Jak wybrać dysk w chmurze i zadbać o bezpieczeństwo plików

Zanim zaczniesz porównywać marki, zapisz, do czego ma służyć przestrzeń. Kopia zdjęć z telefonu, wysyłanie dużych plików projektu klientom, przechowywanie skanów dokumentów i synchronizowanie folderu roboczego między laptopem a komputerem stacjonarnym to różne zadania, a usługa świetna w jednym może być niewygodna w innym.

Kilka praktycznych pytań szybko zawęża wybór. Z jakich urządzeń i systemów korzystasz? Czy pliki trzymasz głównie dla siebie, czy udostępniasz je innym? Czy któreś są wrażliwe, jak dokumenty tożsamości, umowy czy dokumentacja medyczna? Czy musisz edytować dokumenty w przeglądarce razem ze współpracownikami? Szczere odpowiedzi ochronią cię przed wyborem usługi dla funkcji, z których nigdy nie skorzystasz.

Warto też oddzielić codzienne przechowywanie od długoterminowego archiwum. Wiele osób trzyma bieżącą pracę w jednej usłudze, a drugą, niezależną kopię ważnych plików gdzie indziej, co chroni je na wypadek utraty, zablokowania lub przejęcia jednego konta.

Niemal każdy renomowany dostawca szyfruje dane w drodze między twoim urządzeniem a swoimi serwerami oraz podczas przechowywania. Prawdziwa różnica dotyczy tego, kto trzyma klucze. W popularnym modelu po stronie serwera, stosowanym domyślnie w usługach takich jak Google Drive, Microsoft OneDrive i Dropbox, kluczami zarządza dostawca. Dzięki temu możliwe są wyszukiwanie w dokumentach, podglądy, edycja w przeglądarce i proste odzyskiwanie hasła, ale dostawca technicznie może też uzyskać dostęp do twoich danych, na przykład gdy wymaga tego prawo.

Przy szyfrowaniu end-to-end, zwanym też zero-knowledge, pliki są szyfrowane na twoim urządzeniu przed wysłaniem i tylko ty masz klucz. Na tym modelu opierają się znane usługi, takie jak Proton Drive i MEGA. Zaletą jest silna prywatność nawet wtedy, gdy ktoś włamie się na serwery dostawcy. Ceną jest odpowiedzialność: jeśli stracisz jednocześnie hasło i klucz odzyskiwania, dostawca nie odszyfruje twoich plików, a niektóre wygodne funkcje działają inaczej albo wcale.

Rozsądne podejście dla wielu osób to trzymanie codziennych, mało wrażliwych plików w popularnej usłudze, a dokumentów wrażliwych w usłudze z szyfrowaniem end-to-end albo szyfrowanie ich lokalnie przed wysłaniem. Niektórzy popularni dostawcy oferują też dodatkowe chronione foldery lub opcjonalne szyfrowanie w wybranych planach, więc przeczytaj aktualną stronę o bezpieczeństwie każdej rozważanej usługi.

Jakość synchronizacji odczuwasz codziennie. Sprawdź, czy aplikacja na komputer potrafi trzymać pliki tylko online, dopóki ich nie otworzysz, co oszczędza miejsce na dysku, i czy radzi sobie z dużymi folderami oraz tysiącami małych plików bez zawieszania się. Jeśli priorytetem jest kopia zdjęć, zobacz opcje automatycznego przesyłania w aplikacji mobilnej, w tym wysyłanie wyłącznie przez Wi-Fi.

Obsługa platform różni się bardziej, niż się zwykle sądzi. Większość dużych usług ma aplikacje na Windows, macOS, Androida i iOS oraz wersję w przeglądarce, ale wsparcie dla Linuksa bywa nierówne, a niektóre funkcje trafiają na jedną platformę długo przed innymi. Jeśli pracujesz na kilku systemach, przetestuj usługę na każdym z nich, korzystając z darmowego planu lub okresu próbnego, jeśli jest dostępny, zanim przeniesiesz wszystko.

Przy udostępnianiu porównaj, ile masz kontroli. Przydatne opcje to udostępnianie konkretnym osobom zamiast każdemu, kto ma link, dostęp tylko do przeglądania, blokowanie pobierania oraz linki, które wygasają lub wymagają hasła. Warto też sprawdzić, czy wszystkie udostępnione elementy widzisz w jednym miejscu i możesz je szybko wyłączyć.

