Scegliere una piattaforma di videoconferenza: Zoom e alternative

Quasi tutti gli strumenti di videoconferenza collegano le persone con audio e video, quindi le vere differenze emergono nei dettagli. Prima di confrontare i prodotti, scrivi che tipo di riunioni fai: brevi aggiornamenti interni, chiamate con clienti esterni all'azienda, sessioni di formazione, grandi riunioni con tutti i dipendenti o webinar pubblici. Ogni tipo mette alla prova la piattaforma in modo diverso.

Annota anche chi sono i partecipanti. I colleghi che lavorano già in una certa suite per ufficio troveranno naturale uno strumento integrato con essa, mentre clienti e partner potrebbero preferire entrare dal browser senza installare nulla né creare un account. Una piattaforma ideale per un pubblico può creare attrito per un altro.

Pensa alla scala in base alle tue esigenze, non ai numeri messi in evidenza. Controlla cosa consente il piano che stai valutando per dimensione e durata delle riunioni e per il pubblico dei webinar, perché questi limiti cambiano da un piano all'altro e nel tempo.

I controlli di sicurezza distinguono una configurazione professionale da una improvvisata. Cerca sale d'attesa o lobby, così è l'organizzatore a decidere chi entra, codici di accesso alle riunioni, la possibilità di bloccare una riunione quando sono arrivati tutti e il controllo su chi può condividere lo schermo. Richiedere l'accesso con un account aiuta per le riunioni interne, e i link unici per ogni riunione sono più sicuri che riutilizzare un unico link permanente per tutto.

Verifica come vengono cifrati i dati in transito e se per le riunioni sensibili è disponibile la crittografia end-to-end, tenendo presente che può disattivare alcune funzioni. Per i settori regolamentati, chiedi ai fornitori certificazioni di conformità, luoghi di conservazione dei dati, impostazioni di conservazione e registri di controllo per gli amministratori. Il single sign-on e gli account gestiti centralmente rendono molto più semplice togliere l'accesso quando qualcuno lascia l'azienda.

La registrazione è essenziale per formazione, colloqui e team sparsi su più fusi orari. Confronta la registrazione locale, che salva un file sul computer di chi organizza, con quella nel cloud, che la archivia online e rende facile condividerla. Scopri dove vengono conservate le registrazioni nel cloud, chi può accedervi e per quanto tempo restano archiviate per impostazione predefinita.

Molte piattaforme offrono ormai trascrizioni automatiche, sottotitoli in tempo reale e riassunti delle riunioni generati dall'IA. Fanno risparmiare tempo e aiutano l'accessibilità, ma considerali bozze e ricontrolla le decisioni importanti. Avvisa sempre i partecipanti quando una riunione viene registrata o trascritta: la maggior parte degli strumenti mostra un avviso e in molti paesi valgono regole sul consenso per le registrazioni.

Uno strumento per riunioni raramente lavora da solo. L'integrazione con il calendario permette di aggiungere il link di una riunione a un invito con un clic, e quella con la chat permette di trasformare una conversazione in chiamata senza cambiare app. A seconda del tuo lavoro, le integrazioni con un CRM, una piattaforma di formazione, una lavagna o uno strumento di gestione dei progetti possono contare più di qualsiasi funzione video.

Guarda anche i dispositivi supportati: app per desktop, app mobili, accesso dal browser e hardware dedicato per le sale riunioni. Prova la qualità di audio e video con una connessione debole, prova la condivisione dello schermo con più di un monitor e assicurati che funzioni come le stanze per gruppi di lavoro, i sondaggi e le lavagne vadano bene per le persone che le useranno davvero.

Zoom è un buon punto di riferimento perché copre quasi tutti questi criteri. Le riunioni comprendono sale d'attesa, codici di accesso, controlli per l'organizzatore, condivisione dello schermo, reazioni, sfondi virtuali, stanze per gruppi di lavoro e sondaggi. I partecipanti possono entrare dall'app per desktop o mobile oppure da un browser, e in molte regioni è disponibile l'accesso telefonico.

La registrazione locale è disponibile, quella nel cloud è inclusa nei piani a pagamento e AI Companion di Zoom può produrre riassunti delle riunioni per gli account idonei. La crittografia end-to-end si può attivare per le riunioni che la richiedono, anche se finché è attiva alcune funzioni, come la registrazione nel cloud, non sono disponibili.

Oltre alle riunioni, Zoom offre prodotti separati per webinar ed eventi più grandi, Zoom Rooms per le sale riunioni, chat di team, un servizio telefonico nel cloud, una lavagna e un marketplace di app con molte integrazioni. Il piano gratuito va bene per riunioni brevi e occasionali, ma ha limiti più stretti su durata delle riunioni e funzioni, quindi le aziende che si riuniscono spesso di solito passano a un piano a pagamento.

Microsoft Teams è la scelta naturale per le organizzazioni che già usano Microsoft 365. Le riunioni stanno accanto a chat, canali e file condivisi, registrazioni e trascrizioni possono essere salvate insieme agli altri documenti di lavoro e pianificare da Outlook richiede un clic. Il rovescio della medaglia è che Teams è un grande spazio di lavoro, che può risultare pesante se ti servono solo le chiamate.

Google Meet funziona bene nel browser, non richiede installazione per gli ospiti ed è integrato in Google Calendar e Gmail, il che lo rende una scelta comoda per le aziende che usano Google Workspace. Opzioni come registrazione, riunioni più grandi e live streaming dipendono dall'edizione che usi.

Tra le altre opzioni ci sono Webex, con una lunga storia nelle grandi aziende, gli huddle di Slack per chiamate informali rapide dentro uno spazio di lavoro e Jitsi Meet, open source, che le organizzazioni possono ospitare sui propri server quando la priorità è il controllo dei dati.

Scegli due o tre piattaforme e fai una prova pilota con riunioni vere per un paio di settimane. Invita ospiti esterni, registra una sessione, esplora la console di amministrazione e chiedi ai partecipanti un parere sincero. Calcola il costo del piano che ti serve davvero, componenti aggiuntivi compresi, invece di confrontare i livelli di ingresso di ciascun prodotto.

Una volta scelto, imposta in modo centralizzato valori predefiniti sicuri nella console di amministrazione anziché affidarti al fatto che ogni organizzatore se li ricordi: sale d'attesa o lobby attive, condivisione dello schermo limitata agli organizzatori per le riunioni esterne e registrazioni nel cloud salvate in un luogo concordato con un periodo di conservazione chiaro. Poi scrivi una guida interna di una pagina su come pianificare una riunione, come entrano gli ospiti, come registrare e dove finiscono le registrazioni, e su chi in azienda gestisce i problemi.

Qualunque strumento tu scelga, metti in sicurezza gli account che lo gestiscono: usa indirizzi e-mail controllati dall'azienda, attiva la verifica in due passaggi e assegna i diritti di amministratore a poche persone. Se ottieni account Zoom, Microsoft o Google da negozi di un marketplace come rStock, leggi l'annuncio per capire quale accesso riceverai, controlla la consegna nella pagina dell'ordine, cambia le credenziali e i dati di recupero dopo la consegna e rispetta i termini di utilizzo di ciascun fornitore. rStock non è affiliata a Zoom, Microsoft o Google.