Funkcje Microsoft 365, których możesz jeszcze nie znać

Wiele osób kojarzy Microsoft 365 z subskrypcją, która utrzymuje aktualne Word, Excel i PowerPoint. To część prawdy, ale pakiet obejmuje także przestrzeń w chmurze OneDrive, aplikacje poczty i kalendarza Outlook, OneNote, wersje przeglądarkowe i mobilne głównych aplikacji oraz zestaw funkcji współpracy, które działają najlepiej, gdy pliki leżą w chmurze, a nie na jednym komputerze.

To, co dostajesz, zależy od planu. Plany Personal i Family są przeznaczone dla osób prywatnych i gospodarstw domowych, a plany biznesowe i edukacyjne dodają zarządzaną pocztę, Teams do pracy, witryny SharePoint i narzędzia administracyjne. Opisane niżej funkcje są dostępne w większości obecnych planów, ale menu się przesuwają, a nazwy zmieniają, więc jeśli coś wygląda na ekranie inaczej, sprawdź opis planu na swoim koncie Microsoft.

OneDrive łatwo uznać za zwykły folder synchronizacji, a ma kilka zabezpieczeń. Historia wersji przechowuje wcześniejsze wersje plików, więc możesz cofnąć dokument po niechcianej zmianie. Usunięte elementy trafiają najpierw do kosza OneDrive, a subskrybenci mogą przywrócić cały swój OneDrive do wcześniejszego punktu w czasie, co jest cenne po masowym usunięciu, błędzie synchronizacji lub infekcji ransomware.

Pliki na żądanie pozwalają widzieć w Eksploratorze plików wszystkie pliki bez trzymania ich na dysku. Elementy pobierają się przy otwarciu, a ważne foldery możesz oznaczyć jako zawsze dostępne offline. Kopia zapasowa folderów może automatycznie chronić Pulpit, Dokumenty i Obrazy, dzięki czemu zgubiony lub zepsuty laptop nie zabierze ze sobą twojej pracy.

Do udostępniania twórz linki zamiast wysyłać załączniki e-mailem i wybieraj między dostępem do wyświetlania a do edycji. Subskrybenci mogą dodać dodatkowe zabezpieczenia, takie jak data wygaśnięcia lub hasło do linku. Personal Vault to chroniony obszar w OneDrive, który przed otwarciem prosi o dodatkową weryfikację tożsamości, rozsądne miejsce na skany ważnych dokumentów.

Gdy dokument jest zapisany w OneDrive lub SharePoint, może go edytować jednocześnie kilka osób. Widzisz, kto jeszcze jest w pliku, gdzie znajduje się jego kursor lub zaznaczone komórki, a zmiany pojawiają się w ciągu kilku sekund. Autozapis, przełącznik u góry aplikacji na komputery, sprawia, że wszyscy pracują na tej samej kopii, zamiast tworzyć sprzeczne wersje.

Komentarze są przydatniejsze, niż wielu sądzi. Wpisanie znaku @ i imienia współpracownika w komentarzu wspomina tę osobę i wysyła jej powiadomienie z linkiem do dokładnego miejsca. W niektórych planach komentarz można też przypisać jako zadanie, co zamienia uwagi z recenzji w małą listę rzeczy do zrobienia w samym dokumencie.

Współedycja działa niezawodnie z nowoczesnymi formatami, takimi jak .docx, .xlsx i .pptx. Starsze formaty i pliki z pewnymi dawnymi funkcjami mogą blokować jednoczesną edycję, więc najpierw je przekonwertuj. Jeśli chcesz zobaczyć, co się zmieniło, czytelny zapis dają śledzenie zmian w Wordzie, pokazywanie zmian w Excelu i historia wersji w menu Plik.

Focused Inbox, czyli skrzynka priorytetowa, oddziela ważne wiadomości od newsletterów i powiadomień i uczy się, gdy przenosisz wiadomości między kartami. Reguły i Szybkie kroki potrafią automatycznie przenosić, oflagowywać lub przekazywać wiadomości dalej. Zaplanowane wysyłanie pozwala napisać e-mail późnym wieczorem i dostarczyć go w godzinach pracy, a w nowszych wersjach Outlooka można odłożyć wiadomość, by wróciła na górę skrzynki później.

Szablony to mała funkcja o dużej wartości: zapisz odpowiedzi, które często wpisujesz, i wstawiaj je kilkoma kliknięciami. W kalendarzu Asystent planowania pokazuje, kiedy współpracownicy są wolni, a swój kalendarz możesz udostępnić rodzinie lub zespołowi z prawami do wyświetlania lub edycji. Ignorowanie konwersacji przenosi bieżące i przyszłe wiadomości hałaśliwego wątku prosto do Elementów usuniętych.

