Telegram Business: ফিচার, সেটআপ এবং কাদের জন্য

Telegram Business একগুচ্ছ টুল, যা একটি সাধারণ Telegram অ্যাকাউন্টকে গ্রাহকদের সঙ্গে কথোপকথনের জন্য দোকানের কাউন্টারের কাছাকাছি কিছুতে রূপ দেয়। এটি আলাদা ধরনের অ্যাকাউন্ট নয়: আপনি যে অ্যাকাউন্ট ইতিমধ্যে ব্যবহার করেন তার ভেতরেই ফিচারগুলো চালু করেন, আর গ্রাহকরা আপনাকে ঠিক সেভাবেই লিখতে থাকেন যেভাবে অন্য যে কাউকে লেখেন। লেখার সময় পর্যন্ত ব্যবসায়িক টুলগুলো Telegram Premium সাবস্ক্রিপশনের সঙ্গে আসে, তাই গ্রাহকদের সঙ্গে যে অ্যাকাউন্টে কথা বলবেন তাতে Premium লাগবে।

ধারণাটি সহজ। অনেক ছোট ব্যবসা ইতিমধ্যে ব্যক্তিগত চ্যাটে গ্রাহকদের কাছে বিক্রি করে এবং সহায়তা দেয়, আর Telegram Business সেই অংশগুলো যোগ করে যেগুলো আগে ছিল না: কখন খোলা আছেন তা দেখানো, সাধারণ প্রশ্নের দ্রুত উত্তর দেওয়া, নতুন গ্রাহককে স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুভেচ্ছা জানানো এবং রুটিন বার্তার দায়িত্ব একটি বটকে দেওয়া।

তবু এটি একটি অ্যাকাউন্টই, যা সাপোর্ট এজেন্টদের একটি দলের বদলে একজন মানুষের চ্যাটে উত্তর দেওয়ার কথা মাথায় রেখে তৈরি, তাই বড় প্রতিষ্ঠানগুলো সাধারণত একটি বিজনেস অ্যাকাউন্টের সঙ্গে বট, গ্রুপ বা আলাদা হেল্প ডেস্ক টুল মিলিয়ে ব্যবহার করে।

বিজনেস আওয়ার্স আপনাকে টাইম জোনসহ প্রোফাইলে আপনার খোলার সময় প্রকাশ করতে দেয়, যাতে গ্রাহকরা লেখার আগেই দেখতে পারেন আপনি পাওয়া যাবেন কি না। লোকেশন একটি ঠিকানা যোগ করে, এবং ঐচ্ছিকভাবে মানচিত্রে একটি বিন্দুও, যা দোকান, স্টুডিও ও সেবা-ব্যবসার মতো যেসব জায়গায় মানুষ সশরীরে আসেন সেখানে সাহায্য করে।

শুভেচ্ছা বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হয় এমন কারও কাছে, যিনি প্রথমবার আপনাকে লেখেন, বা আপনার বেছে নেওয়া নীরবতার একটি সময়ের পর ফিরে আসেন। অনুপস্থিতির বার্তা যায় আপনার কাজের সময়ের বাইরে, একটি কাস্টম সময়সূচিতে বা আপনি অফলাইনে থাকাকালে। দুটিকেই নির্দিষ্ট চ্যাটে সীমিত রাখা যায়, যেমন শুধু নতুন গ্রাহক, যাতে বন্ধু ও সহকর্মীরা সেগুলো না পান।

কুইক রিপ্লাই হলো সংরক্ষিত উত্তর, যা আপনি স্ল্যাশ এবং তার পর একটি শর্টকাটের নাম লিখে বসিয়ে দেন; ডেলিভারি, পেমেন্টের মাধ্যম বা ফেরত সংক্রান্ত প্রশ্নে এটি অনেক টাইপিং বাঁচায়। কেউ প্রথম বার্তা পাঠানোর আগে ফাঁকা চ্যাটে যে পরিচিতি দেখা যায় তা আপনি নিজের মতো করতে পারেন, আগে থেকে লেখা টেক্সটসহ চ্যাট লিংক বানাতে পারেন যা সরাসরি কথোপকথন খোলে, এবং আপনার হয়ে বার্তা পড়ে উত্তর দেয় এমন একটি চ্যাটবট যুক্ত করতে পারেন।

