حسابات Google للأعمال: Workspace والخرائط والإعلانات

يعتمد قدر مدهش من أعمال الشركات الحديثة على تسجيلات الدخول إلى Google. فالبريد الإلكتروني والمستندات المشتركة والقائمة التي تعرض متجرك على الخرائط وحساب الإعلانات وإحصاءات موقعك وحتى قناتك على YouTube قد ترتبط كلها بحساب Google أو بآخر. وحين ينمو هذا الإعداد بالمصادفة، فكثيرًا ما يتضح أن كل شيء يخص Gmail الشخصي للمؤسس، أو موظفًا غادر منذ زمن طويل.

والتخطيط له مرة واحدة يوفر عناءً حقيقيًا لاحقًا. الهدف بسيط: أن تتحكم الشركة، لا فرد بعينه، في حساباتها المهمة، وأن يستطيع عدة أشخاص موثوقين إدارتها، وألا يحتاج أحد إلى مشاركة كلمة مرور لينجز عمله. ويستعرض بقية هذا الدليل أبرز خدمات Google التي تستخدمها الشركات وكيفية التعامل مع الملكية والوصول في كل منها.

حساب Google الشخصي مجاني، ويستطيع أي شخص بلغ الحد الأدنى للعمر الذي تحدده Google إنشاءه، إما بعنوان Gmail جديد أو بعنوان بريد لديك بالفعل. ويمنحك Gmail وDrive وCalendar وDocs، ويمكنه تسجيل الدخول إلى أدوات الأعمال مثل الملف التجاري وAds وAnalytics. وللتاجر الفرد في بداياته يكون الحساب المخصص للنشاط وحده خطوة أولى معقولة، بشرط أن يبقى منفصلًا عن حسابك الخاص.

أما Google Workspace فهو النسخة المدفوعة والمُدارة الموجهة إلى المؤسسات. ويمنح كل عضو في الفريق عنوانًا على نطاقك الخاص، وتعود الحسابات إلى المؤسسة لا إلى الأفراد. ومن وحدة تحكم المسؤول يمكنك إنشاء المستخدمين وإزالتهم، وإعادة تعيين كلمات المرور، وفرض سياسات الأمان، وإدارة الأجهزة، والتحكم في مشاركة الملفات خارج الشركة. وتُبقي المساحات المشتركة الملفات مملوكة للفريق، فلا تختفي المستندات حين يغادر أحدهم.

وتختلف إصدارات Workspace في مساحة التخزين وميزات الاجتماعات وضوابط الأمان وخيارات الأرشفة، وتغيّر Google تشكيلة الإصدارات من وقت لآخر. قارن الإصدارات الحالية بما تحتاجه فعلًا بدل اختيار أكبر خطة افتراضيًا.

يبدو البريد الإلكتروني على نطاقك الخاص أكثر جدارة بالثقة لدى العملاء من عنوان عام، ولأنك تملك النطاق يظل العنوان يعمل حتى لو غيّرت المزوّد لاحقًا. ويمكن التعامل مع العناوين المشتركة، مثل صندوق الدعم أو المبيعات، عبر المجموعات أو الأسماء البديلة، فتصل الرسائل إلى الأشخاص المناسبين دون أن يسجل أحد الدخول إلى حساب مشترك.

وفي Drive يُتحكَّم بالمشاركة لكل ملف أو مجلد بصلاحيات المشاهد والمعلِّق والمحرِّر. اعتد المشاركة مع أشخاص محددين بدل أي شخص لديه الرابط، وراجع المشاركة الخارجية بين حين وآخر. فالملفات الموجودة في «My Drive» الشخصي لشخص ما تعود إليه، بينما تعود الملفات الموجودة في مساحة مشتركة إلى الفريق، وهذا هو الخيار الافتراضي الأكثر أمانًا لكل ما يعتمد عليه نشاطك.

ويكمل Calendar وMeet وDocs وSheets وSlides حزمة الأدوات اليومية. وقوتها الحقيقية أنها تستخدم كلها الحسابات ونموذج المشاركة نفسيهما، فيؤتي هيكل الحسابات المرتب ثماره في كل الأدوات دفعة واحدة.

الملف التجاري (Business Profile) هو القائمة المجانية التي تظهر في بحث Google وخرائطه حين يبحث الناس عن نشاطك أو عن أنشطة مشابهة قريبة منهم. يعرض عنوانك أو نطاق خدمتك وساعات العمل ورقم الهاتف والصور والمراجعات والتحديثات. وبالنسبة إلى المتاجر والمطاعم والعيادات والحرف، كثيرًا ما يكون الانطباع الأول الذي يتكوّن لدى العميل.

