Microsoft 365 की वे सुविधाएँ जो आप शायद अभी इस्तेमाल नहीं करते

बहुत-से लोग Microsoft 365 को बस वह सब्सक्रिप्शन मानते हैं जो Word, Excel और PowerPoint को अपडेट रखता है। यह इसका एक हिस्सा ज़रूर है, लेकिन पैकेज में OneDrive का क्लाउड स्टोरेज, Outlook मेल और कैलेंडर ऐप, OneNote, मुख्य ऐप्स के वेब और मोबाइल वर्ज़न, और सहयोग की कई सुविधाएँ भी शामिल हैं, जो तब सबसे अच्छा काम करती हैं जब आपकी फ़ाइलें किसी एक कंप्यूटर के बजाय क्लाउड में रहती हैं।

आपको क्या मिलता है, यह प्लान पर निर्भर करता है। Personal और Family प्लान व्यक्तियों और परिवारों के लिए हैं, जबकि बिज़नेस और एजुकेशन प्लान में मैनेज्ड ईमेल, काम के लिए Teams, SharePoint साइट्स और एडमिन कंट्रोल जुड़ जाते हैं। नीचे बताई गई सुविधाएँ ज़्यादातर मौजूदा प्लान्स में मिलती हैं, लेकिन मेन्यू की जगह और नाम समय के साथ बदलते रहते हैं, इसलिए अगर आपकी स्क्रीन पर कुछ अलग दिखे, तो अपने Microsoft अकाउंट में प्लान का विवरण देख लें।

OneDrive को एक साधारण सिंक फ़ोल्डर मान लेना आसान है, फिर भी इसमें कई सुरक्षा-जाल मौजूद हैं। वर्ज़न हिस्ट्री आपकी फ़ाइलों के पुराने वर्ज़न सँभालकर रखती है, ताकि किसी अनचाहे बदलाव के बाद आप डॉक्यूमेंट को पिछली स्थिति में लौटा सकें। डिलीट की गई चीज़ें पहले OneDrive के रीसायकल बिन में जाती हैं, और सब्सक्राइबर अपने पूरे OneDrive को किसी पिछले समय की स्थिति में बहाल कर सकते हैं, जो बड़े पैमाने पर फ़ाइलें मिटने, सिंक की गड़बड़ी या रैंसमवेयर हमले के बाद बहुत काम आता है।

Files On-Demand की मदद से आप File Explorer में अपनी हर फ़ाइल देख सकते हैं, बिना सबको डिस्क पर रखे। फ़ाइलें खोलने पर डाउनलोड होती हैं, और ज़रूरी फ़ोल्डरों को आप हमेशा ऑफ़लाइन उपलब्ध रहने के लिए मार्क कर सकते हैं। फ़ोल्डर बैकअप आपके Desktop, Documents और Pictures फ़ोल्डरों को अपने-आप सुरक्षित रख सकता है, ताकि लैपटॉप खो जाए या खराब हो जाए तो आपका काम उसके साथ न चला जाए।

शेयर करने के लिए अटैचमेंट ईमेल करने के बजाय लिंक बनाएँ, और देखने या एडिट करने का एक्सेस चुनें। सब्सक्राइबर लिंक पर एक्सपायरी की तारीख या पासवर्ड जैसे अतिरिक्त कंट्रोल जोड़ सकते हैं। Personal Vault, OneDrive के अंदर एक सुरक्षित हिस्सा है जो खुलने से पहले पहचान की एक अतिरिक्त जाँच माँगता है; पहचान पत्र या पासपोर्ट जैसे ज़रूरी दस्तावेज़ों के स्कैन रखने के लिए यह एक समझदारी भरी जगह है।

जब कोई डॉक्यूमेंट OneDrive या SharePoint में सेव होता है, तो कई लोग उसे एक साथ एडिट कर सकते हैं। आपको दिखता है कि फ़ाइल में और कौन है, उनका कर्सर या चुने हुए सेल कहाँ हैं, और उनके बदलाव कुछ ही सेकंड में सामने आ जाते हैं। डेस्कटॉप ऐप्स में सबसे ऊपर मौजूद AutoSave स्विच यह पक्का करता है कि सब एक ही कॉपी पर काम करें, ताकि आपस में टकराने वाले अलग-अलग वर्ज़न न बनें।

कमेंट्स उससे ज़्यादा काम के हैं जितना ज़्यादातर लोग समझते हैं। कमेंट में @ चिह्न के बाद किसी सहकर्मी का नाम लिखने से वह मेंशन हो जाता है और उसे ठीक उसी जगह के लिंक के साथ एक सूचना मिलती है। कुछ प्लान्स में आप किसी कमेंट को टास्क के रूप में असाइन भी कर सकते हैं, जिससे रिव्यू के नोट्स डॉक्यूमेंट के अंदर ही एक छोटी-सी टू-डू लिस्ट बन जाते हैं।

