บัญชี Google สำหรับธุรกิจ: Workspace, Maps, Ads และอื่น ๆ

ธุรกิจสมัยใหม่จำนวนมากพึ่งพาการลงชื่อเข้าใช้ของ Google มากกว่าที่คิด อีเมล เอกสารที่ใช้ร่วมกัน รายการร้านของคุณบน Maps บัญชีโฆษณา สถิติเว็บไซต์ และแม้แต่ช่อง YouTube อาจผูกอยู่กับบัญชี Google บัญชีใดบัญชีหนึ่ง เมื่อการตั้งค่าเติบโตขึ้นโดยไม่ได้วางแผน มักพบว่าทุกอย่างเป็นของ Gmail ส่วนตัวของผู้ก่อตั้ง หรือของพนักงานที่ลาออกไปนานแล้ว

การวางแผนครั้งเดียวช่วยประหยัดปัญหาได้มากในภายหลัง เป้าหมายง่าย ๆ คือ ธุรกิจ ไม่ใช่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง ควรเป็นผู้ควบคุมบัญชีสำคัญ มีหลายคนที่ไว้ใจได้จัดการบัญชีเหล่านั้นได้ และไม่มีใครต้องแชร์รหัสผ่านเพื่อทำงาน ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้อธิบายบริการหลักของ Google ที่ธุรกิจใช้ และวิธีจัดการความเป็นเจ้าของและสิทธิ์เข้าถึงในแต่ละบริการ

บัญชี Google ส่วนตัวใช้ได้ฟรี และทุกคนที่อายุถึงเกณฑ์ขั้นต่ำของ Google สร้างได้ ไม่ว่าจะด้วยที่อยู่ Gmail ใหม่หรืออีเมลที่มีอยู่แล้ว บัญชีนี้ให้ Gmail, Drive, ปฏิทิน และ Docs และลงชื่อเข้าใช้เครื่องมือธุรกิจอย่าง Business Profile, Ads และ Analytics ได้ สำหรับเจ้าของกิจการรายเดียวที่เพิ่งเริ่มต้น บัญชีเฉพาะที่ใช้กับธุรกิจอย่างเดียวเป็นก้าวแรกที่สมเหตุสมผล ตราบใดที่แยกจากบัญชีส่วนตัวของคุณ

Google Workspace คือเวอร์ชันแบบเสียเงินที่มีการจัดการ สำหรับองค์กร สมาชิกทุกคนในทีมได้ที่อยู่อีเมลบนโดเมนของคุณเอง และบัญชีเป็นขององค์กรแทนที่จะเป็นของแต่ละบุคคล จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณสร้างและลบผู้ใช้ รีเซ็ตรหัสผ่าน บังคับใช้นโยบายความปลอดภัย จัดการอุปกรณ์ และควบคุมวิธีแชร์ไฟล์ออกนอกบริษัท ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันทำให้ไฟล์เป็นของทีม เอกสารจึงไม่หายไปเมื่อมีคนลาออก

Workspace แต่ละรุ่นต่างกันที่พื้นที่จัดเก็บ ฟีเจอร์ประชุม การควบคุมความปลอดภัย และตัวเลือกการเก็บถาวร และ Google ปรับรายการรุ่นเป็นครั้งคราว ให้เปรียบเทียบรุ่นปัจจุบันกับสิ่งที่คุณต้องใช้จริง แทนที่จะเลือกแพ็กเกจใหญ่สุดโดยอัตโนมัติ

อีเมลบนโดเมนของคุณเองดูน่าเชื่อถือสำหรับลูกค้ามากกว่าที่อยู่ทั่วไป และเพราะคุณเป็นเจ้าของโดเมน ที่อยู่อีเมลจะยังใช้ได้แม้ภายหลังคุณเปลี่ยนผู้ให้บริการ ที่อยู่ที่ใช้ร่วมกัน เช่น กล่องอีเมลฝ่ายสนับสนุนหรือฝ่ายขาย จัดการผ่านกลุ่มหรืออีเมลแทนชื่อได้ ข้อความจึงถึงคนที่เหมาะสมโดยไม่มีใครต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่ใช้ร่วมกัน

