Präsentationen und Infografiken mit Canva: Praxisleitfaden

Canva ist ein browserbasiertes Designtool mit Apps für Desktop und Smartphone, aufgebaut um Drag-and-drop-Bearbeitung und eine große Bibliothek aus Vorlagen, Fotos, Icons und Schriften. Für Menschen ohne Designausbildung nimmt diese Kombination die zwei schwersten Teile visueller Arbeit ab: die leere Seite und das Ausrichten und Vereinheitlichen aller Elemente.

Präsentationen und Infografiken haben dieselbe Herausforderung. Beide müssen Informationen so aufbereiten, dass man sie auf einen Blick versteht. Canva behandelt sie im selben Editor, sodass ein Diagramm, das Sie für ein Foliendeck bauen, in einer einseitigen Infografik oder einem Social-Media-Beitrag wiederverwendet werden kann, ohne von vorn zu beginnen, und mehrere Personen können an derselben Datei arbeiten.

Dieser Leitfaden folgt einem praktischen Ablauf, von der Wahl einer Vorlage bis zum Export der fertigen Datei innerhalb der Lizenzregeln.

Durchsuchen Sie die Vorlagenbibliothek zuerst nach Format, etwa Präsentation, Infografik oder Bericht, und dann nach Thema oder Stil. Wählen Sie eine Vorlage wegen ihrer Struktur, nicht wegen Farben oder Fotos. Eine gute hat eine klare Hierarchie der Überschriften, genug Weißraum und Layouts, die zur Menge Ihrer tatsächlichen Inhalte passen. Farben, Bilder und Schriften lassen sich später am leichtesten austauschen.

Arbeiten Sie an einer Kopie, damit Sie jederzeit zum ursprünglichen Layout zurückkehren können. Ersetzen Sie Platzhaltertext Abschnitt für Abschnitt, löschen Sie Folien und Blöcke, die Sie nicht brauchen, statt sie mit Füllmaterial zu füllen, und fügen Sie neue Seiten durch Duplizieren einer vorhandenen hinzu, damit Abstände und Schriften einheitlich bleiben.

Ein häufiger Fehler ist, mehrere Vorlagen in einem Deck zu mischen. Jede Vorlage hat eigene Schriften, ein eigenes Raster und eine eigene Farblogik, und ihre Kombination lässt eine Präsentation zusammengestückelt wirken. Gefällt Ihnen ein Layout aus einer anderen Vorlage, bauen Sie es mit Ihren eigenen Stilen nach, statt es einzufügen.

Das Markenkit von Canva hält Ihre Logos, Farbpalette und Schriften an einem Ort, sodass sie beim Gestalten oben in den passenden Menüs erscheinen. Wie viel Sie speichern können und ob Sie mehrere Kits führen dürfen, hängt von Ihrem Tarif ab, aber schon ein einfaches Setup hält vereinzelte Farbtöne Ihrer Markenfarbe aus den Folien fern.

Definieren Sie eine kleine Palette: eine oder zwei Hauptfarben, ein Neutralton für Text und Hintergründe und eine Akzentfarbe für Hervorhebungen wie Kennzahlen oder Handlungsaufforderungen. Wählen Sie eine Schrift für Überschriften und eine für den Fließtext und bleiben Sie dabei. Laden Sie Ihr Logo in Versionen für helle und dunkle Hintergründe hoch, am besten mit transparentem Hintergrund.

Sie können Elemente sperren, damit sie nicht versehentlich verschoben oder bearbeitet werden, was bei Logos und Fußzeilen in gemeinsamen Vorlagen nützlich ist. Team-Tarife bieten weitere Kontrollen über Markenvorlagen, sodass Kollegen die Teile bearbeiten können, die sich ändern sollen, während die festen Teile markentreu bleiben.

Beschränken Sie jede Folie auf eine Idee. Eine Überschrift, die die Aussage nennt, leistet mehr als ein Textabsatz: „Nach dem neuen Onboarding gingen die Supportanfragen zurück“ sagt dem Publikum, worauf es achten soll, während „Supportanfragen“ es raten lässt. Legen Sie die Details in die Referentennotizen, die Sie in der Referentenansicht sehen, während das Publikum nur die Folien sieht.

Nutzen Sie die Diagramme und Tabellen von Canva statt Screenshots von Tabellenkalkulationen. Sie können Daten in den Diagrammeditor tippen oder einfügen, den Diagrammtyp ändern und ihn mit Ihren Markenfarben gestalten, und das Ergebnis bleibt in jeder Größe scharf. Heben Sie den einen Balken oder die eine Linie, auf die es ankommt, in Ihrer Akzentfarbe hervor und halten Sie den Rest neutral.

Animationen und Übergänge sind verfügbar, aber setzen Sie sie sparsam und einheitlich ein. Eine schlichte Überblendung zwischen Folien lenkt weit weniger ab als ein anderer Effekt auf jeder Seite. Sie können direkt aus dem Browser präsentieren, und Canva erlaubt auch, das eigene Präsentieren aufzuzeichnen, was zu Updates passt, die Kollegen später ansehen.

Eine Infografik sollte eine Frage beantworten oder eine Geschichte erzählen. Schreiben Sie diese Frage auf, bevor Sie den Editor öffnen, und sammeln Sie nur die Fakten, die sie beantworten. Alles andere, so interessant es sein mag, gehört in ein anderes Stück.

