Как выбрать облачное хранилище и защитить свои файлы

Прежде чем сравнивать бренды, запишите, для чего вам хранилище. Резервное копирование фотографий с телефона, отправка крупных проектных файлов клиентам, хранение отсканированных документов и синхронизация рабочей папки между ноутбуком и настольным компьютером — разные задачи, и сервис, который отлично справляется с одной, может оказаться неудобным для другой.

Несколько практических вопросов быстро сужают выбор. Какими устройствами и операционными системами вы пользуетесь? Вы храните файлы в основном для себя или делитесь ими с другими? Есть ли среди них конфиденциальные, например документы, удостоверяющие личность, договоры или медицинские записи? Нужно ли вам редактировать документы в браузере вместе с коллегами? Честные ответы не дадут выбрать сервис ради функций, которыми вы никогда не воспользуетесь.

Полезно также отделять повседневное хранилище от долгосрочного архива. Многие держат текущую работу в одном сервисе, а вторую, независимую копию важных файлов — в другом месте. Это защищает, если один из аккаунтов когда-нибудь будет потерян, заблокирован или взломан.

Почти все солидные провайдеры шифруют данные при передаче между вашим устройством и серверами, а также при хранении. Настоящая разница в том, у кого ключи. В распространённой модели шифрования на стороне сервера, которая по умолчанию используется в таких сервисах, как Google Диск, Microsoft OneDrive и Dropbox, ключами управляет провайдер. Благодаря этому работают поиск внутри документов, предпросмотр, редактирование в браузере и простое восстановление пароля, но это же означает, что провайдер технически может получить доступ к вашим данным, например когда этого требует закон.

При сквозном шифровании, или шифровании с нулевым разглашением, файлы шифруются на вашем устройстве ещё до загрузки, и ключ есть только у вас. Proton Drive и MEGA — известные сервисы, построенные на этой модели. Преимущество — высокая приватность даже в случае взлома серверов провайдера. Обратная сторона — ответственность: если вы потеряете и пароль, и ключ восстановления, провайдер не сможет расшифровать ваши файлы, а некоторые удобные функции работают иначе или не работают вовсе.

Для многих разумный подход — держать повседневные файлы с низким риском в популярном сервисе, а конфиденциальные документы помещать в сервис со сквозным шифрованием или шифровать их на своём устройстве перед загрузкой. Некоторые популярные провайдеры также предлагают особо защищённые папки или дополнительное шифрование на отдельных тарифах, поэтому читайте актуальную страницу о безопасности любого сервиса, который рассматриваете.

Качество синхронизации заметно каждый день. Проверьте, умеет ли настольное приложение хранить файлы только в облаке до момента открытия, что экономит место на диске, и справляется ли оно с большими папками и тысячами мелких файлов без зависаний. Если важно резервное копирование фото, посмотрите на настройки автозагрузки в мобильном приложении, включая загрузку только по Wi-Fi.

Поддержка платформ различается сильнее, чем кажется. У большинства крупных сервисов есть приложения для Windows, macOS, Android и iOS и веб-интерфейс, но поддержка Linux неравномерна, а некоторые функции появляются на одной платформе задолго до другой. Если вы работаете в нескольких системах, проверьте сервис в каждой из них, используя бесплатный тариф или пробный период, если они есть, прежде чем переносить всё.

Что касается общего доступа, сравните, насколько гибко им можно управлять. Полезные возможности — доступ для конкретных людей вместо всех, у кого есть ссылка, режим только для просмотра, запрет скачивания и ссылки с ограниченным сроком действия или паролем. Стоит также проверить, можно ли увидеть в одном месте всё, чем вы поделились, и быстро закрыть доступ.

История версий и корзина важны не меньше, чем сам объём. Они позволяют откатить документ, перезаписанный по ошибке, и вернуть файлы, удалённые вами, коллегой или вредоносной программой на синхронизированном компьютере. Сроки хранения старых версий и удалённых файлов различаются у разных сервисов и тарифов, поэтому читайте актуальные условия, а не полагайтесь на догадки.

Посмотрите, где зарегистрирована компания и где она хранит данные, что говорится в её политике конфиденциальности о сканировании содержимого и передаче информации и публикует ли она отчёты о прозрачности. Для бизнеса добавьте к этому инструменты администрирования, журналы действий и возможность закрыть сотруднику доступ в день его ухода.

И наконец, ещё до переезда в сервис подумайте о том, как вы будете из него уходить. Хороший сервис позволяет без лишних сложностей скачать все данные целиком. Если экспорт медленный или неудобный, переезд потом будет мучительным, и об этом лучше узнать до того, как вы загрузите туда файлы за много лет.

Надёжное шифрование мало что значит, если кто-то может просто войти под вашим именем. Используйте длинный уникальный пароль, который хранится в менеджере паролей, и включите двухфакторную аутентификацию, в идеале через приложение-аутентификатор или аппаратный ключ безопасности, а не только через SMS. Резервные коды храните офлайн.

Поддерживайте данные для восстановления в актуальном состоянии: именно актуальные резервная почта и номер телефона помогут вернуться в аккаунт после потери устройства. В сервисах со сквозным шифрованием сохраните ключ или фразу восстановления, когда вам их предложат, и храните отдельно от пароля, например в распечатанном виде дома или в менеджере паролей.

Время от времени проверяйте устройства, на которых выполнен вход, и подключённые приложения. Удаляйте из списка старые телефоны и компьютеры, которыми больше не пользуетесь, и отключайте сторонние приложения, которым когда-то дали доступ к файлам. С подозрением относитесь к письмам о том, что с вами поделились документом, и открывайте общие файлы, войдя через приложение или привычный адрес, а не по ссылке из неожиданного сообщения.

Большинство утечек из облачных хранилищ — это не хитроумные взломы, а ссылки, которыми поделились слишком широко и так и не отключили. По возможности открывайте доступ конкретным людям, выбирайте режим только для просмотра, если редактирование действительно не нужно, и задавайте срок действия для всего временного. Когда проект закончен, наведите порядок в его ссылках.

Помните, что синхронизация — это не то же самое, что резервное копирование. Если файл удалён или испорчен программой-вымогателем на одном синхронизированном устройстве, изменение может распространиться на все остальные. Храните хотя бы одну независимую копию незаменимых файлов, например на внешнем диске, который обычно отключён от компьютера, или во втором сервисе. Классическое правило — три копии на двух разных типах носителей, одна из которых хранится вне дома или офиса.

Прежде чем загружать особо конфиденциальные документы в сервис без сквозного шифрования, подумайте о том, чтобы зашифровать их у себя с помощью проверенной программы для шифрования. Тогда даже взломанный аккаунт раскроет только файлы, которые никто не сможет прочитать.

Некоторые получают аккаунт облачного хранилища или подписку через маркетплейс цифровых товаров вроде rStock, где независимые магазины продают аккаунты и доступы, а каждое объявление проходит модерацию перед публикацией. rStock не связан ни с Dropbox, ни с MEGA, ни с Proton, ни с Google, ни с Microsoft, ни с каким-либо другим брендом, и для любого аккаунта, который вы приобретаете и используете, следует соблюдать условия использования провайдера хранилища.

Считайте любой аккаунт, который вы создали не сами, ненадёжным, пока не защитите его: смените пароль, укажите свою резервную почту и телефон, включите двухфакторную аутентификацию, завершите все остальные сеансы и проверьте подключённые приложения. Пока это не сделано — а в идеале и после этого — храните самые конфиденциальные документы в аккаунте, который вы создали сами и полностью контролируете.