Akun Google untuk Bisnis: Workspace, Maps, Ads, dan Lainnya

Banyak sekali urusan bisnis modern yang bergantung pada login Google. Email, dokumen bersama, profil yang menampilkan toko Anda di Maps, akun iklan, statistik situs web, bahkan channel YouTube, semuanya bisa terikat ke akun Google tertentu. Jika pengaturan ini tumbuh tanpa rencana, sering kali ternyata semuanya milik Gmail pribadi sang pendiri atau milik karyawan yang sudah lama keluar.

Merencanakannya sekali akan menghindarkan banyak masalah di kemudian hari. Tujuannya sederhana: bisnis, bukan perorangan, yang harus mengendalikan akun-akun pentingnya, beberapa orang tepercaya harus bisa mengelolanya, dan tidak ada yang perlu berbagi kata sandi untuk menyelesaikan pekerjaan. Bagian selanjutnya membahas layanan Google utama yang dipakai bisnis dan cara menangani kepemilikan serta akses untuk masing-masing.

Akun Google pribadi itu gratis, dan siapa pun yang memenuhi batas usia minimum Google bisa membuatnya, baik dengan alamat Gmail baru maupun dengan alamat email yang sudah dimiliki. Akun ini memberi Anda Gmail, Drive, Calendar, dan Docs, serta bisa dipakai untuk masuk ke alat bisnis seperti Business Profile, Ads, dan Analytics. Bagi pelaku usaha perorangan yang baru mulai, misalnya pemilik toko online kecil, akun khusus yang hanya dipakai untuk bisnis adalah langkah awal yang masuk akal, asalkan tetap terpisah dari akun pribadi.

Google Workspace adalah versi berbayar dan terkelola yang ditujukan untuk organisasi. Setiap anggota tim mendapat alamat email dengan domain Anda sendiri, dan akun-akunnya dimiliki organisasi, bukan perorangan. Dari konsol admin, Anda bisa membuat dan menghapus pengguna, mereset kata sandi, menerapkan kebijakan keamanan, mengelola perangkat, dan mengatur bagaimana file dibagikan ke luar perusahaan. Drive bersama (shared drive) membuat file dimiliki tim, sehingga dokumen tidak ikut hilang ketika seseorang keluar.

Edisi Workspace berbeda dalam hal ruang penyimpanan, fitur rapat, kontrol keamanan, dan opsi pengarsipan, dan Google mengubah susunannya dari waktu ke waktu. Bandingkan edisi yang tersedia saat ini dengan kebutuhan nyata Anda, alih-alih langsung memilih paket terbesar.

Email dengan domain sendiri terlihat lebih tepercaya di mata pelanggan dibanding alamat generik, dan karena domain itu milik Anda, alamatnya tetap berfungsi meskipun Anda berganti penyedia di kemudian hari. Alamat bersama seperti kotak masuk dukungan atau penjualan bisa ditangani lewat grup atau alias, sehingga pesan sampai ke orang yang tepat tanpa ada yang harus masuk ke akun bersama.

Di Drive, berbagi diatur per file atau folder, dengan izin pelihat, pemberi komentar, dan editor. Biasakan berbagi dengan orang tertentu alih-alih siapa saja yang memiliki link, dan sesekali tinjau file yang dibagikan ke pihak luar. File di Drive Saya milik seseorang adalah milik orang tersebut, sedangkan file di drive bersama milik tim, dan itu pilihan bawaan yang lebih aman untuk apa pun yang diandalkan bisnis.

Calendar, Meet, Docs, Sheets, dan Slides melengkapi perangkat kerja sehari-hari. Kekuatan utamanya adalah semuanya memakai akun dan model berbagi yang sama, sehingga struktur akun yang rapi memberi manfaat di semua alat sekaligus.

Business Profile adalah profil bisnis gratis yang muncul di Google Search dan Maps ketika orang mencari bisnis Anda atau bisnis sejenis di sekitarnya. Profil ini menampilkan alamat atau area layanan, jam buka, nomor telepon, foto, ulasan, dan kabar terbaru. Bagi toko, restoran, klinik, dan jasa tukang, profil ini sering menjadi kesan pertama yang didapat pelanggan, misalnya saat seseorang mencari bengkel atau warung makan terdekat.

