企业如何使用 Google 账号：Workspace、地图、广告等

现代企业有相当多的业务都依赖 Google 登录。电子邮件、共享文档、让你的店铺出现在地图上的商家信息、广告账户、网站统计数据，甚至你的 YouTube 频道，都可能各自绑定在某个 Google 账号上。如果这套体系是东拼西凑、不经规划自然形成的，常常会发现所有东西都挂在创始人的个人 Gmail 上，或者挂在一位早已离职的员工名下。

一次规划好，日后能省去很多麻烦。目标很简单：重要账号应当由企业而不是某个人掌控，应当有几位可信的人能够管理它们，而且任何人都不需要共享密码就能完成工作。本文接下来会逐一介绍企业常用的主要 Google 服务，以及如何处理每项服务的所有权和访问权限。

个人 Google 账号是免费的，任何达到 Google 最低年龄要求的人都可以创建，既可以注册一个新的 Gmail 地址，也可以使用已有的电子邮箱。它提供 Gmail、云端硬盘、日历和文档，也可以登录商家资料、Google Ads 和 Google Analytics 等商业工具。对于刚起步的个体经营者来说，专门注册一个只用于业务的账号是合理的第一步，只要它与你的私人账号分开即可。

Google Workspace 是面向组织的付费托管版本。它为每位团队成员提供使用你自有域名的邮箱地址，这些账号归组织所有，而不是归个人所有。在管理控制台中，你可以创建和删除用户、重置密码、实施安全策略、管理设备，并控制文件如何对公司外部共享。共享云端硬盘让文件归团队所有，这样有人离职时，文档也不会随之消失。

Workspace 的各个版本在存储空间、会议功能、安全控制和归档选项上有所不同，Google 也会不时调整版本组合。请对照你的实际需求比较当前各版本，而不是默认选择最大的套餐。

使用自有域名的邮箱，在顾客眼中比通用邮箱地址更可信；而且因为域名归你所有，即使日后更换服务商，这个地址也能继续使用。客服或销售等共用邮箱，可以通过群组或别名来处理，这样消息能送达合适的人，而不必让大家登录同一个共享账号。

在云端硬盘中，共享是按文件或文件夹控制的，分为查看者、评论者和编辑者权限。养成与特定人员共享、而不是让任何获得链接的人都能访问的习惯，并定期检查对外共享的情况。个人“我的云端硬盘”中的文件属于个人，而共享云端硬盘中的文件属于团队，对于企业赖以运转的任何资料，后者都是更稳妥的默认选择。

日历、Meet、文档、表格和幻灯片构成了完整的日常工具箱。它们真正的优势在于都使用同一套账号和共享模式，所以一个清晰的账号结构能让所有工具同时受益。

Google 商家资料是一项免费的商家展示服务，当人们搜索你的店铺或附近的同类商家时，它会出现在 Google 搜索和地图中。它会显示你的地址或服务范围、营业时间、电话号码、照片、评价和动态。对于店铺、餐厅、诊所和各类上门服务来说，这往往是顾客对你的第一印象。

在你能够完全管理商家资料之前，Google 会要求你验证自己确实经营这家企业，验证方式取决于企业的类型和所在地。验证通过后，请把同事或合作的代理商添加为所有者或管理者，而不是共享登录信息，并确保主要所有者是一个由企业掌控的账号。及时更新营业时间和类别，添加真实的照片，礼貌地回复评价。永远不要购买或编造评价，这违反 Google 的政策，还可能导致商家资料被暂停。

Google Ads 账户保存着你的广告系列、转化数据和付款信息，所以应当由企业创建并拥有。代理商通常通过关联到你账户的经理账号来操作，这样他们可以管理广告系列，而所有权仍在你手中。访问级别从完全的管理权限到只读或仅限结算不等，请给每个人分配他们所需的最低级别。

Google Analytics 用于衡量网站或应用的流量和转化。请在由企业掌控的账号下创建账户和媒体资源，然后为需要的人员和代理商分配管理员、编辑者或查看者等角色。Search Console 显示你的网站在 Google 搜索中的表现，并提示索引问题。请验证整个域名的所有权，最好使用 DNS 记录，并把同事添加为用户，而不是交出你的登录凭据。

把这些服务关联起来，比如将 Analytics 连接到 Ads，可以更清楚地看到哪些广告系列带来了真正的顾客。但这也意味着一个被盗的账号能波及很多东西，这也是要让访问权限保持井井有条的另一个原因。

几乎每一款 Google 商业工具都允许你通过对方自己的 Google 账号邀请他人，并为其分配角色。请用这种方式，而不是共享登录信息。有人离职时，你只需在一处移除其权限，其他一切都不受影响，服务也会记录谁做了什么。YouTube 频道同样可以通过品牌账号或频道权限来管理，管理人员永远不需要知道所有者的密码。

每项重要服务都至少保留两名管理员，而且都使用由企业掌控的账号，这样失去某个人或某部手机，也不会把你锁在门外。为所有人开启双重验证（Google 称之为“两步验证”），在 Workspace 中还可以考虑强制启用。对于管理员来说，安全密钥或通行密钥是最可靠的选择。及时更新辅助邮箱和手机号，因为登录出问题时，你要依靠的就是它们。

定期检查访问权限。移除前员工和不再合作的代理商，检查哪些第三方应用获得了你账号的访问权限，并对最重要的账号运行 Google 的安全检查。

如果你从零开始，先注册域名，然后在该域名上设置 Workspace 或一个专用的企业账号。创建一个属于企业的管理员账号，给第二位可信的人分配管理员权限，并在做其他任何事之前，为这两个账号开启双重验证。

接下来，以这个企业身份创建商家资料、Google Ads、Google Analytics 和 Search Console，并按所需角色邀请同事和代理商。准备一份简短的内部文档，列出每项服务、归谁所有、谁有访问权限以及找回信息指向哪里。每当有人加入或离开时就检查一遍这份清单，你的 Google 设置就会成为企业的助力，而不是悄悄变成风险。无论你使用哪种账号组合，都请遵守 Google 的使用条款，以及从 Ads 到商家资料等每项产品的政策。