บเอกสารที่สแกน และการซิงก์โฟลเดอร์ทำงานระหว่างแล็ปท็อปกับเดสก์ท็อป เป็นงานคนละแบบ และบริการที่เก่งเรื่องหนึ่งอาจใช้ไม่สะดวกในอีกเรื่อง

คำถามเชิงปฏิบัติไม่กี่ข้อช่วยให้ตัวเลือกแคบลงได้เร็ว คุณใช้อุปกรณ์และระบบปฏิบัติการอะไรบ้าง ส่วนใหญ่คุณเก็บไฟล์ไว้ใช้เองหรือแชร์ให้คนอื่น มีไฟล์ที่ละเอียดอ่อน เช่น เอกสารยืนยันตัวตน สัญญา หรือประวัติทางการแพทย์หรือไม่ และคุณต้องแก้ไขเอกสารบนเบราว์เซอร์ร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือไม่ การตอบอย่างตรงไปตรงมาจะช่วยไม่ให้คุณเลือกบริการเพราะฟีเจอร์ที่ไม่เคยใช้

การแยกที่เก็บข้อมูลสำหรับใช้ประจำวันออกจากคลังเก็บระยะยาวก็ช่วยได้เช่นกัน หลายคนเก็บงานที่กำลังทำอยู่ไว้ในบริการหนึ่ง และมีสำเนาอิสระของไฟล์สำคัญอีกชุดไว้ที่อื่น ซึ่งช่วยคุ้มครองคุณหากบัญชีหนึ่งสูญหาย ถูกล็อก หรือถูกบุกรุก

ผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือแทบทุกรายเข้ารหัสข้อมูลขณะส่งระหว่างอุปกรณ์ของคุณกับเซิร์ฟเวอร์ และเข้ารหัสอีกครั้งขณะจัดเก็บ ความแตกต่างที่แท้จริงอยู่ที่ว่าใครถือกุญแจ ในโมเดลฝั่งเซิร์ฟเวอร์ที่พบบ่อย ซึ่งบริการอย่าง Google Drive, Microsoft OneDrive และ Dropbox ใช้เป็นค่าเริ่มต้น ผู้ให้บริการเป็นผู้จัดการกุญแจ วิธีนี้ทำให้ค้นหาภายในเอกสาร แสดงตัวอย่าง แก้ไขบนเว็บ และกู้รหัสผ่านแบบง่าย ๆ ได้ แต่ก็หมายความว่าในทางเทคนิคผู้ให้บริการเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ เช่น เมื่อกฎหมายกำหนด

ส่วนการเข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทางหรือ zero-knowledge ไฟล์จะถูกเข้ารหัสบนอุปกรณ์ของคุณก่อนอัปโหลด และมีเพียงคุณที่ถือกุญแจ Proton Drive และ MEGA เป็นบริการที่รู้จักกันดีซึ่งสร้างขึ้นบนโมเดลนี้ ข้อดีคือความเป็นส่วนตัวสูงแม้เซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการจะถูกเจาะ ข้อแลกเปลี่ยนคือความรับผิดชอบ หากคุณทำทั้งรหัสผ่านและคีย์กู้คืนหาย ผู้ให้บริการจะถอดรหัสไฟล์ให้คุณไม่ได้ และฟีเจอร์อำนวยความสะดวกบางอย่างจะทำงานต่างออกไปหรือใช้ไม่ได้

แนวทางที่สมเหตุสมผลสำหรับหลายคนคือเก็บไฟล์ทั่วไปที่มีความเสี่ยงต่ำไว้ในบริการกระแสหลัก และเก็บเอกสารที่ละเอียดอ่อนไว้ในบริการที่เข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทาง หรือเข้ารหัสในเครื่องก่อนอัปโหลด ผู้ให้บริการกระแสหลักบางรายยังมีโฟลเดอร์ป้องกันเพิ่มเติมหรือตัวเลือกการเข้ารหัสในบางแพ็กเกจ จึงควรอ่านหน้าความปลอดภัยฉบับปัจจุบันของบริการที่คุณกำลังพิจารณา