Google meminta Anda memverifikasi bahwa Anda benar-benar menjalankan bisnis tersebut sebelum bisa mengelola profil sepenuhnya, dan metode verifikasinya bergantung pada jenis dan lokasi bisnis. Setelah terverifikasi, tambahkan rekan kerja atau agensi Anda sebagai pemilik atau pengelola alih-alih berbagi login, dan pastikan pemilik utamanya adalah akun yang dikendalikan bisnis. Jaga jam buka dan kategori tetap terkini, tambahkan foto asli, dan balas ulasan dengan sopan. Jangan pernah membeli atau mengarang ulasan; itu melanggar kebijakan Google dan bisa membuat profil ditangguhkan.

Akun Google Ads menyimpan kampanye, data konversi, dan detail penagihan Anda, jadi akun ini sebaiknya dibuat dan dimiliki oleh bisnis. Agensi biasanya bekerja melalui akun manajer yang ditautkan ke akun Anda, sehingga mereka bisa menjalankan kampanye sementara kepemilikan tetap di tangan Anda. Tingkat akses berkisar dari hak administratif penuh hingga hanya-baca atau khusus penagihan, jadi beri setiap orang tingkat akses terendah yang mereka butuhkan.

Google Analytics mengukur lalu lintas dan konversi di situs web atau aplikasi Anda. Buat akun dan properti di bawah akun yang dikendalikan bisnis, lalu berikan peran seperti administrator, editor, atau pelihat kepada orang dan agensi yang membutuhkannya. Search Console menunjukkan performa situs Anda di Google Search dan menandai masalah pengindeksan. Verifikasi kepemilikan seluruh domain, sebaiknya dengan record DNS, dan tambahkan rekan kerja sebagai pengguna alih-alih menyerahkan kredensial Anda.

Menautkan layanan-layanan ini, misalnya menghubungkan Analytics ke Ads, memberi data yang lebih baik tentang kampanye mana yang mendatangkan pelanggan sungguhan. Namun, itu juga berarti satu akun yang dibobol bisa menjangkau banyak hal, dan ini alasan lain untuk menjaga akses tetap rapi.

Hampir setiap alat bisnis Google memungkinkan Anda mengundang orang lain melalui akun Google mereka sendiri dan memberi mereka peran. Gunakan cara ini alih-alih berbagi login. Ketika seseorang keluar, Anda cukup mencabut aksesnya di satu tempat tanpa merusak hal lain, dan layanan mencatat siapa melakukan apa. Channel YouTube bisa dikelola dengan cara yang sama melalui akun merek atau izin channel, sehingga pengelola tidak pernah butuh kata sandi pemilik.

Siapkan setidaknya dua administrator untuk setiap layanan penting, keduanya memakai akun yang dikendalikan bisnis, agar kehilangan satu orang atau satu ponsel tidak membuat Anda terkunci. Aktifkan Verifikasi 2 Langkah untuk semua orang, dan di Workspace pertimbangkan untuk mewajibkannya. Kunci keamanan atau passkey adalah pilihan terkuat untuk administrator. Jaga agar email dan nomor telepon pemulihan selalu terbaru, karena itulah yang Anda andalkan jika proses login bermasalah.

Tinjau akses secara berkala. Hapus mantan staf dan agensi yang tidak lagi bekerja sama dengan Anda, periksa aplikasi pihak ketiga mana saja yang sudah diberi akses ke akun Anda, dan jalankan Pemeriksaan Keamanan Google pada akun-akun yang paling penting.

Jika Anda mulai dari nol, daftarkan domain terlebih dahulu, lalu siapkan Workspace atau akun bisnis khusus dengan domain tersebut. Buat akun administrator yang dimiliki bisnis, beri hak admin kepada satu orang tepercaya lainnya, dan aktifkan Verifikasi 2 Langkah untuk keduanya sebelum melakukan hal lain.

Berikutnya, buat Business Profile, Ads, Analytics, dan Search Console di bawah identitas bisnis tersebut, lalu undang rekan kerja dan agensi dengan peran yang mereka butuhkan. Simpan dokumen internal singkat yang tidak dibagikan ke luar, berisi daftar setiap layanan, siapa pemiliknya, siapa yang punya akses, dan ke mana detail pemulihannya mengarah. Tinjau daftar itu setiap kali ada orang yang bergabung atau keluar, dan pengaturan Google Anda akan menopang bisnis alih-alih diam-diam menjadi risiko. Apa pun kombinasi akun yang Anda pakai, patuhi ketentuan penggunaan Google dan kebijakan setiap produknya, dari Ads hingga Business Profile.