Subskrybenci planów Personal i Family dostają także Outlooka bez reklam dla prywatnej poczty, a subskrypcje obejmowały dodatkowe kontrole bezpieczeństwa poczty; dokładne korzyści się zmieniają, więc sprawdź stronę swojego planu. Żaden filtr nie zastąpi zdrowego rozsądku: zachowaj ostrożność wobec każdej wiadomości, która ponagla do kliknięcia, zapłaty lub zalogowania się.

W planach biznesowych Teams jest centrum czatu, kanałów, spotkań i wspólnych plików. Spotkania mogą mieć napisy na żywo, rozmycie tła, nagrania i transkrypcje, zależnie od tego, na co pozwala twoja organizacja. Pliki udostępnione w kanale są przechowywane w SharePoint, więc korzystają z tej samej historii wersji i współedycji co każdy inny dokument.

Teams ma też darmową wersję osobistą do rozmów i połączeń z rodziną i znajomymi, która działa ze zwykłym kontem Microsoft. W wielu planach służbowych komponenty Loop idą o krok dalej: tabela, lista kontrolna lub akapit udostępnione w czacie Teams albo w e-mailu w Outlooku pozostają aktywne, więc każda kopia pokazuje najnowsze zmiany bez względu na to, gdzie ktoś ją otworzy.

Inne przydatne narzędzia kryją się w programie uruchamiającym aplikacje. Microsoft Forms tworzy szybkie ankiety i quizy, To Do zbiera zadania i może pokazywać e-maile oflagowane w Outlooku, a OneNote trzyma notatki, wycinki z sieci i odręczne szkice w jednym przeszukiwalnym notesie.

Przycisk Dyktowanie w Wordzie, Outlooku i PowerPoincie zamienia mowę na tekst i zaskakująco dobrze sprawdza się przy pierwszych wersjach. Wbudowane narzędzia edycji w Wordzie sprawdzają pisownię, gramatykę i przejrzystość oraz potrafią zaproponować bardziej zwięzłe sformułowania. W PowerPoincie Projektant podsuwa pomysły na układ, gdy tylko dodasz obraz, a Speaker Coach pozwala przećwiczyć prezentację i dostać informację zwrotną o tempie i słowach-wypełniaczach.

Czytanie na głos i Czytnik immersyjny pomagają każdemu, kto woli słuchać albo potrzebuje czystszego widoku czytania. Sprawdzanie ułatwień dostępu wskazuje brakujący tekst alternatywny, niski kontrast i mylącą strukturę nagłówków, zanim udostępnisz dokument. Microsoft dodaje też do kilku planów funkcje asystenta AI; dostępność, limity użycia i ustawienia różnią się w zależności od planu i regionu, więc sprawdź, co obecnie obejmuje twoja subskrypcja.

Microsoft 365 Family pozwala właścicielowi subskrypcji dzielić korzyści z niewielką grupą innych osób. Każda z nich loguje się własnym kontem Microsoft i dostaje własną przestrzeń, własne instalacje aplikacji i własną prywatność, więc nikt nie widzi cudzych plików ani poczty. Właściciel dodaje i usuwa osoby na stronie udostępniania w panelu konta Microsoft, a zaproszeni członkowie akceptują zaproszenie przez e-mail lub link.

W domach z dziećmi ustawienia bezpieczeństwa rodzinnego Microsoft dodają takie kontrole jak limity czasu przed ekranem i filtry treści dla kont dzieci; oferowane narzędzia zmieniały się z czasem, więc sprawdź, co jest dostępne obecnie. Pamiętaj, że subskrypcją zarządza osoba, która płaci: jeśli ją anuluje albo cię usunie, korzyści premium przestają obowiązywać także ciebie, a OneDrive, w którym jest więcej danych niż w bezpłatnym limicie miejsca, może przejść w tryb tylko do odczytu, więc miej oko na zajęte miejsce.

Wszystkie te funkcje zależą od jednego konta Microsoft, więc dobrze je chroń. Włącz weryfikację dwuetapową, dodaj adres e-mail i numer telefonu do odzyskiwania, które kontrolujesz, i od czasu do czasu przeglądaj strony z urządzeniami oraz ostatnią aktywnością logowania. Wylogowanie z komputerów, z których już nie korzystasz, porządkuje subskrypcję i chroni prywatność twoich plików.

Jeśli konto lub subskrypcję Microsoft dostajesz od sklepu na marketplace, takim jak rStock, sprawdź je, gdy tylko dostawa pojawi się na stronie zamówienia, a jeśli to konto, zmień hasło i dane zabezpieczające na własne. rStock wstrzymuje płatność kupującego, zamiast od razu przekazywać ją sklepowi, a jeśli dostawa nie odpowiada ofercie, możesz otworzyć spór w dozwolonym czasie. rStock nie jest powiązany z Microsoft. Niezależnie od źródła przestrzegaj regulaminu Microsoft.