تطلب منك Google التحقق من أنك تدير النشاط فعلًا قبل أن تتمكن من إدارة الملف بالكامل، وتعتمد طريقة التحقق على نوع النشاط وموقعه. وبعد التحقق أضف زملاءك أو وكالتك بصفة مالكين أو مديرين بدل مشاركة بيانات الدخول، وتأكد من أن المالك الأساسي حساب تتحكم فيه الشركة. أبقِ ساعات العمل والفئات محدّثة، وأضف صورًا حقيقية، وردّ على المراجعات بلباقة. ولا تشترِ مراجعات ولا تختلقها أبدًا، فذلك يخالف سياسات Google وقد يؤدي إلى تعليق الملف.

يحتفظ حساب Google Ads بحملاتك وبيانات التحويل وتفاصيل الفوترة، لذا ينبغي أن تنشئه الشركة وتملكه. وتعمل الوكالات عادةً عبر حساب مدير مرتبط بحسابك، ما يتيح لها إدارة الحملات بينما تحتفظ أنت بالملكية. وتتراوح مستويات الوصول من الصلاحيات الإدارية الكاملة إلى القراءة فقط أو البريد الإلكتروني فقط، فامنح كل شخص أدنى مستوى يحتاج إليه.

يقيس Google Analytics الزيارات والتحويلات على موقعك أو تطبيقك. أنشئ الحساب والموقع (property) ضمن حساب تتحكم فيه الشركة، ثم امنح أدوارًا مثل مسؤول ومحرِّر ومشاهد لمن يحتاجون إليها من الأشخاص والوكالات. ويوضح Search Console أداء موقعك في بحث Google وينبّه إلى مشكلات الفهرسة. أثبت ملكية النطاق كاملًا، ويفضل عبر سجل DNS، وأضف زملاءك مستخدمين بدل تسليمهم بيانات دخولك.

وربط هذه الخدمات، كربط Analytics بـ Ads، يمنحك بيانات أفضل عن الحملات التي تجلب عملاء حقيقيين. لكنه يعني أيضًا أن حسابًا واحدًا مخترقًا قد يصل إلى الكثير، وهذا سبب آخر لإبقاء الوصول مرتبًا.

تتيح كل أدوات Google للأعمال تقريبًا دعوة أشخاص آخرين عبر حساب Google الخاص بكل منهم وتعيين دور لهم. استخدم ذلك بدل مشاركة بيانات الدخول. فإذا غادر أحدهم أزلت وصوله من مكان واحد دون أن ينكسر شيء آخر، وتحتفظ الخدمة بسجل بمن فعل ماذا. ويمكن لقناة YouTube أن تعمل بالطريقة نفسها عبر حساب العلامة التجارية أو صلاحيات القناة، فلا يحتاج المديرون إلى كلمة مرور المالك.

أبقِ مسؤولين اثنين على الأقل لكل خدمة مهمة، على حسابين تتحكم فيهما الشركة، حتى لا يؤدي فقدان شخص أو هاتف إلى حرمانك من الوصول. فعّل التحقق بخطوتين للجميع، وفي Workspace فكّر في فرضه. وتُعد مفاتيح الأمان أو مفاتيح المرور الخيار الأقوى للمسؤولين. وأبقِ عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف الخاصة بالاسترداد محدّثة، فهي ما تعتمد عليه إن حدث خلل في تسجيل الدخول.

وراجع الوصول بانتظام. أزل الموظفين السابقين والوكالات التي لم تعد تتعامل معها، وتحقق من التطبيقات الخارجية التي مُنحت الوصول إلى حساباتك، وشغّل «فحص الأمان» من Google على الحسابات الأهم.

إذا كنت تبدأ من الصفر، فسجّل نطاقك أولًا ثم أعدّ Workspace أو حسابًا تجاريًا مخصصًا عليه. أنشئ حساب مسؤول يخص الشركة، وامنح شخصًا موثوقًا ثانيًا صلاحيات المسؤول، وفعّل التحقق بخطوتين لكليهما قبل أي شيء آخر.

بعد ذلك أنشئ الملف التجاري وGoogle Ads وAnalytics وSearch Console تحت هوية الشركة تلك، وادعُ الزملاء والوكالات بالأدوار التي يحتاجون إليها. واحتفظ بوثيقة قصيرة وخاصة تسرد كل خدمة ومن يملكها ومن يصل إليها وإلى أين تشير بيانات الاسترداد فيها. وراجع هذه القائمة كلما انضم شخص أو غادر، فيدعم إعداد Google نشاطك بدل أن يتحول بهدوء إلى خطر. ومهما كان مزيج الحسابات الذي تستخدمه، فاتبع شروط خدمة Google وسياسات كل منتج، من Ads إلى الملف التجاري. rStock ليست تابعة لـ Google.