Canva para presentaciones e infografías: guía práctica

Canva es una herramienta de diseño basada en la edición de arrastrar y soltar y en una amplia biblioteca de plantillas, fotos, iconos y fuentes; funciona en el navegador y también tiene apps de escritorio y para móviles. Para quien no es diseñador de formación, esa combinación elimina las dos partes más difíciles del trabajo visual: enfrentarse a la página en blanco y mantener todo alineado y coherente.

Las presentaciones y las infografías comparten el mismo reto. Ambas tienen que convertir información en algo que se entienda de un vistazo. Canva permite crear ambas en el mismo editor, así que un gráfico que creas para una presentación puede reutilizarse en una infografía de una página o en una publicación para redes sin empezar de cero, y varias personas pueden trabajar en el mismo archivo.

Esta guía sigue un flujo de trabajo práctico, desde elegir una plantilla hasta exportar el archivo terminado respetando las reglas de licencia.

Busca primero en la biblioteca de plantillas por formato, como presentación, infografía o informe, y después por tema o estilo. Elige una plantilla por su estructura y no por sus colores o fotos. Una buena plantilla tiene una jerarquía clara de títulos, suficiente espacio en blanco y diseños que se ajustan a la cantidad de contenido que realmente tienes. Los colores, las imágenes y las fuentes son lo más fácil de cambiar después.

Trabaja sobre una copia para poder volver siempre al diseño original. Sustituye el texto de ejemplo sección por sección, elimina las diapositivas y los bloques que no necesites en lugar de llenarlos de contenido de relleno y añade páginas nuevas duplicando una existente para que los espaciados y las fuentes sigan siendo coherentes.

Un error frecuente es mezclar varias plantillas en una misma presentación. Cada plantilla tiene sus propias fuentes, su cuadrícula y su lógica de color, y combinarlas hace que la presentación parezca hecha a retazos. Si te gusta un diseño de otra plantilla, reconstrúyelo con tus propios estilos en lugar de pegarlo tal cual.

El kit de marca de Canva reúne tus logotipos, tu paleta de colores y tus fuentes en un solo lugar, para que aparezcan en lo alto de los menús correspondientes mientras diseñas. Cuánto puedes guardar y si puedes tener varios kits depende de tu plan, pero incluso una configuración básica evita que se cuelen en tus diapositivas tonos sueltos parecidos a tu color de marca.

Define una paleta reducida: uno o dos colores principales, un neutro para texto y fondos y un color de acento para destacar cosas como cifras clave o llamadas a la acción. Elige una fuente para títulos y otra para el texto y no te salgas de ellas. Sube tu logotipo en versiones para fondos claros y oscuros, idealmente con fondo transparente.

Puedes bloquear elementos para que nadie los mueva o edite por accidente, algo útil para logotipos y pies de página en plantillas compartidas. Los planes para equipos añaden más controles sobre las plantillas de marca, de modo que tus compañeros pueden editar las partes pensadas para cambiar mientras las partes fijas se mantienen fieles a la marca.

Dedica cada diapositiva a una sola idea. Un título que enuncia la conclusión trabaja más que un párrafo de texto: «Las solicitudes de soporte bajaron tras el nuevo proceso de incorporación de clientes» le dice al público en qué fijarse, mientras que «Solicitudes de soporte» lo deja adivinando. Pon los detalles en las notas del orador, que puedes ver en la vista del presentador mientras el público solo ve las diapositivas.

Usa los gráficos y tablas de Canva en lugar de capturas de hojas de cálculo. Puedes escribir o pegar los datos en el editor de gráficos, cambiar el tipo de gráfico y darle estilo con tus colores de marca, y el resultado se mantiene nítido a cualquier tamaño. Destaca con tu color de acento la barra o la línea que importa y deja el resto en tonos neutros.

Hay animaciones y transiciones disponibles, pero úsalas con moderación y de forma coherente. Un simple fundido entre diapositivas distrae mucho menos que un efecto distinto en cada página. Puedes presentar directamente desde el navegador, y Canva también te permite grabarte mientras presentas, algo ideal para actualizaciones que tus compañeros verán más tarde.

Una infografía debe responder a una sola pregunta o contar una sola historia. Escribe esa pregunta antes de abrir el editor y reúne solo los datos que la responden. Todo lo demás, por interesante que sea, pertenece a otra pieza.