Historia wersji i kosz liczą się tak samo jak sama pojemność. Pozwalają cofnąć dokument nadpisany przez pomyłkę i odzyskać pliki usunięte przez ciebie, współpracownika lub złośliwe oprogramowanie na zsynchronizowanym komputerze. To, jak długo przechowywane są stare wersje i usunięte pliki, różni się między usługami i planami, więc czytaj aktualne informacje zamiast zakładać.

Zobacz, gdzie firma ma siedzibę i gdzie przechowuje dane, co jej polityka prywatności mówi o skanowaniu treści i udostępnianiu informacji oraz czy publikuje raporty przejrzystości. W zastosowaniach firmowych dodaj kontrolę administracyjną, dzienniki aktywności i możliwość odebrania dostępu osobie w dniu jej odejścia.

Wreszcie pomyśl o wyjściu, zanim wejdziesz. Dobra usługa pozwala pobrać wszystkie dane naraz, bez przeszkód. Jeśli eksport jest wolny lub uciążliwy, późniejsza zmiana usługi będzie bolesna, a warto o tym wiedzieć, zanim wgrasz pliki z wielu lat.

Silne szyfrowanie niewiele da, jeśli ktoś po prostu zaloguje się jako ty. Używaj długiego, unikalnego hasła przechowywanego w menedżerze haseł i włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe, najlepiej z aplikacją uwierzytelniającą lub sprzętowym kluczem bezpieczeństwa, a nie tylko SMS-em. Kody zapasowe przechowuj w miejscu offline.

Utrzymuj aktualne dane odzyskiwania, bo aktualny adres e-mail i numer telefonu do odzyskiwania pozwalają wrócić na konto po utracie urządzenia. W usługach z szyfrowaniem end-to-end zapisz klucz lub frazę odzyskiwania, gdy zostaniesz o to poproszony, i trzymaj go osobno od hasła, na przykład wydrukowany w domu albo w menedżerze haseł.

Od czasu do czasu przeglądaj zalogowane urządzenia i połączone aplikacje. Usuń stare telefony, komputery, z których już nie korzystasz, i aplikacje zewnętrzne, którym dawno przyznano dostęp do plików. Zachowaj ostrożność wobec e-maili informujących, że ktoś udostępnił ci dokument, i otwieraj udostępnione pliki, logując się przez aplikację lub adres, z którego zwykle korzystasz, a nie przez link z nieoczekiwanej wiadomości.

Większość wycieków z chmury to nie sprytne ataki, tylko linki udostępnione zbyt szeroko i nigdy nie wyłączone. Udostępniaj wskazanym osobom, kiedy się da, wybieraj tylko przeglądanie, jeśli edycja nie jest naprawdę potrzebna, i ustaw datę wygaśnięcia dla wszystkiego, co tymczasowe. Gdy projekt się kończy, posprzątaj jego linki.

Pamiętaj, że synchronizacja to nie kopia zapasowa. Jeśli plik zostanie usunięty lub zaszyfrowany przez ransomware na jednym zsynchronizowanym urządzeniu, zmiana może rozejść się na wszystkie pozostałe. Trzymaj co najmniej jedną niezależną kopię niezastąpionych plików, na przykład dysk zewnętrzny przechowywany offline albo drugą usługę. Klasyczna praktyczna zasada to trzy kopie, na dwóch różnych rodzajach nośników, z jedną trzymaną w innym miejscu.

Zanim wgrasz bardzo wrażliwe dokumenty do usługi bez szyfrowania end-to-end, rozważ ich lokalne zaszyfrowanie sprawdzonym narzędziem. Wtedy nawet przejęte konto ujawni tylko pliki, których nikt nie odczyta.

Niektórzy pozyskują konto lub subskrypcję w chmurze przez marketplace z towarami cyfrowymi, taki jak rStock, na którym niezależne sklepy sprzedają konta i dostęp, a każda oferta jest sprawdzana, zanim trafi na stronę. rStock nie jest powiązany z Dropbox, MEGA, Proton, Google, Microsoft ani żadną inną marką, a z każdego pozyskanego konta korzystaj zgodnie z regulaminem dostawcy chmury.

Konto założone przez kogoś innego traktuj jak niezaufane, dopóki go nie zabezpieczysz: zmień hasło, ustaw własny e-mail i telefon do odzyskiwania, włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe, wyloguj wszystkie inne sesje i przejrzyj połączone aplikacje. Dopóki tego nie zrobisz, a najlepiej także potem, najwrażliwsze dokumenty trzymaj na koncie założonym przez siebie, które w pełni kontrolujesz.