Google-Konten für Unternehmen: Workspace, Maps, Ads und mehr

Erstaunlich viel in einem modernen Unternehmen hängt an Google-Anmeldungen. E-Mail, gemeinsame Dokumente, der Eintrag, der Ihr Geschäft in Maps zeigt, Ihr Werbekonto, Ihre Website-Statistiken und sogar Ihr YouTube-Kanal können alle an das eine oder andere Google-Konto gebunden sein. Wächst dieses Setup ungeplant, stellt sich häufig heraus, dass alles dem privaten Gmail-Konto der Gründerin oder des Gründers oder einer Person gehört, die das Unternehmen längst verlassen hat.

Es einmal zu planen, erspart später echten Ärger. Das Ziel ist einfach: Das Unternehmen, nicht eine einzelne Person, sollte seine wichtigen Konten kontrollieren, mehrere vertrauenswürdige Personen sollten sie verwalten können, und niemand sollte ein Passwort teilen müssen, um seine Arbeit zu erledigen. Dieser Ratgeber geht die wichtigsten Google-Dienste für Unternehmen durch und zeigt, wie Sie Eigentum und Zugriff jeweils regeln.

Ein privates Google-Konto ist kostenlos, und jeder, der Googles Mindestalter erfüllt, kann eines anlegen, entweder mit einer neuen Gmail-Adresse oder mit einer E-Mail-Adresse, die Sie schon haben. Es umfasst Gmail, Drive, Kalender und Docs und kann sich bei Geschäftstools wie Unternehmensprofil, Ads und Analytics anmelden. Für Einzelunternehmer am Anfang ist ein eigenes, nur geschäftlich genutztes Konto ein vernünftiger erster Schritt, solange es vom privaten getrennt bleibt.

Google Workspace ist die kostenpflichtige, verwaltete Variante für Organisationen. Jedes Teammitglied erhält eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain, und die Konten gehören der Organisation statt Einzelpersonen. In der Admin-Konsole legen Sie Nutzer an und entfernen sie, setzen Passwörter zurück, erzwingen Sicherheitsrichtlinien, verwalten Geräte und steuern, wie Dateien außerhalb des Unternehmens geteilt werden. Geteilte Ablagen halten Dateien im Besitz des Teams, sodass Dokumente nicht verschwinden, wenn jemand geht.

Die Workspace-Editionen unterscheiden sich bei Speicher, Meeting-Funktionen, Sicherheitskontrollen und Archivierung, und Google ändert das Angebot von Zeit zu Zeit. Vergleichen Sie die aktuellen Editionen mit dem, was Sie tatsächlich brauchen, statt standardmäßig das größte Paket zu wählen.

E-Mail auf Ihrer eigenen Domain wirkt auf Kundinnen und Kunden vertrauenswürdiger als eine allgemeine Adresse, und weil die Domain Ihnen gehört, funktioniert die Adresse weiter, auch wenn Sie später den Anbieter wechseln. Gemeinsame Adressen wie ein Support- oder Vertriebspostfach lassen sich über Gruppen oder Aliasse abwickeln, sodass Nachrichten die richtigen Personen erreichen, ohne dass sich jemand in einem geteilten Konto anmelden muss.

In Drive wird das Teilen pro Datei oder Ordner gesteuert, mit den Rollen Betrachter, Kommentator und Bearbeiter. Gewöhnen Sie sich an, Inhalte mit bestimmten Personen statt mit allen zu teilen, die den Link haben, und prüfen Sie das externe Teilen hin und wieder. Dateien in der persönlichen Ablage Meine Ablage gehören der jeweiligen Person, Dateien in einer geteilten Ablage gehören dem Team. Für alles, wovon das Unternehmen abhängt, ist das der sicherere Standard.

Kalender, Meet, Docs, Sheets und Slides runden das Alltagswerkzeug ab. Ihre eigentliche Stärke: Alle nutzen dieselben Konten und dasselbe Freigabemodell, sodass sich eine saubere Kontostruktur in jedem Tool zugleich auszahlt.

Das Unternehmensprofil ist der kostenlose Eintrag, der in der Google Suche und in Maps erscheint, wenn Menschen nach Ihrem Unternehmen oder nach Unternehmen wie Ihrem in der Nähe suchen. Es zeigt Adresse oder Servicegebiet, Öffnungszeiten, Telefonnummer, Fotos, Bewertungen und Neuigkeiten. Für Geschäfte, Restaurants, Praxen und Handwerksbetriebe ist es oft der erste Eindruck, den Kundinnen und Kunden bekommen.

