ورڈ اور ایکسل سے کہیں زیادہ
بہت سے لوگ مائیکروسافٹ 365 کو بس ایسی سبسکرپشن سمجھتے ہیں جو ورڈ، ایکسل اور پاورپوائنٹ کو اپ ڈیٹ رکھتی ہے۔ یہ بات درست ہے، مگر اس پیکج میں ون ڈرائیو کی کلاؤڈ اسٹوریج، آؤٹ لک کی میل اور کیلنڈر ایپس، ون نوٹ، اہم ایپس کے ویب اور موبائل ورژنز، اور تعاون کی ایسی سہولتیں بھی شامل ہیں جو اس وقت سب سے بہتر کام کرتی ہیں جب آپ کی فائلیں کسی ایک کمپیوٹر کے بجائے کلاؤڈ میں ہوں۔
آپ کو کیا ملتا ہے، یہ پلان پر منحصر ہے۔ پرسنل اور فیملی پلانز افراد اور گھرانوں کے لیے ہیں، جبکہ بزنس اور ایجوکیشن پلانز میں مینیجڈ ای میل، دفتری کام کے لیے ٹیمز، شیئر پوائنٹ سائٹس اور ایڈمن کنٹرولز کا اضافہ ہوتا ہے۔ نیچے دیے گئے فیچرز زیادہ تر موجودہ پلانز میں دستیاب ہیں، مگر مینیو اپنی جگہ بدلتے رہتے ہیں اور نام بھی وقت کے ساتھ تبدیل ہوتے ہیں، اس لیے اگر آپ کی اسکرین پر کچھ مختلف نظر آئے تو اپنے مائیکروسافٹ اکاؤنٹ میں پلان کی تفصیل دیکھ لیں۔
ون ڈرائیو: ریکوری، شیئرنگ اور آن ڈیمانڈ فائلیں
ون ڈرائیو کو ایک عام سنک فولڈر سمجھ لینا آسان ہے، حالانکہ اس میں ڈیٹا بچانے کے کئی انتظامات موجود ہیں۔ ورژن ہسٹری آپ کی فائلوں کے پرانے ورژن محفوظ رکھتی ہے، اس لیے کسی ناپسندیدہ تبدیلی کے بعد آپ دستاویز کو پچھلی حالت پر واپس لا سکتے ہیں۔ ڈیلیٹ کی گئی چیزیں پہلے ون ڈرائیو کے ری سائیکل بن میں جاتی ہیں، اور سبسکرائبرز اپنی پوری ون ڈرائیو کو کسی پچھلے وقت پر بحال کر سکتے ہیں، جو بڑے پیمانے پر ڈیلیشن، سنک کی غلطی یا رینسم ویئر حملے کے بعد بہت کام آتا ہے۔
فائلز آن ڈیمانڈ کی مدد سے آپ فائل ایکسپلورر میں ہر فائل دیکھ سکتے ہیں، بغیر اس کے کہ سب کی سب ڈسک پر موجود ہوں۔ فائلیں کھولنے پر ڈاؤن لوڈ ہوتی ہیں، اور آپ اہم فولڈرز کو ہمیشہ آف لائن دستیاب رکھنے کا نشان لگا سکتے ہیں۔ فولڈر بیک اپ آپ کے ڈیسک ٹاپ، ڈاکیومنٹس اور پکچرز فولڈرز کو خودکار طور پر محفوظ رکھ سکتا ہے، تاکہ لیپ ٹاپ گم ہو جائے یا خراب ہو جائے تو آپ کا کام ساتھ نہ چلا جائے۔
شیئرنگ کے لیے ای میل اٹیچمنٹ بھیجنے کے بجائے لنک بنائیں، اور دیکھنے یا ترمیم کرنے کی اجازت میں سے انتخاب کریں۔ سبسکرائبرز لنک پر اضافی کنٹرول بھی لگا سکتے ہیں، جیسے ختم ہونے کی تاریخ یا پاس ورڈ۔ پرسنل والٹ ون ڈرائیو کے اندر ایک محفوظ حصہ ہے جو کھلنے سے پہلے شناخت کی اضافی جانچ مانگتا ہے، اور شناختی کارڈ یا ڈگری جیسی اہم دستاویزات کے اسکین رکھنے کے لیے یہ ایک معقول جگہ ہے۔