প্রথমে Telegram অ্যাপ আপডেট করুন, কারণ পুরোনো সংস্করণে ব্যবসায়িক টুল না-ও দেখা যেতে পারে। Premium চালু থাকলে সেটিংস খুলে Telegram Business অংশটি খুঁজুন। মেনুর নাম Android, iPhone ও ডেস্কটপে কিছুটা আলাদা হতে পারে, কিন্তু ফিচারগুলো এক জায়গায় গোছানো থাকে।

প্রোফাইলের মৌলিক বিষয় দিয়ে শুরু করুন: সঠিক টাইম জোনে আপনার বিজনেস আওয়ার্স ঠিক করুন, গ্রাহকরা সরাসরি আপনার কাছে এলে লোকেশন যোগ করুন, এবং আপনি কী দেন তা স্পষ্ট করে বলে এমন একটি নাম, ইউজারনেম ও বায়ো লিখুন। তারপর যে প্রশ্নগুলোর উত্তর আপনি সবচেয়ে বেশি দেন, সেগুলোর জন্য কয়েকটি কুইক রিপ্লাই বানান। লম্বা টেমপ্লেটের চেয়ে ছোট ও নির্দিষ্ট উত্তর ভালো কাজ করে।

এরপর একটি শুভেচ্ছা বার্তা ও একটি অনুপস্থিতির বার্তা লিখুন। শুভেচ্ছা বার্তা বন্ধুত্বপূর্ণ ও কাজের রাখুন, যেমন মানুষকে বলে দিন তাঁদের প্রথম বার্তায় কোন তথ্য দিতে হবে, আর অনুপস্থিতির বার্তায় জানিয়ে দিন আপনি কখন উত্তর দেবেন। প্রাপক যত্ন করে বেছে নিন, এবং গ্রাহকরা আসলে কী পান তা দেখতে দুটিই দ্বিতীয় একটি অ্যাকাউন্ট বা বন্ধুর ফোন থেকে পরীক্ষা করুন।

সবশেষে ফাঁকা চ্যাটের পরিচিতি নিজের মতো সাজান এবং আপনার ওয়েবসাইট, বিজনেস কার্ড বা সোশ্যাল প্রোফাইলের জন্য চ্যাট লিংক বানান। কোনো পণ্যের নামের মতো আগে থেকে লেখা বার্তাসহ লিংক আপনাকে না জিজ্ঞেস করেই জানিয়ে দেয় গ্রাহক কোথা থেকে এসেছেন।

চ্যাটবট অপশন আপনাকে একটি Telegram বট আপনার বিজনেস অ্যাকাউন্টের সঙ্গে যুক্ত করতে দেয়, যাতে সেটি আপনার হয়ে কথোপকথন সামলাতে পারে। বটটিকে এই মোড সমর্থন করতে হবে, যা তার ডেভেলপার চালু করেন, আর আপনি বেছে নেন সেটি কোন কোন চ্যাটে ঢুকতে পারবে, যেমন আপনার কন্টাক্ট বাদে সব চ্যাট, বা শুধু নির্দিষ্ট কিছু মানুষ। বটটিকে কী কী করার অনুমতি থাকবে তা আপনি বদলাতে পারেন, এবং বেশিরভাগ অ্যাপ সংস্করণে নিজে দায়িত্ব নিতে চাইলে কোনো একটি চ্যাটে সেটি বিরতিতে রাখতে পারেন।

অর্ডারের অবস্থা, বুকিং, সাধারণ জিজ্ঞাসা এবং কোনো মানুষ আসার আগে তথ্য সংগ্রহের জন্য বট কাজের। তবে যিনি বটটি চালান, বট ততটাই বিশ্বাসযোগ্য। যুক্ত থাকা একটি বট আপনার গ্রাহকদের কথোপকথন পড়তে পারে, তাই নিজের বানানো বা আপনার আস্থার কোনো প্রোভাইডারের বট ব্যবহার করুন, এবং জেনে নিন সেটি ডেটা কীভাবে সংরক্ষণ করে।

