まだ使っていないかもしれないMicrosoft 365の便利な機能

Microsoft 365というと、Word、Excel、PowerPointを最新の状態で使えるサブスクリプションというイメージが強いかもしれません。それも一部ですが、実際にはOneDriveのクラウドストレージ、メールと予定表のOutlook、OneNote、主要アプリのWeb版とモバイル版、そしてファイルをパソコン一台に置くのではなくクラウドに置いたときに真価を発揮する共同作業の機能が含まれています。

利用できる内容はプランによって異なります。PersonalやFamilyは個人や家庭向けで、法人向けや教育機関向けのプランには、管理されたメール、業務用のTeams、SharePointサイト、管理者向けの設定が加わります。以下で紹介する機能は現在のほとんどのプランで使えますが、メニューの位置や名称は時とともに変わります。画面の表示が違うときは、Microsoftアカウントでプランの説明を確認してください。

OneDriveは単なる同期フォルダーと思われがちですが、実は何重もの安全策を備えています。バージョン履歴には以前のバージョンが残るので、意図しない編集をしてしまっても文書を元の状態に戻せます。削除した項目はまずOneDriveのごみ箱に入り、サブスクリプションの利用者ならOneDrive全体を以前の時点に復元することもできます。大量に削除してしまったとき、同期でミスをしたとき、ランサムウェアに感染したときに役立ちます。

「ファイル オンデマンド」を使うと、すべてのファイルをディスクに保存しなくても、エクスプローラーに全ファイルが表示されます。開いたときにダウンロードされ、大切なフォルダーは常にオフラインで使えるように設定できます。フォルダーのバックアップ機能を使えば、デスクトップ、ドキュメント、ピクチャの各フォルダーを自動で保護できるので、パソコンを紛失したり壊したりしても仕事のデータは失われません。

共有するときは、添付ファイルをメールで送るのではなくリンクを作成し、閲覧のみか編集もできるかを選びましょう。サブスクリプションの利用者なら、リンクに有効期限やパスワードを付けることもできます。「個人用 Vault」はOneDriveの中にある保護された領域で、開く前に追加の本人確認を求められます。大切な書類のスキャンデータを置くのに向いています。

文書をOneDriveやSharePointに保存しておくと、複数の人が同時に編集できます。ファイルを開いている人、その人のカーソルや選択中のセルの位置が表示され、変更も数秒で反映されます。デスクトップアプリ上部の自動保存スイッチをオンにしておくと、全員が同じコピーで作業でき、内容が食い違うバージョンができるのを防げます。

コメントも、思われている以上に便利です。コメント内で@に続けて同僚の名前を入力すると、その人にメンションが飛び、該当箇所へのリンク付きで通知が届きます。プランによっては、コメントをタスクとして割り当てることもでき、レビューの指摘を文書内の小さなToDoリストに変えられます。

共同編集が安定して動くのは、.docx、.xlsx、.pptxといった現在の形式です。古い形式や、古い機能を含むファイルでは同時編集ができないことがあるため、先に変換しておきましょう。何が変わったかを確認したいときは、Wordの変更履歴の記録、Excelの変更の表示、ファイルメニューのバージョン履歴で、はっきりとした記録を見られます。

「優先受信トレイ」は、重要なメールとニュースレターや通知を分けて表示し、メッセージを二つのタブの間で移すたびに学習します。ルールとクイック操作を使えば、メッセージの振り分け、フラグ付け、転送を自動化できます。送信の予約を使えば、夜遅くにメールを書いて勤務時間内に届けることができ、新しいバージョンのOutlookでは、メッセージをスヌーズして後で受信トレイの先頭に戻すこともできます。

テンプレートは小さな機能ですが効果は大きく、よく書く返信を保存しておけば、数クリックで挿入できます。予定表では、スケジュール アシスタントが同僚の空き時間を表示し、家族やチームメンバーに閲覧権限や編集権限を付けて予定表を共有できます。「会話を無視」を使うと、やりとりの多いスレッドの現在と今後のメッセージが、そのまま削除済みアイテムに移動します。