ورڈ، ایکسل اور پاورپوائنٹ میں ریئل ٹائم کو آتھرنگ
جب کوئی دستاویز ون ڈرائیو یا شیئر پوائنٹ میں محفوظ ہو تو کئی لوگ ایک ہی وقت میں اس پر کام کر سکتے ہیں۔ آپ دیکھ سکتے ہیں کہ فائل میں اور کون موجود ہے، اس کا کرسر یا منتخب سیلز کہاں ہیں، اور اس کی تبدیلیاں چند سیکنڈ میں سامنے آ جاتی ہیں۔ آٹو سیو، یعنی ڈیسک ٹاپ ایپس کے اوپر موجود سوئچ، سب کو ایک ہی کاپی پر کام کرتا رکھتا ہے اور ایک دوسرے سے متضاد الگ الگ ورژن بننے نہیں دیتا۔
کمنٹس بہت سے لوگوں کے اندازے سے زیادہ کارآمد ہیں۔ کسی کمنٹ میں @ کا نشان لگا کر ساتھی کا نام لکھنے سے اس کا ذکر ہو جاتا ہے اور اسے ایک نوٹیفکیشن ملتا ہے جس میں دستاویز کی اسی جگہ کا لنک ہوتا ہے۔ کچھ پلانز میں آپ کسی کمنٹ کو ٹاسک کے طور پر بھی کسی کے ذمے لگا سکتے ہیں، جس سے ریویو کے نوٹس دستاویز کے اندر ہی ایک چھوٹی سی کاموں کی فہرست بن جاتے ہیں۔
کو آتھرنگ جدید فائل فارمیٹس جیسے .docx، .xlsx اور .pptx کے ساتھ قابلِ اعتماد طریقے سے چلتی ہے۔ پرانے فارمیٹس اور بعض پرانی خصوصیات والی فائلیں بیک وقت ترمیم میں رکاوٹ بن سکتی ہیں، اس لیے پہلے انہیں کنورٹ کر لیں۔ اگر آپ کو دیکھنا ہو کہ کیا بدلا ہے تو ورڈ میں ٹریک چینجز، ایکسل میں شو چینجز اور فائل مینیو میں ورژن ہسٹری آپ کو واضح ریکارڈ دے دیتے ہیں۔
آؤٹ لک کے فیچرز جو روز وقت بچاتے ہیں
فوکسڈ ان باکس اہم ای میلز کو نیوز لیٹرز اور نوٹیفکیشنز سے الگ رکھتا ہے، اور جب آپ پیغامات کو دونوں ٹیبز کے درمیان منتقل کرتے ہیں تو یہ سیکھتا جاتا ہے۔ رولز اور کوئک اسٹیپس پیغامات کو خودکار طور پر فولڈر میں رکھ سکتے ہیں، ان پر فلیگ لگا سکتے ہیں یا انہیں آگے بھیج سکتے ہیں۔ شیڈولڈ سینڈنگ کے ذریعے آپ رات گئے ای میل لکھ کر اسے دفتری اوقات میں بھجوا سکتے ہیں، اور آؤٹ لک کے نئے ورژنز میں کسی پیغام کو اسنوز کیا جا سکتا ہے تاکہ وہ بعد میں دوبارہ ان باکس میں سب سے اوپر آ جائے۔
ٹیمپلیٹس ایک چھوٹا فیچر ہے مگر فائدہ بڑا ہے: جو جوابات آپ اکثر ٹائپ کرتے ہیں انہیں محفوظ کر لیں اور چند کلکس میں شامل کر دیں۔ کیلنڈر کی طرف شیڈولنگ اسسٹنٹ دکھاتا ہے کہ ساتھی کب فارغ ہیں، اور آپ اپنا کیلنڈر گھر والوں یا ٹیم کے ساتھ دیکھنے یا ترمیم کی اجازت کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔ کسی گفتگو کو اِگنور کرنے سے ایک شور مچاتے تھریڈ کے موجودہ اور آئندہ پیغامات سیدھے ڈیلیٹڈ آئٹمز میں چلے جاتے ہیں۔