ใน Drive การแชร์ควบคุมได้ทีละไฟล์หรือทีละโฟลเดอร์ ด้วยสิทธิ์ผู้ดู ผู้แสดงความคิดเห็น และผู้แก้ไข ให้ทำเป็นนิสัยที่จะแชร์ให้เฉพาะบุคคลที่ระบุ แทนที่จะเป็นใครก็ได้ที่มีลิงก์ และตรวจสอบการแชร์กับภายนอกเป็นครั้งคราว ไฟล์ใน My Drive ส่วนตัวของใครก็เป็นของคนนั้น ขณะที่ไฟล์ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันเป็นของทีม ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นที่ปลอดภัยกว่าสำหรับทุกสิ่งที่ธุรกิจต้องพึ่งพา

ปฏิทิน Meet Docs Sheets และ Slides เติมเต็มชุดเครื่องมือประจำวัน จุดแข็งที่แท้จริงคือทุกอย่างใช้บัญชีและรูปแบบการแชร์เดียวกัน โครงสร้างบัญชีที่เป็นระเบียบจึงให้ผลกับทุกเครื่องมือพร้อมกัน

Business Profile คือรายการธุรกิจฟรีที่ปรากฏใน Google Search และ Maps เมื่อผู้คนค้นหาธุรกิจของคุณหรือธุรกิจลักษณะเดียวกันในละแวกใกล้เคียง โดยแสดงที่อยู่หรือพื้นที่ให้บริการ เวลาทำการ หมายเลขโทรศัพท์ รูปภาพ รีวิว และข่าวสารอัปเดต สำหรับร้านค้าหน้าร้าน ร้านอาหาร คลินิก และงานช่าง มักเป็นความประทับใจแรกที่ลูกค้าได้รับ

Google ขอให้คุณยืนยันว่าคุณดำเนินธุรกิจนี้จริงก่อนจะจัดการโปรไฟล์ได้เต็มรูปแบบ และวิธียืนยันขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจและสถานที่ตั้ง เมื่อยืนยันแล้ว ให้เพิ่มเพื่อนร่วมงานหรือเอเจนซีเป็นเจ้าของหรือผู้จัดการ แทนการแชร์การล็อกอิน และตรวจให้แน่ใจว่าเจ้าของหลักเป็นบัญชีที่ธุรกิจควบคุม ปรับเวลาทำการและหมวดหมู่ให้เป็นปัจจุบัน เพิ่มรูปภาพจริง และตอบรีวิวอย่างสุภาพ อย่าซื้อหรือสร้างรีวิวขึ้นมาเอง เพราะผิดนโยบายของ Google และอาจทำให้โปรไฟล์ถูกระงับ

บัญชี Google Ads เก็บแคมเปญ ข้อมูลคอนเวอร์ชัน และรายละเอียดการเรียกเก็บเงินของคุณ จึงควรสร้างและเป็นเจ้าของโดยธุรกิจ เอเจนซีมักทำงานผ่านบัญชีผู้จัดการที่เชื่อมกับบัญชีของคุณ ซึ่งให้พวกเขาดำเนินแคมเปญได้ขณะที่คุณยังเป็นเจ้าของ ระดับสิทธิ์มีตั้งแต่สิทธิ์ผู้ดูแลระบบเต็มรูปแบบ ไปจนถึงอ่านอย่างเดียวหรือรับอีเมลอย่างเดียว ให้แต่ละคนได้ระดับต่ำสุดที่จำเป็น

Google Analytics วัดทราฟฟิกและคอนเวอร์ชันบนเว็บไซต์หรือแอปของคุณ ให้สร้างบัญชีและพร็อพเพอร์ตีภายใต้บัญชีที่ธุรกิจควบคุม แล้วให้บทบาท เช่น ผู้ดูแลระบบ ผู้แก้ไข หรือผู้ดู แก่บุคคลและเอเจนซีที่ต้องการ Search Console แสดงว่าเว็บไซต์ของคุณทำผลงานใน Google Search อย่างไรและแจ้งปัญหาการจัดทำดัชนี ให้ยืนยันความเป็นเจ้าของทั้งโดเมน โดยควรใช้เรคคอร์ด DNS และเพิ่มเพื่อนร่วมงานเป็นผู้ใช้ แทนที่จะมอบข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณให้