PersonalやFamilyの利用者は、個人用メールを広告なしのOutlookで使えます。サブスクリプションにはメールへの追加のセキュリティチェックが含まれてきましたが、具体的な特典は変わるため、プランのページで確認してください。どんなフィルターも常識の代わりにはなりません。今すぐクリックや支払いやサインインをするよう急かすメッセージには、警戒してください。

法人向けのプランでは、Teamsがチャット、チャネル、会議、共有ファイルの拠点になります。会議では、組織が許可している範囲で、ライブキャプション、背景ぼかし、録画、文字起こしが使えます。チャネルで共有したファイルはSharePointに保存されるため、ほかの文書と同じくバージョン履歴と共同編集の恩恵を受けられます。

Teamsには、家族や友人とのチャットや通話向けの無料の個人版もあり、普通のMicrosoftアカウントで使えます。多くの業務向けプランでは、Loopコンポーネントによって共同作業がさらに進みます。Teamsのチャットやメールの中で共有した表やチェックリスト、段落は常に最新の状態を保ち、どこで開いても、どのコピーにも最新の編集内容が表示されます。

アプリランチャーの中にも便利なツールが隠れています。Microsoft Formsでは手軽にアンケートやクイズを作成でき、To DoはタスクをまとめたりOutlookでフラグを付けたメールを表示したりでき、OneNoteはメモ、Webの切り抜き、手書きのスケッチを、検索できる一つのノートにまとめてくれます。

Word、Outlook、PowerPointにある「音声入力」ボタンは、話した内容を文字にしてくれます。最初の下書きを作るときに、意外なほど役立ちます。Wordの組み込みの編集機能は、スペル、文法、分かりやすさをチェックし、より簡潔な言い回しを提案してくれます。PowerPointでは、画像を追加すると「デザイナー」がレイアウト案を出し、「スピーカー コーチ」では発表を練習して、話す速さや不要なつなぎ言葉についてフィードバックを受けられます。

「音声読み上げ」と「イマーシブ リーダー」は、聞くほうが好みの人や、すっきりした読みやすい表示が必要な人に役立ちます。「アクセシビリティ チェック」は、文書を共有する前に、代替テキストの不足、コントラストの低さ、分かりにくい見出し構成を指摘してくれます。またMicrosoftは、いくつかのプランにAIアシスタント機能を追加してきました。提供状況、利用の上限、設定はプランや地域によって異なるため、現在のサブスクリプションに何が含まれるかを確認してください。

Microsoft 365 Familyでは、サブスクリプションの所有者が、その特典を少人数の家族やメンバーと共有できます。それぞれが自分のMicrosoftアカウントでサインインし、自分専用のストレージ、アプリのインストール、プライバシーを持つため、ほかの人のファイルやメールが見えることはありません。所有者はMicrosoftアカウントのダッシュボードにある共有ページで人を追加したり削除したりし、招待されたメンバーはメールの招待またはリンクから承諾します。

お子さんがいる家庭では、Microsoftのファミリー セーフティの設定で、子ども用アカウントに対する利用時間の制限やコンテンツのフィルターといった管理ができます。提供されるツールは時期によって変わってきたため、現在使えるものを確認してください。料金を支払っている人がサブスクリプションを管理している点にも注意が必要です。所有者が解約したり、あなたを共有から外したりすると、あなたにとってもプレミアムの特典は終わります。また、無料の容量を超えるデータをOneDriveに置いていると読み取り専用になることがあるため、使用量には目を配っておきましょう。

ここまでの機能はすべて一つのMicrosoftアカウントに依存しているため、しっかり守ってください。二段階認証を有効にし、自分で管理できる回復用のメールアドレスと電話番号を追加して、デバイスや最近のサインイン アクティビティのページを時々確認しましょう。使わなくなったパソコンからサインアウトしておくと、サブスクリプションが整理され、ファイルも人目に触れません。

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