Planifica el recorrido de lectura. La mayoría de los lectores recorren la página de arriba abajo, así que coloca el mensaje principal y la cifra más importante cerca de la parte superior y después guía al lector por los puntos de apoyo en un orden lógico, como una línea de tiempo, una secuencia de pasos, una comparación o una clasificación. Las plantillas de infografía de Canva se organizan en torno a estas estructuras, y sus iconos, líneas y formas ayudan a conectar visualmente las secciones.

Respeta los datos. Usa barras para comparar cantidades, líneas para mostrar la evolución en el tiempo y gráficos de partes de un todo solo cuando las partes sumen realmente un todo. Empieza en cero los ejes de los gráficos de barras, evita los efectos 3D decorativos y cita tus fuentes en letra pequeña al pie. Comprueba cada cifra con su fuente antes de publicar, porque un gráfico atractivo con un número equivocado llega más lejos que cualquier corrección.

Diseña también pensando en la accesibilidad: buen contraste entre texto y fondo, texto lo bastante grande para leerse en un teléfono y etiquetas junto a los colores para que ninguna información dependa solo del color. En una página web, añade una descripción en texto o resume cerca los puntos clave.

Los diseños de Canva se pueden compartir con personas concretas o mediante un enlace, con permiso para ver, comentar o editar. Da acceso de comentario a quienes deban sugerir cambios sin tocar el diseño, y acceso de edición solo a quienes realmente lo están construyendo.

Los comentarios pueden asociarse a elementos concretos y mencionar a compañeros, lo que mantiene cada observación junto a aquello a lo que se refiere en lugar de dispersarla por hilos de correo. Varias personas pueden editar el mismo diseño a la vez, así que acuerda con tu equipo quién se encarga de qué diapositivas o secciones para no pisarse el trabajo.

Organiza los diseños en carpetas compartidas por proyecto o por cliente y ponles nombres claros a los archivos. Cuando una presentación esté terminada, guarda una copia marcada como la versión presentada antes de la siguiente ronda de cambios, para poder volver siempre a lo que vio el público. Según tu plan, Canva también puede mostrar el historial de versiones de un diseño.

Elige el formato de exportación según dónde se vaya a usar el diseño. PNG va bien para gráficos con texto y bordes nítidos, JPG para imágenes con muchas fotos en las que importa el peso del archivo y PDF funciona mejor para documentos y material impreso de apoyo. Para impresión profesional, usa la opción de PDF pensada para imprenta y consulta con la imprenta si necesita sangrado y marcas de corte, que Canva puede incluir. Los diseños con movimiento pueden exportarse como video o GIF animado.

Si alguien necesita editar tu presentación en PowerPoint, Canva puede exportar a ese formato, y también puede importar archivos de PowerPoint. Cuenta con algunas diferencias: las fuentes que no estén instaladas en la otra computadora se sustituirán, y algunas animaciones o elementos especiales pueden no convertirse con exactitud. Abre el archivo exportado y revisa cada diapositiva antes de enviarlo.

Para la web, procura que los archivos sean razonablemente ligeros, porque una infografía pesada carga despacio con conexiones móviles. Algunas opciones de exportación, como los fondos transparentes y ciertos tipos de archivo, están limitadas a los planes de pago.

Las fotos, iconos, ilustraciones, fuentes y audios de la biblioteca de Canva se te ceden bajo la licencia de contenido de Canva; no son de tu propiedad. En general, la licencia permite usarlos en presentaciones, marketing y trabajos para clientes, pero restringe ciertos usos, como incorporar elementos de la biblioteca a una marca registrada o un logotipo, o revenderlos como archivos independientes. Lee la licencia vigente antes de diseñar un logotipo o un producto que pienses vender.

Algunos elementos están reservados a los planes de pago. Si tu acceso de pago termina, comprueba cómo afecta eso a los diseños que usan contenido premium antes de reutilizarlos. El mismo cuidado se aplica al material que subes tú: necesitas los derechos de cada foto, logotipo y fuente que añadas.

Canva ofrece un plan gratuito y planes de pago para personas y equipos, y la elección adecuada depende de si necesitas funciones como el kit de marca completo, el cambio de tamaño de diseños y los controles para equipos. Sea cual sea la vía que elijas, incluido un acceso publicado por una tienda independiente en un marketplace como rStock, respeta las condiciones de uso de Canva, que establecen cómo se pueden usar y compartir las cuentas y las licencias de pago. rStock no está afiliado a Canva.