क्लाउड स्टोरेज कैसे चुनें और अपनी फ़ाइलें सुरक्षित कैसे रखें

ब्रांडों की तुलना से पहले लिख लें कि स्टोरेज किस काम के लिए है। फ़ोन की फ़ोटो का बैकअप, क्लाइंट को बड़ी प्रोजेक्ट फ़ाइलें भेजना, स्कैन किए दस्तावेज़ रखना और लैपटॉप व डेस्कटॉप के बीच काम का फ़ोल्डर सिंक करना अलग-अलग काम हैं, और जो सर्विस एक में बेहतरीन है वह दूसरे में असुविधाजनक हो सकती है।

कुछ व्यावहारिक सवाल विकल्पों को जल्दी छाँट देते हैं। आप कौन-से डिवाइस और ऑपरेटिंग सिस्टम इस्तेमाल करते हैं? आप ज़्यादातर फ़ाइलें अपने लिए रखते हैं या दूसरों के साथ शेयर करते हैं? क्या उनमें से कोई संवेदनशील है, जैसे आधार या PAN जैसे पहचान दस्तावेज़ों की स्कैन कॉपी, कॉन्ट्रैक्ट या मेडिकल रिकॉर्ड? क्या आपको सहकर्मियों के साथ ब्राउज़र में दस्तावेज़ एडिट करने हैं? ईमानदार जवाब आपको ऐसी सुविधाओं के लिए सर्विस चुनने से बचाते हैं जिन्हें आप कभी छुएँगे भी नहीं।

रोज़मर्रा के स्टोरेज को लंबे समय के आर्काइव से अलग रखना भी मदद करता है। कई लोग चालू काम एक सर्विस में रखते हैं और ज़रूरी फ़ाइलों की दूसरी, स्वतंत्र कॉपी कहीं और, जिससे किसी एक अकाउंट के खोने, लॉक होने या हैक होने पर भी फ़ाइलें बची रहती हैं।

लगभग हर भरोसेमंद प्रोवाइडर डेटा को आपके डिवाइस और अपने सर्वर के बीच आते-जाते समय एन्क्रिप्ट करता है, और स्टोर करते समय भी। असली फ़र्क यह है कि कुंजियाँ किसके पास हैं। आम सर्वर-साइड मॉडल में, जो Google Drive, Microsoft OneDrive और Dropbox जैसी सर्विस में डिफ़ॉल्ट रूप से इस्तेमाल होता है, कुंजियाँ प्रोवाइडर सँभालता है। इससे दस्तावेज़ों के अंदर सर्च, प्रीव्यू, वेब पर एडिटिंग और आसान पासवर्ड रिकवरी मुमकिन होती है, लेकिन इसका मतलब यह भी है कि तकनीकी रूप से प्रोवाइडर आपके डेटा तक पहुँच सकता है, जैसे जब कानून इसकी माँग करे।

एंड-टू-एंड या ज़ीरो-नॉलेज एन्क्रिप्शन में फ़ाइलें अपलोड से पहले आपके डिवाइस पर एन्क्रिप्ट होती हैं और कुंजी सिर्फ़ आपके पास रहती है। Proton Drive और MEGA इसी मॉडल पर बनी जानी-मानी सर्विस हैं। फ़ायदा यह है कि प्रोवाइडर के सर्वर में सेंध लगने पर भी मज़बूत प्राइवेसी बनी रहती है। बदले में ज़िम्मेदारी आपकी होती है: अगर आप पासवर्ड और रिकवरी कुंजी, दोनों खो दें, तो प्रोवाइडर आपकी फ़ाइलें डिक्रिप्ट नहीं कर सकता, और कुछ सुविधाजनक फ़ीचर अलग ढंग से काम करते हैं या बिल्कुल नहीं करते।

कई लोगों के लिए समझदारी भरा तरीका यह है कि रोज़मर्रा की, कम जोखिम वाली फ़ाइलें किसी मुख्यधारा की सर्विस में रखें और संवेदनशील दस्तावेज़ किसी एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड सर्विस में, या अपलोड से पहले उन्हें खुद एन्क्रिप्ट करें। कुछ मुख्यधारा प्रोवाइडर कुछ प्लान पर अतिरिक्त सुरक्षित फ़ोल्डर या वैकल्पिक एन्क्रिप्शन भी देते हैं, इसलिए जिस सर्विस पर विचार कर रहे हैं उसका मौजूदा सिक्योरिटी पेज पढ़ें।