คุณภาพของการซิงก์คือสิ่งที่คุณสัมผัสได้ทุกวัน ลองดูว่าแอปบนเดสก์ท็อปเก็บไฟล์ไว้แบบออนไลน์อย่างเดียวจนกว่าคุณจะเปิดใช้ได้หรือไม่ ซึ่งช่วยประหยัดพื้นที่ดิสก์ และรับมือกับโฟลเดอร์ขนาดใหญ่และไฟล์เล็ก ๆ นับพันไฟล์ได้โดยไม่ค้างหรือไม่ หากการสำรองรูปถ่ายสำคัญสำหรับคุณ ให้ดูตัวเลือกอัปโหลดอัตโนมัติของแอปมือถือ รวมถึงการอัปโหลดเฉพาะเมื่อเชื่อมต่อ Wi-Fi

การรองรับแพลตฟอร์มแตกต่างกันมากกว่าที่คนส่วนใหญ่คิด บริการหลักส่วนใหญ่มีแอปสำหรับ Windows, macOS, Android และ iOS รวมถึงหน้าเว็บ แต่การรองรับ Linux ไม่สม่ำเสมอ และบางฟีเจอร์มาถึงแพลตฟอร์มหนึ่งก่อนอีกแพลตฟอร์มหนึ่งนานมาก หากคุณทำงานข้ามหลายระบบ ให้ทดสอบบริการบนทุกระบบ โดยใช้แพ็กเกจฟรีหรือช่วงทดลองใช้ หากมีให้ ก่อนย้ายข้อมูลทั้งหมดไป

เรื่องการแชร์ ให้เปรียบเทียบว่าคุณควบคุมได้แค่ไหน ตัวเลือกที่มีประโยชน์ ได้แก่ การแชร์ให้เฉพาะบุคคลแทนที่จะเป็นใครก็ได้ที่มีลิงก์ การให้สิทธิ์ดูอย่างเดียว การบล็อกการดาวน์โหลด และลิงก์ที่หมดอายุหรือต้องใช้รหัสผ่าน นอกจากนี้ควรดูด้วยว่าคุณเห็นทุกอย่างที่แชร์ไว้ได้ในที่เดียว และปิดการแชร์ได้อย่างรวดเร็วหรือไม่

ประวัติเวอร์ชันและถังรีไซเคิลสำคัญพอ ๆ กับพื้นที่จัดเก็บ ทั้งสองอย่างให้คุณย้อนเอกสารที่ถูกเขียนทับโดยไม่ตั้งใจ และกู้ไฟล์ที่ถูกลบโดยคุณ เพื่อนร่วมงาน หรือมัลแวร์บนคอมพิวเตอร์ที่ซิงก์ ระยะเวลาที่เก็บเวอร์ชันเก่าและไฟล์ที่ลบต่างกันไปตามบริการและแพ็กเกจ จึงควรอ่านรายละเอียดฉบับปัจจุบันแทนการคาดเดา

ดูว่าบริษัทตั้งอยู่ที่ไหนและเก็บข้อมูลไว้ที่ใด นโยบายความเป็นส่วนตัวพูดถึงการสแกนเนื้อหาและการแบ่งปันข้อมูลอย่างไร และบริษัทเผยแพร่รายงานความโปร่งใสหรือไม่ สำหรับการใช้งานทางธุรกิจ ให้เพิ่มการควบคุมของผู้ดูแลระบบ บันทึกกิจกรรม และความสามารถในการถอนสิทธิ์ของบุคคลได้ในวันที่เขาออกจากงาน

สุดท้าย ให้คิดถึงเรื่องการย้ายออกตั้งแต่ก่อนจะเข้าไป บริการที่ดีให้คุณดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดเป็นชุดใหญ่ได้โดยไม่ติดขัด หากการส่งออกช้าหรือยุ่งยาก การย้ายบริการภายหลังจะเป็นเรื่องลำบาก และคุณควรรู้ข้อนี้ก่อนอัปโหลดไฟล์ที่สะสมมาหลายปี

การเข้ารหัสที่แข็งแรงช่วยได้น้อยหากมีคนล็อกอินเป็นคุณได้ง่าย ๆ ใช้รหัสผ่านที่ยาวและไม่ซ้ำกับที่อื่น เก็บไว้ในตัวจัดการรหัสผ่าน และเปิดการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน โดยควรใช้แอปยืนยันตัวตนหรือกุญแจความปลอดภัยแบบฮาร์ดแวร์ แทนที่จะใช้ SMS เพียงอย่างเดียว และเก็บรหัสสำรองไว้ในที่ออฟไลน์