Planen Sie den Leseweg. Die meisten Leser überfliegen von oben nach unten, platzieren Sie also die Kernaussage und die wichtigste Zahl weit oben und führen Sie dann in logischer Reihenfolge durch die stützenden Punkte, etwa als Zeitstrahl, Schrittfolge, Vergleich oder Ranking. Die Infografik-Vorlagen von Canva sind um diese Strukturen aufgebaut, und Icons, Linien und Formen helfen, die Abschnitte optisch zu verbinden.

Respektieren Sie die Daten. Nutzen Sie Balken zum Vergleich von Mengen, Linien für Veränderungen über die Zeit und Diagramme für Anteile am Ganzen nur, wenn die Teile wirklich ein Ganzes ergeben. Beginnen Sie die Achsen von Balkendiagrammen bei null, vermeiden Sie dekorative dreidimensionale Effekte und nennen Sie Ihre Quellen in kleiner Schrift unten. Prüfen Sie jede Zahl vor der Veröffentlichung anhand ihrer Quelle, denn eine hübsche Grafik mit falscher Zahl verbreitet sich weiter als jede Korrektur.

Denken Sie auch an Barrierefreiheit: starker Kontrast zwischen Text und Hintergrund, Text, der auf dem Smartphone groß genug zum Lesen ist, und Beschriftungen neben Farben, damit keine Information allein von der Farbe abhängt. Ergänzen Sie auf einer Webseite eine Textbeschreibung oder fassen Sie die Kernpunkte in der Nähe zusammen.

Canva-Designs lassen sich mit bestimmten Personen oder über einen Link teilen, mit der Berechtigung zum Ansehen, Kommentieren oder Bearbeiten. Geben Sie Kommentarzugriff an Prüfer, die Änderungen vorschlagen, das Layout aber nicht anfassen sollen, und Bearbeitungszugriff nur an die Personen, die das Design tatsächlich bauen.

Kommentare lassen sich an bestimmte Elemente heften und können Kollegen erwähnen, wodurch Feedback bei dem bleibt, worauf es sich bezieht, statt sich über E-Mail-Verläufe zu verteilen. Mehrere Personen können dasselbe Design gleichzeitig bearbeiten, klären Sie also, wem welche Folien oder Abschnitte gehören, damit niemand die Arbeit anderer überschreibt.

Ordnen Sie Designs in gemeinsame Ordner nach Projekt oder Kunde und geben Sie Dateien klare Namen. Ist ein Deck final, behalten Sie vor der nächsten Bearbeitungsrunde eine als präsentierte Fassung markierte Kopie, damit Sie jederzeit zu dem zurückkehren können, was das Publikum tatsächlich gesehen hat. Je nach Tarif kann Canva auch den Versionsverlauf eines Designs anzeigen.

Wählen Sie das Exportformat danach, wo das Design verwendet wird. PNG eignet sich für Grafiken mit Text und scharfen Kanten, JPG für fotolastige Bilder, bei denen die Dateigröße zählt, und PDF für Dokumente und Handouts. Für professionellen Druck nutzen Sie die druckorientierte PDF-Option und klären mit der Druckerei, ob sie Beschnitt und Schnittmarken braucht, die Canva mitliefern kann. Designs mit Bewegung lassen sich als Video oder animiertes GIF exportieren.

Muss jemand Ihr Deck in PowerPoint bearbeiten, kann Canva in dieses Format exportieren und auch PowerPoint-Dateien importieren. Rechnen Sie mit Unterschieden: Schriften, die auf dem anderen Computer nicht installiert sind, werden ersetzt, und manche Animationen oder Spezialelemente lassen sich nicht exakt umwandeln. Öffnen Sie die exportierte Datei und prüfen Sie jede Folie, bevor Sie sie versenden.

Halten Sie Dateien fürs Web angemessen leicht, denn eine schwere Infografik lädt über mobile Verbindungen langsam. Manche Exportoptionen, etwa transparente Hintergründe und bestimmte Dateitypen, sind kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.

Die Fotos, Icons, Illustrationen, Schriften und Audiodateien in der Canva-Bibliothek werden Ihnen im Rahmen der Inhaltslizenz von Canva zur Nutzung überlassen; sie gehören Ihnen nicht. Die Lizenz erlaubt in der Regel die Nutzung in Präsentationen, Marketing und Kundenarbeit, schränkt aber bestimmte Verwendungen ein, etwa Bibliothekselemente zum Teil einer Marke oder eines Logos zu machen oder sie als eigenständige Dateien weiterzuverkaufen. Lesen Sie die aktuelle Lizenz, bevor Sie ein Logo oder ein Produkt gestalten, das Sie verkaufen wollen.

Einige Elemente sind kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten. Endet Ihr bezahlter Zugang, prüfen Sie, wie sich das auf Designs mit Premium-Inhalten auswirkt, bevor Sie sie weiterverwenden. Dieselbe Sorgfalt gilt für Material, das Sie selbst hochladen: Sie brauchen die Rechte an jedem Foto, Logo und jeder Schrift, die Sie hinzufügen.

Canva bietet einen kostenlosen Tarif und kostenpflichtige Tarife für Einzelne und Teams, und die richtige Wahl hängt davon ab, ob Sie Funktionen wie das volle Markenkit, Größenänderung und Teamkontrollen brauchen. Welchen Weg Sie auch gehen, auch bei einem Zugang, den ein unabhängiger Shop auf einem Marktplatz wie rStock anbietet: Halten Sie sich an die Nutzungsbedingungen von Canva, die regeln, wie Konten und bezahlte Plätze genutzt und geteilt werden dürfen. rStock steht in keiner Verbindung zu Canva.