को-ऑथरिंग .docx, .xlsx और .pptx जैसे आधुनिक फ़ाइल फ़ॉर्मेट के साथ भरोसेमंद ढंग से काम करती है। पुराने फ़ॉर्मेट और कुछ पुरानी सुविधाओं वाली फ़ाइलें एक साथ एडिटिंग में रुकावट डाल सकती हैं, इसलिए पहले उन्हें कन्वर्ट कर लें। अगर आपको देखना हो कि क्या बदला है, तो Word में Track Changes, Excel में Show Changes और File मेन्यू की वर्ज़न हिस्ट्री आपको साफ़ रिकॉर्ड देती हैं।

Focused Inbox ज़रूरी मेल को न्यूज़लेटर और नोटिफ़िकेशन से अलग करता है, और जब आप मैसेजों को दोनों टैब्स के बीच खिसकाते हैं तो यह सीखता जाता है। Rules और Quick Steps मैसेजों को अपने-आप फ़ोल्डर में डाल सकते हैं, फ़्लैग कर सकते हैं या फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं। शेड्यूल्ड सेंडिंग से आप देर शाम ईमेल लिखकर उसे दफ़्तर के समय में भेज सकते हैं, और Outlook के नए वर्ज़न में आप किसी मैसेज को स्नूज़ कर सकते हैं ताकि वह बाद में इनबॉक्स में सबसे ऊपर लौट आए।

टेम्पलेट छोटी सुविधा है पर बड़े काम की: जो जवाब आप बार-बार टाइप करते हैं, उन्हें सेव करें और कुछ ही क्लिक में डालें। कैलेंडर की तरफ़, Scheduling Assistant दिखाता है कि सहकर्मी कब खाली हैं, और आप अपना कैलेंडर परिवार या टीम के साथ देखने या एडिट करने के अधिकार के साथ शेयर कर सकते हैं। किसी शोर-शराबे वाले थ्रेड को Ignore करने पर उसके मौजूदा और आने वाले मैसेज सीधे Deleted Items में चले जाते हैं।

Personal और Family सब्सक्राइबर्स को अपने निजी ईमेल के लिए विज्ञापन-मुक्त Outlook भी मिलता है, और सब्सक्रिप्शन में मेल की अतिरिक्त सुरक्षा जाँचें भी शामिल रही हैं; सटीक फ़ायदे बदलते रहते हैं, इसलिए अपने प्लान का पेज देख लें। कोई भी फ़िल्टर समझदारी की जगह नहीं ले सकता: ऐसे किसी भी मैसेज से सावधान रहें जो आपको जल्दबाज़ी में क्लिक करने, भुगतान करने या साइन-इन करने के लिए उकसाए।

बिज़नेस प्लान्स में Teams चैट, चैनल, मीटिंग और साझा फ़ाइलों का केंद्र है। आपका संगठन जिन चीज़ों की अनुमति देता है, उनके हिसाब से मीटिंग्स में लाइव कैप्शन, बैकग्राउंड ब्लर, रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्ट मिल सकते हैं। किसी चैनल में शेयर की गई फ़ाइलें SharePoint में स्टोर होती हैं, इसलिए उन्हें भी किसी दूसरे डॉक्यूमेंट जैसी वर्ज़न हिस्ट्री और को-ऑथरिंग का फ़ायदा मिलता है।

परिवार और दोस्तों के साथ चैट और कॉल के लिए Teams का एक फ़्री पर्सनल वर्ज़न भी है, जो साधारण Microsoft अकाउंट से चलता है। कई वर्क प्लान्स में Loop कंपोनेंट सहयोग को एक कदम आगे ले जाते हैं: Teams चैट या Outlook ईमेल में शेयर की गई कोई टेबल, चेकलिस्ट या पैराग्राफ़ लाइव रहता है, इसलिए लोग उसे कहीं भी खोलें, हर कॉपी में ताज़ा बदलाव दिखते हैं।

कुछ और काम के टूल ऐप लॉन्चर में छिपे रहते हैं। Microsoft Forms से झटपट सर्वे और क्विज़ बनते हैं, To Do आपके काम इकट्ठा करता है और Outlook में फ़्लैग किए गए ईमेल भी दिखा सकता है, और OneNote नोट्स, वेब से सहेजे गए अंश और हाथ से बने स्केच एक ही सर्च करने लायक नोटबुक में रखता है।

