Videokonferenz-Plattform wählen: Zoom und Alternativen

Die meisten Videokonferenz-Tools verbinden Menschen per Ton und Bild, die eigentlichen Unterschiede zeigen sich also im Detail. Bevor Sie Produkte vergleichen, notieren Sie, welche Art von Meetings Sie abhalten: kurze interne Abstimmungen, Kundengespräche mit Externen, Schulungen, große Mitarbeiterversammlungen oder öffentliche Webinare. Jede Art stellt andere Anforderungen an die Plattform.

Notieren Sie auch, wer Ihre Teilnehmer sind. Kollegen, die ohnehin in einer bestimmten Office-Suite arbeiten, empfinden ein damit verzahntes Tool als natürlich, während Kunden und Partner vielleicht lieber im Browser beitreten, ohne etwas zu installieren oder ein Konto anzulegen. Eine Plattform, die für eine Zielgruppe ideal ist, kann für eine andere Reibung erzeugen.

Bemessen Sie die Größe an Ihrem eigenen Bedarf und nicht an Schlagzeilenzahlen. Prüfen Sie, was der Tarif, den Sie erwägen, für Meeting-Größe, Meeting-Dauer und Webinar-Publikum erlaubt, denn diese Grenzen unterscheiden sich je nach Tarif und ändern sich mit der Zeit.

Sicherheitseinstellungen trennen ein professionelles Setup von einer improvisierten Lösung. Achten Sie auf Warteräume oder Lobbys, damit der Host entscheidet, wer eintritt, auf Meeting-Passcodes, auf die Möglichkeit, ein Meeting zu sperren, sobald alle da sind, und auf die Kontrolle darüber, wer den Bildschirm teilen darf. Eine Anmeldepflicht für Teilnehmer hilft bei internen Meetings, und eindeutige Meeting-Links sind sicherer, als für alles denselben dauerhaften Link wiederzuverwenden.

Prüfen Sie, wie Daten bei der Übertragung verschlüsselt werden und ob für sensible Meetings eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verfügbar ist, und bedenken Sie, dass sie manche Funktionen abschalten kann. Fragen Sie in regulierten Branchen die Anbieter nach Compliance-Zertifizierungen, Speicherorten der Daten, Aufbewahrungseinstellungen und Admin-Protokollen. Single Sign-on und zentral verwaltete Konten machen es viel einfacher, Zugriffe zu entziehen, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Aufzeichnungen sind unverzichtbar für Schulungen, Interviews und Teams über mehrere Zeitzonen hinweg. Vergleichen Sie die lokale Aufzeichnung, die eine Datei auf dem Rechner des Hosts speichert, mit der Cloud-Aufzeichnung, die sie online ablegt und das Teilen erleichtert. Klären Sie, wo Cloud-Aufzeichnungen liegen, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie standardmäßig gespeichert werden.

Viele Plattformen bieten inzwischen automatische Transkripte, Live-Untertitel und KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen. Das spart Zeit und hilft bei der Barrierefreiheit, aber behandeln Sie sie als Entwürfe und prüfen Sie wichtige Entscheidungen gegen. Sagen Sie Teilnehmern immer, wenn ein Meeting aufgezeichnet oder transkribiert wird; die meisten Tools zeigen einen Hinweis an, und vielerorts gelten für Aufzeichnungen Einwilligungsregeln.

Ein Meeting-Tool steht selten allein. Kalenderintegration lässt Menschen mit einem Klick einen Meeting-Link in eine Einladung einfügen, und Chat-Integration lässt ein Gespräch ohne App-Wechsel zum Anruf werden. Je nach Arbeit können Integrationen mit einem CRM, einer Lernplattform, einem Whiteboard oder einem Projektmanagement-Tool wichtiger sein als jede Videofunktion.

Sehen Sie auch auf die Geräteunterstützung: Desktop-Apps, Mobile-Apps, Browserzugang und spezielle Hardware für Besprechungsräume. Testen Sie Ton- und Bildqualität bei schwacher Verbindung, probieren Sie die Bildschirmfreigabe mit mehr als einem Monitor aus und stellen Sie sicher, dass Funktionen wie Breakout-Räume, Umfragen und Whiteboards für die Menschen funktionieren, die sie tatsächlich nutzen werden.

