Cuentas de Google para empresas: Workspace, Maps, Ads y más

Una parte sorprendente de cualquier negocio actual depende de los inicios de sesión de Google. El correo, los documentos compartidos, la ficha que muestra tu tienda en Maps, tu cuenta publicitaria, las estadísticas de tu web e incluso tu canal de YouTube pueden estar vinculados a una u otra cuenta de Google. Cuando esa configuración crece sin planificación, es habitual descubrir que todo pertenece al Gmail personal del fundador o a un empleado que se fue hace tiempo.

Planificarlo una sola vez ahorra muchos problemas después. El objetivo es sencillo: la empresa, y no una persona concreta, debe controlar sus cuentas importantes, varias personas de confianza deben poder gestionarlas y nadie debería tener que compartir una contraseña para hacer su trabajo. El resto de esta guía repasa los principales servicios de Google que usan las empresas y cómo gestionar la propiedad y el acceso en cada uno.

Una cuenta personal de Google es gratuita y cualquiera que cumpla la edad mínima que fija Google puede crearla, ya sea con una dirección de Gmail nueva o con un correo que ya tengas. Te da Gmail, Drive, Calendar y Docs, y permite iniciar sesión en herramientas empresariales como Perfil de Empresa, Ads y Analytics. Para un profesional independiente que está empezando, una cuenta dedicada exclusivamente al negocio es un primer paso razonable, siempre que se mantenga separada de la privada.

Google Workspace es la versión de pago y gestionada pensada para organizaciones. Da a cada miembro del equipo una dirección con tu propio dominio, y las cuentas pertenecen a la organización y no a las personas. Desde la consola de administración puedes crear y eliminar usuarios, restablecer contraseñas, imponer políticas de seguridad, gestionar dispositivos y controlar cómo se comparten los archivos fuera de la empresa. Las unidades compartidas hacen que los archivos sean del equipo, así que los documentos no desaparecen cuando alguien se marcha.

Las ediciones de Workspace se diferencian en almacenamiento, funciones de reuniones, controles de seguridad y opciones de archivado, y Google cambia la oferta de vez en cuando. Compara las ediciones vigentes con lo que realmente necesitas en lugar de elegir por defecto el plan más grande.

Un correo con tu propio dominio inspira más confianza a los clientes que una dirección genérica y, como el dominio es tuyo, la dirección sigue funcionando aunque más adelante cambies de proveedor. Las direcciones compartidas, como un buzón de soporte o de ventas, pueden gestionarse mediante grupos o alias, de modo que los mensajes llegan a las personas adecuadas sin que nadie tenga que entrar en una cuenta compartida.

En Drive, el uso compartido se controla por archivo o carpeta, con permisos de lector, comentador y editor. Acostúmbrate a compartir con personas concretas en lugar de con cualquiera que tenga el enlace, y revisa de vez en cuando lo que compartes fuera de la empresa. Los archivos de la sección Mi unidad de una persona le pertenecen a ella, mientras que los de una unidad compartida pertenecen al equipo, que es la opción más segura por defecto para todo aquello de lo que depende el negocio.

Calendar, Meet, Docs, Sheets y Slides completan las herramientas del día a día. Su gran ventaja es que todas usan las mismas cuentas y el mismo modelo de uso compartido, así que una estructura de cuentas ordenada se nota en todas a la vez.

Perfil de Empresa es la ficha gratuita que aparece en la Búsqueda de Google y en Maps cuando alguien busca tu negocio o negocios como el tuyo cerca de donde está. Muestra tu dirección o tu zona de servicio, el horario, el teléfono, fotos, reseñas y novedades. Para tiendas, restaurantes, clínicas y oficios, suele ser la primera impresión que se lleva un cliente.

Google te pide verificar que realmente gestionas el negocio antes de poder administrar por completo el perfil, y el método de verificación depende del tipo de negocio y de su ubicación. Una vez verificado, añade a tus compañeros o a tu agencia como propietarios o administradores en lugar de compartir el acceso, y asegúrate de que el propietario principal sea una cuenta que controla la empresa. Mantén al día el horario y las categorías, añade fotos reales y responde a las reseñas con educación. Nunca compres ni inventes reseñas: hacerlo incumple las políticas de Google y puede provocar la suspensión del perfil.

Una cuenta de Google Ads contiene tus campañas, tus datos de conversiones y tu información de facturación, así que debería crearla la propia empresa y ser de su propiedad. Las agencias suelen trabajar a través de una cuenta de administrador vinculada a la tuya, lo que les permite gestionar las campañas mientras tú conservas la propiedad. Los niveles de acceso van desde los permisos administrativos completos hasta el acceso de solo lectura o solo de facturación, así que da a cada persona el nivel más bajo que necesite.

Google Analytics mide el tráfico y las conversiones de tu web o tu app. Crea la cuenta y la propiedad con una cuenta controlada por la empresa y después asigna roles como administrador, editor o lector a las personas y agencias que los necesiten. Search Console muestra cómo rinde tu sitio en la Búsqueda de Google y señala los problemas de indexación. Verifica la propiedad de todo el dominio, preferiblemente con un registro DNS, y añade a tus compañeros como usuarios en lugar de entregarles tus credenciales.

Vincular estos servicios, por ejemplo conectar Analytics con Ads, te da mejores datos sobre qué campañas traen clientes reales. También significa que una sola cuenta comprometida puede llegar muy lejos, otro motivo más para mantener el acceso ordenado.

Casi todas las herramientas empresariales de Google te permiten invitar a otras personas a través de su propia cuenta de Google y asignarles un rol. Úsalo en lugar de compartir un inicio de sesión. Cuando alguien se va, retiras su acceso en un solo lugar sin que nada más se rompa, y el servicio guarda un registro de quién hizo qué. Un canal de YouTube puede funcionar igual mediante una cuenta de marca o los permisos del canal, de modo que quienes lo gestionan nunca necesitan la contraseña del propietario.

Mantén al menos dos administradores en cada servicio importante, ambos con cuentas que controle la empresa, para que perder a una persona o un teléfono no te deje fuera. Activa la verificación en dos pasos para todo el mundo y, en Workspace, plantéate hacerla obligatoria. Las llaves de seguridad o las llaves de acceso son la opción más sólida para los administradores. Mantén al día los correos y teléfonos de recuperación, porque son tu salvavidas si un inicio de sesión sale mal.

Revisa el acceso con regularidad. Elimina al personal que ya no está y a las agencias con las que ya no trabajas, comprueba qué aplicaciones de terceros tienen acceso a tus cuentas y ejecuta la Revisión de seguridad de Google en las cuentas más importantes.

Si empiezas de cero, registra primero tu dominio y configura sobre él Workspace o una cuenta dedicada al negocio. Crea una cuenta de administrador que pertenezca a la empresa, da permisos de administración a una segunda persona de confianza y activa la verificación en dos pasos en ambas antes que nada.

A continuación, crea tu Perfil de Empresa, Ads, Analytics y Search Console bajo esa identidad empresarial e invita a compañeros y agencias con los roles que necesiten. Guarda un documento breve y privado con cada servicio, quién es su propietario, quién tiene acceso y adónde apuntan sus datos de recuperación. Revisa esa lista cada vez que alguien entre o salga, y tu configuración de Google apoyará al negocio en lugar de convertirse, sin que nadie lo note, en un riesgo. Sea cual sea la combinación de cuentas que uses, respeta las condiciones de uso de Google y las políticas de cada producto, desde Ads hasta Perfil de Empresa.