پرسنل اور فیملی سبسکرائبرز کو اپنی ذاتی ای میل کے لیے اشتہارات سے پاک آؤٹ لک بھی ملتا ہے، اور سبسکرپشنز میں میل کی اضافی سیکیورٹی جانچ بھی شامل رہی ہے؛ صحیح فوائد بدلتے رہتے ہیں، اس لیے اپنے پلان کا صفحہ دیکھ لیں۔ کوئی بھی فلٹر عقلِ سلیم کا متبادل نہیں: ہر اس پیغام سے ہوشیار رہیں جو آپ کو جلدی میں کلک کرنے، ادائیگی کرنے یا سائن اِن کرنے پر اکسائے۔
ٹیمز، لوپ اور تعاون کے دوسرے اوزار
بزنس پلانز میں ٹیمز چیٹ، چینلز، میٹنگز اور مشترکہ فائلوں کا مرکز ہے۔ آپ کی تنظیم کی اجازت کے مطابق میٹنگز میں لائیو کیپشنز، بیک گراؤنڈ بلر، ریکارڈنگز اور ٹرانسکرپٹس شامل ہو سکتے ہیں۔ کسی چینل میں شیئر کی گئی فائلیں شیئر پوائنٹ میں محفوظ ہوتی ہیں، اس لیے انہیں بھی کسی دوسری دستاویز کی طرح ورژن ہسٹری اور کو آتھرنگ کی سہولت ملتی ہے۔
ٹیمز کا ایک مفت ذاتی ورژن بھی ہے جو گھر والوں اور دوستوں کے ساتھ چیٹ اور کالز کے لیے ہے، اور یہ ایک عام مائیکروسافٹ اکاؤنٹ کے ساتھ چلتا ہے۔ بہت سے دفتری پلانز میں لوپ کمپوننٹس تعاون کو ایک قدم آگے لے جاتے ہیں: ٹیمز چیٹ یا آؤٹ لک ای میل میں شیئر کیا گیا کوئی ٹیبل، چیک لسٹ یا پیراگراف لائیو رہتا ہے، اس لیے لوگ اسے جہاں بھی کھولیں، ہر کاپی میں تازہ ترین تبدیلیاں نظر آتی ہیں۔
کچھ اور کارآمد اوزار ایپ لانچر میں چھپے رہتے ہیں۔ مائیکروسافٹ فارمز جلدی سے سروے اور کوئز بنا دیتا ہے، ٹو ڈو کاموں کو ایک جگہ جمع کرتا ہے اور آؤٹ لک میں فلیگ کی گئی ای میلز بھی دکھا سکتا ہے، اور ون نوٹ نوٹس، ویب کلپنگز اور ہاتھ سے بنے خاکوں کو ایک ہی قابلِ تلاش نوٹ بک میں رکھتا ہے۔
لکھنے، پریزنٹ کرنے اور رسائی میں مدد دینے والے اوزار
ورڈ، آؤٹ لک اور پاورپوائنٹ میں ڈکٹیٹ بٹن بولے گئے الفاظ کو تحریر میں بدل دیتا ہے اور پہلے ڈرافٹ کے لیے حیرت انگیز حد تک اچھا کام کرتا ہے۔ ورڈ کے بلٹ اِن ایڈیٹنگ ٹولز ہجے، گرامر اور وضاحت کی جانچ کرتے ہیں اور زیادہ جامع جملوں کی تجویز بھی دے سکتے ہیں۔ پاورپوائنٹ میں تصویر شامل کرتے ہی ڈیزائنر لے آؤٹ کے آئیڈیاز پیش کرتا ہے، اور اسپیکر کوچ کی مدد سے آپ تقریر کی مشق کر کے رفتار اور بھرتی کے الفاظ پر فیڈ بیک لے سکتے ہیں۔