Zoom ist ein nützlicher Bezugspunkt, weil es die meisten dieser Kriterien abdeckt. Meetings umfassen Warteräume, Passcodes, Host-Steuerung, Bildschirmfreigabe, Reaktionen, virtuelle Hintergründe, Breakout-Räume und Umfragen. Teilnehmer können über die Desktop- oder Mobile-App oder im Webbrowser beitreten, und in vielen Regionen ist eine Telefoneinwahl möglich.

Lokale Aufzeichnung ist verfügbar, Cloud-Aufzeichnung gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen, und Zooms AI Companion kann für berechtigte Konten Meeting-Zusammenfassungen erstellen. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung lässt sich für Meetings einschalten, die sie brauchen, wobei einige Funktionen, etwa die Cloud-Aufzeichnung, währenddessen nicht verfügbar sind.

Über Meetings hinaus bietet Zoom eigene Produkte für Webinare und größere Veranstaltungen, Zoom Rooms für Besprechungsräume, Team-Chat, einen Cloud-Telefondienst, ein Whiteboard und einen App-Marktplatz mit vielen Integrationen. Der kostenlose Tarif passt zu kurzen, gelegentlichen Meetings, hat aber engere Grenzen bei Dauer und Funktionen, weshalb Unternehmen mit häufigen Meetings meist auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln.

Microsoft Teams ist die natürliche Wahl für Organisationen, die bereits Microsoft 365 nutzen. Meetings stehen neben Chat, Kanälen und gemeinsamen Dateien, Aufzeichnungen und Transkripte lassen sich neben anderen Arbeitsdokumenten ablegen, und die Terminplanung aus Outlook geht mit einem Klick. Die Kehrseite: Teams ist ein großer Arbeitsbereich, der sich schwerfällig anfühlen kann, wenn Sie nur telefonieren wollen.

Google Meet läuft gut im Browser, braucht für Gäste keine Installation und ist in Google Kalender und Gmail integriert, was es für Unternehmen mit Google Workspace zu einer bequemen Lösung macht. Optionen wie Aufzeichnung, größere Meetings und Livestreaming hängen von der genutzten Edition ab.

Weitere Optionen sind Webex, das in großen Unternehmen eine lange Geschichte hat, Slack Huddles für schnelle, informelle Anrufe innerhalb eines Arbeitsbereichs und das Open-Source-Tool Jitsi Meet, das Organisationen auf eigenen Servern betreiben können, wenn die Kontrolle über die Daten Vorrang hat.

Stellen Sie eine Auswahl aus zwei oder drei Plattformen zusammen und testen Sie sie ein paar Wochen mit echten Meetings. Laden Sie externe Gäste ein, zeichnen Sie eine Sitzung auf, sehen Sie sich die Admin-Konsole an und bitten Sie Teilnehmer um ehrliches Feedback. Rechnen Sie den Tarif durch, den Sie tatsächlich brauchen, einschließlich Zusatzoptionen, statt die Einstiegstarife der Produkte zu vergleichen.

Haben Sie sich entschieden, legen Sie sichere Standardeinstellungen zentral in der Admin-Konsole fest, statt darauf zu vertrauen, dass jeder Host sie im Kopf hat: Warteräume oder Lobbys an, Bildschirmfreigabe bei externen Meetings auf den Host beschränkt und Cloud-Aufzeichnungen an einem vereinbarten Ort mit klarer Aufbewahrungsfrist. Schreiben Sie dann eine einseitige interne Anleitung dazu, wie man ein Meeting plant, wie Gäste beitreten, wie man aufzeichnet, wo Aufzeichnungen landen und wer im Unternehmen bei Problemen zuständig ist.

Welches Tool Sie auch wählen: Sichern Sie die Konten, die es betreiben. Verwenden Sie firmeneigene E-Mail-Adressen, aktivieren Sie die Zwei-Schritt-Verifizierung und geben Sie Admin-Rechte an möglichst wenige Personen. Wenn Sie Zoom-, Microsoft- oder Google-Konten von Shops auf einem Marktplatz wie rStock beziehen, lesen Sie das Angebot, um zu prüfen, welchen Zugang Sie erhalten, kontrollieren Sie die Lieferung auf Ihrer Bestellseite, ändern Sie nach der Lieferung die Zugangsdaten und Wiederherstellungsangaben und halten Sie sich an die Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters. rStock steht in keiner Verbindung zu Zoom, Microsoft oder Google.