প্রক্রিয়ায় একজন মানুষকে রাখুন। বট বারবার গ্রাহকদের একই মেনুতে ঘুরপাক খাওয়ালে তাঁরা বিরক্ত হন, তাই একজন মানুষের কাছে পৌঁছানো সহজ করুন এবং মাঝে মাঝে বট কী কী বলছে তা পড়ে দেখুন।

ফ্রিল্যান্সার, পরামর্শদাতা এবং যেসব ছোট দোকান ইতিমধ্যে Telegram-এ বিক্রি করে তাদের লাভ সবচেয়ে বেশি, কারণ টুলগুলো বারবার একই কথা টাইপ করার কাজ কমায় এবং অ্যাকাউন্টটিকে আরও পেশাদার দেখায়। স্থানীয় ব্যবসা খোলার সময় ও লোকেশনের ঘর থেকে উপকার পায়, আর যেসব নির্মাতা ডিজিটাল পণ্য বা সেবা বিক্রি করেন তাঁরা একই ধরনের প্রশ্নের নিয়মিত প্রবাহ সামলাতে কুইক রিপ্লাই ও চ্যাট লিংক ব্যবহার করতে পারেন।

আপনার গ্রাহকরা বেশিরভাগ অন্য অ্যাপ ব্যবহার করলে যুক্তিটি দুর্বল। গ্রাহকরা ব্যবহার করেন না এমন কোনো মেসেঞ্জারে বিজনেস প্রোফাইল তাঁদের আপনার কাছে আনবে না। একইভাবে, অনেক এজেন্টের বড় সাপোর্ট টিমের জন্য গ্রুপভিত্তিক কর্মপ্রবাহ বা আলাদা সাপোর্ট টুল ভালো হতে পারে, যেখানে Telegram থাকবে কয়েকটি চ্যানেলের একটি হিসেবে।

একটি ভালো পরীক্ষা হলো গত কয়েক সপ্তাহের গ্রাহক-চ্যাটগুলো দেখা। আপনি যদি বারবার একই উত্তর টাইপ করেন, কাজের সময়ের বাইরের বার্তা মিস করেন বা কোথায় বসেন তা বোঝাতে থাকেন, তবে ব্যবসায়িক টুলগুলো সম্ভবত আপনার আসল সময় বাঁচাবে।

ব্যবসা ও ব্যক্তিগত জীবন আলাদা রাখুন। কিছু মালিক গ্রাহকদের জন্য একটি আলাদা নম্বর ও দ্বিতীয় অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, যাতে ব্যক্তিগত চ্যাট নজরের বাইরে থাকে এবং পরে অ্যাকাউন্টটি কোনো সহকর্মীর হাতে তুলে দেওয়া সহজ হয়। আপনার প্রাইভেসি সেটিংস দেখে নিন যাতে গ্রাহকরা ফোন নম্বরের বদলে আপনার ইউজারনেম দেখেন, এবং রিকভারি ইমেইলসহ টু-স্টেপ ভেরিফিকেশন চালু করুন।

অটোমেশন তাঁদের উত্তর দেওয়ার জন্য যাঁরা আপনার সঙ্গে যোগাযোগ করেন, অচেনা মানুষের কাছে পৌঁছানোর জন্য নয়। শুভেচ্ছা ও অনুপস্থিতির বার্তা শুধু তাঁদের কাছে যায় যাঁরা আপনাকে লিখেছেন, আর বাকি সবকিছুর জন্যও এটি একটি ভালো নিয়ম। অযাচিত গণবার্তা পাঠালে অ্যাকাউন্ট সীমিত হতে পারে এবং তা Telegram-এর সেবার শর্তাবলির পরিপন্থী।

ফিচার সময়ের সঙ্গে বদলায়। Telegram নিয়মিত তার ব্যবসায়িক টুল যোগ ও সমন্বয় করে, তাই বড় আপডেটের পর সেটিংস আবার দেখুন, এবং কোনো কিছু আপনার প্রত্যাশা থেকে আলাদাভাবে কাজ করলে Telegram-এর অফিসিয়াল সাহায্য পেজ দেখুন। আপনার চালানো প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য Telegram-এর ব্যবহারের শর্ত মেনে চলুন; rStock Telegram-এর সঙ্গে সম্পৃক্ত নয়।