सिंक की क्वालिटी वह चीज़ है जिसे आप रोज़ महसूस करते हैं। देखें कि डेस्कटॉप ऐप फ़ाइलों को खोलने तक सिर्फ़ ऑनलाइन रख सकता है या नहीं, जिससे डिस्क की जगह बचती है, और क्या वह बड़े फ़ोल्डर और हज़ारों छोटी फ़ाइलें बिना अटके सँभाल लेता है। अगर फ़ोटो बैकअप प्राथमिकता है, तो मोबाइल ऐप के ऑटोमैटिक अपलोड विकल्प देखें, जिसमें सिर्फ़ Wi-Fi पर अपलोड करने का विकल्प भी शामिल है।

प्लेटफ़ॉर्म सपोर्ट लोगों की उम्मीद से ज़्यादा अलग-अलग होता है। ज़्यादातर बड़ी सर्विस Windows, macOS, Android और iOS के ऐप और एक वेब इंटरफ़ेस देती हैं, लेकिन Linux सपोर्ट असमान है और कुछ फ़ीचर एक प्लेटफ़ॉर्म पर दूसरे से काफ़ी पहले आते हैं। अगर आप कई सिस्टम पर काम करते हैं, तो सब कुछ ले जाने से पहले हर सिस्टम पर सर्विस आज़माएँ, जहाँ फ़्री प्लान या ट्रायल मिले वहाँ उसका इस्तेमाल करके।

शेयरिंग के लिए देखें कि आपको कितना कंट्रोल मिलता है। काम के विकल्पों में शामिल हैं: लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के बजाय खास लोगों के साथ शेयर करना, सिर्फ़ देखने की पहुँच, डाउनलोड रोकना, और ऐसे लिंक जिनकी मियाद खत्म हो जाए या जिनके लिए पासवर्ड चाहिए। यह भी देखें कि क्या आप अपनी शेयर की हुई हर चीज़ एक जगह देखकर उसे जल्दी बंद कर सकते हैं।

वर्ज़न हिस्ट्री और रीसायकल बिन उतने ही अहम हैं जितनी कुल जगह। इनसे आप गलती से ओवरराइट हुए दस्तावेज़ को पहले जैसा कर सकते हैं और उन फ़ाइलों को वापस ला सकते हैं जिन्हें आपने, किसी सहकर्मी ने या सिंक किए कंप्यूटर पर मौजूद मैलवेयर ने डिलीट किया हो। पुराने वर्ज़न और डिलीट फ़ाइलें कितने समय तक रहती हैं, यह सर्विस और प्लान के हिसाब से अलग है, इसलिए अंदाज़ा लगाने के बजाय मौजूदा डिटेल पढ़ें।

देखें कि कंपनी कहाँ स्थित है और डेटा कहाँ स्टोर करती है, उसकी प्राइवेसी पॉलिसी कंटेंट स्कैन करने और जानकारी शेयर करने के बारे में क्या कहती है, और क्या वह ट्रांसपेरेंसी रिपोर्ट प्रकाशित करती है। बिज़नेस इस्तेमाल के लिए एडमिन कंट्रोल, एक्टिविटी लॉग और किसी व्यक्ति के जाने के दिन ही उसकी पहुँच हटाने की क्षमता भी सूची में जोड़ें।

आखिर में, सर्विस अपनाने से पहले ही उसे छोड़ने के बारे में सोच लें। अच्छी सर्विस आपको अपना सारा डेटा बिना झंझट एक साथ डाउनलोड करने देती है। अगर एक्सपोर्ट धीमा या उलझा हुआ है, तो बाद में स्विच करना सिरदर्द बनेगा, और सालों की फ़ाइलें अपलोड करने से पहले यह जानना फ़ायदेमंद है।

अगर कोई सीधे आपके नाम से साइन इन कर सकता है, तो मज़बूत एन्क्रिप्शन भी ज़्यादा काम नहीं आता। पासवर्ड मैनेजर में रखा लंबा, यूनिक पासवर्ड इस्तेमाल करें, और टू-फ़ैक्टर ऑथेंटिकेशन चालू करें, बेहतर हो कि सिर्फ़ SMS के बजाय ऑथेंटिकेटर ऐप या हार्डवेयर सिक्योरिटी कुंजी के साथ। बैकअप कोड कहीं ऑफ़लाइन रखें।