อัปเดตข้อมูลกู้คืนบัญชีให้เป็นปัจจุบัน เพราะอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์สำหรับกู้คืนที่เป็นปัจจุบันคือสิ่งที่ช่วยให้คุณกลับเข้าบัญชีได้หลังทำอุปกรณ์หาย สำหรับบริการที่เข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทาง ให้บันทึกคีย์กู้คืนหรือวลีกู้คืนเมื่อระบบแจ้ง และเก็บแยกจากรหัสผ่าน เช่น พิมพ์ออกมาเก็บไว้ที่บ้านหรือบันทึกไว้ในตัวจัดการรหัสผ่าน

ตรวจดูอุปกรณ์ที่ลงชื่อเข้าใช้และแอปที่เชื่อมต่ออยู่เป็นครั้งคราว ลบโทรศัพท์เครื่องเก่า คอมพิวเตอร์ที่ไม่ได้ใช้แล้ว และแอปของบุคคลที่สามที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณไว้นานแล้วออก ควรสงสัยอีเมลที่แจ้งว่ามีคนแชร์เอกสารให้คุณ และเปิดไฟล์ที่แชร์โดยลงชื่อเข้าใช้ผ่านแอปหรือที่อยู่ที่คุณใช้เป็นประจำ ไม่ใช่ผ่านลิงก์ในข้อความที่ไม่คาดคิด

การรั่วไหลจากที่เก็บข้อมูลคลาวด์ส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากการเจาะระบบอันชาญฉลาด แต่มาจากลิงก์ที่แชร์กว้างเกินไปและไม่เคยปิด แชร์ให้เฉพาะบุคคลที่ระบุชื่อเมื่อทำได้ เลือกสิทธิ์ดูอย่างเดียวเว้นแต่ต้องแก้ไขจริง ๆ และตั้งวันหมดอายุสำหรับสิ่งที่ใช้ชั่วคราว เมื่อโปรเจกต์จบ ให้ล้างลิงก์ของโปรเจกต์นั้น

อย่าลืมว่าการซิงก์ไม่เท่ากับการสำรองข้อมูล หากไฟล์ถูกลบหรือถูกแรนซัมแวร์ทำให้ใช้ไม่ได้บนอุปกรณ์ที่ซิงก์เครื่องหนึ่ง การเปลี่ยนแปลงนั้นอาจลามไปยังอุปกรณ์อื่นทุกเครื่อง ควรมีสำเนาอิสระอย่างน้อยหนึ่งชุดสำหรับไฟล์ที่ทดแทนไม่ได้ เช่น ฮาร์ดดิสก์ภายนอกที่เก็บแบบออฟไลน์หรือบริการที่สอง หลักปฏิบัติแบบดั้งเดิมคือสามสำเนา บนสื่อจัดเก็บสองชนิดที่ต่างกัน และเก็บหนึ่งชุดไว้นอกสถานที่

ก่อนอัปโหลดเอกสารที่ละเอียดอ่อนมากไปยังบริการที่ไม่ได้เข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทาง ลองเข้ารหัสในเครื่องด้วยเครื่องมือเข้ารหัสที่น่าเชื่อถือก่อน เมื่อทำเช่นนั้น แม้บัญชีถูกบุกรุก สิ่งที่รั่วไหลก็จะเป็นเพียงไฟล์ที่ไม่มีใครอ่านได้

บางคนได้บัญชีหรือการสมัครใช้ที่เก็บข้อมูลคลาวด์จากตลาดสินค้าดิจิทัลอย่าง rStock ซึ่งร้านค้าอิสระขายบัญชีและสิทธิ์การเข้าถึง และทุกรายการสินค้าจะผ่านการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ rStock ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft หรือแบรนด์อื่นใด และคุณควรปฏิบัติตามข้อกำหนดการใช้งานของผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลสำหรับบัญชีที่คุณได้มาและใช้งาน

ให้ถือว่าบัญชีที่คุณไม่ได้สร้างเองยังไม่น่าไว้วางใจ จนกว่าจะรักษาความปลอดภัยเรียบร้อย ได้แก่ เปลี่ยนรหัสผ่าน ตั้งอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์สำหรับกู้คืนของคุณเอง เปิดการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน ออกจากระบบทุกเซสชันอื่น และตรวจดูแอปที่เชื่อมต่ออยู่ ระหว่างที่ยังทำไม่ครบ และถ้าเป็นไปได้ก็ควรทำเช่นนี้ต่อไปแม้ทำครบแล้ว ให้เก็บเอกสารที่ละเอียดอ่อนที่สุดไว้ในบัญชีที่คุณสร้างเองและควบคุมได้เต็มที่