Vì sao Canva hợp để làm slide và infographic
Canva là công cụ thiết kế chạy trên trình duyệt, có cả ứng dụng máy tính và điện thoại, lấy thao tác kéo thả làm trọng tâm, kèm một thư viện lớn gồm mẫu thiết kế, ảnh, biểu tượng và phông chữ. Với người không học thiết kế bài bản, sự kết hợp này gỡ bỏ hai phần khó nhất của công việc thiết kế hình ảnh: đối diện với trang giấy trắng và giữ mọi thứ thẳng hàng, nhất quán.
Bài thuyết trình và infographic có chung một thử thách: biến thông tin thành thứ người xem hiểu ngay trong nháy mắt. Canva xử lý cả hai trong cùng một trình chỉnh sửa, nên biểu đồ bạn làm cho bộ slide có thể dùng lại trong một infographic một trang hay một bài đăng mạng xã hội mà không phải làm lại, và nhiều người có thể cùng làm trên một tệp.
Bài viết này đi theo một quy trình thực tế, từ chọn mẫu đến xuất tệp hoàn chỉnh mà vẫn đúng quy định giấy phép.
Bắt đầu từ mẫu, rồi biến nó thành của bạn
Hãy tìm trong thư viện mẫu theo định dạng trước, như bài thuyết trình, infographic hay báo cáo, rồi mới lọc theo chủ đề hoặc phong cách. Chọn mẫu vì cấu trúc chứ không vì màu sắc hay ảnh. Một mẫu tốt có thứ bậc tiêu đề rõ ràng, đủ khoảng trắng và bố cục hợp với lượng nội dung bạn thực sự có. Màu, ảnh và phông chữ là những thứ dễ thay nhất về sau.
Hãy làm trên một bản sao để luôn quay lại được bố cục gốc. Thay chữ mẫu theo từng phần, xóa những slide và khối không cần thay vì nhồi chữ cho đầy, và thêm trang mới bằng cách nhân bản một trang có sẵn để khoảng cách và phông chữ luôn đồng nhất.
Một lỗi phổ biến là trộn nhiều mẫu trong cùng một bộ slide. Mỗi mẫu có phông chữ, lưới và logic màu riêng, ghép lại sẽ khiến bài thuyết trình trông chắp vá. Nếu thích một bố cục từ mẫu khác, hãy dựng lại nó bằng phong cách của bạn thay vì dán nguyên vào.
Thiết lập Brand Kit để thiết kế nhất quán
Brand Kit của Canva gom logo, bảng màu và phông chữ của bạn vào một chỗ, để chúng hiện ngay đầu các menu liên quan khi thiết kế. Lưu được bao nhiêu và có tạo được nhiều bộ hay không tùy vào gói bạn dùng, nhưng ngay cả một thiết lập cơ bản cũng giúp slide không bị lẫn những sắc độ lệch khỏi màu thương hiệu.
Hãy xác định một bảng màu nhỏ: một hoặc hai màu chính, một màu trung tính cho chữ và nền, và một màu nhấn cho những điểm nổi bật như số liệu chính hay lời kêu gọi hành động. Chọn một phông cho tiêu đề, một phông cho nội dung và dùng nhất quán. Tải logo lên với các phiên bản cho nền sáng và nền tối, tốt nhất là nền trong suốt.
Bạn có thể khóa các thành phần để chúng không bị di chuyển hay sửa nhầm, rất tiện cho logo và chân trang trong mẫu dùng chung. Các gói dành cho nhóm có thêm quyền kiểm soát mẫu thương hiệu, để đồng nghiệp sửa được những phần cần thay đổi còn phần cố định vẫn giữ đúng nhận diện.
Làm bài thuyết trình dễ theo dõi
Mỗi slide chỉ nên chứa một ý. Một tiêu đề nêu thẳng luận điểm hiệu quả hơn cả đoạn văn: “Yêu cầu hỗ trợ giảm sau khi đổi quy trình hướng dẫn khách mới” cho khán giả biết cần chú ý điều gì, còn “Yêu cầu hỗ trợ” thì để họ tự đoán. Hãy đưa chi tiết vào phần ghi chú của người trình bày: bạn xem được phần này ở chế độ người thuyết trình, còn khán giả chỉ thấy slide.
Hãy dùng biểu đồ và bảng của Canva thay vì chụp màn hình bảng tính. Bạn có thể gõ hoặc dán dữ liệu vào trình chỉnh sửa biểu đồ, đổi loại biểu đồ và tô màu thương hiệu, kết quả luôn sắc nét ở mọi kích thước. Hãy làm nổi cột hoặc đường quan trọng nhất bằng màu nhấn và để phần còn lại ở màu trung tính.
Hiệu ứng động và chuyển cảnh đều có sẵn, nhưng hãy dùng tiết chế và nhất quán. Một hiệu ứng mờ dần đơn giản giữa các slide gây xao nhãng ít hơn nhiều so với mỗi trang một kiểu. Bạn có thể trình chiếu ngay từ trình duyệt, và Canva còn cho phép bạn tự quay video khi đang thuyết trình, rất hợp với những bản cập nhật đồng nghiệp sẽ xem sau.
Thiết kế infographic giúp giải thích dữ liệu
Một infographic nên trả lời một câu hỏi hoặc kể một câu chuyện. Hãy viết câu hỏi đó ra trước khi mở trình chỉnh sửa và chỉ thu thập những dữ kiện trả lời nó. Mọi thứ khác, dù thú vị đến đâu, nên để dành cho một sản phẩm khác.
