Функции Microsoft 365, которыми вы, возможно, ещё не пользуетесь

Многие воспринимают Microsoft 365 как подписку, которая просто держит Word, Excel и PowerPoint в актуальном состоянии. Отчасти так и есть, но в пакет входят ещё облачное хранилище OneDrive, почта и календарь Outlook, OneNote, веб- и мобильные версии основных приложений и набор функций для совместной работы, которые лучше всего раскрываются, когда файлы хранятся в облаке, а не на одном компьютере.

Что именно вы получите, зависит от тарифа. Тарифы для дома — личный и семейный — рассчитаны на частных пользователей и семьи, а бизнес- и образовательные тарифы добавляют корпоративную почту, Teams для работы, сайты SharePoint и инструменты администрирования. Описанные ниже функции есть в большинстве актуальных тарифов, но пункты меню со временем перемещаются, а названия меняются, поэтому если что-то у вас выглядит иначе, сверьтесь с описанием тарифа в своём аккаунте Microsoft.

OneDrive легко принять за обычную папку синхронизации, но у него есть несколько механизмов подстраховки. Журнал версий хранит прежние варианты файлов, так что документ можно откатить после неудачной правки. Удалённые файлы сначала попадают в корзину OneDrive, а подписчики могут восстановить весь OneDrive на более ранний момент времени. Это особенно ценно после массового удаления, ошибки синхронизации или заражения программой-вымогателем.

Функция «Файлы по запросу» показывает все файлы в Проводнике, не храня их все на диске. Файлы скачиваются, когда вы их открываете, а важные папки можно пометить как всегда доступные офлайн. Резервное копирование папок автоматически защищает Рабочий стол, Документы и Изображения, так что потерянный или сломанный ноутбук не унесёт с собой вашу работу.

Чтобы поделиться файлом, создавайте ссылку вместо того, чтобы отправлять вложение по почте, и выбирайте между правом просмотра и правом редактирования. Подписчики могут добавить к ссылке дополнительные ограничения, например срок действия или пароль. «Личный сейф» — защищённая область внутри OneDrive, которая перед открытием требует дополнительного подтверждения личности; это разумное место для сканов важных документов.

Когда документ сохранён в OneDrive или SharePoint, его могут одновременно редактировать несколько человек. Вы видите, кто ещё работает с файлом, где находится курсор коллеги или какие ячейки он выделил, а его правки появляются за считаные секунды. Переключатель «Автосохранение» в верхней части настольных приложений держит всех на одной копии файла, чтобы не плодить конфликтующие версии.

Комментарии полезнее, чем многие думают. Если в комментарии набрать знак @ и имя коллеги, он получит упоминание и уведомление со ссылкой на нужное место в документе. В некоторых тарифах комментарий можно ещё и назначить задачей, и тогда замечания по ходу проверки превращаются в небольшой список дел прямо в документе.

Совместное редактирование надёжно работает с современными форматами вроде .docx, .xlsx и .pptx. Старые форматы и файлы с некоторыми устаревшими функциями могут блокировать одновременную правку, поэтому сначала преобразуйте их. Если нужно увидеть, что изменилось, пригодятся режим исправлений в Word, функция «Показать изменения» в Excel и журнал версий в меню «Файл».

Вкладка «Отсортированные» отделяет важные письма от рассылок и уведомлений и учится, когда вы переносите сообщения между вкладками. Правила и «Быстрые действия» умеют автоматически раскладывать письма по папкам, помечать или пересылать их. Отложенная отправка позволяет написать письмо поздно вечером, а доставить его в рабочее время, а в новых версиях Outlook письмо можно временно скрыть, чтобы оно позже снова появилось вверху папки «Входящие».

Шаблоны — мелочь с большой отдачей: сохраните ответы, которые часто набираете, и вставляйте их в пару кликов. В календаре помощник по планированию показывает, когда коллеги свободны, а своим календарём можно поделиться с семьёй или командой с правом просмотра или редактирования. Функция игнорирования беседы отправляет текущие и будущие сообщения шумной переписки прямиком в «Удалённые».