अपनी रिकवरी डिटेल अपडेट रखें, क्योंकि डिवाइस खोने के बाद अपडेट रिकवरी ईमेल और फ़ोन नंबर से ही आप वापस आते हैं। एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड सर्विस में, जब कहा जाए तब रिकवरी कुंजी या रिकवरी फ़्रेज़ सेव करें और उसे पासवर्ड से अलग रखें, जैसे प्रिंट करके घर पर या अपने पासवर्ड मैनेजर में।

समय-समय पर साइन इन डिवाइस और जुड़े ऐप की समीक्षा करें। पुराने फ़ोन, अब इस्तेमाल न होने वाले कंप्यूटर और उन थर्ड-पार्टी ऐप को हटाएँ जिन्हें बहुत पहले आपकी फ़ाइलों की पहुँच दी गई थी। किसी के आपके साथ दस्तावेज़ शेयर करने की सूचना वाले ईमेल को शक की नज़र से देखें, और शेयर की गई फ़ाइलें अचानक आए मैसेज के लिंक से नहीं, बल्कि ऐप से या उस पते से साइन इन करके खोलें जिसे आप आम तौर पर इस्तेमाल करते हैं।

क्लाउड स्टोरेज से होने वाले ज़्यादातर लीक किसी चालाक हैक से नहीं, बल्कि ज़रूरत से ज़्यादा लोगों के साथ शेयर किए गए और कभी बंद न किए गए लिंक से होते हैं। जहाँ हो सके नाम लेकर लोगों के साथ शेयर करें, जब तक एडिटिंग सच में ज़रूरी न हो सिर्फ़ देखने की पहुँच चुनें, और किसी भी अस्थायी चीज़ के लिए मियाद खत्म होने की तारीख सेट करें। प्रोजेक्ट खत्म हो, तो उसके लिंक साफ़ कर दें।

याद रखें कि सिंक करना बैकअप लेने जैसा नहीं है। अगर किसी एक सिंक डिवाइस पर कोई फ़ाइल डिलीट हो जाए या रैंसमवेयर उसे बिगाड़ दे, तो वह बदलाव बाकी हर डिवाइस पर फैल सकता है। जिन फ़ाइलों की जगह कोई दूसरी नहीं ले सकती, उनकी कम से कम एक स्वतंत्र कॉपी रखें, जैसे ऑफ़लाइन रखी एक्सटर्नल ड्राइव या कोई दूसरी सर्विस। एक पुराना आज़माया हुआ नियम है: तीन कॉपियाँ, दो अलग तरह के स्टोरेज पर, जिनमें से एक कहीं और रखी हो।

बहुत संवेदनशील दस्तावेज़ बिना एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन वाली सर्विस में अपलोड करने से पहले उन्हें किसी भरोसेमंद एन्क्रिप्शन टूल से खुद एन्क्रिप्ट करने पर विचार करें। तब हैक हुआ अकाउंट भी सिर्फ़ ऐसी फ़ाइलें उजागर करेगा जिन्हें कोई पढ़ नहीं सकता।

कुछ लोग क्लाउड स्टोरेज अकाउंट या सब्सक्रिप्शन rStock जैसे डिजिटल सामान के मार्केटप्लेस से लेते हैं, जहाँ स्वतंत्र स्टोर अकाउंट और एक्सेस बेचते हैं और हर लिस्टिंग की लाइव होने से पहले समीक्षा होती है। rStock का Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft या किसी भी दूसरे ब्रांड से कोई संबंध नहीं है, और आप जो भी अकाउंट लें और इस्तेमाल करें, उसके लिए स्टोरेज प्रोवाइडर की उपयोग की शर्तों का पालन करें।

जो अकाउंट आपने खुद नहीं बनाया, उसे तब तक भरोसेमंद न मानें जब तक उसे सुरक्षित न कर लें: पासवर्ड बदलें, अपना रिकवरी ईमेल और फ़ोन सेट करें, टू-फ़ैक्टर ऑथेंटिकेशन चालू करें, बाकी हर सेशन से साइन आउट करें और जुड़े ऐप की समीक्षा करें। जब तक यह न हो जाए, और बेहतर हो कि हमेशा ही, अपने सबसे संवेदनशील दस्तावेज़ उस अकाउंट में रखें जो आपने खुद बनाया है और पूरी तरह आपके कंट्रोल में है।