Hãy sắp xếp trước luồng đọc. Phần lớn người đọc lướt từ trên xuống, nên đặt thông điệp chính và con số quan trọng nhất ở gần đầu, rồi dẫn qua các ý bổ trợ theo một trật tự logic như dòng thời gian, chuỗi các bước, so sánh hay xếp hạng. Các mẫu infographic của Canva được tổ chức theo đúng những cấu trúc này, còn biểu tượng, đường kẻ và hình khối giúp nối các phần lại với nhau.
Hãy tôn trọng dữ liệu. Dùng cột để so sánh số lượng, đường để thể hiện thay đổi theo thời gian, và chỉ dùng biểu đồ tỷ trọng khi các phần thực sự cộng lại thành một tổng thể. Trục của biểu đồ cột nên bắt đầu từ số không, tránh hiệu ứng 3D trang trí và ghi nguồn bằng chữ nhỏ ở cuối. Đối chiếu mọi con số với nguồn trước khi đăng, vì một hình đẹp mang số liệu sai sẽ lan xa hơn mọi lời đính chính.
Hãy thiết kế cả cho khả năng tiếp cận: độ tương phản mạnh giữa chữ và nền, chữ đủ lớn để đọc trên điện thoại, và ghi nhãn bên cạnh màu để không thông tin nào chỉ dựa vào màu sắc. Trên trang web, hãy thêm phần mô tả bằng chữ hoặc tóm tắt các ý chính ngay gần đó.
Làm việc cùng nhóm
Thiết kế trên Canva có thể chia sẻ với những người cụ thể hoặc qua liên kết, với quyền xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Hãy cấp quyền bình luận cho người duyệt cần góp ý mà không động vào bố cục, và chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người trực tiếp làm thiết kế.
Bình luận có thể gắn vào từng thành phần cụ thể và nhắc tên đồng nghiệp, giúp góp ý nằm ngay cạnh thứ nó nói tới thay vì rải rác trong các chuỗi email. Nhiều người có thể cùng sửa một thiết kế một lúc, nên hãy thống nhất ai phụ trách slide hay phần nào để tránh ghi đè lên nhau.
Hãy sắp xếp thiết kế vào các thư mục dùng chung theo dự án hoặc khách hàng và đặt tên tệp rõ ràng. Khi bộ slide đã chốt, hãy giữ một bản sao đánh dấu là bản đã trình bày trước vòng chỉnh sửa tiếp theo, để luôn quay lại được đúng thứ khán giả đã xem. Tùy gói, Canva cũng có thể hiển thị lịch sử phiên bản của thiết kế.
Xuất tệp cho màn hình, bản in và PowerPoint
Hãy chọn định dạng xuất theo nơi thiết kế sẽ được dùng. PNG hợp với đồ họa có chữ và đường nét sắc, JPG hợp với hình nhiều ảnh chụp khi cần tệp nhẹ, còn PDF phù hợp nhất cho văn bản và tài liệu phát tay. Khi in chuyên nghiệp, hãy dùng tùy chọn PDF dành cho in ấn và hỏi nhà in xem họ có cần lề tràn và dấu cắt không, Canva có thể thêm cả hai. Thiết kế có chuyển động có thể xuất thành video hoặc GIF động.
Nếu ai đó cần sửa bộ slide của bạn trong PowerPoint, Canva có thể xuất sang định dạng đó và cũng nhập được tệp PowerPoint. Hãy lường trước vài khác biệt: phông chữ không có trên máy kia sẽ bị thay thế, một số hiệu ứng hoặc thành phần đặc biệt có thể không chuyển đổi chính xác. Mở tệp đã xuất và kiểm tra từng slide trước khi gửi.
Với web, hãy giữ tệp ở mức nhẹ vừa phải, vì một infographic nặng sẽ tải chậm trên mạng di động. Một số tùy chọn xuất, như nền trong suốt và vài loại tệp nhất định, chỉ có ở gói trả phí.
Giấy phép, các gói và tuân thủ quy định
Ảnh, biểu tượng, hình minh họa, phông chữ và âm thanh trong thư viện Canva được cấp phép cho bạn theo giấy phép nội dung của Canva; bạn không sở hữu chúng. Giấy phép nhìn chung cho phép dùng trong bài thuyết trình, marketing và công việc cho khách hàng, nhưng hạn chế một số cách dùng, như đưa thành phần trong thư viện vào nhãn hiệu hay logo, hoặc bán lại chúng dưới dạng tệp riêng lẻ. Hãy đọc giấy phép hiện hành trước khi thiết kế logo hay sản phẩm định bán.
Một số thành phần chỉ dành cho gói trả phí. Nếu quyền truy cập trả phí của bạn kết thúc, hãy kiểm tra điều đó ảnh hưởng thế nào đến các thiết kế có dùng nội dung cao cấp trước khi dùng lại. Tài liệu bạn tự tải lên cũng cần cẩn thận như vậy: bạn phải có quyền với mọi ảnh, logo và phông chữ mình thêm vào.
Canva có gói miễn phí và các gói trả phí cho cá nhân và nhóm, lựa chọn phù hợp tùy vào việc bạn có cần các tính năng như Brand Kit đầy đủ, đổi kích thước thiết kế và quyền kiểm soát nhóm hay không. Dù chọn cách nào, kể cả quyền truy cập do một cửa hàng độc lập đăng bán trên sàn như rStock, hãy tuân thủ điều khoản sử dụng của Canva, nơi quy định cách sử dụng và chia sẻ tài khoản cũng như các suất người dùng trả phí. rStock không liên kết với Canva.