Account Google per le aziende: Workspace, Maps, Ads e altro

Una parte sorprendente di un'azienda moderna dipende dagli accessi Google. E-mail, documenti condivisi, la scheda che mostra la tua attività su Maps, l'account pubblicitario, le statistiche del sito e persino il canale YouTube possono essere legati a un account Google o a un altro. Quando questa configurazione cresce per caso, capita spesso di scoprire che tutto appartiene al Gmail personale del fondatore o a un dipendente che se n'è andato da tempo.

Pianificarla una volta sola evita guai seri in seguito. L'obiettivo è semplice: l'azienda, e non un singolo individuo, deve controllare i propri account importanti, più persone di fiducia devono poterli gestire e nessuno deve condividere una password per lavorare. Il resto di questa guida passa in rassegna i principali servizi Google usati dalle aziende e come gestire proprietà e accessi per ciascuno.

Un account Google personale è gratuito e chiunque abbia l'età minima richiesta da Google può crearlo, con un nuovo indirizzo Gmail o con un indirizzo e-mail che già possiede. Offre Gmail, Drive, Calendar e Documenti e permette di accedere a strumenti aziendali come il Profilo dell'attività, Ads e Analytics. Per un libero professionista che comincia, un account dedicato usato solo per l'attività è un primo passo ragionevole, purché resti separato da quello privato.

Google Workspace è la versione a pagamento e gestita pensata per le organizzazioni. Dà a ogni membro del team un indirizzo sul tuo dominio e gli account appartengono all'organizzazione e non ai singoli. Dalla console di amministrazione puoi creare e rimuovere utenti, reimpostare le password, applicare criteri di sicurezza, gestire i dispositivi e controllare come i file vengono condivisi all'esterno dell'azienda. I Drive condivisi mantengono i file di proprietà del team, quindi i documenti non spariscono quando qualcuno se ne va.

Le edizioni di Workspace differiscono per spazio, funzioni per le riunioni, controlli di sicurezza e opzioni di archiviazione, e Google cambia l'offerta di tanto in tanto. Confronta le edizioni attuali con ciò che ti serve davvero invece di scegliere di default il piano più grande.

Un'e-mail sul tuo dominio appare più affidabile ai clienti di un indirizzo generico e, poiché il dominio è tuo, l'indirizzo continua a funzionare anche se in seguito cambi fornitore. Indirizzi condivisi come una casella di assistenza o vendite possono essere gestiti con gruppi o alias, così i messaggi arrivano alle persone giuste senza che nessuno debba accedere a un account condiviso.

In Drive la condivisione si controlla per singolo file o cartella, con i permessi di lettore, commentatore ed editor. Prendi l'abitudine di condividere con persone specifiche invece che con chiunque abbia il link e rivedi ogni tanto la condivisione esterna. I file nel Mio Drive di una persona appartengono a quella persona, mentre i file in un Drive condiviso appartengono al team, che è l'impostazione più sicura per tutto ciò da cui l'azienda dipende.

Calendar, Meet, Documenti, Fogli e Presentazioni completano la dotazione quotidiana. La loro vera forza è che usano tutti gli stessi account e lo stesso modello di condivisione, quindi una struttura degli account ordinata rende bene su tutti gli strumenti insieme.

Il Profilo dell'attività è la scheda gratuita che compare nella Ricerca Google e su Maps quando le persone cercano la tua attività o attività simili nelle vicinanze. Mostra indirizzo o area di servizio, orari di apertura, numero di telefono, foto, recensioni e aggiornamenti. Per negozi, ristoranti, studi medici e mestieri artigiani è spesso la prima impressione che un cliente riceve.

Google ti chiede di verificare che gestisci davvero l'attività prima di poter gestire il profilo per intero, e il metodo di verifica dipende dal tipo di attività e dalla sua sede. Una volta verificato, aggiungi colleghi o la tua agenzia come proprietari o gestori invece di condividere l'accesso, e assicurati che il proprietario principale sia un account controllato dall'azienda. Tieni aggiornati orari e categorie, aggiungi foto reali e rispondi alle recensioni con cortesia. Non comprare né inventare mai recensioni: viola le norme di Google e può far sospendere il profilo.

Un account Google Ads contiene campagne, dati sulle conversioni e dati di fatturazione, quindi deve essere creato e intestato all'azienda. Le agenzie di solito lavorano tramite un account amministratore di Google Ads collegato al tuo, che permette loro di gestire le campagne mentre tu mantieni la proprietà. I livelli di accesso vanno dai diritti amministrativi completi alla sola lettura o al solo accesso via e-mail: assegna a ciascuno il livello più basso che gli serve.

Google Analytics misura traffico e conversioni sul tuo sito o sulla tua app. Crea l'account e la proprietà con un account controllato dall'azienda, poi assegna ruoli come amministratore, editor o visualizzatore alle persone e alle agenzie che ne hanno bisogno. Search Console mostra come va il tuo sito nella Ricerca Google e segnala problemi di indicizzazione. Verifica la proprietà dell'intero dominio, preferibilmente con un record DNS, e aggiungi i colleghi come utenti invece di consegnare le tue credenziali.

Collegare questi servizi, per esempio Analytics ad Ads, ti dà dati migliori su quali campagne portano clienti reali. Significa anche che un solo account compromesso può raggiungere molto, un altro motivo per tenere gli accessi in ordine.

Quasi ogni strumento Google per le aziende ti permette di invitare altre persone tramite il loro account Google e assegnare un ruolo. Usa questa possibilità invece di condividere un login. Quando qualcuno se ne va, rimuovi il suo accesso in un unico punto e nient'altro si rompe, e il servizio conserva la traccia di chi ha fatto cosa. Un canale YouTube può funzionare allo stesso modo tramite un account del brand o i permessi del canale, così i gestori non hanno mai bisogno della password del proprietario.

Tieni almeno due amministratori per ogni servizio importante, entrambi su account controllati dall'azienda, così perdere una persona o un telefono non ti lascia fuori. Attiva la verifica in due passaggi per tutti e, in Workspace, valuta di imporla. Chiavi di sicurezza o passkey sono la scelta più forte per gli amministratori. Tieni aggiornati e-mail e numeri di telefono di recupero, perché sono ciò su cui conti se un accesso va storto.

Rivedi gli accessi con regolarità. Rimuovi ex dipendenti e agenzie con cui non lavori più, controlla quali app di terze parti hanno ottenuto l'accesso ai tuoi account ed esegui il Controllo di sicurezza di Google sugli account più importanti.

Se parti da zero, registra prima il dominio e configura Workspace o un account aziendale dedicato su di esso. Crea un account amministratore che appartenga all'azienda, dai i diritti di amministratore a una seconda persona di fiducia e attiva la verifica in due passaggi per entrambi prima di tutto il resto.

Poi crea Profilo dell'attività, Ads, Analytics e Search Console con quell'identità aziendale e invita colleghi e agenzie con i ruoli di cui hanno bisogno. Tieni un breve documento privato che elenchi ogni servizio, chi ne è proprietario, chi ha accesso e a cosa puntano i suoi dati di recupero. Rivedi quell'elenco ogni volta che qualcuno entra o esce, e la tua configurazione Google sosterrà l'azienda invece di trasformarsi in silenzio in un rischio. Qualunque combinazione di account tu usi, rispetta i termini di servizio di Google e le norme di ogni prodotto, da Ads al Profilo dell'attività. rStock non è affiliata a Google.