Подписчики личного и семейного тарифов также получают Outlook без рекламы для личной почты, а в подписку могут входить и дополнительные проверки безопасности писем; конкретный набор преимуществ меняется, поэтому смотрите страницу своего тарифа. Но никакой фильтр не заменит здравый смысл: настороженно относитесь к любому письму, которое торопит вас перейти по ссылке, заплатить или войти в аккаунт.

В бизнес-тарифах Teams служит центром для чатов, каналов, встреч и общих файлов. Во время встреч доступны субтитры в реальном времени, размытие фона, запись и расшифровка, в зависимости от того, что разрешает ваша организация. Файлы, которыми делятся в канале, хранятся в SharePoint, поэтому к ним применяются те же журнал версий и совместное редактирование, что и к любым другим документам.

У Teams есть и бесплатная личная версия для чатов и звонков с родными и друзьями, которая работает с обычным аккаунтом Microsoft. Во многих рабочих тарифах компоненты Loop выводят совместную работу на новый уровень: таблица, чек-лист или абзац, отправленные в чат Teams или письмо Outlook, остаются живыми, и каждая копия показывает последние правки, где бы её ни открыли.

Другие полезные инструменты прячутся в средстве запуска приложений. Microsoft Forms быстро создаёт опросы и тесты, To Do собирает задачи и может показывать письма, помеченные в Outlook, а OneNote хранит заметки, фрагменты веб-страниц и рукописные наброски в одной записной книжке с поиском.

Кнопка «Диктовать» в Word, Outlook и PowerPoint превращает речь в текст и неожиданно хорошо подходит для черновиков. Встроенные средства редактирования в Word проверяют орфографию, грамматику и ясность текста и могут предложить более сжатую формулировку. В PowerPoint «Конструктор» предлагает варианты оформления, как только вы добавляете картинку, а «Тренер докладчика» позволяет отрепетировать выступление и получить отзыв о темпе речи и словах-паразитах.

Функции чтения вслух и иммерсивного средства чтения выручают тех, кому удобнее слушать или нужно более простое оформление страницы. Средство проверки специальных возможностей ещё до отправки документа указывает на отсутствующий замещающий текст, низкую контрастность и запутанную структуру заголовков. Microsoft также добавляет в ряд тарифов функции ИИ-помощника; доступность, лимиты использования и настройки зависят от тарифа и региона, так что уточните, что сейчас входит в вашу подписку.

Microsoft 365 для семьи позволяет владельцу подписки поделиться её преимуществами с небольшой группой людей. Каждый входит в собственный аккаунт Microsoft и получает своё хранилище, свои установки приложений и личное пространство, так что никто не видит чужих файлов и почты. Владелец добавляет и удаляет участников на странице общего доступа в панели аккаунта Microsoft, а приглашённые принимают приглашение по письму или по ссылке.

Для семей с детьми настройки семейной безопасности Microsoft добавляют такие инструменты для детских аккаунтов, как ограничение экранного времени и фильтры контента; набор этих инструментов со временем менялся, поэтому проверьте, что доступно сейчас. Помните, что подпиской управляет тот, кто за неё платит: если он отменит её или удалит вас, премиум-преимущества для вас тоже закончатся, а OneDrive, в котором больше данных, чем помещается в бесплатный объём, может перейти в режим только для чтения, так что следите за занятым местом.

Все эти функции держатся на одном аккаунте Microsoft, поэтому защищайте его как следует. Включите двухшаговую проверку, добавьте резервную почту и номер телефона, которыми вы управляете, и время от времени просматривайте страницы устройств и недавних входов. Выход из аккаунта на компьютерах, которыми вы больше не пользуетесь, наводит порядок в подписке и сохраняет ваши файлы в тайне от посторонних.

Если вы приобретаете аккаунт или подписку Microsoft у магазина на маркетплейсе вроде rStock, проверьте покупку, как только полученный товар появится на странице заказа, а если получили аккаунт, смените пароль и сведения безопасности на свои. На rStock деньги покупателя удерживаются и не переходят магазину сразу, а если полученное не соответствует описанию товара, в течение ограниченного срока после доставки можно открыть спор. Откуда бы ни взялся аккаунт, соблюдайте условия использования Microsoft.