Word, Outlook और PowerPoint में Dictate बटन बोली गई बात को टेक्स्ट में बदल देता है और पहले ड्राफ़्ट के लिए उम्मीद से कहीं बेहतर काम करता है। Word में मौजूद एडिटिंग टूल्स स्पेलिंग, ग्रामर और स्पष्टता जाँचते हैं और छोटे, कसे हुए वाक्य सुझा सकते हैं। PowerPoint में तस्वीर जोड़ते ही Designer लेआउट के आइडिया देने लगता है, और Speaker Coach की मदद से आप अपनी प्रेज़ेंटेशन का अभ्यास करके बोलने की रफ़्तार और “अं”, “मतलब” जैसे बार-बार आने वाले भराव शब्दों पर फ़ीडबैक पा सकते हैं।

Read Aloud और Immersive Reader उन सभी के काम आते हैं जो सुनना पसंद करते हैं या जिन्हें पढ़ने के लिए साफ़-सुथरा व्यू चाहिए। Accessibility Checker डॉक्यूमेंट शेयर करने से पहले ही बता देता है कि कहाँ ऑल्टरनेटिव टेक्स्ट नहीं है, कहाँ कंट्रास्ट कम है और कहाँ हेडिंग का ढाँचा उलझा हुआ है। Microsoft कई प्लान्स में एआई असिस्टेंट की सुविधाएँ भी जोड़ता रहा है; इनकी उपलब्धता, इस्तेमाल की सीमाएँ और सेटिंग्स प्लान और क्षेत्र के हिसाब से अलग होती हैं, इसलिए देख लें कि आपके सब्सक्रिप्शन में अभी क्या शामिल है।

Microsoft 365 Family में सब्सक्रिप्शन का मालिक इसके फ़ायदे कुछ और लोगों के एक छोटे समूह के साथ बाँट सकता है। हर व्यक्ति अपने Microsoft अकाउंट से साइन-इन करता है और उसे अपना स्टोरेज, अपने ऐप इंस्टॉल और अपनी प्राइवेसी मिलती है, इसलिए कोई किसी और की फ़ाइलें या मेल नहीं देख सकता। मालिक Microsoft अकाउंट डैशबोर्ड के शेयरिंग पेज से लोगों को जोड़ता या हटाता है, और बुलाए गए सदस्य ईमेल इनविटेशन या लिंक के ज़रिए इसे स्वीकार करते हैं।

जिन घरों में बच्चे हैं, उनके लिए Microsoft की फ़ैमिली सेफ़्टी सेटिंग्स बच्चों के अकाउंट पर स्क्रीन टाइम की सीमा और कंटेंट फ़िल्टर जैसे कंट्रोल जोड़ती हैं; उपलब्ध टूल्स समय के साथ बदले हैं, इसलिए देख लें कि अभी क्या-क्या मिलता है। याद रखें कि भुगतान करने वाला व्यक्ति ही सब्सक्रिप्शन को नियंत्रित करता है: अगर वह सब्सक्रिप्शन रद्द कर दे या आपको हटा दे, तो आपके लिए भी प्रीमियम फ़ायदे खत्म हो जाते हैं, और फ़्री स्टोरेज सीमा से ज़्यादा डेटा वाला OneDrive सिर्फ़ पढ़ने लायक (रीड-ओनली) बन सकता है, इसलिए अपनी जगह पर नज़र रखें।

ये सारी सुविधाएँ एक ही Microsoft अकाउंट पर टिकी हैं, इसलिए उसकी अच्छी तरह रक्षा करें। टू-स्टेप वेरिफ़िकेशन चालू करें, अपने नियंत्रण वाला रिकवरी ईमेल और फ़ोन नंबर जोड़ें, और समय-समय पर डिवाइसेज़ और हाल की साइन-इन गतिविधि वाले पेज देखते रहें। जिन कंप्यूटरों को आप अब इस्तेमाल नहीं करते, उनसे साइन-आउट करने से आपका सब्सक्रिप्शन व्यवस्थित रहता है और आपकी फ़ाइलें निजी रहती हैं।

अगर आप rStock जैसे मार्केटप्लेस पर किसी स्टोर से Microsoft अकाउंट या सब्सक्रिप्शन लेते हैं, तो डिलीवरी आपके ऑर्डर पेज पर दिखते ही उसे जाँच लें, और अगर आपको अकाउंट मिला है तो पासवर्ड और सुरक्षा डिटेल्स बदलकर अपनी कर लें। rStock खरीदार के भुगतान को सीधे स्टोर को जारी करने के बजाय रोककर रखता है, और अगर डिलीवरी लिस्टिंग से मेल न खाए तो आप डिलीवरी के बाद की सीमित अवधि में विवाद खोल सकते हैं। स्रोत चाहे जो हो, Microsoft की उपयोग की शर्तों का पालन करें।