ریڈ الاؤڈ اور امرسو ریڈر ان سب کی مدد کرتے ہیں جو سننا پسند کرتے ہیں یا جنہیں پڑھنے کے لیے صاف ستھرا منظر چاہیے۔ ایکسیسبلٹی چیکر دستاویز شیئر کرنے سے پہلے غائب آلٹرنیٹ ٹیکسٹ، کم کنٹراسٹ اور الجھی ہوئی ہیڈنگ ترتیب کی نشاندہی کرتا ہے۔ مائیکروسافٹ کئی پلانز میں اے آئی اسسٹنٹ کے فیچرز بھی شامل کرتا رہا ہے؛ ان کی دستیابی، استعمال کی حدیں اور سیٹنگز پلان اور خطے کے لحاظ سے مختلف ہیں، اس لیے دیکھ لیں کہ آپ کی سبسکرپشن میں اس وقت کیا شامل ہے۔
فیملی شیئرنگ کا درست طریقہ
مائیکروسافٹ 365 فیملی کے ذریعے سبسکرپشن کا مالک اس کے فوائد دوسرے افراد کے ایک چھوٹے گروپ کے ساتھ شیئر کر سکتا ہے۔ ہر فرد اپنے مائیکروسافٹ اکاؤنٹ سے سائن اِن کرتا ہے اور اسے اپنی الگ اسٹوریج، اپنی ایپ انسٹالیشنز اور اپنی پرائیویسی ملتی ہے، اس لیے کوئی کسی دوسرے کی فائلیں یا میل نہیں دیکھ سکتا۔ مالک مائیکروسافٹ اکاؤنٹ ڈیش بورڈ کے شیئرنگ صفحے سے لوگوں کو شامل کرتا یا ہٹاتا ہے، اور مدعو کیے گئے افراد ای میل دعوت نامے یا لنک کے ذریعے قبول کرتے ہیں۔
بچوں والے گھرانوں کے لیے مائیکروسافٹ کی فیملی سیفٹی سیٹنگز بچوں کے اکاؤنٹس پر اسکرین ٹائم کی حد اور مواد کے فلٹرز جیسے کنٹرولز شامل کرتی ہیں؛ پیش کیے جانے والے اوزار وقت کے ساتھ بدلتے رہے ہیں، اس لیے دیکھ لیں کہ اس وقت کیا دستیاب ہے۔ یاد رکھیں کہ سبسکرپشن کا کنٹرول ادائیگی کرنے والے کے ہاتھ میں ہوتا ہے: اگر وہ سبسکرپشن منسوخ کر دے یا آپ کو ہٹا دے تو آپ کے لیے بھی پریمیم فوائد ختم ہو جاتے ہیں، اور جس ون ڈرائیو میں مفت اسٹوریج کی حد سے زیادہ ڈیٹا ہو وہ صرف پڑھنے کے قابل رہ سکتی ہے، اس لیے اپنی جگہ پر نظر رکھیں۔
اپنا مائیکروسافٹ اکاؤنٹ محفوظ رکھیں
یہ سب فیچرز ایک ہی مائیکروسافٹ اکاؤنٹ پر منحصر ہیں، اس لیے اس کی اچھی طرح حفاظت کریں۔ ٹو اسٹیپ ویریفکیشن آن کریں، ایسی ریکوری ای میل اور فون نمبر شامل کریں جو آپ کے اپنے کنٹرول میں ہوں، اور وقتاً فوقتاً ڈیوائسز اور حالیہ سائن اِن سرگرمی کے صفحات دیکھتے رہیں۔ جن کمپیوٹرز کو آپ اب استعمال نہیں کرتے ان سے سائن آؤٹ کرنے سے سبسکرپشن منظم اور آپ کی فائلیں نجی رہتی ہیں۔
اگر آپ rStock جیسی کسی مارکیٹ پلیس پر کسی اسٹور سے مائیکروسافٹ اکاؤنٹ یا سبسکرپشن حاصل کرتے ہیں تو آرڈر کے صفحے پر ڈیلیوری نظر آتے ہی اسے چیک کریں، اور اگر آپ کو اکاؤنٹ ملا ہے تو پاس ورڈ اور سیکیورٹی کی تفصیلات بدل کر اپنی رکھیں۔ rStock خریدار کی ادائیگی فوراً اسٹور کو جاری کرنے کے بجائے روک کر رکھتا ہے، اور اگر ڈیلیوری لسٹنگ کے مطابق نہ ہو تو آپ محدود مدت کے اندر تنازع کھول سکتے ہیں۔ ذریعہ جو بھی ہو، مائیکروسافٹ کی شرائطِ استعمال پر عمل کریں۔