Google verlangt eine Bestätigung, dass Sie das Unternehmen wirklich führen, bevor Sie das Profil vollständig verwalten können; die Methode hängt von Art und Standort des Unternehmens ab. Nach der Bestätigung fügen Sie Kolleginnen und Kollegen oder Ihre Agentur als Inhaber oder Verwalter hinzu, statt die Zugangsdaten zu teilen, und stellen sicher, dass der Hauptinhaber ein vom Unternehmen kontrolliertes Konto ist. Halten Sie Öffnungszeiten und Kategorien aktuell, laden Sie echte Fotos hoch und antworten Sie höflich auf Bewertungen. Kaufen oder erfinden Sie niemals Bewertungen: Das verstößt gegen Googles Richtlinien und kann zur Sperrung des Profils führen.

Ein Google-Ads-Konto enthält Ihre Kampagnen, Conversion-Daten und Zahlungsangaben und sollte deshalb vom Unternehmen angelegt werden und ihm gehören. Agenturen arbeiten meist über ein Verwaltungskonto, das mit Ihrem verknüpft ist; so führen sie Kampagnen durch, während das Eigentum bei Ihnen bleibt. Die Zugriffsstufen reichen von vollen Administratorrechten bis zu reinem Lesezugriff oder nur E-Mail-Zugriff. Geben Sie jeder Person die niedrigste Stufe, die sie braucht.

Google Analytics misst Traffic und Conversions Ihrer Website oder App. Legen Sie Konto und Property unter einem vom Unternehmen kontrollierten Konto an und vergeben Sie dann Rollen wie Administrator, Bearbeiter oder Betrachter an die Personen und Agenturen, die sie brauchen. Die Search Console zeigt, wie Ihre Website in der Google Suche abschneidet, und meldet Indexierungsprobleme. Bestätigen Sie die Inhaberschaft für die gesamte Domain, vorzugsweise per DNS-Eintrag, und fügen Sie Kolleginnen und Kollegen als Nutzer hinzu, statt Ihre Zugangsdaten herauszugeben.

Die Verknüpfung dieser Dienste, etwa von Analytics mit Ads, liefert bessere Daten darüber, welche Kampagnen tatsächlich Kunden bringen. Sie bedeutet aber auch, dass ein einziges kompromittiertes Konto viel erreichen kann. Das ist ein weiterer Grund, Zugriffe aufgeräumt zu halten.

Fast jedes Google-Geschäftstool lässt Sie andere Personen über deren eigenes Google-Konto einladen und ihnen eine Rolle zuweisen. Nutzen Sie das statt eines gemeinsamen Logins. Geht jemand, entziehen Sie den Zugriff an einer einzigen Stelle. Nichts anderes bricht weg, und der Dienst hält fest, wer was getan hat. Ein YouTube-Kanal funktioniert genauso über ein Markenkonto oder Kanalberechtigungen, sodass Verwalter nie das Passwort des Inhabers brauchen.

Halten Sie für jeden wichtigen Dienst mindestens zwei Administratoren bereit, beide auf Konten, die das Unternehmen kontrolliert, damit der Ausfall einer Person oder eines Smartphones Sie nicht aussperrt. Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten für alle und erwägen Sie in Workspace, sie verpflichtend vorzuschreiben. Sicherheitsschlüssel oder Passkeys sind für Administratoren die stärkste Wahl. Halten Sie Wiederherstellungs-E-Mail-Adressen und -Telefonnummern aktuell, denn auf sie sind Sie angewiesen, wenn eine Anmeldung schiefgeht.

Prüfen Sie Zugriffe regelmäßig. Entfernen Sie ehemalige Mitarbeitende und Agenturen, mit denen Sie nicht mehr arbeiten, kontrollieren Sie, welchen Drittanbieter-Apps Zugriff auf Ihre Konten erteilt wurde, und führen Sie für die wichtigsten Konten Googles Sicherheitscheck durch.

Wenn Sie bei null anfangen, registrieren Sie zuerst Ihre Domain und richten Sie darauf Workspace oder ein eigenes Geschäftskonto ein. Legen Sie ein Administratorkonto an, das dem Unternehmen gehört, geben Sie einer zweiten vertrauenswürdigen Person Administratorrechte und aktivieren Sie für beide als Erstes die Bestätigung in zwei Schritten.

Legen Sie danach Unternehmensprofil, Ads, Analytics und Search Console unter dieser Unternehmensidentität an und laden Sie Kolleginnen, Kollegen und Agenturen mit den Rollen ein, die sie brauchen. Legen Sie ein kurzes, privates Dokument an, das jeden Dienst auflistet: wem er gehört, wer Zugriff hat und wohin die Wiederherstellungsangaben zeigen. Prüfen Sie diese Liste, sobald jemand dazukommt oder geht. Dann unterstützt Ihr Google-Setup das Unternehmen, statt leise zum Risiko zu werden. Ganz gleich, welche Kombination von Konten Sie nutzen: Halten Sie Googles Nutzungsbedingungen und die Richtlinien jedes Produkts ein, von Ads bis Unternehmensprofil. rStock steht in keiner Verbindung zu Google.