การเชื่อมบริการเหล่านี้ เช่น เชื่อม Analytics กับ Ads ทำให้คุณได้ข้อมูลที่ดีขึ้นว่าแคมเปญใดนำลูกค้าตัวจริงมา แต่ก็หมายความว่าบัญชีเดียวที่ถูกบุกรุกอาจเข้าถึงได้มาก ซึ่งเป็นอีกเหตุผลที่ควรจัดการสิทธิ์ให้เรียบร้อย

เครื่องมือธุรกิจของ Google เกือบทุกตัวให้คุณเชิญคนอื่นผ่านบัญชี Google ของเขาเองและกำหนดบทบาท ให้ใช้วิธีนี้แทนการแชร์การล็อกอิน เมื่อมีคนลาออก คุณถอนสิทธิ์ของเขาได้ในที่เดียวและไม่มีอะไรอื่นพัง และบริการก็เก็บบันทึกว่าใครทำอะไร ช่อง YouTube ทำงานแบบเดียวกันได้ผ่านบัญชีแบรนด์หรือสิทธิ์ของช่อง ผู้จัดการจึงไม่ต้องใช้รหัสผ่านของเจ้าของ

ให้มีผู้ดูแลระบบอย่างน้อยสองคนสำหรับทุกบริการสำคัญ ทั้งคู่ใช้บัญชีที่ธุรกิจควบคุม เพื่อให้การสูญเสียคนหนึ่งหรือโทรศัพท์เครื่องหนึ่งไม่ทำให้คุณเข้าไม่ได้ เปิดการยืนยันแบบสองขั้นตอน (2-Step Verification) ให้ทุกคน และใน Workspace ควรพิจารณาบังคับใช้ กุญแจความปลอดภัยหรือพาสคีย์เป็นตัวเลือกที่แข็งแรงที่สุดสำหรับผู้ดูแลระบบ อัปเดตอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์สำหรับกู้คืนให้เป็นปัจจุบัน เพราะเป็นสิ่งที่คุณพึ่งพาเมื่อการลงชื่อเข้าใช้มีปัญหา

ทบทวนสิทธิ์เข้าถึงเป็นประจำ ลบพนักงานเก่าและเอเจนซีที่คุณไม่ได้ร่วมงานด้วยแล้ว ตรวจดูว่าแอปของบุคคลที่สามใดได้รับสิทธิ์เข้าถึงบัญชีของคุณ และเรียกใช้การตรวจสอบความปลอดภัย (Security Checkup) ของ Google กับบัญชีที่สำคัญที่สุด

หากเริ่มจากศูนย์ ให้จดทะเบียนโดเมนก่อน แล้วตั้งค่า Workspace หรือบัญชีธุรกิจเฉพาะบนโดเมนนั้น สร้างบัญชีผู้ดูแลระบบที่เป็นของธุรกิจ ให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบแก่บุคคลที่ไว้ใจได้อีกหนึ่งคน และเปิดการยืนยันแบบสองขั้นตอนให้ทั้งสองบัญชีก่อนทำอย่างอื่น

จากนั้นสร้าง Business Profile, Ads, Analytics และ Search Console ภายใต้ตัวตนของธุรกิจนั้น และเชิญเพื่อนร่วมงานและเอเจนซีพร้อมบทบาทที่จำเป็น จดเอกสารส่วนตัวสั้น ๆ ที่ระบุทุกบริการ ว่าใครเป็นเจ้าของ ใครมีสิทธิ์เข้าถึง และข้อมูลกู้คืนชี้ไปที่ใด ทบทวนรายการนี้ทุกครั้งที่มีคนเข้าหรือออก แล้วการตั้งค่า Google ของคุณจะสนับสนุนธุรกิจ แทนที่จะกลายเป็นความเสี่ยงอย่างเงียบ ๆ ไม่ว่าคุณจะใช้บัญชีแบบใดผสมกัน ให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดการให้บริการของ Google และนโยบายของแต่ละผลิตภัณฑ์ ตั้งแต่ Ads ไปจนถึง Business Profile rStock ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ Google